Czym są wąskie gardła w zarządzaniu projektami? 3 sposoby na ich identyfikację

Przypomnij sobie ostatni projekt, który został opóźniony. Niezależnie od tego, czy czekasz na informacje zwrotne, zmagasz się z przestarzałym systemem, czy próbujesz żonglować przeglądami i zatwierdzeniami, większość opóźnień w projekcie jest spowodowana jednym zjawiskiem: wąskim gardłem.

Tak jak szyjka butelki spowalnia przepływ wody, wąskie gardła w zarządzaniu projektami wpływają na przepływ pracy w projekcie. W procesie produkcyjnym wąskie gardła są dość łatwe do zauważenia – zazwyczaj jest to fizyczne miejsce, w którym cały proces produkcyjny zwalnia z powodu powolnej maszyny lub surowców. W zarządzaniu projektami wykrywanie i usuwanie wąskich gardeł jest nieco trudniejsze.

Przyjrzyjmy się więc, czym dokładnie są wąskie gardła w zarządzaniu projektami, jak je zidentyfikować i co możesz zrobić, aby skutecznie je opanować, gdy się pojawią.

Czym są wąskie gardła w zarządzaniu projektami?

Wąskie gardło to każdy punkt zatoru w projekcie, który powoduje opóźnienia w przepływie pracy. Wąskie gardła w zarządzaniu projektami spowalniają tempo realizacji projektu ze względu na ograniczoną pojemność.

W zarządzaniu projektami występują dwa rodzaje wąskich gardeł:

• Wąskie gardła związane z wykonawcami: ten rodzaj wąskiego gardła ma miejsce, gdy członek zespołu lub cały zespół nie osiąga wymaganego poziomu wydajności. Najczęściej nie jest to wina członków zespołu, ale brak zasobów lub przejrzystości, który powoduje tego typu wąskie gardła. Jeśli napotkasz wąskie gardła związane z wykonawcami, porozmawiaj ze swoim zespołem i dowiedz się, dlaczego ma trudności z wykonaniem pracy. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że zatrudnienie dodatkowej pomocy, zlecenie prostych zadań na zewnątrz lub ustanowienie lepszej komunikacji w zespole może złagodzić to wąskie gardło.

• Wąskie gardła związane z systemami: przestarzały, powolny lub nieaktualny system lub oprogramowanie może spowolnić przepływ pracy i spowodować wąskie gardło w procesie. Wąskie gardła systemowe to na przykład powolne drukarki, ręczne systemy archiwizacji lub oprogramowanie do zarządzania pracą, które po prostu nie odpowiada potrzebom projektu. Aktualizacja do nowego oprogramowania może być wszystkim, czego potrzebujesz, aby przywrócić przepływ pracy na właściwe tory.

Określenie rodzaju wąskiego gardła jest pierwszym krokiem do jego rozwiązania. Gdy już wiesz, czy masz do czynienia z wąskim gardłem systemowym, czy też związanym z wykonawcami, możesz przeanalizować sytuację, aby dokładnie określić, co jest przyczyną problemu.

Jak zidentyfikować wąskie gardła

Analiza wąskich gardeł, znana również jako analiza przyczyn źródłowych, jest najlepszym podejściem do identyfikowania wąskich gardeł i znajdowania sposobów na ich rozwiązanie. Istnieją trzy kroki, które należy podjąć, aby zidentyfikować wąskie gardła, znaleźć rozwiązania i monitorować wydajność.

Krok 1: Zmapuj swoje procesy i zidentyfikuj wąskie gardła

Najlepszym sposobem na identyfikację i zapobieganie wąskim gardłom jest mapowanie przepływów pracy. Możesz to zrobić za pomocą oprogramowania do zarządzania pracą, takiego jak Asana, które umożliwia analizę projektu w różnych widokach – niezależnie od tego, czy jest to tablica Kanban, wykres Gantta, czy lista zadań. 

Innym powszechnie stosowanym narzędziem do analizy wąskich gardeł jest diagram rybiej ości. Ta wizualna reprezentacja projektu, znana również jako diagram Ishikawy, jest idealnym narzędziem do burzy mózgów podczas rozwiązywania problemów. 

Na diagramie rybiej ości głowa ryby reprezentuje problem lub wąskie gardła, które próbujesz rozwiązać. Ości reprezentują różne kategorie i powiązane zadania. Mapując proces na diagramie rybiej ości, ułatwisz zespołowi zidentyfikowanie pierwotnej przyczyny wąskiego gardła.

Pamiętaj, że łatwo jest zgubić się w diagramie rybiej ości. Wąskie gardła mogą mieć więcej niż jedną potencjalną przyczynę, więc należy zachować ostrożność i nie dać się wciągnąć w analizę.

Aby utworzyć diagram rybiej ości w Asanie, możesz skorzystać z integracji z Lucidchart. Dzięki temu możesz utworzyć diagram, udostępnić go zespołowi i zapisać do wykorzystania w przyszłości.

Po zwizualizowaniu procesów zespół będzie musiał je dokładnie przeanalizować i sprawdzić pod kątem mocnych i słabych stron. Może się okazać, że praca piętrzy się, ponieważ Twój zespół ds. jakości jest niedobrany (w oparciu o wykonawcę) lub że stare oprogramowanie stale traci ważne dane (w oparciu o systemy).

Krok 2: wdrożenie rozwiązań

Gdy już poznasz przyczynę wąskich gardeł, możesz określić, jak je rozwiązać. Może to obejmować utworzenie szczegółowego planu działania, delegowanie zadań członkom zespołu i zwiększenie wykorzystania pojemności poprzez przydzielenie zasobów do projektu. Oto kilka przykładów rozwiązań, które możesz wdrożyć w różnych scenariuszach wąskich gardeł:

• Zaległości w pracy z powodu braku personelu: jeśli Twój zespół jest przeciążony pracą, być może istnieje sposób na zlecenie na zewnątrz niektórych prostszych zadań. Możesz też poprosić o pomoc stażystę, inny zespół lub samemu pomóc, jeśli pozwala na to Twój harmonogram. W przypadku przyszłych projektów możesz rozważyć rozszerzenie zespołu o nowych pracowników lub zaplanowanie więcej czasu na projekt, aby uniknąć wąskich gardeł.

• Zbyt długi czas reakcji klienta: regularne oczekiwanie na informacje zwrotne od klienta może powodować wąskie gardła w procesie dostawy. Umów się na spotkanie z klientem i dowiedz się, jak najlepiej się z nim skontaktować, gdy potrzebna jest informacja zwrotna. Być może woli otrzymywać produkty końcowe partiami lub po prostu nie dostaje Twoich e-maili i potrzebuje, abyś pisał(a) tematy wielkimi literami. Gdy poznasz przyczynę wąskiego gardła, będziesz w stanie je rozwiązać.

• Przestarzałe oprogramowanie do zarządzania projektami powoduje problemy: każdy kierownik projektu prawdopodobnie się z tym zgodzi: przestarzałe oprogramowanie to absolutny koszmar. Niezależnie od tego, czy nie zapisuje ono automatycznie postępów, czy jest trudne w nawigacji, czy też wolno się ładuje, szybka analiza zwrotu z inwestycji może być wszystkim, czego potrzebujesz, aby uzasadnić aktualizację oprogramowania do zarządzania projektami do bardziej niezawodnego narzędzia.

• Twój zespół wykonuje wiele zduplikowanych zadań: powielanie pracy nie tylko spowalnia proces, ale także powoduje tarcia i frustrację między członkami zespołu. Użyj narzędzia do zarządzania pracą, aby jasno określić, kto jest za co odpowiedzialny, zdefiniować zależności i przypisywać zadania na bieżąco.

W miarę rozwoju organizacji komunikacja zaczyna być wąskim gardłem. Te nieefektywności szkodzą Hope for Haiti, ponieważ jeśli nie będziemy działać płynnie, trudno nam będzie pomóc jak największej liczbie osób. Jesteśmy odpowiedzialni za poprawę w tej kwestii.”

• Mikrozarządzanie spowalnia proces: menedżer lub interesariusz, który wciąż ingeruje w projekt, spowolni jego realizację. W takim przypadku zorganizuj spotkanie z tą osobą, aby omówić wyznaczenie granic i przypomnieć jej, że delegowanie pracy i zaufanie do zespołu to część tego, co sprawi, że zarówno projekt, jak i zespół odniosą sukces.

Po wdrożeniu rozwiązania pozostaje tylko jeden krok: monitorowanie i ocena jego skuteczności.

Krok 3: oceń wydajność

Aby upewnić się, że udało Ci się skutecznie zarządzić wąskimi gardłami, musisz monitorować i oceniać skuteczność swojego planu działania. Śledź postępy w realizacji projektu i porównuj zarówno jakość, jak i szybkość procesów z tym, jak było przed wdrożeniem rozwiązania. 

Możesz również wykorzystać tę ocenę, aby uzyskać cenne informacje do przyszłego zarządzania wąskimi gardłami. Pamiętaj, że niekoniecznie chodzi o zapobieganie wąskim gardłom – przy pewnej wielkości projektu są one w zasadzie nieuniknione. Najważniejsze jest to, aby poświęcić czas na proaktywne ich identyfikowanie i zarządzanie nimi. Dzięki odpowiedniemu zaplanowaniu procesu pracy zespół może skupić się na innym zadaniu, gdy pojawi się wąskie gardło, i wrócić do niego później, dzięki czemu praca nigdy nie zostanie zatrzymana.

Jak opanować wąskie gardła, gdy już się pojawią

W zależności od stopnia złożoności wąskiego gardła możesz szybko je opanować, zmieniając zadania członków zespołu lub przydzielając więcej zasobów na określonym etapie przepływu pracy. Czasami jednak wąskie gardła wymagają więcej uwagi, aby można było znaleźć rozwiązanie. Jeśli nie zajmiesz się wąskim gardłem, gdy tylko je zidentyfikujesz, konsekwencje mogą być kosztowne i wyczerpujące.

Oto, jak możesz opanować wąskie gardła, gdy już się pojawią.

1. Nigdy nie pozostawiaj go bezczynnego: chociaż może się wydawać, że dobrym rozwiązaniem jest po prostu zminimalizowanie ilości pracy, która musi przejść przez wąskie gardła, to podejście może prowadzić do jeszcze dłuższych czasów przetwarzania i stworzyć efekt fali, który może spowolnić cały projekt. Zawsze utrzymuj wąskie gardła w pełni pojemności, jednocześnie rozwiązując problem z pełną prędkością.

2. Zmniejsz obciążenie wąskiego gardła: zamiast minimalizować ilość pracy, która musi przejść przez wąskie gardło, możesz zmniejszyć jego obciążenie, upewniając się, że praca jest wykonywana w najlepszych możliwych warunkach. Załóżmy, że wąskim gardłem jest menedżer, który musi przejrzeć dokumenty, zanim będą mogły zostać udostępnione interesariuszom. Skup się na dostarczeniu tych dokumentów menedżerowi z niewielką liczbą błędów lub bez żadnych, aby ułatwić mu życie i przyspieszyć przepływ pracy.

3. Przetwarzaj pracę partiami: w zależności od projektu i wąskich gardeł, możesz być w stanie zmniejszyć obciążenie, łącząc podobne zadania w partie. Pamiętaj tylko, aby rozmiar partii był jak najmniejszy, aby praca nad nimi była łatwiejsza, a nie bardziej stresująca.

4. Chroń morale zespołu: gdy sytuacja staje się chaotyczna, Twój zespół może stracić koncentrację, zaufanie i motywację. Ważne jest, aby skutecznie komunikować się z zespołem w kwestii tego, jak planujesz ograniczyć wąskie gardła. Poinformuj również, w jaki sposób mogą w międzyczasie wesprzeć projekt.

5. Myśl nieszablonowo: jeśli to możliwe, zwiększ pojemność wąskiego gardła. Możesz nie być w stanie sprawić, że menedżer będzie pracował szybciej, aby przejrzeć tę dokumentację, ale być może jest inny menedżer, który może pomóc i przyspieszyć proces pracy. Zawsze miej oczy otwarte na alternatywne rozwiązania – nieszablonowe myślenie sprawia, że zarządzanie projektami jest tak zabawne!

6. Nie rezygnuj z jakości: pomijanie kroków, pośpieszne wprowadzanie zmian i ukończone zadania w dużych partiach mogą zaoszczędzić Ci czasu i przyspieszyć dotarcie do mety. Jeśli jednak obniżysz jakość swojej pracy, ryzykujesz konieczność ponownego wykonania projektu, utratę klientów lub zaufania zespołu. Nigdy nie obniżaj jakości swojej pracy tylko po to, aby pokonać wąskie gardło – na dłuższą metę nie będzie to tego warte.

Najważniejsze jest, aby uniknąć przestojów. Bezczynność zespołu wywoła frustrację i jeszcze bardziej wydłuży czas realizacji projektu. Zawsze utrzymuj ruch i włącz swój zespół w proces rozwiązywania problemów.

Używaj oprogramowania do zarządzania projektami, aby radzić sobie z wąskimi gardłami

Chociaż zależy nam na tym, aby całkowicie zapobiegać wąskim gardłom, to jednak się zdarzają. Kiedy tak się stanie, spróbuj odłożyć na bok perfekcjonizm i zebrać zespół, aby znaleźć sposoby na uporanie się z nagromadzoną pracą. 

Dzięki odpowiednim narzędziom możesz ograniczyć wąskie gardła do minimum, nawet w środowisku Agile. Twórz osie czasu lub tablice Kanban dla swoich projektów, aby Twój zespół zawsze miał wizualną reprezentację swojego obciążenia pracą i mógł łatwo dostosowywać zadania, zależności i daty wykonania w czasie rzeczywistym.