8 wskazówek, jak skutecznie zarządzać projektami na poziomie makro

Podnieś rękę, jeśli kiedykolwiek pomyślałeś: „To pójdzie szybciej, jeśli zrobię to sam”.

Szczerze mówiąc, wszyscy prawdopodobnie mieliśmy taką potrzebę. Kiedy coś jest stresujące i zbliża się data wykonania, Twoją odruchową reakcją może być przejęcie pracy członka zespołu. Jednak ten „nakazowy model” zarządzania w rzeczywistości zmniejsza kreatywność i tłumi generowanie pomysłów. Być może znasz to podejście pod inną nazwą: mikrozarządzanie.

Przeciwskazane do mikrozarządzania jest makrozarządzanie. Zamiast „modelu nakazów” makrozarządzanie wykorzystuje „model nauczania”, aby pomóc Ci wzmocnić pozycję członków zespołu.

Makrozarządzanie polega na oddaniu sterów pracownikom. Ta strategia zarządzania może zwiększyć autonomię, odpowiedzialność i zaangażowanie w zespole. Jednak mimo wielu zalet, nauka makrozarządzania wymaga czasu i nakładu pracy. Jeśli chcesz rozpocząć, oto jak należy to zrobić. 

Czym jest makrozarządzanie? 

Makrozarządzanie to nieinwazyjny styl przywództwa, który daje pracownikom kontrolę i autonomię w pracy. Zamiast przekazywać informacje zwrotne na temat poszczególnych zadań, makro menedżerowie łączą pracę swojego zespołu z szerszymi celami strategicznymi. Wyjaśniając, dokąd zmierza zespół, makro menedżerowie ułatwiają jego członkom znalezienie najlepszej drogi, aby tam dotrzeć.

Ostatecznym celem makro menedżera jest pomóc swoim bezpośrednim podwładnym w samodzielnym uczeniu się. W tym celu koncentruje się na wynikach i celach oraz pozwala pracownikom decydować o najlepszym sposobie ich osiągnięcia. 

Czym zajmuje się makro menedżer? 

Menedżerowie makro skupiają się na szerszej perspektywie. Dają pracownikom kontrolę nad decyzjami i umożliwiają członkom zespołu wykorzystanie swojej kreatywności, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę. Zamiast skupiać się na szczegółach, menedżerowie makro dążą do spójności, łącząc pracę zespołu bezpośrednio z szerszymi celami strategicznymi.

Najlepszym sposobem na to jest wyjaśnienie, dlaczego cele zespołu są ważne. Członkowie zespołu wiedzą już, nad czym powinni pracować, ale wyjaśnienie, dlaczego ich praca ma znaczenie, pomaga im lepiej ustalać priorytety.

Kluczowe umiejętności, które należy opanować jako menedżer makro, to:

• Wyznaczanie celów i łączenie punktów

• Delegowanie zadań

• przekazywanie kontroli pracownikom,

• Kierowanie przez dawanie przykładu

• Budowanie zaufania

Makrozarządzanie a mikrozarządzanie

Tak jak makro i mikro są przeciwieństwami, tak samo jest z makrozarządzaniem i mikrozarządzaniem. Menedżerowie makro to liderzy zorientowani na wyniki, którzy koncentrują się na celach długoterminowych. Dają swoim zespołom kontekst, którego potrzebują, aby odnieść sukces i podejmować decyzje. W ten sposób członkowie zespołu mogą przejąć inicjatywę i podejmować decyzje dotyczące tego, jak najlepiej wykonywać swoją pracę.

Mikrozarządzanie to przeciwieństwo makrozarządzania – to podejście polega na priorytetyzowaniu krótkoterminowych szczegółów. Mikrozarządzający są zorientowani na wyniki i zazwyczaj bardzo szczegółowo określają, jak i kiedy praca powinna zostać wykonana. Chociaż mikrozarządzanie ma pewne zalety, bez ostrożnego podejścia może prowadzić do:

• Brak autonomii

• nadmierny nadzór,

• Priorytetyzacja celów krótkoterminowych nad wizją długoterminową

• Obniżone morale zespołu

• Przepracowanie

• Wypalenie zawodowe

Zalety i wady makrozarządzania

Nauka makrozarządzania może być zniechęcająca. Przekazanie komuś innemu kontroli nad pracą, za którą odpowiadasz, jest początkowo niewygodne i wymaga dużego zaufania.

Makrozarządzanie oznacza dzielenie się odpowiedzialnością ze swoim zespołem i przyjmowanie roli trenera i mentora. Jest to ekscytujące zarówno dla Ciebie, jak i dla członka zespołu, ale ma też pewne wady.

Typowe pułapki makrozarządzania

• Nowi menedżerowie mogą czuć się niekomfortowo lub nie być przyzwyczajeni do tego stylu.

• Wymaga od menedżera myślenia bardziej długoterminowego.

• Nie jest to najlepsze rozwiązanie, jeśli chodzi o wyniki krótkoterminowe.

• Niektórzy członkowie zespołu, którzy są przyzwyczajeni do mikrozarządzania, mogą mieć trudności z pracą pod kierownictwem makro.

Jednak, jak można się domyślić, przy odpowiednim przygotowaniu i planowaniu zalety znacznie przeważają nad wadami:

Zalety makrozarządzania

• Zapewnia pracownikom autonomię.

• Członkowie zespołu mogą rozwijać swoje umiejętności.

• Zwiększa zaangażowanie pracowników.

• Zwiększa motywację wewnętrzną.

• Może prowadzić do bardziej kreatywnego i nieszablonowego myślenia.

• Lepsze rozwiązanie dla strategii długoterminowej.

• Wspiera strategiczne dostosowanie działań.

• Zwiększa odpowiedzialność.

• Kładzie nacisk na przejrzystość i jasność.

• Wspiera kreatywność, ciekawość i współpracę.

Porównanie makrozarządzania z innymi stylami zarządzania

Istnieje wiele różnych stylów zarządzania, a każdy z nich ma swoje zalety i wady. Najlepsi liderzy dostosowują swój styl zarządzania do każdego członka zespołu i sytuacji. 

Wymaga to czasu i praktyki. Aby rozpocząć łączenie różnych stylów zarządzania, przeczytaj o 11 najczęstszych stylach przywództwa. Prawdopodobnie korzystasz już z niektórych z tych praktyk, podczas gdy inne mogą być świetnym dodatkiem do Twoich codziennych nawyków. 

Zarządzanie zespołem zdalnym na poziomie makro

Pandemia COVID-19 przyspieszyła przejście na pracę hybrydową i coraz więcej zespołów zaczęło współpracować wirtualnie. Podobnie jak zespoły pracujące stacjonarnie, zespoły wirtualne mogą korzystać z różnych stylów zarządzania. Jednak makrozarządzanie przynosi własny zestaw korzyści dla zespołów zdalnych. 

Członkowie zespołów wirtualnych lub hybrydowych zwykle cenią sobie elastyczność, która jest jedną z głównych zalet makrozarządzania. Według raportu Indeks anatomii pracy 35% pracowników wiedzy stwierdziło, że elastyczne podejście do godzin pracy ma kluczowe znaczenie dla poprawy równowagi między życiem zawodowym a prywatnym podczas pracy zdalnej.

Makrozarządzanie zdalne może pokazać, jak bardzo ufasz członkom zespołu i pokazać pracownikom, jak bardzo wnoszą do zespołu, nawet jeśli nie spotykacie się regularnie osobiście. Członkowie zespołu zdalnego mogą pracować w różnych strefach czasowych lub mieć elastyczne harmonogramy, więc oddanie im sterów pozwala im również zaplanować swoją pracę w sposób, który najbardziej im odpowiada.

8 wskazówek, jak być dobrym makromenedżerem

Makrozarządzanie to doskonały sposób na wzmocnienie pozycji pracowników i zapewnienie im większej autonomii. Wielu menedżerów uważa, że makrozarządzanie zwiększa kreatywność i zaangażowanie zespołu. Zanim jednak wypróbujesz ten styl zarządzania, zapoznaj się z ośmioma wskazówkami, które pomogą Ci skutecznie wdrożyć podejście oparte na makrozarządzaniu. 

1. Zapewnij kontekst

Kluczowym elementem makrozarządzania jest zapewnienie pracownikom jasnego obrazu celu końcowego. Jeśli zamierzasz oddać im kierownicę, muszą wiedzieć, dokąd zmierzają. 

W Asanie nazywamy to piramidą przejrzystości. Jest to sposób na to, aby wszyscy w zespole byli zgodni co do ogólnego celu wykonywanej pracy. Aby Twój zespół był skuteczny, gdy stosujesz makrozarządzanie, musi mieć jasny obraz tego, kto, co i na kiedy musi wykonać. Rozumiejąc, jakie inicjatywy wspiera ich praca i do jakich celów dążą te inicjatywy, mogą skuteczniej ustalać priorytety i wykonywać swoją pracę. 

W szczególności upewnij się, że wiedzą:

• w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji celów zespołu i firmy;

• Które zadania są najważniejsze

• Jakich dat wykonania nie wolno im przegapić

• Które zadania lub daty wykonania są elastyczne 

2. Zapewnij przejrzystość i poczucie odpowiedzialności

Wiedza o tym, kto, co i na kiedy musi wykonać, to połowa sukcesu. Koordynowanie pracy to druga połowa. Zarządzanie na poziomie makro polega na łączeniu codziennej pracy z większymi celami, więc upewnij się, że Twój zespół ma łatwy dostęp do aktualizacji i informacji o zadaniach w czasie rzeczywistym. Łącząc ludzi, procesy i wyniki w jednym miejscu, każdy może zobaczyć, jaki ma wpływ na strategię firmy.

Najlepszym sposobem na to jest korzystanie z narzędzi do raportowania, w szczególności z uniwersalnego raportowania. Uniwersalne raportowanie wykorzystuje dane z narzędzi, których już używasz, więc nie trzeba wykonywać żadnej dodatkowej pracy ręcznej, aby wygenerować przydatne statystyki. Asana zapewnia bezpośredni dostęp do pulpitów nawigacyjnych projektów i całej organizacji, co pozwala na wizualizację informacji o zespole w czasie rzeczywistym.

3. Określ role i obowiązki

Często to menedżerowie kierują swoim zespołem i przewodzą mu. Twoim celem jako menedżera makro jest zrobienie czegoś przeciwnego — pozwól pracownikom działać i wspieraj ich, jeśli i kiedy tego potrzebują. Jednak aby Twój zespół mógł działać najskuteczniej, jego członkowie muszą dokładnie wiedzieć, kto jest za co odpowiedzialny. 

Wyjaśnienie ról i obowiązków wymaga czasu, ale korzyści są ogromne. Zgodnie z naszymi badaniami pracownicy mogliby zaoszczędzić 6 godzin i 5 minut każdego tygodnia (290 godzin rocznie) dzięki usprawnieniu procesów – na przykład, poprzez jasne zdefiniowanie ról i obowiązków.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, wyjaśnij role i obowiązki na poziomie zespołu, projektu i międzyfunkcyjnym. Każde zadanie powinno mieć tylko jedną osobę odpowiedzialną, aby członkowie zespołu wiedzieli, do kogo należy się zwracać z pytaniami lub wątpliwościami. Zapisz te role i obowiązki we wspólnym dokumencie, na przykład w Macierz RACI, aby członkowie zespołu mieli do czego się odwoływać. 

4. Bądź ciekawy

Wszyscy wiemy, jak demotywujące może być przedstawienie menedżerowi nowego pomysłu lub sugestii, tylko po to, aby został on natychmiast odrzucony. W rzeczywistości taki scenariusz to mikrozarządzanie z podręcznika, ponieważ oznacza, że kierownik ma już gotową odpowiedź, która nie uwzględnia Twojego udziału.

Jednym z najlepszych sposobów na wzmocnienie pozycji zespołu i zwiększenie jego autonomii jest słuchanie i zadawanie pytań. Za każdym razem, gdy rozpoczynasz nową konwersację, upewnij się, że kierujesz nią z ciekawością i zadajesz pytania, aby dowiedzieć się więcej. Staraj się nie mieć gotowych odpowiedzi – zamiast tego ćwicz aktywne słuchanie, aby mieć pewność, że słyszysz pomysły swojego zespołu.

Czasami pracownicy mogą przedstawić sugestię, która nie pasuje do szerszych celów strategicznych zespołu. W takim przypadku zamiast odrzucać ich pomysły, przedstaw szerszy kontekst i współpracuj z członkami zespołu, aby znaleźć innowacyjne rozwiązania. Zamiast samodzielnie przedstawiać rozwiązanie, skorzystaj z okazji, aby poprowadzić burzę mózgów. Nigdy nie wiadomo – możecie znaleźć rozwiązanie, które nie przyszłoby Ci do głowy!

5. Zapewnij przestrzeń dla przepływu 

Jako menedżer makro musisz być przygotowany na to, że członkowie zespołu przejmą kontrolę nad swoim czasem. W szczególności zachęcaj ich do tworzenia bloków czasowych, w których będą się skupiać, i do wyciszania powiadomień, gdy jest to konieczne. 

To coś, czego obecnie brakuje. Według Indeksu anatomii pracy ośmiu na dziesięciu badanych (80%) twierdzi, że wykonuje zadania mając jednocześnie otwartą skrzynkę odbiorczą lub inne aplikacje służące do komunikacji. W rezultacie zmagań z nieustannym rozpraszaniem uwagi, niemal trzech na czterech pracowników (72%) odczuwa presję związaną z wykonywaniem wielu zadań naraz w ciągu dnia.

Zachęcając pracowników do wyłączania powiadomień, gdy są w stanie przepływu, nie tylko dajesz im więcej czasu na skupienie się, ale także okazujesz im zaufanie. Nie musisz być w kontakcie przez cały dzień, aby wiedzieć, że członkowie Twojego zespołu wykonują dobrą robotę. 

Aby to osiągnąć, kluczowa jest przejrzystość. Upewnij się, że narzędzia do komunikacji umożliwiają nie tylko wyłączenie powiadomień, ale także informowanie zespołu o tym, że powiadomienia są wyłączone. Dzięki temu wiesz, że nie należy oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi, a nawet masz ogólne pojęcie o tym, kiedy członek zespołu wróci do trybu online i będzie dostępny. 

6. Bądź obecny

Makrozarządzanie daje pracownikom kontrolę nad ich pracą, ale nadal musisz być dostępny w razie potrzeby, aby rozwiązywać problemy i udzielać wsparcia. Twoja rola jako makro menedżera polega na dopingowaniu, wspieraniu i coachingu. Nie zapomnij dawać przykładu i wyznaczać standardy pracy w swoim zespole. 

Jednym z najlepszych sposobów, aby być dostępnym dla zespołu, jest stworzenie systemu do zarządzania i koordynowania pracy. Kiedy wszyscy wiedzą, kto, co i na kiedy musi wykonać, członkowie zespołu mają pełną przejrzystość co do tego, co należy zrobić i kto jest za to odpowiedzialny. Ma to kluczowe znaczenie dla większości członków zespołu – według Indeksu anatomii pracy prawie 70% członków zespołu czułoby się lepiej przygotowanych do osiągania celów osobistych dzięki jasnym procesom zarządzania pracą.

W tym miejscu do gry wchodzi zarządzanie pracą. Narzędzia do zarządzania pracą pomagają uporządkować zadania, projekty i procesy zespołu, aby wszyscy byli na bieżąco i dotrzymywali terminów. Zapewnienie członkom zespołu przejrzystości, której potrzebują, aby odnieść sukces, pozwala również cofnąć się o krok i powierzyć im procesy. 

7. Uzyskaj ogólny przegląd pracy swojego zespołu

Największą wadą zarządzania na poziomie makro jest to, że pracownicy mogą czuć się pozbawieni wsparcia. Częścią bycia skutecznym makro menedżerem jest wiedza, kiedy się wycofać, ale upewnij się, że Twój zespół wie, że zawsze może zwrócić się do Ciebie o pomoc. 

Zanim przekażesz lub przydzielisz jakąkolwiek pracę, upewnij się, że członkowie zespołu rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji większych celów strategicznych. Kiedy członkowie zespołu rozumieją, jakie cele wspiera ich praca, są w stanie skuteczniej ustalać priorytety i wykonywać zadania.

Następnie, po przekazaniu pracy, uzyskaj ogólny przegląd projektów swojego zespołu dzięki zarządzaniu portfolio projektów (PPM). PPM to scentralizowany sposób zarządzania wieloma projektami jednocześnie. Dzięki niemu uzyskasz ogólny obraz pracy zespołu, bez zagłębiania się w szczegóły. Zwróć szczególną uwagę na to:

• Jak bardzo zaawansowane są ich plany projektów (czy projekty mają jasny kierunek?)

• Jak jasne są cele i wskaźniki sukcesu (czy ich praca jest wymierna?)

• W jaki sposób informuje się interesariuszy (czy właściwe osoby wiedzą o pracy?)

• Jak przebiega każdy projekt (czy projekt jest realizowany na czas, zagrożony, czy opóźniony?)

8. Zajmij się problemem wypalenia

Jako menedżer odpowiadasz za wyznaczenie standardów postępowania członków zespołu. Ważną częścią tego jest jasne przekazanie, że powinni poświęcać czas dla siebie i zapobiegać przepracowaniu. Powtarzające się przepracowanie i stres prowadzą do wypalenia, które obecnie osiąga rekordowe rozmiary. W 2019 roku Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) sklasyfikowała wypalenie, jako zjawisko zawodowe spowodowane chronicznym stresem w miejscu pracy. W 2020 roku 7 na 10 (71%) respondentów doświadczyło wypalenia przynajmniej raz w ciągu ostatniego roku.

Zachęcaj członków zespołu do odpoczynku, gdy tego potrzebują, a także upewnij się, że pracują tylko nad najważniejszymi zadaniami. Świetnym sposobem na to jest macierz Eisenhowera. Macierz Eisenhowera sortuje zadania według ich pilności i ważności, dzieląc je na cztery kategorie: 

• Pilne i ważne

• Pilne, ale nieważne

• Niepilne, ale ważne

• Niepilne i nieważne

Aby zapobiegać wypaleniu i rozwiązywać jego skutki, daj jasno do zrozumienia, że ufasz członkom zespołu, że wykonają swoją najważniejszą pracę. Daj swoim pracownikom możliwość priorytetyzowania pracy, którą należy wykonać, delegowania zadań, które może wykonać ktoś inny, i odkładania na później pracy o niskim priorytecie. 

„Makro” w makrozarządzaniu 

Upewnij się, że członkowie zespołu rozumieją nie tylko to, nad czym muszą pracować, ale także dlaczego ta praca jest ważna. W końcu powierzając pracę członkom zespołu, chcesz mieć pewność, że mają wszystko, czego potrzebują, aby odnieść sukces. 

Oprogramowanie do zarządzania pracą, takie jak Asana, zwiększa widoczność, zapewnia przejrzystość i daje członkom zespołu narzędzia, których potrzebują, aby odnieść sukces. Jeśli chcesz rozpocząć makrozarządzanie, wypróbuj Asana już dziś.