4 niezbędne narzędzia do komunikacji, które usprawnią współpracę

Skuteczna komunikacja to jeden z najważniejszych elementów każdego biznesu. Umożliwiając łatwą komunikację, odblokowujesz współpracę i ułatwiasz członkom zespołu skupienie się na pracy, która ma znaczenie. Istnieje jednak wiele narzędzi do komunikacji i każde z nich oferuje coś nieco innego. 

Nie chcesz używać zbyt wielu narzędzi. Badania pokazują, że pracownicy wiedzy przełączają się między średnio 10 narzędziami do 25 razy dziennie. Przełączanie się między aplikacjami zmniejsza produktywność i wpływa na wydajność. Ponad jedna czwarta pracowników (27%) twierdzi, że działania i wiadomości gubią się podczas przełączania między aplikacjami, a 26% uważa, że zbyt duża liczba aplikacji wpływa na zmniejszenie wydajności. 

Potrzebne są skuteczne narzędzia biznesowe, które usprawnią komunikację, nie utrudniając jednocześnie wykonywania ważnych zadań. W tym artykule przyjrzymy się, co sprawia, że narzędzie do komunikacji jest skuteczne, a następnie przeanalizujemy cztery narzędzia do komunikacji, które umożliwiają efektywną współpracę w zespole. 

Czym są narzędzia do komunikacji w zespole? 

Narzędzie do komunikacji ma na celu ułatwienie komunikacji między członkami zespołu. Obejmuje to narzędzia do komunikacji wewnętrznej, czyli komunikacji z zespołem, oraz narzędzia do komunikacji zewnętrznej, czyli komunikacji z dostawcami, klientami i agencjami. Oba rodzaje są ważne dla efektywnej komunikacji w miejscu pracy. 

Wszystkie narzędzia do komunikacji można również podzielić na dwa style: 

• Komunikacja synchroniczna, taka jak rozmowy twarzą w twarz, wiadomości błyskawiczne i wszelkie inne formy komunikacji, które odbywają się w czasie rzeczywistym.

• Asynchroniczny, czyli komunikacja za pomocą e-maili, raportów projektowych lub nagranych wiadomości — innymi słowy, wszelkiego rodzaju komunikacja, w której nie jest wymagana natychmiastowa odpowiedź. 

Nie wszystkie narzędzia są narzędziami do komunikacji

Istnieje wiele różnych narzędzi biznesowych zaprojektowanych w celu usprawnienia współpracy, ale nie oznacza to, że są one zoptymalizowane pod kątem skutecznej komunikacji w zespole. Obecnie zespoły używają do komunikacji narzędzi biznesowych, takich jak Adobe Creative Cloud, Dokumenty Google czy Salesforce. 

Problem polega na tym, że narzędzia te nie są przeznaczone do komunikacji. Te wyspecjalizowane systemy to świetne narzędzia do wykonywania ważnej pracy, ale nie zostały stworzone, aby pomóc zespołom w jasnym przekazywaniu informacji. 

Co sprawia, że narzędzie do komunikacji jest skuteczne

Aby umożliwić skuteczną komunikację w zespole, potrzebne jest elastyczne narzędzie lub uproszczony zestaw narzędzi, które oferują:

Łatwe wdrożenie w całym zespole

Nikt z nas nie pracuje w próżni. Aby narzędzie do komunikacji było skuteczne, musi być dostępne i scentralizowane. To narzędzie powinno być czymś, z czego korzystają wszyscy członkowie zespołu lub jak najwięcej osób. 

Poszukaj narzędzia, które ma dobry przewodnik użytkownika, konfigurację i obsługę klienta, aby każdy mógł nauczyć się, jak efektywnie z niego korzystać. Nie wystarczy wybrać narzędzia, które jest dobre dla Ciebie. Poszukaj takiego, z którego mogą korzystać wszyscy członkowie zespołu.

Scentralizowane udostępnianie informacji

Mając jedno źródło informacji, Twój zespół dokładnie wie, gdzie szukać potrzebnych danych i ma jasny obraz tego, kto, co i na kiedy musi wykonać. Współpraca i praca zespołowa to fundament każdego skutecznego zespołu, ale te relacje międzyludzkie zaczynają się od skutecznej komunikacji i od niej zależą. Poniżej omówimy znaczenie integracji z narzędziami do komunikacji, ale na razie wystarczy powiedzieć, że to narzędzie powinno być jednym z fundamentów interakcji w Twoim zespole. 

Wbudowane integracje z innymi narzędziami biznesowymi

Narzędzie do komunikacji jest podstawą komunikacji w zespole, ale istnieje wiele innych narzędzi, które mogą być pomocne w pracy zespołu. Niezależnie od tego, czy są to narzędzia do udostępniania plików, czy narzędzia specyficzne dla pracy Twojego zespołu, prawdopodobnie masz już kilka narzędzi w swoim zestawie. 

Problem polega na tym, że przełączanie się między aplikacjami zmniejsza produktywność, zwiększa liczbę powielanych zadań i zwiększa prawdopodobieństwo utraty informacji. Aby tego uniknąć, poszukaj narzędzia do komunikacji, które integruje się z Twoimi ulubionymi narzędziami biznesowymi. W ten sposób zawsze będziesz komunikować się w tym samym miejscu, jednocześnie korzystając z innych, bardziej wyspecjalizowanych narzędzi. 

Elastyczne i skalowalne przepływy pracy

Najlepsze narzędzia do komunikacji sprawdzają się zarówno w małych firmach, jak i w korporacjach. Upewnij się, że wybrane narzędzie dobrze się skaluje i jest wystarczająco elastyczne dla wszystkich przepływów pracy Twojego zespołu. 

Obejmuje to różne sposoby korzystania z samego narzędzia, w tym aplikacje internetowe, aplikacje komputerowe i aplikacje mobilne. Dostępność aplikacji mobilnej jest kluczowa, aby członkowie zespołu mogli korzystać z narzędzia, kiedy tylko chcą i gdzie tylko chcą.

Bezpieczeństwo, na którym możesz polegać

Wreszcie, żadne narzędzie do komunikacji nie jest ukończone bez sprawdzenia jego bezpieczeństwa. Zapoznaj się z praktykami bezpieczeństwa narzędzia, aby upewnić się, że jest to godna zaufania opcja. Ważna jest również skalowalność. Upewnij się, że wybrane narzędzie umożliwia kontrolowanie uprawnień i użytkowników w miarę rozwoju zespołu. 

Cztery najlepsze narzędzia do komunikacji

Nie ma uniwersalnego podejścia do narzędzi do komunikacji. Najlepiej jest poszukać narzędzi, które oferują synchroniczne, asynchroniczne i zewnętrzne sposoby komunikacji. Dzięki narzędziom synchronicznym możesz komunikować się z interesariuszami w czasie rzeczywistym. Narzędzia asynchroniczne to scentralizowany system informacji, do którego członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp, nie przerywając pracy. Z kolei narzędzia zewnętrzne umożliwiają komunikację z klientami, partnerami, wykonawcami, agencjami i innymi podmiotami.

Wysyłaj wiadomości błyskawiczne: Slack lub Microsoft Teams

Komunikacja synchroniczna lub na żywo to cenny sposób na interfejs z zespołem w czasie rzeczywistym. Te narzędzia do czatu to skuteczny sposób na komunikację z pojedynczym członkiem zespołu lub udostępnianie aktualizacji na czacie grupowym. 

Narzędzia do komunikacji za pomocą wiadomości błyskawicznych to cenny sposób na pozostawanie w kontakcie, zwłaszcza jeśli pracujesz w zespołach rozproszonych lub zdalnych. Jednak narzędzia te nie są tak skuteczne w rozwiązywaniu problemów na dużą skalę. W takich przypadkach lepiej skorzystać z innych narzędzi do komunikacji synchronicznej lub asynchronicznej, takich jak te wymienione poniżej.

Komunikacja twarzą w twarz: Zoom, Google Meet lub Skype

Nawet jeśli Twój zespół pracuje głównie osobiście, nadal musisz zainwestować w narzędzie do wideokonferencji. Narzędzia te są zazwyczaj skuteczniejsze niż rozmowy telefoniczne i umożliwiają zespołowi współpracę, gdy członkowie zespołu nie znajdują się w tym samym miejscu. W przypadku zespołów, które pracują głównie zdalnie, wideokonferencje to świetny sposób nie tylko na burzę mózgów, ale także na budowanie relacji, organizowanie spotkań integracyjnych i utrzymywanie kontaktu z członkami zespołu. 

Komunikacja w pracy: Asana

Przeciwieństwem komunikacji synchronicznej jest komunikacja asynchroniczna, czyli wiadomości, na które nie trzeba odpowiadać w czasie rzeczywistym. Jest to niezwykle ważna część zestawu narzędzi do komunikacji, ponieważ komunikacja asynchroniczna nie zakłóca przepływu pracy i zwiększa produktywność. 

Narzędzia do zarządzania pracą, takie jak Asana, ułatwiają zespołowi komunikację na temat pracy w miejscu, w którym jest ona wykonywana. Komunikacja jest zawsze powiązana z szerszym kontekstem pracy zespołu, więc członkowie zespołu mają wszystkie potrzebne informacje na wyciągnięcie ręki. Co więcej, tego typu narzędzia do komunikacji umożliwiają członkom zespołu kontrolowanie powiadomień i utrzymanie przepływu pracy. 

Bez względu na to, jakie narzędzie do zarządzania projektami wybierze Twój zespół, upewnij się, że wszystkie informacje zespołu znajdują się w jednym wspólnym obszarze roboczym. Poszukaj narzędzia, które umożliwia wyświetlanie pracy w różnych widokach, takich jak tablice Kanban, wykresy Gantta, kalendarze i widoki listy w stylu arkusza kalkulacyjnego. 

Zarządzanie komunikacją zewnętrzną: Gmail lub Outlook

Poczta e-mail to podstawowe narzędzie do komunikacji asynchronicznej, zwłaszcza w przypadku komunikacji zewnętrznej. Dostawcy, podwykonawcy, agencje i klienci, z którymi się komunikujesz, nie będą mieli dostępu do wewnętrznych narzędzi komunikacji Twojego zespołu, więc narzędzia takie jak e-mail mają kluczowe znaczenie dla skutecznej komunikacji zewnętrznej.

Jak zintegrować narzędzia do współpracy ze stosem technologii komunikacji

Rozwiązaniem problemu komunikacji w biznesie nie jest stosowanie większej liczby narzędzi. Najnowsze badania sugerują, że im więcej aplikacji używa zespół, tym większe prawdopodobieństwo powielania pracy. W rzeczywistości drugą i trzecią największą przeszkodą w produktywności jest konieczność odpowiadania na e-maile i wiadomości oraz zbyt duża liczba spotkań i wideorozmów. 

Aby zwiększyć produktywność i umożliwić współpracę, upewnij się, że cztery główne narzędzia do komunikacji oferują solidne integracje z innymi ważnymi narzędziami biznesowymi. Dzięki temu możesz korzystać z tych wyspecjalizowanych narzędzi bez konieczności komunikowania się bezpośrednio w narzędziach, które nie są przeznaczone do efektywnej komunikacji w miejscu pracy.

Pamiętaj: przeciętny pracownik wiedzy przełącza się między 10 aplikacjami do 25 razy dziennie, a problem ten nasila się wraz z rosnącym szczeblem w organizacji. Kadra kierownicza twierdzi, że przełącza się między 14 aplikacjami 31 razy w ciągu dnia. Integracje są korzystne, ponieważ zespół może uzyskać dostęp do informacji w jednym miejscu, jednocześnie korzystając z narzędzi dostosowanych do konkretnych zastosowań. 

Integracja narzędzi do komunikacji wewnętrznej

Narzędzia do komunikacji wewnętrznej to narzędzia, których używasz do komunikacji z zespołem wewnętrznym. Obejmuje to każdego, od małego zespołu projektowego aż po całą firmę. Zazwyczaj narzędzia te są zabezpieczone, więc partnerzy zewnętrzni nie mają do nich dostępu. 

Narzędzia do komunikacji wewnętrznej obejmują: 

• Narzędzia do udostępniania plików: Dysk Google, Dropbox, Box i OneDrive

• Narzędzia do zwiększania zaangażowania pracowników: BambooHR, Workday, Lattice i Culture Amp

• Narzędzia do udostępniania lub nagrywania ekranu: Vimeo i Loom

Inne narzędzia, których Twój zespół może używać do komunikacji wewnętrznej, to:

• Narzędzia do synchronizacji kalendarza: Kalendarz Google i Microsoft Outlook

• Narzędzia dla zespołów: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush i Figma

• Narzędzia analityczne: Google Analytics, Tableau, Looker i PowerBI

Narzędzia te są kluczowe dla efektywnej pracy, ale nie zostały stworzone do komunikacji. Zamiast komunikować się za pomocą tych narzędzi, poszukaj centralnego narzędzia, które będzie się z nimi integrować, aby mieć dostęp do wszystkich informacji związanych z pracą w jednym miejscu. 

Integracja narzędzi do komunikacji zewnętrznej

Narzędzia do komunikacji zewnętrznej to narzędzia, których używasz do interakcji z osobami spoza Twojej organizacji. Obejmuje to klientów, freelancerów, wykonawców, agencje i innych partnerów. 

Do narzędzi do komunikacji zewnętrznej należą:

• Narzędzia do obsługi klienta: Zendesk i ServiceNow

• Narzędzia społecznościowe: LinkedIn i Glassdoor

• Narzędzia do prowadzenia publicznych forów i webinarów: Livestorm i Zoom

Inne narzędzia, których Twój zespół może używać do zarządzania komunikacją zewnętrzną, to:

• Narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi: Sprout Social, Buffer i Hootsuite

• Narzędzia do mierzenia czasu: Clockify, Harvest i Everhour

Wyjaśnij oczekiwania za pomocą planu komunikacji

Gdy już będziesz mieć do dyspozycji skuteczne narzędzia do komunikacji, upewnij się, że Twój zespół wie, którego narzędzia użyć w danej sytuacji. Najlepszym rozwiązaniem jest utworzenie szablonu planu komunikacji. Plany komunikacji określają, w jaki sposób i gdzie zespół powinien przekazywać informacje. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz artykuł na temat czterech kroków do utworzenia planu komunikacji.