Szablon planu komunikacji

Nieporozumienia się zdarzają. W codziennym życiu mogą one oznaczać, że spóźnisz się 10 minut do restauracji lub zapomnisz, że tym razem to Twoja kolej na organizację cotygodniowego przyjęcia. W zarządzaniu projektami nieporozumienia mogą mieć poważniejsze konsekwencje: pełzanie zakresu projektu, niedotrzymanie terminów i niezadowolenie interesariuszy.

Aby ograniczyć nieporozumienia i informować wszystkich na bieżąco, potrzebujesz szablonu planu komunikacji. Szablon planu komunikacji określa, w jaki sposób Twój zespół planuje komunikować się z interesariuszami w trakcie realizacji projektu. Te szablony wyznaczają oczekiwania i pomagają Twojemu zespołowi skoordynować działania, aby ograniczyć niepotrzebną pracę, zredukować liczbę nieporozumień i zapewnić, że każdy otrzyma odpowiednie informacje o projekcie we właściwym czasie.

Czym jest plan komunikacji?

W zarządzaniu projektami plan komunikacji określa, w jaki sposób Twój zespół planuje przekazywać głównym interesariuszom ważne informacje dotyczące projektu. Skuteczne plany komunikacji określają, w jaki sposób i kiedy prowadzona będzie komunikacja w sprawie projektu, na przykład jak często Twój zespół będzie udostępniać aktualizacje dotyczące projektu i z jakich kanałów będzie korzystać. Zawierają one pełen przegląd tego, o czym powinni wiedzieć interesariusze (oraz kiedy powinni otrzymywać informacje). Takie plany ograniczają również niepotrzebną pracę i zapewniają, że każdy ma dostęp do bieżących informacji projektowych.  

Czym jest szablon planu komunikacji?

Szablon planu komunikacji stanowi zarys podstawowego planu komunikacji projektu. Jest on ustandaryzowaną strukturą, z której Twój zespół może skorzystać, tworząc plan komunikacji dla kolejnych projektów. Dzięki temu zespoły zawsze wykonują te same kroki i nic nie wymyka się spod kontroli. 

Pomyśl o tym w następujący sposób: bez szablonu Twój zespół musiałby tworzyć plan komunikacji od podstaw za każdym razem, gdy rozpoczyna nowy projekt. Dzięki szablonowi Twój zespół musi po prostu sporządzić kopię, aby zbudować strategię komunikacji w oparciu o wcześniej opracowaną strukturę.

Dlaczego warto używać szablonu planu komunikacji?

Strategiczny plan komunikacji to obowiązkowy element każdego projektu. Pozwala on ograniczyć liczbę nieporozumień i zapewnia, że każdy otrzyma odpowiednie informacje projektowe za pośrednictwem właściwego kanału. Szablony planów komunikacji idą o krok dalej, tworząc ustandaryzowaną strukturę, z której możesz korzystać wielokrotnie, niezależnie od projektu.

Dzięki cyfrowemu szablonowi planu komunikacji możesz: 

• Zapewnić, że wszyscy mają te same informacje na temat tego, w jaki sposób i jakimi kanałami przekazywać interesariuszom informacje dotyczące projektu.

• Wskazać osobę odpowiedzialną za poszczególne informacje, aby każdy wiedział, jakie ciążą na nim obowiązki.

• Ograniczyć powielanie pracy, określając miejsce, w którym udostępniane są informacje.

• Ograniczyć liczbę nieporozumień oraz nakład niepotrzebnej pracy, np. bezproduktywnych spotkań, które mogłyby zostać zastąpione komunikacją asynchroniczną.

• Ustalić wytyczne dotyczące komunikacji dla całego zespołu, aby komunikować się w sposób czytelny i realizować zadania.

• Wspierać jasną komunikację między członkami zespołu i interesariuszami zewnętrznymi.

• Ograniczyć konieczność przełączania się między aplikacjami, korzystając ze zintegrowanych funkcji i aplikacji biznesowych, aby skupić się na wykonywaniu najważniejszych zadań.  

• Utworzyć ustandaryzowane ramy przekazywania aktualizacji.

• Udostępnić interesariuszom miejsce do przekazywania informacji zwrotnych i współpracy z zespołem przez cały czas trwania projektu.

• Skoordynować oczekiwania członków zespołu i interesariuszy zewnętrznych, zmniejszając ryzyko pełzania zakresu i utrzymując realizację projektu na właściwych torach. 

Co zawiera szablon planu komunikacji?

Szablon planu komunikacji to struktura, dzięki której możesz opracować plan komunikacji dla każdego projektu. Szablon planu komunikacji powinien zawierać:

• Opis informacji, które planujesz udostępnić (na przykład aktualizacje dotyczące kamieni milowych lub produktów końcowych projektu).

• Częstotliwość, z jaką będziesz udostępniać te informacje (np. wysyłanie cotygodniowych aktualizacji projektu).

• Format lub kanały komunikacji, których będziesz używać do przekazywania informacji (np. korzystanie z Zoom do spotkań zespołowych lub burzy mózgów i Slack w celu szybkiego uzyskania asynchronicznych aktualizacji).

• Informacje o odbiorcach docelowych, z którymi się komunikujesz (mogą to być na przykład interesariusze zewnętrzni).

• Dane członka zespołu projektowego, który jest odpowiedzialny za udostępnianie informacji. 

Jak korzystać z szablonu planu komunikacji?

Szablon planu komunikacji nie powinien być statyczny – to dynamiczne narzędzie, które możesz aktualizować i zmieniać, aby mieć pewność, że zespół wie, jak postępować zgodnie z wymaganiami projektu w zakresie komunikacji. Po utworzeniu kopii podstawowego szablonu planu komunikacji możesz zacząć dostosowywać go do konkretnego projektu. Działania, które należy podjąć, mogą obejmować: 

• Zidentyfikowanie kluczowych interesariuszy, którzy powinni otrzymywać aktualizacje dotyczące projektu.

• Ustalenie metod komunikacji zarówno w przypadku komunikacji synchronicznej, jak i asynchronicznej. 

• Przedstawienie planu działania dotyczącego informowania grup interesariuszy o różnych szczegółach projektu.

• Określenie rodzajów aktualizacji dotyczących projektu, które będą udostępniane, oraz osób, które należy uwzględnić w każdej z nich.

• Współpracę z interesariuszami w celu określenia właściwej metody komunikacji w związku z otrzymywaniem informacji o projekcie.

• Określenie częstotliwości aktualizacji, aby jak najlepiej spełnić potrzeby interesariuszy i utrzymać realizację projektu na właściwych torach. 

• Przypisanie właściciela do zadań związanych z udostępnianiem informacji, aby wszyscy członkowie zespołu znali zakres swoich obowiązków. 

• Konfigurację niestandardowych tagów, aby wyróżnić najważniejsze informacje, takie jak częstotliwość aktualizacji i miejsce, w którym zespół będzie je udostępniać.  

• Używanie zadań cyklicznych, aby utrzymać plan komunikacji na właściwych torach. 

Zintegrowane funkcje i aplikacje polecane dla szablonu planu komunikacji 

Szablon planu komunikacji zapewnia zespołowi przejrzystość i zmniejsza ryzyko wystąpienia nieporozumień, jasno określając, jakie informacje należy udostępniać i za co są odpowiedzialne poszczególne osoby. Nasze zsynchronizowane funkcje i aplikacje biznesowe ułatwiają komunikację, ograniczając konieczność przełączania się między aplikacjami i usprawniając udostępnianie informacji. 

Zintegrowane funkcje

1. Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

2. Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Od automatyzacji czynności ad hoc aż po całe przepływy pracy, reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

3. Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

4. Dodawanie zadań do wielu projektów. Praca ma z natury charakter międzyfunkcyjny. Zespoły muszą umieć efektywnie współpracować między działami. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną. Dodatkowo umożliwia przeglądanie zadań w kontekście, sprawdzenie kto nad czym pracuje oraz połączenie zespołu w jednym miejscu.

Polecane aplikacje

1. Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

2. Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Możesz łatwo załączać dowolne pliki z folderu „Mój dysk” za pomocą kilku kliknięć.

3. Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w wykonalne działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu mogą łatwo tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze przesłuchanie.

4. Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio w skrzynce odbiorczej w Gmailu. 

Często zadawane pytania