Wykresy Gantta: kompletny przewodnik po planowaniu projektów

„Wykres Gantta” to pojęcie, które często można usłyszeć w biurze czy podczas spotkania inauguracyjnego projektu. Nie zawsze wiadomo jednak, czym tak naprawdę jest wykres Gantta, w jaki sposób pomaga on w zarządzaniu projektami, ani jak go przygotować. 

Choć wykresy Gantta mogą być mniej lub bardziej skomplikowane, ich podstawy nie są trudne do opanowania. Ten artykuł w szybki i prosty sposób przeprowadzi Cię po tym, czym są wykresy Gantta i do czego służą, a także wyjaśni kiedy ich używać oraz zapewni praktyczne wskazówki.

Czym jest wykres Gantta?

Wykres Gantta to poziomy wykres słupkowy, z którego korzysta się, aby zwizualizować oś czasu projektu i jego zadania. Umożliwia on Twojemu zespołowi przedstawienie harmonogramu, nadchodzących kamieni milowych oraz ogólnej osi czasu projektu w formie wizualnej. 

Każdy słupek wykresu Gantta oznacza zadanie, a jego długość odzwierciedla ilość czasu potrzebnego na wykonanie kroku lub zadania. Po oddaleniu widoku, wykres Gantta zapewnia kierownikom projektów i innym członkom zespołu wysokopoziomowy wgląd w pracę, która musi zostać wykonana, rozkład obowiązków i czas na ich realizację.

Wykres Gantta zazwyczaj obejmuje następujące elementy:

• Data i czas trwania każdego zadania

• Zadania

• Właściciel zadania

• Kamienie milowe

Większość wykresów Gantta pokazuje również dodatkowe informacje dotyczące tego, w jaki sposób zadania są ze sobą połączone oraz do kogo są przypisane, a także przypomina o nadchodzących terminach i kamieniach milowych. Dzięki dynamicznemu wykresowi Gantta członkowie zespołu mogą szybko sprawdzić jakie zadania mają do wykonania oraz w jaki sposób ich działania przyczyniają się do realizacji danego projektu.

Metoda ścieżki krytycznej dla wykresu Gantta

Dokładne zrozumienie metody ścieżki krytycznej jest niezbędne podczas pracy z wykresami Gantta. Dzieje się tak dlatego, że stosowanie metody ścieżki krytycznej pomaga uniknąć sytuacji, w której jedno zadanie powoduje opóźnienie innych i naraża cały projekt na niedotrzymanie terminu.

Wykresu Gantta można użyć, aby określić które zadania należy wykonać, aby pomyślnie i terminowo zakończyć projekt.

Historia wykresu Gantta

Twórcą pierwszej wersji wykresu Gantta był Karol Adamiecki, który opracował w roku 1896 tzw. harmonogram. Adamiecki przedstawił swoją koncepcję w języku rosyjskim i polskim, co utrudniło dostęp do niej w krajach anglojęzycznych. W 1910 roku, Henry Gantt niezależnie spopularyzował w Stanach Zjednoczonych podobny wykres, który powstał na potrzeby ukazania, ile czasu pracownicy fabryki spędzają na powierzonych zadaniach. Od tamtego czasu, systemy te zostały ze sobą połączone, tworząc to, co dziś nazywamy wykresem Gantta.

Z narzędzia do śledzenia zadań pracowników fabryki, wykresy Gantta stały się popularnym sposobem na śledzenie harmonogramów projektów. Pierwotnie wykresy te były sporządzane na papierze, co oznaczało, że wraz z każdą zmianą w harmonogramie, trzeba było tworzyć wykres na nowo. Później, kierownicy projektów zaczęli używać kawałków papieru lub bloków do reprezentowania poszczególnych słupków wykresu Gantta, co umożliwiło ich przenoszenie w przypadku zmian.

W jakim celu używa się wykresu Gantta?

Wykres Gantta może być wykorzystywany do wielu różnych projektów i programów. Dlatego też, dobrze jest poznać jego najpopularniejsze zastosowania:

• Tworzenie złożonych projektów i zarządzanie nimi: im bardziej złożony projekt, tym więcej zawiera on zadań. Wykres Gantta pomaga kierownikom projektów łatwo zwizualizować projekt i rozłożyć go na mniejsze zadania.

• Monitorowanie zależności zadań: opóźnienia zawsze mogą się zdarzyć. Wykres Gantta pomaga kierownikom projektów zautomatyzować zależności pomiędzy zadaniami, dzięki czemu kolejny etap czy zadanie nie może się rozpocząć zanim nie zostanie ukończone poprzednie.   

• Śledzenie postępów projektu: wykres Gantta umożliwia monitorowanie postępów i kamieni milowych, dzięki czemu w razie potrzeby można łatwo zmienić plan projektu. 

Poniżej przedstawiamy trzy przypadki, w których warto skorzystać z wykresu Gantta.

1. Planowanie kampanii marketingowej

Duże kampanie marketingowe wymagają szeroko zakrojonej współpracy i koordynacji, gdyż łatwo pogubić się wśród wszystkich elementów. Wykresy Gantta ułatwiają cały ten proces, prezentując sekwencję wszystkich zadań, wraz z osobami za nie odpowiedzialnymi oraz czasem trwania. W ten sposób, zespoły nie tylko zyskują jasność odnośnie tego kto, co i na kiedy musi wykonać, ale również mają świadomość tego, jak ich praca przekłada się na osiągnięcie większego celu.

2. Przedstawianie produktów końcowych klientowi

Możesz wykorzystać wykres Gantta do tego, aby przedstawić swoim klientom wszystkie produkty końcowe wraz z terminami ich realizacji na osi czasu. W ten sposób, klienci oraz interesariusze uzyskają jasny obraz zakresu produktów końcowych oraz czasu potrzebnego na ich realizację. Dzięki temu będą wiedzieć nie tylko kiedy dostarczysz im dany produkt, ale także kiedy będziesz nad nim pracować.

3. Planowanie wprowadzenia nowego produktu na rynek

Planując wprowadzenie nowego produktu na rynek, możesz użyć wykresu Gantta i nakreślić w nim cały plan – od pomysłu, do jego wydania i nie tylko. Wizualizacja planu na wykresie Gantta ułatwi zidentyfikowanie ewentualnych konfliktów jeszcze przed rozpoczęciem projektu, wyznaczenie zależności pomiędzy poszczególnymi krokami oraz uzyskanie jasnego obrazu wszystkich zadań składających się na premierę produktu wraz z ich terminami.

Jak utworzyć wykres Gantta

Choć każdy wykres Gantta będzie inny, istnieją niektóre podstawowe kroki, które należy wykonać, aby rozpocząć jego projektowanie, bez względu na to, z jakiego oprogramowania korzystasz. 

1. Określ przedział czasowy

Twój wykres Ganta powinien być projektem z datą rozpoczęcia i zakończenia. Pomyśl o nim jak o sposobie na przedstawienie Twojego projektu w formie osi czasu – Twoja oś czasu musi mieć punkt początkowy i końcowy.

Wskazówka: chociaż wszystkie projekty powinny mieć jasno określony punkt końcowy, to bardzo prawdopodobne jest, że po wykonaniu wszystkich niezbędnych działań klient poprosi o wykonanie dodatkowych zadań, więc do oryginalnego projektu będzie trzeba dodać terminy ich wykonania.

2. Dodaj zadania z datami rozpoczęcia i zakończenia

W ramach ogólnej osi czasu projektu wykresy Gantta sprawdzają się najlepiej, gdy poszczególne zadania mają określone daty rozpoczęcia i zakończenia, umożliwiając zwizualizowanie ich w postaci słupków na wykresie. Brak dat rozpoczęcia spowoduje, że będą wyświetlane jako momenty w czasie, co utrudni ich zobrazowanie.

Wskazówka: jasno określone daty rozpoczęcia i zakończenia projektu sprawią, że członkowie Twojego zespołu łatwiej zorientują się, kiedy powinni zacząć pracę nad projektem. W ten sposób nie przeżyją nagle nieprzyjemnej niespodzianki, odkrywając, że duży projekty należy dostarczyć już na następny dzień.

3. Wyznacz zależności

W dużych projektach z pewnością wystąpią zadania, które nie mogą zostać rozpoczęte przed ukończeniem innych. W celu zapewnienia sprawnej realizacji projektu oraz informowania zespołów o wszystkim na bieżąco, możesz zwizualizować za pomocą wykresu Gantta wszystkie zależności pomiędzy zadaniami.

W poniższym przykładzie opublikowanie posta na blogu jest zależne od jego zatwierdzenia. Zatwierdzenie z kolei jest możliwe tylko po przygotowaniu wersji roboczej artykułu. Podobnie, nie można rozpocząć kampanii mailingowej przed przygotowaniem jej. Określenie zależności pomiędzy zadaniami pomoże na bieżąco informować wszystkie osoby zaangażowane w ich realizację o tym, kiedy mogą rozpocząć pracę. 

4. Wyznacz kamienie milowe

W odróżnieniu od większości zadań na wykresie Gantta, kamienie milowe są określonymi punktami w czasie. Możesz pomyśleć o nich jak o punktach kontrolnych, reprezentujących ukończenie większych grup zadań. Służą one temu, aby ułatwić Twojemu zespołowi priorytetyzację zadań, a po zrealizowaniu, mogą również stanowić świetną okazję do świętowania waszych osiągnięć.

Wskazówki: kamienie milowe często umieszcza się pod koniec poszczególnych etapów projektu, ale nie istnieje uniwersalny sposób ich tworzenia, ponieważ zespoły i projekty znacznie różnią się między sobą. Kamieniami milowymi mogą być:

• Spotkania

• Zatwierdzenia w ramach projektu

• Moment rozpoczęcia zadania

• Kontrola na etapie pośrednim

• Punkty końcowe każdego z etapów

5. Modyfikuj plany w oparciu o zmieniającą się sytuację

Zmiany planów są nieuniknione, dlatego Twoje narzędzie do tworzenia wykresów Gantta powinno być na tyle elastyczne, aby dostosowywać się do Twoich potrzeb. Postaw na takie narzędzie, które pozwoli Ci przeciągać i upuszczać zadania oraz automatycznie przesuwać daty zależności. To pomoże Ci utrzymać projekt na właściwych torach nawet wtedy, gdy Twoje plany będą się zmieniać.

Wady i zalety wykresów Gantta

Choć wykresy Gantta bywają pomocne, nie zawsze stanowią najlepszy wybór. Aby przekonać się, czy dla Ciebie i Twojego projektu bardziej odpowiedni jest wykres Gantta czy oś czasu, poniżej znajdziesz porównanie ich zalet i wad, które pomoże Ci dokonać wyboru.

Zalety

• Uzyskaj ogólny przegląd osi czasu Twojego projektu: wykres Gantta stanowi harmonogram Twojego projektu. Umożliwia on śledzenie terminu realizacji kamieni milowych oraz sprawdzenie, czy prace realizowane są na czas. Wykres Gantta świetnie sprawdzi się, kiedy chcesz przedstawić swój projekt członkom kierownictwa czy klientom.

• Zobacz zależności pomiędzy zadaniami: dodanie dat rozpoczęcia i zakończenia do każdego zadania oraz wyznaczenie zależności między nimi pozwoli Ci zwizualizować, jak poszczególne zadania wpływają na inne. To z kolei pomoże Ci zidentyfikować ewentualne problemy i rozwiązać konflikty zależności zanim zdążą się pojawić.

• Usprawnij zarządzanie zasobami: wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za każde zadanie pomoże Ci uzyskać jasność odnośnie tego kto, co i na kiedy musi wykonać, ułatwiając zarządzanie obciążeniem poszczególnych osób. Ponieważ wszystkie zadania są zaplanowane sekwencyjnie, możesz łatwo zobaczyć czy dana osoba nie ma za dużo lub za mało zadań, a w razie konieczności także delegować je innej osobie lub przełożyć na inny termin.

Wady

• Czasochłonna konfiguracja: wykresu Gantta nie stworzysz w mgnieniu oka, szczególnie jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel. Nawet jeśli użyjesz szablonu, będzie trzeba dostosować go do indywidualnych potrzeb Twojego zespołu.

• Nie można zarządzać projektem w tym samym miejscu, w którym został on zaplanowany: tradycyjne wykresy Gantta są najbardziej przydatne w fazie planowania projektu. Z chwilą jego zaplanowania, prawdopodobnie przeniesiesz się do innego narzędzia lub platformy do zarządzania codziennymi zadaniami, co utrudni zespołowi rozeznanie się, gdzie znajduje się pojedyncze źródło informacji Twojej firmy.

• Szczegółowe informacje powodują chaos: dodawanie informacji kontekstowych do wykresu Gantta może spowodować, że zamiast przejrzystej i czytelnej mapy swojego projektu nie zobaczysz nic prócz bałaganu.

Alternatywy dla tradycyjnych wykresów Gantta

Na szczęście jednak, istnieją alternatywy dla wykresów Gantta, które również pozwalają uzyskać szerszy obraz tego, jak wszystkie elementy projektu układają się w całość, ale nie mają typowych ograniczeń tradycyjnych wykresów Gantta opartych na arkuszu kalkulacyjnym.

Postaw na skuteczne narzędzia

Narzędzie do zarządzania projektami takie jak Asana pomoże Ci w zarządzaniu Twoimi zadaniami i projektami, a także w ich koordynowaniu i dodawaniu do nich różnych szczegółów w tym samym miejscu, w którym je planujesz. Dodatkowo zaoszczędzisz czas, bo nie musisz marnować go na konfigurowanie dodatkowych narzędzi.

Na przykład, możesz skonfigurować swój projekt korzystając z Osi czasu w Asanie – widoku na wzór wykresu Gantta, który pozwoli Ci zobaczyć, jak wszystkie elementy Twojego projektu układają się w całość. Podobnie jak wykres Gantta, oś czasu pokazuje, kiedy każdy krok będzie realizowany, jak długo zajmie i kto jest niego odpowiedzialny. Niemniej jednak, w przeciwieństwie do wykresu Gantta, zarządzanie osią czasu jest dużo prostsze, a dodatkowo umożliwia współpracę nad zadaniami w tym samym miejscu, w którym zostały one zaplanowane.

Inne rodzaje narzędzi do wizualnego zarządzania projektami

W zależności od rodzaju projektu, kalendarz lub tablica Kanban mogą okazać się lepszą i szybszą alternatywą do zwizualizowania planu projektu na osi czasu. W Asanie, możesz przełączać się pomiędzy różnymi widokami projektów. Możesz wyświetlić każdy projekt w widoku osi czasu, listy, tablicy lub kalendarza, co umożliwi Twojemu zespołowi wyświetlanie pracy w sposób, który najbardziej mu odpowiada. Każdy z tych widoków możesz przetestować w ramach darmowego okresu próbnego planu Premium.

Planuj projekty jak profesjonalista dzięki Asanie

Niezależnie od tego, czy wybierzesz wykres Gantta, czy postawisz na inne, podobne narzędzie, wizualizacja planu projektu to ważny krok w pracy każdego zespołu – niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu czy nie. Pozwala zobaczyć, jak poszczególne elementy projektu układają się w całość, udostępnić go zespołowi i wprowadzać w nim zmiany w miarę postępów prac, aby utrzymać jego realizację na właściwych torach.

Zaplanuj swój projekt i zobacz, jak wszystkie elementy układają się w całość z Asaną.