Wykresy Gantta to dla Ciebie nowość? Tutaj dowiesz się więcej.

Zdjęcie współautora – Julia MartinsJulia Martins5 listopada 202010 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Obraz nagłówka dotyczący wykresu Gantta

Wykres Gantta – na pewno choć raz słyszałeś to pojęcie. Może padło na spotkaniu inaugurującym nowy projekt, albo gdy współpracownik poprosił Cię o stworzenie wykresu Gantta dla zlecenia od klienta. Problem w tym, że nie jesteś do końca pewny, czym jest, jak wygląda, ani do czego właściwie służy.

Choć wykresy Gantta mogą być mniej lub bardziej skomplikowane, ich podstawy nie są trudne do opanowania. Ten artykuł w szybki i prosty sposób przeprowadzi Cię po tym, czym są wykresy Gantta i do czego służą, a także pokaże Ci kilka prostszych alternatyw, których możesz zacząć używać już teraz.

Czym jest wykres Gantta?

Popularne narzędzie w zarządzaniu projektami, wykres Gantta jest wykresem słupkowym, używanym do zilustrowania osi czasu projektu, programu lub pracy. Stanowi graficzny sposób na prezentację harmonogramu projektu, śledzenie kamieni milowych oraz wizualizację zadań na osi czasu. Każdy słupek wykresu Gantta reprezentuje krok w ramach procesu (lub zadanie w projekcie), a jego długość – czas jaki zajmie realizacja tego kroku lub zadania. Mówiąc najogólniej, wykres Gantta pozwala zobaczyć szerszą perspektywę i uzyskać pełny obraz tego, kto, co i na kiedy musi wykonać.

Wypróbuj oś czasu w Asanie za darmo

Oś czasu w Asanie – Przykład kampanii wizerunkowej

Historia wykresów Gantta

Twórcą pierwszej wersji wykresu Gantta był Karol Adamiecki, który opracował w roku 1896 tzw. harmonogram. Adamiecki przedstawił swoją koncepcję w języku rosyjskim i polskim, co utrudniło dostęp do niej w w krajach anglojęzycznych. W 1910 roku, Henry Gantt niezależnie spopularyzował w Stanach Zjednoczonych podobny wykres, który powstał na potrzeby ukazania, ile czasu pracownicy fabryki spędzają na powierzonych zadaniach. Od tamtego czasu, systemy te zostały ze sobą połączone, tworząc to, co dziś nazywamy wykresem Gantta.

Z narzędzia do śledzenia zadań pracowników fabryki, wykresy Gantta stały się popularnym sposobem na śledzenie harmonogramów projektów. Pierwotnie wykresy te były sporządzane na papierze, co oznaczało, że wraz z każdą zmianą w harmonogramie, trzeba było tworzyć wykres na nowo. Później, menedżerowie projektów zaczęli używać kawałków papieru lub bloków do reprezentowania poszczególnych słupków wykresu Gantta, co umożliwiło ich przenoszenie w przypadku zmian.

Kluczowe funkcje współczesnych wykresów Gantta

Obecnie do tworzenia wykresów Gantta używane jest inteligentne oprogramowanie działające online, która pomaga wyznaczyć zależności, planować pracę i utrzymywać projekty na właściwych torach. Niektóre kluczowe funkcje współczesnych wykresów Gantta obejmują:

Postęp projektu w czasie rzeczywistym

Większość współczesnych wykresów Gantta to narzędzia do zarządzania projektami oparte na chmurze, pomagające zespołom planować projekty różnej wielkości. W odróżnieniu od pierwotnych wykresów Gantta, które były rysowane na papierze, te w wersji online pomagają zespołom śledzić na bieżąco plany projektów i z łatwością wprowadzać w nich zmiany. W przypadku zmiany terminu lub przesunięcia kamienia milowego, zmiana ta powinna zostać automatycznie odzwierciedlona na wykresie Gantta, dzięki czemu możesz na bieżąco śledzić status projektu. W efekcie, współpraca między zespołami staje się łatwiejsza i przynosi lepsze rezultaty,

Daty rozpoczęcia i zakończenia

Wykresy Gantta to idealne rozwiązanie do wizualizowania złożonych projektów obejmujących wiele zadań. Każdy słupek wykresu reprezentuje jedno zadanie, zapewniając zespołom jasność odnośnie tego, które zadania i w jakim czasie będą realizowane oraz jak długo zajmie wykonanie każdego nich.

Zależności zadań

Oprócz wizualizowania dat rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań, wykresy Gantta ułatwiają wyznaczanie zależności pomiędzy zadaniami. Poszukując odpowiedniego narzędzia, upewnij się, że oferuje ono możliwość wyznaczania zależności. Dzięki zależnościom, członkowie zespołu mogą łatwo określić, kto oczekuje na ukończenie należących do nich zadań, aby móc przystąpić do realizacji własnych. A jeśli zajdzie konieczność przełożenia zadań, możesz z łatwością zidentyfikować ewentualne problemy i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim się one pojawią.

Kamienie milowe

Kluczowym elementem projektów planowanych na wykresie Gantta są kamienie milowe. W przeciwieństwie do większości zadań na wykresie Gantta (reprezentowanych przez poziomie słupki stanowiące odcinki czasu), kamienie milowe są punktami w czasie. Na wykresie Gantta, kamienie milowe reprezentują punkty kontrolne i istotne momenty na osi czasu projektu. Zapewniają również szybki wgląd w najważniejsze terminy projektu.

Przeczytaj: Jak wyznaczać i osiągać kamienie milowe oraz świętować ich wykonanie

Zalety wykresów Gantta

Wykresy Gantta są przeważnie używane do wizualizowania planu projektu. I choć nie jest to jedyny sposób na wizualizację Twojej pracy, szczególnie dobrze sprawdza się w przypadku niektórych typów zadań. Na przykład, wykresy Gantta to dobry wybór kiedy potrzebujesz:

  • Przedstawić plan projektu w wizualny sposób oraz przygotować jego oś czasu. Wykresy Gantta świetnie nadają się do tego, aby pokazać jakie zadania, kiedy i w jakiej kolejności będą wykonywane, wprowadzając przejrzystość do Twojego planu oraz osi czasu.

  • Organizować złożone projekty. Nieważne, czy chodzi o międzyzespołowe przedsięwzięcie, czy obszerny, ambitny, nowy projekt, wykres Gantta posłuży za Twój przewodnik. Niczym na mapie, pokazuje każdy kolejny krok oraz drogę, jaką musi iść Twój zespół.

  • Współpracować z wieloma interesariuszami. Często jest tak, że wielu członków zespołu pracuje nad różnymi elementami projektu w tym samym momencie. Wykresy Gantta zapewniają wgląd we wszystkie jego ruchome elementy, pokazując również, kiedy należy przekazać pałeczkę następnej osobie.

  • Oszacować harmonogramy i obciążenie pracą. Bez względu na to, czy jesteś pracownikiem wewnętrznym firmy, czy pracujesz w agencji, wykres Gantta pozwoli Ci z góry dowiedzieć się, ile czasu i wysiłku będzie wymagało dane zadanie, umożliwiając efektywną alokację zasobów i odpowiednie zaplanowanie wszystkich terminów.

Wypróbuj oś czasu w Asanie za darmo

Wykresy Gantta – dla kogo?

Wykresy Gantta to świetne narzędzie dla zespołów chcących zobrazować swoje projekty na osi czasu. Najlepiej sprawdzają się w przypadku zadań z datami rozpoczęcia i zakończenia, gdyż wtedy pozwalają wyświetlać je w formie słupków na wykresie, a nie jako pojedyncze wydarzenia w czasie. Oto przykładowe projekty, do jakich możesz wykorzystać wykresy Gantta:

  • Kampania marketingowa

  • Wprowadzenie produktu na rynek

  • Restrukturyzacja procesu inżynieryjnego

  • Konferencja prasowa firmy

Wykres Gantta nie sprawdzi się jednak dla każdego projektu. Istnieją jednak inne sposoby wizualnego zarządzania projektami, takie jak tablice Kanban i kalendarze, które mogą okazać się lepszym wyborem dla Twojego projektu. Z tego właśnie powodu ważne jest, aby Twoje narzędzie do zarządzania projektami oferowało możliwość wyświetlenia każdego projektu w różnych widokach. To pozwoli Ci przełączać się pomiędzy wykresem Gantta, tablicą Kanban oraz listą zadań, w zależności od rodzaju projektu, nad jakim aktualnie pracujesz.

Przeczytaj: Jak używać widoku listy, tablicy, kalendarza i osi czasu w Asanie

Jak stworzyć wykres Gantta w 5 krokach

Najlepsze wykresy Gantta pozwalają śledzić harmonogram projektu na wykresie słupkowym, pozwalając zobaczyć jego dokładną oś czasu oraz śledzić postępy. Upewnij się, że Twoje narzędzie do tworzenia wykresów Gantta posiada możliwość wyznaczania zależności między zadaniami oraz dodawania kamieni milowych do projektu.

Jeśli tworzenie wykresów Gantta to dla Ciebie nowość, oto pięć najważniejszych kroków, które musisz wykonać, aby stworzyć swój własny wykres:

1. Określ przedział czasowy

Twój wykres Ganta powinien być projektem z datą rozpoczęcia i zakończenia. Pomyśl o nim jako o sposobie na przedstawienie Twojego projektu w formie osi czasu – Twoja oś czasu musi mieć punkt początkowy i końcowy.

Załóżmy, że planujesz wprowadzenie nowego produktu na rynek. Zespół produktowy rozpoczął prace nad produktem 1 sierpnia, a samo wprowadzenie go na rynek planowane jest na 30 września. Twój wykres Gantta powinien więc rozpoczynać 1 sierpnia i kończyć najwcześniej 30 września.

Dlaczego „najwcześniej”? Zapewne po 30 września pojawią się dodatkowe zadania, takie jak wysłanie przypomnienia do klientów o tym, że produkt jest już dostępny, dalsza aktywność w mediach społecznościowych, czy zadania uzupełniające do wywiadów prasowych. A zatem, nawet jeśli kamień milowy „Wprowadzenie produktu na rynek” przypadnie na 30 września, sam projekt prawdopodobnie potrwa do połowy października.

2. Dodaj zadania z datami rozpoczęcia i zakończenia

Wykresy Gantta sprawdzają się najlepiej, gdy zadania mają określone daty rozpoczęcia i zakończenia, umożliwiając zwizualizowanie ich w postaci słupków na wykresie. Brak dat rozpoczęcia spowoduje, że będą wyświetlane jako momenty w czasie, co utrudni ich zobrazowanie.

Kontynuując nasz przykład związany z wprowadzeniem produktu na rynek – oto kilka zadań, które moglibyśmy dodać do naszego wykresu Gantta:

  • 3 sierpnia – 14 sierpnia: Pierwszy 2-tygodniowy sprint zespołu produktowego, którego celem jest opracowanie pierwszej wersji produktu.

  • 17 sierpnia – 21 sierpnia: Przegląd pierwszej wersji produktu przez zespół produktowy.

  • 24 sierpnia – 4 września: Drugi 2-tygodniowy sprint zespołu produktowego, w którym zostanie opracowana wersja finalna produktu.

  • 31 sierpnia – 4 września: Produkt jest już prawie gotowy, więc zespół ds. marketingu produktu może rozpocząć przygotowywanie planu marketingowego związanego z wydaniem.

  • 7 września – 11 września: Zespół ds. marketingu produktu współpracuje z zespołem projektującym nad przygotowaniem obrazów, GIF-ów oraz klipów wideo związanych z premierą.

  • 10 września – 16 września: Zespół ds. treści pracuje nad artykułami na bloga i stronami internetowymi związanymi z wydaniem.

  • 14 września – 18 września: Zespół ds. mediów społecznościowych przygotowuje wszystkie posty.

Na późniejszym etapie, możemy podzielić te zadania na jeszcze mniejsze kroki. Na przykład, możemy stworzyć oddzielne zadania dla klipów wideo, obrazów oraz GIF-ów. Jednak na ten moment, nasz wykres wyglądałby następująco:

Podstawy wykresów Gantta – zadania z datami rozpoczęcia i zakończenia

Jak możesz zauważyć na powyższej grafice, słupki mają różne kolory, w zależności od tego, który zespół pracuje nad danym zadaniem: niebieski oznacza zespół produktowy, zielony – marketing produktu, fioletowy – design, różowy – treści, a żółty – media społecznościowe. Możliwość oznaczania zadań kolorami jest bardzo ważna, szczególnie wraz ze wzrostem złożoności projektu, gdyż ułatwia śledzenie, który zespół i za co jest odpowiedzialny.

3. Wyznacz zależności

W projekcie tak dużym jak ten z pewnością wystąpią takie zadania, które nie mogą zostać rozpoczęte przed ukończeniem innych. W celu zapewnienia sprawnej realizacji projektu oraz informowania zespołów o wszystkim na bieżąco, możesz zwizualizować za pomocą wykresu Gantta wszystkie zależności pomiędzy zadaniami.

W naszym przykładzie, zadanie Przegląd pierwszej wersji produktu jest zależne od zadania Sprint dotyczący pierwszej wersji produktu, z kolei zadanie Sprint dotyczący finalnej wersji produktu jest zależne od zadania Przegląd pierwszej wersji produktu. Dzięki wyznaczeniu zależności między zadaniami, cały zespół produktowy będzie na bieżąco informowany o tym, nad którymi zadaniami może już rozpocząć pacę. Zespoły ds. designu, treści i mediów społecznościowych również nie mogą rozpocząć swojej pracy dopóki zespół ds. marketingu produktu nie ukończy planu marketingowego. Tak prezentowałaby się wizualizacja tych zadań na wykresie Gantta:

Podstawy wykresów Gantta – wyznaczenie zależności

4. Wyznacz kamienie milowe

W odróżnieniu od większości zadań na wykresie Gantta, kamienie milowe są określonymi punktami w czasie. Możesz pomyśleć o nich jako o punktach kontrolnych, reprezentujących ukończenie większych grup zadań. Służą one temu, aby ułatwić Twojemu zespołowi priorytetyzację zadań, a po zrealizowaniu, mogą również stanowić świetną okazję do świętowania waszych osiągnięć.

Przeczytaj: Jak wyznaczać i osiągać kamienie milowe oraz świętować ich wykonanie

Jeśli projekt, nad którym pracujesz dotyczy wprowadzenia nowego produktu na rynek, możesz wyznaczyć kamienie milowe dla następujących momentów w projekcie: ukończenie pracy nad produktem, ukończenie planu marketingowego i wprowadzenie produktu na rynek. Upewnij się, że Twoje narzędzie do tworzenia wykresów Gantta posiada sposób na to, aby odróżnić kamienie milowe od innych zadań. A tak prezentuje się całość:

Podstawy wykresów Gantta – wyznaczenie kamieni milowych

5. Modyfikuj plany w oparciu o zmieniającą się sytuację

Jak możesz zauważyć na naszej osi czasu, dość optymistycznie założyliśmy że projekt zakończy się 18 września, mimo że sama premiera produktu zaplanowana jest na 30 września. W rzeczywistości, nie zawsze wszystko toczy się zgodnie z planem. Może okazać się, że zespół produktowy będzie potrzebować trzeciego, krótszego sprintu na sfinalizowanie produktu. Lub inna sytuacja: zespoły designu i treści mogą potrzebować więcej niż tygodnia na stworzenie wszystkich materiałów, co opóźni plany związane z mediami społecznościowymi.

Zmiany planów są nieuniknione, dlatego Twoje narzędzie do Tworzenia wykresów Gantta powinno być na tyle elastyczne, aby dostosowywać się do Twoich potrzeb. Postaw na takie narzędzie, które pozwoli Ci przeciągać i upuszczać zadania i automatycznie przesuwać daty zależności. Dzięki temu Twój produkt pozostanie na właściwych torach nawet wtedy, gdy Twoje plany będą się zmieniać.

Podstawy wykresów Gantta – modyfikuj plany w oparciu o zmieniającą się sytuację

Wypróbuj oś czasu w Asanie za darmo

Jak korzystać z wykresów Gantta

Wykres Gantta może być wykorzystywany do wielu różnych projektów i programów. Poniżej znajdziesz kilka przykładów, które pomogą Ci je lepiej zrozumieć i podpowiedzą, co czego możesz je wykorzystać:

Planowanie dużej kampanii marketingowej

Duże kampanie marketingowe wymagają szeroko zakrojonej współpracy i koordynacji, gdyż łatwo pogubić się wśród wszystkich elementów. Wykresy Gantta ułatwiają cały ten proces, prezentując sekwencję wszystkich zadań, wraz z osobami za nie odpowiedzialnymi oraz czasem trwania. W ten sposób, zespoły nie tylko zyskują jasność odnośnie tego, kto, co i na kiedy musi wykonać, ale również mają świadomość tego, jak ich praca przekłada się na osiągnięcie większego celu.

Przedstawianie produktów końcowych klientowi

Jeśli pracujesz w agencji, możesz wykorzystać wykres Gantta do tego, aby przedstawić swoim klientom wszystkie produkty końcowe wraz z terminami ich realizacji na osi czasu. W ten sposób, klienci uzyskają jasny obraz zakresu produktów końcowych oraz czasu potrzebnego na ich realizację. Dzięki temu będą wiedzieć nie tylko kiedy dostarczysz im dany produkt, ale także kiedy będziesz nad nim pracować.

Plan wprowadzenia nowego produktu na rynek

Planując wprowadzenie nowego produktu na rynek, możesz użyć wykresu Gantta i nakreślić w nim cały plan – od pomysłu do wydania i ponad to. Wizualizacja planu na wykresie Gantta ułatwi zidentyfikowanie ewentualnych konfliktów jeszcze przed rozpoczęciem projektu, wyznaczenie zależności pomiędzy poszczególnymi krokami oraz uzyskanie jasnego obrazu wszystkich zadań składających się na premierę produktu wraz z ich terminami.

Pobierz przewodnik: Wprowadzanie nowych produktów na rynek z Asaną

Wady i zalety wykresów Gantta

Choć wykresy Gantta bywają pomocne, nie zawsze stanowią najlepszy wybór. Aby przekonać się, czy widok osi czasu jest odpowiedni dla Ciebie i Twojego projektu, poniżej znajdziesz omówienie jego zalet i wad, które pomogą Ci dokonać wyboru.

Zalety wykresu Gantta

Wykresy Gantta mogą być potężnym narzędziem do wizualnego zarządzania projektami. Do zalet korzystania z nich można zaliczyć:

Spojrzenie na harmonogram projektu z szerszej perspektywy

Na początku projektu, wykres Gantta pozwala zobaczyć, w jakim kierunku zmierzają Twoje plany i kiedy planujesz osiągnąć każdy z kamieni milowych. To następnie pozwoli Ci udostępnić swoją oś czasu interesariuszom, efektywniej przydzielać zasoby oraz personel do zadań i na bieżąco śledzić, kto, co i na kiedy musi wykonać, aby utrzymać projekt na właściwych torach.

Wgląd w powiązania między zadaniami

Dodanie dat rozpoczęcia i zakończenia do każdego zadania oraz wyznaczenie zależności między nimi pozwoli Ci zwizualizować, jak poszczególne zadania wpływają na inne. To z kolei pomoże Ci zidentyfikować ewentualne problemy i rozwiązać konflikty zależności zanim zdążą się pojawić.

Efektywniejsze zarządzanie zasobami

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za każde zadanie pomoże Ci uzyskać jasność odnośnie tego, kto, co i na kiedy musi wykonać, ułatwiając zarządzanie obciążeniem poszczególnych osób. Ponieważ wszystkie zadania są zaplanowane sekwencyjnie, możesz łatwo zobaczyć czy dana osoba nie ma za dużo lub za mało zadań, a w razie konieczności także ponownie je przypisać lub przełożyć na inny termin.

Wady wykresu Gantta

Choć mają one swoje zalety, wykresy Gantta nie są pozbawione również wad. Oto te wymieniane najczęściej:

Tworzenie ich bywa czasochłonne

Wykresu Gantta nie stworzysz w mgnieniu oka. Szczególnie jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego – sporo czasu zajmie Ci przekształcenie go w wykres Gantta. Nawet jeśli użyjesz szablonu, będziesz musiał dostosować go do indywidualnych potrzeb swojego zespołu, co również pochłonie sporo Twojego czasu.

Trudno jest zarządzać projektem w tym samym miejscu, w którym został on zaplanowany

Tradycyjne wykresy Gantta są najbardziej przydatne w fazie planowania projektu. Z chwilą jego zaplanowania, prawdopodobnie przeniesiesz się do innego narzędzia lub platformy do zarządzania codziennymi zadaniami, co utrudni zespołowi rozeznanie się, gdzie znajduje się pojedyncze źródło informacji Twojej firmy.

Więcej szczegółów, większy chaos

Niezależnie od tego, czy chodzi o mniejsze etapy w ramach kamienia milowego, czy wyjaśnienie czym jest „Włączenie kampanii retargetowania”, dodanie tych szczegółów do wykresu Gantta może spowodować, że zamiast przejrzystej i czytelnej mapy swojego projektu nie zobaczysz nic prócz bałaganu.

Alternatywy dla tradycyjnych wykresów Gantta

Na szczęście jednak, istnieją alternatywy dla wykresów Gantta, które również pozwalają uzyskać szerszy obraz tego, jak wszystkie elementy projektu układają się w całość, ale nie mają typowych ograniczeń tradycyjnych wykresów Gantta opartych na arkuszu kalkulacyjnym.

Postaw na skuteczne narzędzia

Podstawy wykresów Gantta – postaw na skuteczne narzędzia

Narzędzie do zarządzania projektami takie jak Asana pomoże Ci zarządzać i koordynować Twoje zadania i projekty, a także dodawać do nich różne szczegóły w tym samym miejscu, w którym je planujesz. Dodatkowo zaoszczędzisz czas, bo nie musisz marnować go na konfigurowanie dodatkowych narzędzi.

Przeczytaj: Wprowadzenie do zarządzania pracą

Na przykład, możesz skonfigurować swój projekt korzystając z Osi czasu w Asanie – widoku na wzór wykresu Gantta, który pozwoli Ci zobaczyć, jak wszystkie elementy Twojego projektu układają się w całość. Podobnie jak wykres Gantta, oś czasu pokazuje, kiedy każdy krok będzie realizowany, jak długo zajmie i kto jest niego odpowiedzialny. Niemniej jednak, w przeciwieństwie do wykresu Gantta, zarządzanie osią czasu jest dużo prostsze, a dodatkowo umożliwia współpracę nad zadaniami w tym samym miejscu, w którym zostały one zaplanowane.

Wypróbuj oś czasu w Asanie za darmo

Inne rodzaje narzędzi do wizualnego zarządzania projektami

Podstawy wykresów Gantta – inne rodzaje narzędzi do wizualnego zarządzania projektami

W zależności od rodzaju projektu, kalendarz lub tablica Kanban mogą okazać się lepszą i szybszą alternatywą do zwizualizowania planu projektu na osi czasu. W Asanie, możesz przełączać się pomiędzy różnymi widokami projektów. Możesz wyświetlić każdy projekt w widoku osi czasu, listy, tablicy lub kalendarza, co umożliwi Twojemu zespołowi wyświetlanie swojej pracy w sposób, który najbardziej mu odpowiada. Każdy z tych widoków możesz przetestować w ramach darmowego okresu próbnego planu Premium.

Przeczytaj: 3 sposoby na wizualizację planu projektu: osie czasu, kalendarze i tablice

Przejdź na wyższy poziom planowania

Niezależnie od tego, czy wybierzesz wykres Gantta, czy postawisz na inne, podobne narzędzie, wizualizacja planu projektu to ważny krok w pracy każdego zespołu – niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem projektu czy nie. Pozwala zobaczyć, jak poszczególne elementy projektu układają się w całość, udostępnić go zespołowi i wprowadzać w nim zmiany w miarę postępów prac, aby utrzymać jego realizację na właściwych torach.

Zaplanuj swój projekt i zobacz, jak wszystkie elementy układają się w całość z Asaną.

Powiązane zasoby

Artykuł

The beginner's guide to Agile methodologies