Zrozumienie zależności w zarządzaniu projektami

Podobnie jak w sztafecie, projekty są często ukończone poprzez przekazywanie zadań z jednego członka zespołu na drugiego. W przeciwieństwie do sztafety, niektóre zadania w projekcie wymagają ukończenia innych zadań przed ich rozpoczęciem. Taki związek między zadaniami nazywamy zależnością. 

Jako kierownik projektu, zanim rozpoczniesz projekt, musisz zrozumieć, jak działają zależności, aby móc stworzyć jasny i spójny plan. Oto, co musisz wiedzieć, aby usprawnić proces, zoptymalizować zależności, priorytetyzować zadania, uniknąć wąskich gardeł i zarządzać czynnikami zewnętrznymi, aby utrzymać projekt na właściwym torze.

Czym są zależności w zarządzaniu projektami?

Ogólnie rzecz biorąc, zależność to coś, co zależy od czegoś innego. 

Przykładowe zależności:

• Niemowlęta są zależne od opiekunów

• Rośliny są zależne od światła słonecznego

• Ryby są zależne od wody

W kontekście zarządzania projektami zależność to zadanie, które jest uzależnione od ukończenia innego zadania. 

Przykłady zależności w zarządzaniu projektami:

• Oświadczenie PR firmy jest zależne od zatwierdzenia komunikatu przez dyrektora generalnego

• Zwrot kosztów jest uzależniony od złożenia raportu z wydatków

• Naprawa błędu jest zależna od zidentyfikowania jego przyczyny

Na przykład w budownictwie wylanie fundamentu jest uzależnione od ukończenia wykopów. W marketingu uruchomienie kampanii nowego produktu jest zależne od sfinalizowania designu produktu i brandingu. 

Jako kierownik projektu musisz śledzić wszystkie zależności w projekcie, aby interesariusze wiedzieli, kiedy mogą rozpocząć swoją część projektu. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami z pulpitami nawigacyjnymi i innymi integracjami platform, takimi jak interfejsy API, może pomóc w zarządzaniu zależnościami projektów między zespołami i modułami.

Przykłady zależności w tworzeniu oprogramowania:

• React jest zależny od Babel w zakresie kompatybilności przeglądarki.

• Django jest zależny od Pillow w zakresie przetwarzania obrazów.

• Node.js jest zależny od Express w zakresie zarządzania serwerem internetowym.

W informatyce zależność oprogramowania to element oprogramowania, który polega na innym programie, aby działać prawidłowo. Jest ona zarządzana przez menedżera pakietów, takiego jak npm dla JavaScript lub pip dla Python. Zależności są określone w plikach konfiguracyjnych i instalowane podczas kompilacji lub uruchamiania środowiska wykonawczego.

Zarządzanie tymi zależnościami ma kluczowe znaczenie dla zespołów programistycznych korzystających z metodologii Scrum lub Agile.

Kluczowe terminy dotyczące zależności

Zanim omówimy różne rodzaje zależności, przedstawimy kilka kluczowych terminów, które należy zrozumieć.

Ograniczenia projektu

Ograniczenia projektu to ograniczenia, których kierownik projektu musi przestrzegać w miarę postępu projektu. Trzy główne ograniczenia projektu to:

• Koszt: ile pieniędzy możesz wydać, aby ukończone było zadanie.

• Czas: ile czasu zajmuje ukończone projektu.

• Zakres projektu: konkretne cele, produkty końcowe, funkcje i cechy, które są częścią projektu.

• Ograniczenia projektu są ze sobą powiązane i często określa się je jako „trójkąt projektu”. Zmiana jednego ograniczenia wymaga zmiany pozostałych w celu zrekompensowania. Na przykład zwiększenie zakresu projektu zazwyczaj wymaga zwiększenia kosztów i/lub czasu.

Zrozumienie i zrównoważenie ograniczeń projektu jest kluczem do skutecznego zarządzania zależnościami. Zależności w projekcie mogą wpływać na wszystkie trzy ograniczenia: mogą zwiększać koszty, powodować opóźnienia i wpływać na zakres projektu.

ścieżka krytyczna

W zarządzaniu projektami ścieżka krytyczna to najdłuższa sekwencja zależnych od siebie zadań, która pozwala określić najkrótszy możliwy czas ukończenia projektu. Jest to kluczowa koncepcja w przypadku zależności, ponieważ każde opóźnienie w krytycznym zadaniu opóźni cały projekt.

Metoda ścieżki krytycznej (ang. Critical Path Method, CPM) to technika stosowana w planowaniu projektów w celu określenia zadań krytycznych i niekrytycznych, obliczenia przewidywanego czasu trwania projektu oraz pokazania zależności między zadaniami. Wykres Gantta to powszechnie stosowany sposób wizualizacji ścieżki krytycznej i zależności między zadaniami w ramach harmonogramu projektu. 

Blokady

Bloker to wszystko, co może uniemożliwić ukończenie działania w ramach projektu. Blokady mogą być problemami wewnętrznymi, takimi jak tygodniowa nieobecność członka zespołu, lub czynnikami zewnętrznymi, takimi jak zewnętrzny dostawca, który nie realizuje zamówienia na czas. Wczesne zidentyfikowanie blokad może zminimalizować ich wpływ na czas realizacji.

Rodzaje zależności w zarządzaniu projektami

Koncepcja zależności jest prosta, ale istnieją różne rodzaje zależności w projekcie, które należy wziąć pod uwagę.

Zależności logiczne

Te zależności, zwane również zależnościami przyczynowymi, są częściami projektu, które są niezbędne do jego ukończenia. Często są one wynikiem wszystkich poprzednich zadań i nie mogą być wykonywane równolegle z innymi zadaniami. 

Na przykład nie możesz delegować zadania, jeśli nie masz innej osoby w zespole. W tym przypadku zatrudnienie innego członka zespołu jest uważane za zależność logiczną.

Zależności zasobowe

Zależności oparte na zasobach to ograniczenia projektowe, ponieważ odnoszą się do ograniczonej ilości zasobów dostępnych w projekcie. Jeśli dostępne są dodatkowe zasoby, ta zależność nie stanowi problemu. Skuteczna alokacja zasobów jest kluczem do zarządzania tego typu zależnościami w projekcie.

Na przykład postęp projektu B zależy od ukończonego projektu A, który musi być wykonany przez jednego projektanta, aby miał on możliwość zajęcia się projektem B bez przepracowania.

Zależności preferencyjne

Zależności preferencyjne są tworzone przez procesy narzucone przez zespół, ale nie są one niezbędne do tego, aby projekt został ukończone. 

Na przykład edytor może wymagać jednego ostatecznego przeglądu przed wysłaniem artykułu do publikacji. Chociaż jest to krok utworzony przez zespół w celu zapewnienia, że nie ma żadnych błędów, nie jest on konieczny, aby projekt został ukończone.

​​Zależności zewnętrzne

Zależności zewnętrzne to zadania, które są uzależnione od czynników zewnętrznych, nad którymi Ty ani Twój zespół nie macie kontroli. Zależności wewnętrzne są bardziej powszechne, ponieważ polegają na rzeczach, które Twój zespół może kontrolować.

Dobrym przykładem zależności zewnętrznej jest sytuacja, w której zjawisko pogodowe uniemożliwia dostarczenie świeżych owoców do restauracji. Szef kuchni mógł mieć w menu dania, które wymagałyby pomarańczy, ale z powodu niespodziewanego mrozu nie jest w stanie przygotować tych dań. Szef kuchni był zależny od zewnętrznego dostawcy pomarańczy, który miał dostarczyć składnik do przygotowania konkretnych dań. Identyfikacja czynników zewnętrznych pozwala na wdrożenie planów awaryjnych.

Rodzaje zależności między zadaniami w zarządzaniu projektami

Niektóre zależności są specyficzne dla dwóch powiązanych zadań. Oto najczęstsze rodzaje zależności zadań:

• Zakończ, aby rozpocząć (FtS): jest to najczęstsza zależność między zadaniami. Zadanie B nie może się rozpocząć, dopóki zadanie A nie zostanie ukończone. Ta funkcjonalność jest powszechna w metodologii zarządzania projektami w modelu kaskadowym.

• Zakończ, aby zakończyć (FtF): zadanie B nie może zostać zakończone, dopóki zadanie A również nie zostanie ukończone. Ten rodzaj zależności występuje często w przypadku zadań, które zawierają podzadania. Jeśli podzadania nie zostaną ukończone, nie można ukończyć zadania nadrzędnego. 

• Rozpocznij, aby rozpocząć: zadanie B nie może się rozpocząć, zanim nie rozpocznie się zadanie A. Dotyczy to zadań, które muszą być wykonywane równolegle. Dobrym przykładem zależności rozpoczęcia jest zaplanowane uruchomienie sklepu internetowego. Specjalista ds. marketingu w mediach społecznościowych może chcieć opublikować ogłoszenie o rozpoczęciu sprzedaży, gdy tylko programista udostępni odpowiednią stronę internetową. Specjalista ds. marketingu w mediach społecznościowych nie rozpocznie pracy, dopóki programista nie rozpocznie pracy, aby zapewnić, że ogłoszenie zostanie opublikowane w tym samym czasie.

• Od rozpoczęcia do zakończenia (StF): zadanie B musi się rozpocząć, aby zadanie A mogło zostać ukończone. Jest to ważne w sytuacjach, które wymagają nakładania się. Przykładem może być obsługa linii wsparcia. Przedstawiciel nie może odejść, dopóki inny przedstawiciel nie przyjdzie, aby go zastąpić, aby zawsze był ktoś dostępny do obsługi klienta.

Korzyści z dobrego zarządzania zależnościami w projekcie

Skuteczne zarządzanie zależnościami przynosi korzyści nie tylko projektowi, ale także kierownikowi projektu i zespołowi. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych zalet:

Korzyści dla projektu:

• Zmniejszone ryzyko opóźnień i wąskich gardeł

• Zoptymalizowany przydział zasobów

• Większe szanse na ukończone na czas i w ramach budżetu projekty

• Bardziej przejrzysta komunikacja i koordynacja między członkami zespołu

Korzyści dla pracowników i zespołu:

• Lepsze umiejętności rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji przez kierowników projektów

• Lepsza współpraca i produktywność zespołu

• Możliwość rozwijania nowych umiejętności i podejmowania większej odpowiedzialności przez członków zespołu

• Większe poczucie spełnienia i satysfakcji z pracy po ukończeniu projektu

Dzięki dobremu zrozumieniu zależności i zarządzaniu nimi kierownicy projektów mogą prowadzić swoje zespoły do sukcesu, jednocześnie wspierając rozwój osobisty i zawodowy.

Wskazówki dotyczące zarządzania zależnościami

Zarządzanie zależnościami może na pierwszy rzut oka wydawać się przytłaczające, ale nauka poruszania się po nim może sprawić, że Twoje projekty zakończą się sukcesem. Oto cztery wskazówki, które pomogą Ci zoptymalizować zależności między zadaniami.

1. Organizuj zadania za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami

Znalezienie odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami, które będzie działać dla Twojego zespołu, może zmienić zasady gry, jeśli chodzi o wewnętrzne zależności. Korzystanie z narzędzia do zarządzania zadaniami, które może pomieścić plan projektu, działania projektowe i jasno identyfikować zależne zadania, może pomóc Twojemu zespołowi trzymać się harmonogramu projektu. Poszukaj narzędzi, które oferują integracje z innymi systemami, z których korzystasz.

2. Zwizualizuj zależności

Wizualizacja zależności to łatwy sposób na lepsze zrozumienie, które zadania należy ukończyć i w jakiej kolejności. Korzystanie z narzędzi wizualnych, takich jak wykres Gantta lub tablica Kanban, może wyraźnie pokazać członkom zespołu, na jakim etapie znajduje się projekt i które zadania są zależne.

3. Monitoruj potencjalne zagrożenia w planie projektu

Podczas tworzenia planu projektu przeprowadź burzę mózgów na temat wszystkich potencjalnych zależności wewnętrznych, które możesz napotkać podczas projektu. Czy któryś z członków zespołu ma większe obciążenie pracą niż zwykle? Czy współpracujesz z jakimiś zewnętrznymi dostawcami, aby ukończyć ten projekt? Czy zespół projektowy jest przygotowany na zmianę harmonogramu w przypadku opóźnienia jednej z części?

Nie możesz monitorować każdego potencjalnego ryzyka, ale możesz mieć oko na zależności, aby mieć pewność, że produkty końcowe będą dostarczane na czas. Jest to szczególnie ważne w przypadku zależności międzyfunkcyjnych, na przykład gdy zespół marketingowy oczekuje na materiały od zespołu projektowego. Regularna komunikacja jest kluczowa. 

4. Zachęcaj interesariuszy do zaangażowania

Jeśli chodzi o zależności między zadaniami, nie ma czegoś takiego jak nadmierna komunikacja. Jeśli jeden z interesariuszy projektu wie, że zadanie jest opóźnione, zachęć go do poinformowania o tym całego zespołu, aby każdy mógł odpowiednio dostosować swoje osie czasu.

Śledź zależności między zadaniami

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak lepiej śledzić zależności w projekcie? Dowiedz się więcej dzięki zasobom Asana dotyczącym zarządzania projektami.

Często zadawane pytania dotyczące zależności

Jakie rodzaje zależności są najczęściej spotykane w harmonogramach projektów?

Rodzaje zależności najczęściej spotykane w harmonogramach projektów obejmują:

• Zakończenie-początek (zadanie nie może się rozpocząć, dopóki poprzednie zadanie nie zostanie ukończone)

• Od rozpoczęcia do rozpoczęcia (zadanie nie może się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się inne zadanie)

• Zakończenie-zakończenie (zadanie nie może się zakończyć, dopóki inne zadanie nie zostanie ukończone)

• Od rozpoczęcia do zakończenia (zadanie nie może zostać zakończone, dopóki nie rozpocznie się inne zadanie).

Jak zarządzać zależnościami zadań?

Aby zarządzać zależnościami między zadaniami, należy zidentyfikować i udokumentować relacje między zadaniami, poinformować członków zespołu o zależnościach, monitorować postępy i w razie potrzeby dostosować harmonogram, aby uwzględnić wszelkie zmiany lub opóźnienia.

Jak pokazać zależności w projekcie?

Zależności w projekcie można przedstawić za pomocą wykresu Gantta, diagramu sieciowego lub macierzy zależności, które wizualnie przedstawiają relacje i kolejność zadań.

Jakie są przykłady zależności?

Przykłady zależności obejmują oczekiwanie na zatwierdzenie przez klienta przed przejściem do następnej fazy, wymaganie dostarczenia materiałów przed rozpoczęciem budowy lub konieczność ukończenia zadania przez konkretnego członka zespołu przed rozpoczęciem kolejnego.