Stwórz przejrzyste, powtarzalne przepływy pracy w 7 prostych krokach

Zdjęcie współautora – Julia MartinsJulia Martins17 czerwca 202111 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Stwórz przejrzyste, powtarzalne przepływy pracy w 7 prostych krokach – obraz baneru

Pojęcie przepływ pracy jest niejednoznaczne. Dla jednych jest procesem, dla innych – sposobem organizacji informacji.

Niejednoznaczność tego pojęcia wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Brak przejrzystości odnośnie tego, czym właściwie jest przepływ pracy, uniemożliwia zidentyfikowanie zadań do wykonania, prowadząc do zmniejszenia wydajności. Przykładowo, przeciętny pracownik umysłowy spędza 60% swojego czasu na czynnościach okołozadaniowych, takich jak szukanie informacji, czy śledzenie statusu zadań i projektów. Mimo to, każdego tygodnia jeden na cztery terminy jest niedotrzymywany. Chociaż podejmujemy nieustanne wysiłki i pracujemy niestrudzenie, nasza produktywność nie jest na najwyższym poziomie, a zaległości się piętrzą.

Czas to zmienić.

Pomocne mogą okazać się przepływy pracy oraz zrozumienie, czym one są. Dokładne zrozumienie, czym jest przepływ pracy i jak go wdrożyć, pomoże Ci skutecznie zorganizować pracę Twojego zespołu, osiągnąć cele projektu i stworzyć zrównoważone, efektywne procesy. Oto, jak to zrobić.

Czym jest przepływ pracy?

Przepływ pracy to kompleksowy proces, ktory łączy właściwe informacje z odpowiednimi osobami, aby umożliwić Twojemu zespołowi osiągnięcie celów. Po wdrożeniu przepływ pracy pomaga organizować informacje w sposób, który jest nie tylko zrozumiały, ale także powtarzalny.

Efektywny przepływ pracy składa się z siedmiu kroków podzielonych na trzy etapy obejmujące planowanie, wykonanie i przegląd:

Planowanie: 

1. Zbieranie pomysłów i informacji

2. Otrzymanie zadania

3. Priorytetyzacja i przydzielenie zasobów

Wykonanie:

4. Realizacja i przegląd

5. Śledzenie postępów

Przegląd:

6. Zatwierdzenie

7. Raportowanie

Kiedy należy stworzyć przepływ pracy?

Przepływy pracy to potężne narzędzie zarówno dla zespołów, jak i działów. Prawidłowo wdrożone przepływy pracy zapewniają przejrzystość potrzebną Twojemu zespołowi do szybszego osiągania celów.

Możesz stworzyć efektywny przepływ pracy dla inicjatyw ograniczonych czasowo z celem końcowym, np. dla kampanii marketingowych, programów wdrażania nowych pracowników czy zamówień, a także dla powtarzających się procesów i zadań, takich jak kalendarze treści, zgłoszenia IT i śledzenie błędów.

Dlaczego przepływy pracy są ważne

Chociaż każdy przepływ pracy jest unikalny, wszystkie opierają się na tych samych podstawowych elementach, zupełnie jak klocki LEGO. Te podstawowe komponenty są wystarczająco elastyczne, aby można było dostosować je do potrzeb każdego zespołu lub organizacji. Kluczem do sukcesu jest zdefiniowanie głównych procesów biznesowych w celu ustrukturyzowania działań w ramach organizacji. Dzięki temu nikt nie będzie tracił czasu na zastanawianie się, jakie są następne kroki lub kto jest odpowiedzialny za tę lub inną część projektu. Wyeliminowanie tych niejasności może okazać się rewolucją.

Taki poziom strukturyzacji może przynieść Twojemu zespołowi wymierne korzyści, takie jak:

  • Usprawnienie koordynacji pomiędzy członkami zespołu projektowego

  • Zwiększenie wydajności (bez wpływu na jakość lub koszty)

  • Usprawnienie alokacji zasobów

  • Poprawa widoczności projektu

  • Umożliwienie liderom podejmowania lepszych decyzji dzięki scentralizowaniu działań

  • Ograniczenie ręcznego gromadzenia informacji i powielania pracy

  • Wyeliminowanie silosów danych dzięki jednemu źródłu informacji

  • Zapewnienie zespołom jasności odnośnie tego, w jaki sposób ich praca przyczynia się do osiągania wspólnych celów i założeń

  • Wyeliminowanie niejasności i ułatwienie pracy członkom zespołu

  • Zastąpienie doraźnych procesów i systemów centralnym źródłem informacji

Przepływy pracy eliminują potrzebę odtwarzania tych samych procesów, umożliwiając zespołom skuteczne wykonywanie swojej pracy.

3 główne zalety zdefiniowanych przepływów pracy

Stworzenie przepływu pracy może wydawać się pracochłonne, ale dobrze zdefiniowane, powtarzalne procesy są kluczowym czynnikiem wzrostu. Dzięki efektywnemu przepływowi pracy możesz wyeliminować czynności okołozadaniowe, zmniejszyć frustrację, a także zwiększyć przejrzystość i zaangażowanie. Inwestycja z góry pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu i stresu w przyszłości.

Wgląd w czasie rzeczywistym

Wgląd w status pracy w czasie rzeczywistym pozwala zwiększyć wydajność zespołu. Jednak uzyskanie go nie jest proste. Tu pomocne mogą okazać się przepływy pracy.

Efektywny przepływ pracy łączy właściwe informacje z odpowiednimi osobami. To z kolei zapewnia lepszy wgląd projekty, dzięki czemu każdy w zespole wie kto, co i na kiedy musi wykonać oraz dlaczego jest to ważne. Przejrzystość pomaga:

  • Uzyskać wgląd w pracę w czasie rzeczywistym i podejmować działania, aby zwiększyć efektywność zespołu

  • Tworzyć dokładne plany, zarządzać zasobami i skalować pracę w miarę potrzeb

  • Informować członków kluczowego personelu kierowniczego i interesariuszy z innych działów na bieżąco o postępach w projekcie

  • Zmniejszyć opóźnienia i zapewnić wyższą jakość produktów końcowych

  • Uzyskać ogólny przegląd projektu, aby zrozumieć sytuację i zidentyfikować potencjalne problemy

Koordynacja w ramach działań zespołów międzyfunkcyjnych

Jasne, zdefiniowane przepływy pracy zapewniają przejrzystość między zespołami oraz potrzebny kontekst. Posiadając sieć połączonych projektów lub narzędzi, zespoły międzyfunkcyjne znacznie lepiej rozumieją znaczenie i cel wykonywanych przez siebie zadań.

Skuteczne narzędzia do zarządzania pracą pozwalają definiować i udostępniać przepływy pracy każdemu zespołowi. W ten sposób tworzy się jedno źródło informacji skupiające całą pracę i dane oraz rozbija silosy między zespołami, dzięki czemu współpraca staje się łatwiejsza. Ponadto łączenie poszczególnych inicjatyw z przepływami pracy w firmie na większą skalę zapewnia członkom zespołu jasny obraz najważniejszych zadań i umożliwia skupienie się na pracy, która generuje największe rezultaty.

Przeczytaj: 5 sposobów, w jakie klienci Asany rozbijają silosy w pracy

Większa wydajność operacyjna

Przepływy pracy organizują procesy za pośrednictwem formularzy do przesyłania zleceń, automatyzacji i szablonów projektów. Automatycznie łącząc odpowiednie osoby z właściwymi danymi, zwiększasz wydajność i produktywność. Efektywny przepływ pracy eliminuje czynności okołozadaniowe i umożliwia zespołowi szybsze wykonywanie pracy. A zapewnienie przejrzystości pozwala mu skupić się na pracy, która generuje faktyczne rezultaty. Ponadto integracja z narzędziami biznesowymi eliminuje konieczność przełączania kontekstu.

Porównanie przepływów pracy z innymi procesami biznesowymi

Tworząc przepływ pracy zazwyczaj uwzględnia się w nim różne procesy biznesowe. Porównajmy te procesy z przepływami pracy i zobaczmy różnice:

Przepływy pracy a zarządzanie procesami biznesowymi

Proces biznesowy to sekwencja zadań. Zarządzanie procesami biznesowymi (ang. Business Process Management, BPM) polega na skutecznym i wydajnym organizowaniu tych zadań w ważne inicjatywy.

Podobnie jak w przypadku procesu biznesowego, wdrażając przepływ pracy musisz zastanowić się, jak zorganizować pracę i usprawnić procesy. Główną różnicą między nimi jest to, że przepływy pracy polegają na tworzeniu powtarzalnych, zrównoważonych procesów biznesowych.

Przeczytaj: Wydajność a skuteczność w biznesie: dlaczego Twój zespół potrzebuje obu z nich

Przepływy pracy a listy kontrolne

Stworzenie listy kontrolnej lub listy zadań jest prostsze niż stworzenie procesu biznesowego, ponieważ zadania na liście kontrolnej często zawierają działania z różnych inicjatyw, bez określonej kolejności.

Przepływy pracy i listy kontrole są prostymi, a jednocześnie potężnymi narzędziami, które stosowane w połączeniu ze sobą pomogą zwiększyć efektywność Twojego zespołu. Warto więc włączyć listy kontrolne do przepływu pracy, aby ułatwić zespołowi osiągnięcie celów.

Przepływy pracy a wykresy Gantta

Wykres Gantta to narzędzie do zarządzania projektami używane do wizualizacji osi czasu projektu na poziomym wykresie słupkowym. Każdy słupek wykresu Gantta reprezentuje krok w ramach procesu, a jego długość reprezentuje czas trwania zadania.

Wykresy Gantta są doskonałym narzędziem do wizualnego zarządzania projektami i są najczęściej używane do śledzenia inicjatyw ograniczonych czasowo, takich jak plan wydarzenia lub wprowadzenie produktu na rynek. Możesz także stworzyć przepływ pracy, aby przekształcić jednorazowy projekt w powtarzalny proces do wykorzystania przy każdej kolejnej okazji. Jeśli tworzysz przepływ pracy dla planu wydarzenia lub wprowadzenia produktu na rynek, korzystanie z wykresów Gantta i innych narzędzi do wizualnego zarządzania projektami, takich jak tablice Kanban, może pomóc w szybszym osiągnięciu celów.

Przeczytaj: Dopiero rozpoczynasz pracę z wykresami Gantta? Zacznij tutaj

Przepływy pracy a schematy blokowe

Schematy blokowe są dobrym sposobem na wizualizację etapów procesu w sposób sekwencyjny. Na przykład, schemat blokowy może pokazywać relacje między pięcioma fazami projektu lub pomóc w wizualizacji związku przyczynowo-skutkowego w projekcie.

Aby uzyskać całościowy obraz prac, warto zwizualizować siedem etapów przepływu pracy na schemacie blokowym lub diagramie przepływu pracy. Mając jasność odnośnie kluczowych etapów przepływu pracy wprowadź te procesy w życie, korzystając ze wspólnej platformy do zarządzania pracą, która zapewni wszystkim wgląd w dane w czasie rzeczywistym.

Przeczytaj: 5 etapów zarządzania projektami, które usprawnią przepływ pracy Twojego zespołu

Przepływy pracy a zarządzanie pracą

Przepływy pracy są kluczowym elementem zarządzania pracą, a skuteczne narzędzia do zarządzania pracą ułatwiają organizowanie przepływów pracy zespołu lub działu oraz pomagają koordynować pracę na wszystkich poziomach organizacji. Przepływy pracy usprawniają zarządzanie pracą i zapewniają wszystkim dostęp do informacji potrzebnych do realizacji najważniejszych zadań.

Zarządzanie pracą to systematyczne podejście do organizowania przepływów pracy w organizacji, aby zapewnić przejrzystość potrzebną zespołom do szybszego osiągania swoich celów. Pomaga koordynować pracę na wszystkich poziomach organizacji i zapewnia wszystkim dostęp do informacji potrzebnych do wykonywania zadań o największym znaczeniu.

Dowiedz się więcej

Przykłady przepływów pracy

Zanim przejdziemy do zalet zdefiniowanych przepływów pracy oraz tworzenia własnych, przyjrzyjmy się najpierw kilku przykładom.

Przepływ pracy zarządzania opiniami klientów

  1. Zbieranie pomysłów i informacji: klient przesyła zgłoszenie, prośbę lub opinię.

  2. Przyjmowanie zgłoszeń: zgłoszenie jest przetwarzane w narzędziu CRM – na przykład w Zendesk.

  3. Priorytetyzacja i przydzielanie zasobów: zgłoszenie jest automatycznie przesyłane do odpowiedniego zespołu. Na przykład, zgłoszenie sprzedażowe jest przesyłane do Salesforce, gdzie jest kategoryzowane przez zespół ds. sprzedaży. Alternatywnie, zgłoszenia i opinie są kierowane do zespołów wewnętrznych pracujących w narzędziach do zarządzania pracą, takich jak Asana.

  4. Realizacja i przegląd: zespoły pracują nad rozwiązaniem problemu klienta.

  5. Śledzenie postępów: integracje upraszczają pracę zespołów, zapewniają im wgląd dane w czasie rzeczywistym i automatyzują niektóre z ich zadań. Zamiast ręcznie przesyłać aktualizacje do zespołów lub powielać pracę w różnych narzędziach, dzięki integracjom, takim jak Asana + Zendesk zespoły mają dostęp do najbardziej aktualnych informacji w narzędziu, w którym pracują.

  6. Zatwierdzenie: zespół ds. obsługi klienta przedstawia klientowi rozwiązanie. W razie potrzeby, dokumentowane są zmiany Jeśli proponowane rozwiązanie nie spełnia w pełni potrzeb klienta, zespół wraca do kroku 4 (realizacja i przegląd) w celu poprawy rezultatu.

  7. Raportowanie: zgłoszenie jest śledzone w ramach ogólnego procesu przepływu pracy w celu zmierzenia ogólnego wpływu przepływu pracy zarządzania opiniami klientów. 

Przepływ pracy zarządzania kampaniami

  1. Zbieranie pomysłów i informacji: cały zespół zbiera się, aby przeprowadzić burzę mózgów w poszukiwaniu pomysłów na nową kampanię. 

  2. Przyjmowanie zleceń: współpracując ze swoim zespołem, lider projektu tworzy briefy dla wszystkich materiałów kreatywnych potrzebnych do kampanii: zdjęć, animacji, wideo, treści i nie tylko.

  3. Priorytetyzacja i przydzielanie zasobów: lider projektu dokonuje przeglądu wszystkich elementów kampanii, aby zrozumieć, jak układają się w całość, a następnie nadaje priorytety poszczególnym projektom i zadaniom. W następnej kolejności tworzy główny kalendarz kampanii, aby członkowie zespołu mogli uzyskać ogólny wgląd we wszystkie prace.

  4. Realizacja i przegląd: po opracowaniu planu rozpoczyna się proces tworzenia materiałów kreatywnych. Do pracy włączają się zaangażowani członkowie zespołu i współpracownicy zewnętrzni. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian, przepływ pracy powraca do etapu tworzenia materiałów.

  5. Śledzenie postępów: podczas pracy zespołu lider projektu śledzi postępy za pośrednictwem platformy do zarządzania pracą. Jeśli członek zespołu napotka problem lub dostarczenie produktów końcowych ulegnie opóźnieniu, lider może wkroczyć, aby odblokować pracę.

  6. Zatwierdzenie: kiedy wszystko jest gotowe, lider projektu zatwierdza pracę i kampania zostaje uruchomiona.

  7. Raportowanie: niezależnie od tego, czy kampania zakończy się sukcesem, czy porażką, każda okazja jest dobra do wyciągnięcia wniosków. Lider projektu przeprowadza analizę danych i rozmawia z członkami zespołu, aby ustalić, co poszło dobrze, a co można poprawić.

Przepływ pracy planowania celów

  1. Zbieranie pomysłów i informacji: zarząd firmy określa częstotliwość wyznaczania OKR-ów (celów i kluczowych wyników). Inwestuje w system do zarządzania celami, aby śledzić pracę.

  2. Przyjmowanie zleceń: lider zespołu, członkowie zespołu i kluczowi interesariusze projektu współpracują ze sobą w celu opracowania pomysłów na nadchodzące cele. 

  3. Priorytetyzacja i przydzielanie zasobów: lider zespołu ustala listę celów na następny okres. Najlepiej, jeśli każdy cel przyczynia się do celu nadrzędnego, zapewniając przejrzystość i spójność.

  4. Realizacja i przegląd: wiedząc, co mają do zrobienia, członkowie zespołu mogą zabrać się do pracy. Używając platformy do zarządzania pracą mogą połączyć swoją codzienną pracę z szerszymi celami, aby każdy wiedział, które zadania mają najwyższy priorytet.

  5. Śledzenie postępów: lider zespołu śledzi postępy w pracy zespołu. W przypadku stagnacji postępów lub przekroczenia terminów może wkroczyć, aby rozwiązać problemy. Zarówno członkowie zespołu, jak i lider regularni udostępniają aktualizacje za pomocą platformy do zarządzania pracą. 

  6. Zatwierdzenie: po ukończeniu pracy, członkowie zespołu przechodzą do jej finalizacji. Menedżerowie przeglądają wyniki i zatwierdzają je lub w razie potrzeby proszą o wprowadzenie poprawek.

  7. Raportowanie: na koniec każdego okresu lider zespołu dokonuje przeglądu celów oraz sukcesów i niepowodzeń w ich realizacji. W ten sposób w przyszłości zespół będzie mógł skoncentrować się na swoich mocnych stronach i pracować nad słabymi stronami.

7 kroków do stworzenia efektywnego przepływu pracy

Proces tworzenia skutecznego przepływu pracy składa się z siedmiu kroków podzielonych na trzy etapy: planowanie, realizację i przegląd. Postępowanie według tych kroków pomoże Ci zorganizować pracę w sposób, który jest nie tylko zrozumiały, ale także powtarzalny.

Dlaczego siedem kroków?

Potraktuj te siedem kroków jak szablon przepływu pracy, który pomoże zmaksymalizować korzyści, a jednocześnie ograniczyć czynności okołozadaniowe. Przepływy pracy zapewniają zespołowi ramy umożliwiające natychmiastowe rozpoczęcie pracy, nie tracąc godzin czy nawet dni na zbieraniu informacji, zbędnych spotkaniach czy komunikacji. Siedem kroków przepływu pracy zapewnia zespołowi niezbędne do dane, informacje i zasoby i tworzy jasny plan działania, dzięki czemu wszyscy w Twoim zespole rozumieją, co i na kiedy należy wykonać.

Dlaczego siedem kroków?

Potraktuj te siedem kroków jak szablon przepływu pracy, który pomoże zmaksymalizować korzyści, a jednocześnie ograniczyć czynności okołozadaniowe. Przepływy pracy zapewniają zespołowi ramy umożliwiające natychmiastowe rozpoczęcie pracy, nie tracąc godzin czy nawet dni na zbieraniu informacji, zbędnych spotkaniach czy komunikacji. Siedem kroków przepływu pracy zapewnia zespołowi niezbędne do dane, informacje i zasoby i tworzy jasny plan działania, dzięki czemu wszyscy w Twoim zespole rozumieją, co i na kiedy należy wykonać.

Przepływy pracy pozwalają definiować powtarzalne procesy, dzięki czemu nie musisz za każdym razem rozpoczynać wszystkiego od nowa. Efektywny przepływ pracy powinien być stworzony we wspólnym narzędziu, które pozwala śledzić informacje w czasie rzeczywistym.

W poniższym przykładzie pokażemy, jak stworzyć przepływ pracy w Asanie. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, dowiedz się, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy łączy odpowiednie osoby z właściwymi danymi, umożliwiając zespołom skupinie się na uzyskiwaniu wyników.

Dowiedz się więcej

Krok 1: zbieranie pomysłów i informacji

Każdy przepływ pracy zaczyna się od pomysłu. Czasami jest to gotowy pomysł lub tylko kilka wskazówek do rozpoczęcia nowego, ekscytującego projektu.

Na tym etapie należy zebrać wszystkie nieustrukturyzowane informacje i przeprowadzić burzę mózgów na temat projektu. Jeżeli jest to konieczne, rozważ wszelkie ograniczenia, restrykcje lub wymagania związane z projektem przed przejściem do następnego kroku.

Weźmy jako przykład przepływ pracy w produkcji internetowej. Wiceprezes ds. marketingu zwraca się do zespołu kreatywnego o całkowite przeprojektowanie strony głównej firmowej witryny. Dzieli się swoją wizją tego, jak powinna wyglądać. Na tym etapie przepływu pracy Ty i Twój zespół przeprowadzacie burzę mózgów, inspirujecie się ulubionymi stronami głównymi i tworzycie wstępne makiety w swoim narzędziu do burzy mózgów, Miro.

Krok 2: otrzymanie zadania

Mając ogólny zarys tego, co zamierzasz zrobić, dopracuj szczegóły i plan projektu. Na tym etapie przepływu pracy upewnij się, że zapisujesz wszystkie istotne dane, informacje lub potrzeby biznesowe. Te elementy stanowią podstawę procesu, który budujesz i określają, kto jest zaangażowany w projekt oraz wyniki, które zamierzasz osiągnąć.

Nie potrzebujesz wszystkich tych materiałów dla każdego przepływu pracy, ale pamiętaj, aby przygotować wszystkie te, które są niezbędne do realizacji Twojego projektu. To pozwoli Ci wyeliminować czasochłonną komunikację odnośnie dodatkowego kontekstu, czy informacji.

Wracając do naszego przykładu przepływu pracy w produkcji internetowej: po przeprowadzeniu zespołowej burzy mózgów, stwórz brief kreatywny. Używając narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, dołącz do briefu szkice z Miro oraz inne informacje o projekcie, takie jak plan komunikacji.

Krok 3: priorytetyzacja i przydzielenie zasobów

Mając gotowy plan, przystąp do przekształcenia go w działanie. Pierwszym krokiem jest alokacja zasobów. Potrzebujesz wglądu w swoje procesy, aby skutecznie wyznaczać priorytety i przypisywać zadania w oparciu o moce przerobowe zespołu.

Celem stworzenia efektywnych przepływów pracy jest nie tylko zmaksymalizowanie produktywności i wykonanie jak największej ilości pracy, ale również stworzenie przestrzeni dla kreatywności. Skuteczne zarządzanie obciążeniem maksymalizuje wydajność pracowników i eliminuje chaos, co przekłada się na większą satysfakcję z pracy i zapobiega wypaleniu członków zespołu.

Aby uczynić ten krok w przepływie pracy powtarzalnym, musisz go zautomatyzować. Mając jasny obraz wydajności każdej osoby z zespołu, skorzystaj z automatyzacji przepływu pracy, aby odpowiednio rozdzielić zadania pomiędzy odpowiednich członków zespołu. Jasno określ priorytet każdego projektu i, jeśli to możliwe i konieczne, dostosuj terminy, aby upewnić się, że członkowie zespołu są w stanie wykonać najważniejsze zadania w wyznaczonym czasie.

W naszym przykładzie, Twój zespół kreatywny utworzył projekt do zarządzania zleceniami kreatywnymi w Asanie. Za każdym razem, gdy wpływa nowe zadanie, zautomatyzowane przepływy pracy przesyłają je do odpowiedniego członka zespołu. Każda inicjatywa ma przypisany poziom priorytetu, więc członkowie zespołu wiedzą, na czym powinni skupić swoją energię. W tym samym narzędziu masz również wgląd w obciążenie pracą swojego zespołu, dzięki czemu możesz w razie potrzeby ponownie przypisać lub przełożyć zadania na inny termin.

Przeczytaj: Twój przewodnik po rozpoczęciu pracy z zarządzaniem zasobami

Krok 4: realizacja i przegląd

Ten etap stanowi sedno „pracy” Twojego przepływu pracy i obejmuje pracę nad realizacją produktów końcowych projektu, przegląd i pracę nad kolejnymi iteracjami w oparciu o informacje zwrotne oraz uzyskanie informacji zwrotnych i zatwierdzeń.

Bez usprawnionego przepływu pracy wiele z tych zadań jest wykonywanych ręcznie i trudno jest znaleźć odpowiedni plik we właściwym czasie. Duża część czynności okołozadaniowych polega na uzyskiwaniu zatwierdzeń lub wyszukiwaniu dokumentów, dlatego przechowywanie tych informacji w scentralizowanym narzędziu ogranicza niepotrzebne wysiłki członków zespołu.

Gdy komunikacja i pliki są scentralizowane, członkowie zespołu poświęcają mniej czasu na czynności okołozadaniowe, a więcej na faktyczną pracę. Przejdź do działania, wykorzystując automatyzację, aby otrzymywać wszystkie istotne informacje dokładnie wtedy, kiedy ich potrzebujesz.

Wracając do naszego przykładu przepływu pracy produkcji internetowej: po przypisaniu zadań projektanci tworzą makietę nowej strony głównej w aplikacji Figma, który następnie dołączają do projektu. Używając Adnotowania interesariusze dodają komentarze do plików PDF, aby przekazać konkretne i szczegółowe informacje na temat tego, zostało wykonane dobrze, a co wymaga poprawy. Gdy interesariusze zatwierdzą projekt, możesz przekazać go zespołowi programistów – bez konieczności powielania pracy, ponieważ wszystkie informacje znajdują się zarówno w projekcie ze zleceniami kreatywnymi, jak i w projekcie dedykowanym produkcji internetowej. Dzięki temu każda osoba pracuje na podstawie najbardziej aktualnych informacji.

Krok 5: śledzenie postępów

Kluczową częścią każdego przepływu pracy jest upewnienie się, że wszyscy w zespole są na bieżąco. Zbyt często zdarza się, że dane są rozproszone między narzędziami. Aby utworzyć raport na temat postępów w projekcie, trzeba przełączać się między narzędziami i ręcznie gromadzić informacje w jednym miejscu. Jednak częste powielanie ręcznych zadań prowadzi do marnowania cennego czasu, a częste spotkania statusowe również nie są pożądane.

Zamiast tego udostępniaj aktualizacje statusu projektu i zapewniaj potrzebny kontekst w tym samym miejscu, w którym wykonujesz swoją pracę. Jeśli Twój projekt zboczył z właściwej drogi, raport o statusie powiadomi interesariuszy projektu o spodziewanym opóźnieniu oraz co robisz, aby rozwiązać blokujące projekt problemy.

W naszym przykładzie wielu interesariuszy jest zaangażowanych w przepływ pracy w produkcji internetowej – w końcu tę inicjatywę zaproponował wiceprezes ds. marketingu. Jednak interesariusze nie muszą być informowani o każdym najdrobniejszym szczególe. Zamiast tego możesz wysyłać im cotygodniowe aktualizacje statusu, aby informować ich o swoich postępach, dodając do nich kontekst oraz linki do ukończonych zadań i kamieni milowych.

Przeczytaj: Przewodnik po wyborze uniwersalnego narzędzia do raportowania dla liderów zespołów

Krok 6: zatwierdzenie

Czasami wszystko, czego potrzebujesz to ostateczne zatwierdzenie, ale uzyskanie go może nie być proste. Menedżerowie są często bardzo zajęci. Nawet jeśli potrzebujesz tylko szybkiego zatwierdzenia, ich czas jest cenny. Przepływ pracy zatwierdzania automatyzuje ten proces i ułatwia uzyskanie ostatecznego zatwierdzenia od kluczowych interesariuszy.

W naszym przykładzie, Twoja nowa strona główna jest gotowa, ale aby ją uruchomić, musisz uzyskać akceptację wiceprezesa ds. marketingu. Inaczej niż w przypadku zwykłego zadania, wysyłasz prośbę o zatwierdzenie do wiceprezesa ds. marketingu. To unikalne powiadomienie informuje, jakiego rodzaju informacji zwrotnej oczekujesz, dzięki czemu możesz uzyskać jasną i szybką odpowiedź. Wystarczy kilka kliknięć, aby uzyskać akceptację i uruchomić nową stronę główną na czas.

Krok 7: raportowanie

Z każdego projektu można wyciągnąć wnioski niezależnie od tego, czy odniósł spektakularny sukces, czy jego realizacja napotkała przeszkody. Ostatnim krokiem w przepływie pracy jest stworzenie raportu na temat postępów i dokładne przeanalizowanie wszystkich danych, aby zobaczyć, co zostało zrobione dobrze, a co można poprawić. Pomoże to zoptymalizować przyszłe projekty, a nawet dopracować bieżący przepływ pracy.

Dokończmy nasz przykład: Twoja strona główna jest już uruchomiona – gratulacje! Ostatnim krokiem będzie śledzenie jej wydajności i stopniowe raportowanie postępów. Następnym razem, gdy będziesz tworzyć stronę internetową, wykorzystaj wiedzę zdobytą podczas tego projektu, aby odnieść jeszcze większy sukces.

Tworzenie cyfrowych przepływów pracy opartych na współpracy

Ralph Waldo Emerson powiedział, że „życie jest podróżą, a nie celem” i to samo tyczy się przepływów pracy. Skoncentruj się na procesie pracy i ulepszaj go, aby zapewniać członkom zespołu narzędzia i informacje, których potrzebują, aby z sukcesem wykonywać swoją pracę.

Powiązane zasoby

Artykuł

Cost control: How to monitor project spending to increase profitability