Diagram przepływu pracy: symbole, zastosowania i przykłady

Wizualizacja zadań i utrzymywanie kontaktu między członkami zespołu za pomocą różnych stylów komunikacji to kluczowe elementy zarządzania pracą. W tym właśnie pomaga diagram przepływu pracy. 

Diagram przepływu pracy może pomóc uniknąć odchyleń od projektu i wąskich gardeł, ponieważ wizualnie przedstawia cele i terminy. Niezależnie od tego, czy używasz diagramu przepływu pracy podczas wdrażania nowych pracowników, czy też do usprawniania przypadków użycia i opinii, jest to świetny sposób na wizualizację zadań i przepływów danych.

Zebraliśmy najważniejsze informacje na temat diagramów przepływu pracy, od tego, czym one są, po to, jak stworzyć własny, i dodaliśmy pomocne przykłady. 

Czym jest diagram przepływu pracy?

Diagram przepływu pracy, znany również jako schemat przepływu pracy, to graficzny przegląd procesu lub systemu biznesowego. Zazwyczaj diagramy te są używane do wizualizacji złożonych projektów po ukończeniu wstępnych etapów badań i planowania projektu. Po utworzeniu diagramu przepływu pracy uzyskasz szczegółowy widok zadań i zależności na wysokim poziomie, oparty na ogólnej osi czasu i celach projektu. 

Diagram przepływu pracy a inne narzędzia do mapowania procesów

Diagramy przepływu pracy mają wiele wspólnego z innymi diagramami w UML (Unified Modeling Language) – standardowym języku do określania, wizualizacji, konstruowania i dokumentowania artefaktów systemów oprogramowania. Diagramy przepływu pracy różnią się jednak nieco od innych diagramów mapowania procesów i UML. W tym miejscu porównujemy je z niektórymi typowymi rodzajami, aby pokazać, w jaki sposób: 

Mapowanie procesów biznesowych

Diagramy przepływu pracy są ściśle związane z mapowaniem procesów biznesowych. Różnica między nimi polega na tym, że mapa procesu zazwyczaj szczegółowo opisuje etapy, podczas gdy diagram przepływu pracy przedstawia je w formie wizualnej. Celem diagramu przepływu pracy jest pomoc członkom zespołu w zrozumieniu ich zadań, celów oraz ról i obowiązków w ramach projektu na wysokim poziomie.

Schematy blokowe procesów

Przepływy pracy i schematy blokowe są często mylone. Chociaż te dwa terminy brzmią podobnie, przepływ pracy to tylko jeden rodzaj schematu blokowego. Możesz również używać schematów blokowych do wizualizacji innych procesów, takich jak wykresy PERT i dokumentacja procesu.

Diagramy aktywności

Diagramy aktywności to kolejny rodzaj schematu blokowego, który przedstawia przepływ szeregu działań w systemie. Służą do przedstawiania funkcji systemu business w bardziej przystępny sposób dla osób, które nie rozumieją działania zaplecza. Innymi słowy, diagram aktywności to łatwy sposób na wizualizację procesów technicznych. Na przykład w Asanie możesz narysować diagram aktywności, aby utworzyć projekt w następujący sposób:

• Użytkownik klika przycisk, aby utworzyć projekt 

• Uruchomiono nowy projekt

• Użytkownik dostosowuje projekt, dodając nazwy i funkcje.

• Użytkownik zapisuje projekt i aktualizuje go w razie potrzeby

Diagramy przepływu danych

Diagramy przepływu danych śledzą dane w systemie operacyjnym lub procesie, podczas gdy diagramy przepływu pracy śledzą samą pracę. Zamiast wprowadzać działania, na przykład na diagramie przepływu danych, wprowadzasz wskaźniki, wyniki lub inne punkty danych, które chcesz przedstawić.

Kiedy korzystać z diagramu przepływu pracy

Diagram przepływu pracy to wizualna reprezentacja procesu, zarówno nowego, który tworzysz, jak i istniejącego, który zmieniasz. Na przykład:

• Proces usprawniający ścieżkę klienta w e-commerce.

• Projekt mający na celu zwiększenie **Utrzymanie klienta** i satysfakcji klientów.

• Proces automatyzacji i optymalizacji ręcznych zadań związanych z danymi klientów. 

Diagram przepływu pracy znajduje się między mapą procesów biznesowych (którą utworzysz przed rozpoczęciem projektu) a automatyzacją procesów biznesowych (której użyjesz do optymalizacji i usprawnienia procesów). Dzieje się tak, ponieważ mapa zawiera szczegółowe kroki procesu, których interesariusze potrzebują, aby rozpocząć pracę, podczas gdy diagram przepływu pracy jest ogólną reprezentacją wizualną, która może pomóc w wyjaśnieniu nadrzędnych celów podczas procesu.

Elementy diagramu przepływu pracy

Aby zrozumieć, jak działa diagram przepływu pracy, musisz najpierw zrozumieć elementy, które składają się na przepływ pracy. Należą do nich dane wejściowe, dane wyjściowe i transformacje, które pomagają przekazać rezultaty w możliwie najkrótszym czasie.

Gdy zrozumiesz te elementy, będziesz w stanie prawidłowo odczytać diagram przepływu pracy i utworzyć własny. Główne elementy diagramu przepływu pracy to:

• Dane wejściowe: działanie, które wpływa na kolejny krok

• Transformacje: zmiana danych wejściowych

• Wyjścia: wynik po transformacji 

Elementy te są wizualizowane za pomocą kształtów i strzałek, w tym:

• Owalne: reprezentują punkty początkowe i końcowe procesu. 

• Prostokąty: przedstawiają instrukcje dotyczące działań i kroków. 

• Romby: reprezentują kluczowe decyzje podczas tworzenia procesu.

• Koła: oznaczają skok w działaniach i mogą wskazywać kroki do pominięcia (w niektórych sytuacjach).

• Strzałki: łączniki reprezentujące zależności między wszystkimi kształtami i działaniami. 

Razem te elementy instruują czytelnika, jak podążać właściwą ścieżką i osiągnąć pożądany wynik.

Rodzaje diagramów przepływu pracy

Jeśli chodzi o wizualizację procesów, istnieje kilka różnych formatów diagramów przepływu pracy, z których możesz wybierać. Każdy z nich oferuje unikalne zalety, które mogą pomóc Ci w zaplanowaniu kolejnego procesu. Wybrany typ schematu będzie zależał od procesu, nad którym pracujesz, oraz od Twoich potrzeb związanych z tym procesem. 

Poniżej przedstawiamy cztery różne rodzaje diagramów przepływu pracy, których możesz użyć do analizy przepływu pracy.

1. Diagram przepływu procesu

Diagram przepływu procesu to standardowy schemat przepływów pracy. Na tym schemacie wszystkie elementy są rozmieszczone chronologicznie, co sprawia, że jest to podstawowa wizualna reprezentacja procesu. Ten rodzaj diagramu zapewnia ogólny przegląd poszczególnych zadań i celów bez zagłębiania się w szczegóły.

Najlepszy dla: zespoły, które potrzebują ogólnej reprezentacji wizualnej nowego procesu, który będzie łatwo zrozumiały dla wszystkich interesariuszy lub działów.

2. Schemat blokowy typu swimlane (toru pływackiego)

Diagram „swimlane” (toru pływackiego) to również popularny układ przepływu pracy, choć znacznie różni się od diagramów przepływu procesu. Schemat tego typu dzieli przepływ pracy na mniejsze przepływy lub jednostki. Te przepływy są ze sobą powiązane, ale rozdzielone, aby uwidocznić interakcje i możliwe nieefektywności. Zapewnia to przejrzystość i umożliwia głębsze zrozumienie ogólnego przepływu pracy w procesie.

Najlepszy dla: zespoły pracujące nad złożonymi procesami z wieloma warstwami, które są ze sobą powiązane, ale niezależne. 

3. Diagram notacji modelowania procesów business (BPMN)

BPMN wykorzystuje jednolite notacje, które mogą być łatwo interpretowane zarówno przez interesariuszy biznesowych, jak i technicznych. Jest to rodzaj ujednoliconego języka modelowania, który wykorzystuje znormalizowane symbole do komunikowania różnych etapów.

Diagramy BPMN koncentrują się na informacjach otrzymywanych wewnętrznie i sposobie ich interpretacji. Z tego powodu są najczęściej używane do wewnętrznych zmian procesów, które nie mają wpływu na klientów zewnętrznych.

Najlepszy dla: zespoły pracujące nad usprawnieniem procesów w różnych działach. 

4. Diagram SIPOC (dostawca, wejście, proces, wyjście, klienci)

SIPOC to rodzaj diagramu torów, który koncentruje się na analizie wielu różnych części przepływu pracy. 

W przeciwieństwie do tradycyjnego diagramu, który organizuje dane w kolejności sekwencyjnej, diagram SIPOC nadaje priorytet temu, kto tworzy i odbiera dane procesowe. SIPOC koncentruje się na tym, w jaki sposób dane są odbierane wewnętrznie i zewnętrznie, dlatego jest używany w procesach związanych z doświadczeniem klienta.

Najlepszy dla: zespoły, które chcą skupić się na tym, jak dane są odbierane wewnętrznie i zewnętrznie.

Jak utworzyć diagram przepływu pracy (z przykładem)

Aby utworzyć diagram przepływu pracy, zacznij od zebrania głównych elementów procesu. W tym celu połącz dane wejściowe, wyjściowe, transformacje i główne produkty końcowe procesu. 

Zmapuj elementy przepływu pracy na diagramie, używając strzałek, okręgów, prostokątów, owali i rombów do przedstawienia każdego punktu danych. 

1. Wybierz rodzaj przepływu pracy

Aby wybrać typ przepływu pracy, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, rozważ funkcje potrzebne do realizacji procesu. Czy jest to złożony proces z wieloma interesariuszami, który najlepiej sprawdzi się na diagramie swimlane? A może jest to stosunkowo prosty proces, który najlepiej nadaje się do uproszczonego diagramu przepływu procesu?

Chociaż możesz dostosowywać przepływ pracy na bieżąco, łatwiej jest zdecydować się na jego rodzaj z wyprzedzeniem. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedzieć, jak skomplikowany lub prosty jest Twój przepływ pracy.

2. Określ punkty początkowe i końcowe

Następnie określ punkty początkowe i końcowe przepływu pracy (reprezentowane przez owale na diagramie).

Aby określić te punkty, zastanów się, kiedy rozpoczyna się proces i kiedy się kończy. Czy istnieje działanie, które uruchamia proces? Czy istnieje działanie lub krok, który kończy proces? Te punkty danych pomogą skutecznie komunikować, kiedy proces się rozpoczyna i kończy.

3. Zbierz niezbędne informacje

Aby zebrać informacje, skontaktuj się z interesariuszami, aby zrozumieć każdy element procesu. Może to obejmować spotkanie inaugurujące z różnymi działami i liderami w celu zebrania szczegółów i zatwierdzeń potrzebnych do rozpoczęcia tworzenia diagramu przepływu pracy.

Ponieważ każdy proces jest inny, informacje, które należy zebrać, również będą się różnić. Rozważ kroki wymagane do ukończenia procesu, interesariuszy, którzy będą zaangażowani, oraz wszelkie inne istotne szczegóły, które pomogą poinformować czytelników.

4. Eliminuj nieefektywne elementy

Ostatnim krokiem przed stworzeniem wizualnego schematu przepływu pracy jest rozważenie i wyeliminowanie wszelkich nieefektywności, które mogą się pojawić. Przeanalizuj nieefektywne elementy przed zaprojektowaniem przepływu pracy, aby zapobiec problemom, zamiast zajmować się nimi w czasie rzeczywistym. Konkretne nieefektywności będą się różnić, ale mogą obejmować brak zasobów, problemy z rozwojem produktu lub wszelkie inne przeszkody, które mogą pojawić się w trakcie procesu.

Udokumentuj te nieefektywności w dzienniku zmian w ramach procesu kontroli zmian. W ten sposób będziesz w stanie przekazać informacje o tych problemach interesariuszom, nadać priorytet nieefektywnościom i śledzić, czy zostały one rozwiązane. 

5. Zaprojektuj przepływ pracy

Na koniec rozpocznij tworzenie przepływu pracy. Zbierz informacje o jednostkach, punkty danych i wydajności oraz odwzoruj je na diagramie wybranym w pierwszym kroku. Ponieważ każdy proces jest inny i każdy schemat jest skonstruowany inaczej, prawdopodobnie będzie on unikalny. Oto tylko jeden przykład tego, jak może wyglądać diagram przepływu pracy:

Po zaprojektowaniu przepływu pracy przejrzyj go z interesariuszami, aby upewnić się, że jest dokładny i odpowiedni dla danej sytuacji. To świetny sposób, aby upewnić się, że wszystkie nieefektywności zostały uwzględnione, a zasoby zostały prawidłowo określone.

Użyj przepływów pracy do mapowania procesów

Wizualizacja przepływów pracy może pomóc w skutecznym komunikowaniu wyników interesariuszom i przywództwu. Ponadto jest to świetny sposób na koordynację wielu różnych działów w ramach danego procesu. 

Aby przenieść przepływy pracy na wyższy poziom, wypróbuj oprogramowanie do zarządzania nimi. Asana może Ci w tym pomóc, oferując automatyzację zadań, usprawnioną komunikację i wiele więcej.