Czym jest diagram SIPOC? 7 kroków do zmapowania i zrozumienia procesów biznesowych

Zanim będziesz mógł ulepszyć proces biznesowy lub przeprowadzić jego analizę, musisz go zrozumieć. Często najlepszym sposobem na zrozumienie procesu jest jego nakreślenie. W tym właśnie pomagają diagramy SIPOC. Chociaż procesy biznesowe mogą być złożone, diagramy SIPOC to prosty sposób na wizualizację tego, jak poszczególne elementy procesu łączą się w całość.

Czym jest diagram SIPOC? 

Diagram SIPOC zapewnia ogólny przegląd procesu poprzez udokumentowanie jego dostawców, wejść, procesów, wyjść oraz klientów. Wizualizuje sposób, w jaki wszyscy uczestnicy procesu otrzymują materiały lub dane od siebie nawzajem i jest często używany do ulepszania lub zrozumienia procesów, które wpływają na doświadczenia klienta.

Diagramy SIPOC nie mają na celu dostarczenia zbyt wielu szczegółów. Ich celem jest przedstawienie interesariuszom ogólnej mapy procesu, która pomoże im podejmować decyzje i przeprowadzać burze mózgów na temat ulepszeń. W ten sposób diagramy SIPOC są tylko jednym narzędziem do zarządzania procesami biznesowymi (business process management, BPM). BPM to narzędzie do ciągłego doskonalenia procesów biznesowych. Polega ono na badaniu procesów, planowaniu sposobów ich ulepszania i wdrażaniu tych ulepszeń za pomocą strategicznych inicjatyw.

Jakie są elementy SIPOC?

Akronim SIPOC oznacza pięć następujących elementów:

• Dostawcy: źródła danych wejściowych dla procesu

• Inputs (Wejścia): zasoby potrzebne do funkcjonowania procesu

• Proces: ogólne etapy procesu

• Wyjścia: wyniki procesu

• Customers (klienci): osoby, które otrzymują rezultaty lub korzyści z procesu

Diagram SIPOC a diagram przepływu pracy

Diagramy przepływu pracy to graficzna mapa procesu biznesowego lub projektu. Diagram SIPOC to rodzaj diagramu przepływu pracy, który skupia się na tym, kto tworzy i odbiera materiały lub dane w całym procesie biznesowym. 

Niektóre diagramy przepływu pracy są zorganizowane w taki sposób, że każdy etap procesu jest odwzorowany chronologicznie. Diagram SIPOC nie przedstawia jednak zależności (czyli zadań, które należy ukończyć przed innymi). Zamiast tego wizualizuje, kto tworzy materiały procesowe, w jaki sposób te materiały są wprowadzane do procesu i kto otrzymuje wyniki procesu. 

Do czego służy diagram SIPOC? 

Diagramy SIPOC są często używane w zwinnym zarządzaniu projektami w ramach metodologii doskonalenia procesów Six Sigma. Six Sigma ma na celu zminimalizowanie wad i niespójności w produkcie końcowym. Z tego powodu dobrze sprawdza się w usprawnianiu produkcji lub wszelkich procesów związanych z doświadczeniem klienta. Podstawowym elementem Lean Six Sigma jest proces DMAIC, który oznacza definiowanie, mierzenie, analizowanie, doskonalenie i kontrolowanie. Diagram SIPOC wchodzi do gry podczas fazy „definiowania” procesu DMAIC.

Jednak nawet jeśli nie prowadzisz projektu Six Sigma ani nie korzystasz ze szczupłego zarządzania projektami, diagram SIPOC może być przydatny. Może Ci pomóc: 

Wyjaśnić proces biznesowy 

Ponieważ diagram SIPOC zapewnia ogólny przegląd bez konkretnych szczegółów, jest przydatny dla odbiorców, którzy nie są zaznajomieni z procesem biznesowym. W ten sposób jest to świetny sposób na wprowadzenie nowych pracowników w proces lub przekazanie informacji o tych kluczowych szczegółach procesu, które mają bezpośredni wpływ.

Zachować spójność działań członków zespołu

Diagramy SIPOC są łatwe do utworzenia, więc możesz je przygotować jako punkt wyjścia do burzy mózgów na temat usprawnienia procesu, aby nakreślić ramy dyskusji na temat rozwiązywania problemów i upewnić się, że wszyscy są na bieżąco.

Wyjaśnienie części procesu

Podczas tworzenia diagramu SIPOC z zespołem musisz zidentyfikować kluczowe informacje, takie jak kontakty z dostawcami, specyfikacje projektu i klienci docelowi. W ten sposób tworzenie diagramu SIPOC pomaga zrozumieć procesy, a następnie je ulepszyć. 

Stworzenie diagramu SIPOC z zespołem może pomóc odpowiedzieć na następujące pytania: 

• Jak możemy ułatwić ten proces? 

• Czy dostarczamy naszym klientom produkt wysokiej jakości? 

• Czy możemy poprawić sposób, w jaki zarządzamy naszymi dostawcami? 

• Czy nasi dostawcy dostarczają to, czego potrzebujemy? 

• Czy znamy profile naszych klientów i ich dane demograficzne?

• Czy istnieją jakieś nieefektywności, które możemy poprawić podczas tworzenia naszego produktu?   

Pamiętaj, że diagram SIPOC to tylko jedno narzędzie w zestawie narzędzi do zarządzania procesami. Podczas analizowania i ulepszania procesów businessowych musisz zbudować solidniejszy system, aby zachować dobrą organizację. Zanim zaczniesz doskonalić procesy, wybierz narzędzie do zarządzania projektami, które umożliwia przypisywanie właścicieli i terminów, wyświetlanie zależności i komunikowanie się z zespołem w jednym miejscu. Dzięki Asanie możesz nawet utworzyć diagram SIPOC jako tablica Kanban, a następnie udostępniać i aktualizować go w czasie rzeczywistym. 

Jak utworzyć diagram SIPOC w 7 krokach

Korzystanie z modelu SIPOC jest proste, ale najlepszą praktyką jest nieprzestrzeganie kolejności liter w akronimie. Zalecamy rozpoczęcie od sekcji „proces”, ponieważ często jest to najłatwiejsze miejsce do rozpoczęcia, ale możesz również pracować w odwrotnej kolejności, od „klientów” do „dostawców”. Z tego powodu zespoły czasami nazywają to narzędzie diagramem COPIS. 

Oto jak utworzyć diagram SIPOC: 

1. Wybierz proces

Wybierz proces, który chcesz zwizualizować za pomocą diagramu SIPOC. Może to być nowy proces business, który chcesz wdrożyć, lub istniejący proces, który chcesz zoptymalizować. Stworzenie diagramu SIPOC może pomóc w zrozumieniu procesu, przeprowadzeniu burzy mózgów na temat pomysłów na usprawnienia i zapewnieniu ogólnego przeglądu procesu, aby pomóc interesariuszom w podejmowaniu decyzji. 

Załóżmy, że chcesz usprawnić wysyłkę i dostawę swojego produktu. Diagram SIPOC może pomóc Ci zidentyfikować nieefektywne działania, upewnić się, że zarządzasz dostawcami w najlepszy możliwy sposób, i określić, czy dostarczasz klientom produkt wysokiej jakości. 

2. Zdefiniuj proces: P

Zamiast wypełniać diagram SIPOC w kolejności, często najłatwiej jest zacząć od sekcji „P” i najpierw zdefiniować proces. Podziel proces na 4–5 kroków ogólnych, z których każdy będzie miał własne działanie i temat. Jeśli chcesz, możesz uporządkować te kroki w formie schematu przepływu, w którym każdy z nich łączy się z kolejnym. 

Wracając do naszego przykładu wysyłki produktów, proces można podzielić na następujące kroki: 

1. Klient dokonuje zakupu

2. Faktura wysłana do magazynu

3. Zespół magazynowy przygotowuje przesyłkę

4. Firma dystrybucyjna odbiera przesyłkę

5. Firma dystrybucyjna przewozi przesyłkę do miejsca docelowego 

Jeśli proces jest długi i zawiera wiele różnych kroków, spróbuj pogrupować mniejsze kroki w zestawy. Na przykład możesz użyć szerszego kroku „Faktura wysłana do magazynu”, aby zastąpić wszystkie szczegóły dotyczące sposobu przekazywania informacji z platformy e-commerce do magazynu wysyłkowego. Pamiętaj, że celem diagramu SIPOC jest przedstawienie ogólnego, a nie szczegółowego obrazu. 

3. Wymień rezultaty: O

Zidentyfikuj wyjścia procesu. Pomoże to zrozumieć, co otrzymujesz z zasobów, które inwestujesz w proces, a co faktycznie otrzymują klienci. Wyjściami mogą być materiały, produkty, usługi lub informacje – zasadniczo wszystko, co Ty, członkowie zespołu wewnętrznego lub klienci uzyskujecie z procesu. W idealnym przypadku wyniki powinny odpowiadać wymaganiom klienta. 

W powyższym przykładzie SIPOC dotyczącym wysyłki produktów wyniki są następujące: 

• Klienci otrzymują produkt w określonym czasie

• Twoja firma otrzymuje pieniądze za produkt

4. Określ klientów: C

Klienci to osoby, które otrzymują rezultaty lub korzyści z procesu. Pamiętaj, że klienci nie muszą być zewnętrzni – mogą to być również współpracownicy i wewnętrzni interesariusze. Użyjmy innego przykładu zamiast scenariusza wysyłki. Powiedzmy, że przygotowujesz doroczne spotkanie integracyjne swojej firmy. W tym scenariuszu Twoimi klientami i interesariuszami będą członkowie zespołu biorący udział w wydarzeniu. 

W przypadku wysyłki możesz wymienić następujących klientów: kupujących online (którzy otrzymują produkt) oraz Twoją firmę (która otrzymuje pieniądze za produkt). 

5. Wymień wkłady: I

Wejścia to zasoby potrzebne do prawidłowego funkcjonowania procesu. Podobnie jak w przypadku wyników, mogą to być materiały, produkty, usługi lub informacje. Wymienienie dostawców wejść pomaga zrozumieć wymagania dotyczące zasobów dla procesu i określić, czy otrzymujesz potrzebne materiały od swoich dostawców.    

W przypadku procesu wysyłki produktu mogą to być informacje o wysyłce i płatności klienta, usługi płatności online, usługi pakowania, materiały opakowaniowe, przestrzeń magazynowa i ciężarówki dostawcze. 

6. Określ dostawców: S

Dostawcy to podmioty, od których otrzymujesz każde z wejść procesu. Ten krok pomaga zrozumieć, z iloma dostawcami współpracujesz i czy zarządzasz nimi w najbardziej efektywny sposób. 

W naszym przykładzie dotyczącym wysyłki produktów może to obejmować: 

• Klienci: podają informacje dotyczące wysyłki i płatności

• Członkowie zespołu magazynowego: oferują usługi pakowania

• Producent opakowań: tworzenie materiałów opakowaniowych

• Firma wynajmująca magazyny: zapewnienie powierzchni magazynowej

• Usługi dostawcze: zapewnienie ciężarówek dostawczych

7. Udostępnij swój diagram

Diagram SIPOC jest przeznaczony do udostępniania. Jest to najcenniejsze narzędzie, które pomoże Tobie, Twojemu zespołowi i interesariuszom zrozumieć, jak działa proces biznesowy. Oznacza to, że aby w pełni wykorzystać mapę SIPOC, należy nie tylko ją udostępnić, ale także upewnić się, że jest łatwo dostępna. 

Jednym z najlepszych sposobów udostępniania informacji jest narzędzie do zarządzania projektami, ponieważ pozwala ono organizować informacje o projekcie i zadania w jednym centralnym miejscu. Oznacza to, że zamiast wysyłać kilkanaście oddzielnych e-maili, możesz udostępnić jedną wersję diagramu każdemu interesariuszowi, a następnie komunikować się ze wszystkimi w jednym wątku. 

W razie wątpliwości, narysuj to

Diagramy SIPOC to przydatny szablon, który warto mieć w swoim zestawie narzędzi do doskonalenia procesów. Są proste w wykonaniu, łatwe do udostępnienia i dostarczają kluczowych informacji, które pomogą decydentom zrozumieć procesy business na wysokim poziomie. Ponadto stworzenie diagramu SIPOC z zespołem może pomóc w wyjaśnieniu, w jaki sposób poszczególne elementy procesu łączą się ze sobą oraz w jaki sposób można usprawnić procesy biznesowe, aby były jak najlepsze.