7 metodologii doskonalenia procesów, które warto znać

Gdyby firmy postanowiły, że z czasem pozostaną takie same, wiele z nich upadłoby. Innowacje wymagają zmian, a jeśli business nie zmieni się, aby sprostać wymaganiom klientów, nie osiągnie znaczącego wzrostu. 

Dlatego wiele organizacji korzysta z pewnej formy metodologii doskonalenia procesów, aby dostosować swoje procesy do wymagań klientów.

Czym jest doskonalenie procesów?

Usprawnianie procesów biznesowych to metody, w których zespół ocenia swoje bieżące procesy i dostosowuje je z zamiarem zwiększenia produktywności, usprawnienia przepływów pracy, dostosowania się do zmieniających się potrzeb biznesowych lub zwiększenia rentowności.

7 rodzajów metodologii doskonalenia procesów

Istnieje siedem różnych metodologii doskonalenia procesów biznesowych, które Twój zespół może wykorzystać, aby zwiększyć wydajność. W większości przypadków wybór metodologii zależy od tego, dlaczego chcesz usprawnić swoje procesy i co chcesz poprawić.

1. Metodologia Six Sigma

Six Sigma to metodologia doskonalenia procesów, która ma na celu zminimalizowanie zmienności w produkcie końcowym. Proces ten, opracowany w 1986 roku przez amerykańskiego inżyniera i pracownika Motoroli Billa Smitha, wykorzystuje dane statystyczne jako testowanie, aby pomóc liderom biznesowym zrozumieć, jak dobrze działają ich procesy. Proces jest uważany za zoptymalizowany, jeśli generuje mniej niż 3,4 defektu na milion cykli. 

Six Sigma jest często stosowana w produkcji, głównie dlatego, że pomaga zminimalizować wady i niespójności. Celem jest optymalizacja pod kątem spójności, co ostatecznie prowadzi do zadowolenia klienta. 

W Six Sigma stosuje się dwa główne procesy: DMAIC dla istniejących procesów i DMADV dla nowych procesów. Ponieważ ten artykuł koncentruje się na ulepszeniach istniejących procesów, przyjrzyjmy się procesowi DMAIC. 

Czym jest proces DMAIC?

DMAIC to proces Six Sigma używany do optymalizacji istniejących procesów. DMAIC oznacza:

• Zdefiniuj możliwość poprawy.

• Zmierz wydajność istniejących procesów.

• Analizuj proces, aby znaleźć wady i przyczyny źródłowe.

• Ulepsz procesy, eliminując przyczyny źródłowe.

• Kontroluj (ang. Control) ulepszone procesy i oceń ich przyszłą wydajność, aby skorygować odchylenia.

Większość działań doskonalenia procesów DMAIC odbywa się na etapie analizy. Na tym etapie zespoły używają diagramu rybiej ości lub diagramu Ishikawy, aby zwizualizować możliwe przyczyny wad produktu. Głowa diagramu rybiej ości określa początkowy problem. Następnie, wzdłuż kręgosłupa ryby, każde żebro zawiera różne kategorie problemów, które mogą prowadzić do pierwotnego problemu. Ten rodzaj analizy wizualnej jest dobrym sposobem na zidentyfikowanie różnych problemów, które może spowodować jedna przyczyna źródłowa.

2. Całkowite zarządzanie jakością (TQM)

Kompleksowe zarządzanie jakością (TQM) to podejście zorientowane na klienta, które kładzie nacisk na ciągłe doskonalenie w czasie. Technika ta jest często stosowana w zarządzaniu łańcuchem dostaw i inicjatywach dotyczących zadowolenia klientów. 

TQM w dużym stopniu opiera się na decyzjach opartych na danych i wskaźnikach wydajności. Podczas rozwiązywania problemów używasz wskaźników sukcesu, aby zdecydować, jak możesz ulepszyć proces. 

Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych cech TQM:

• Orientacja na klienta: ostatecznym celem TQM jest zawsze przyniesienie korzyści klientowi końcowemu. Jeśli Twój zespół koncentruje się na poprawie jakości, zastanów się, jak ta zmiana procesu może wpłynąć na sposób, w jaki konsumenci końcowi doświadczają Twojego produktu.

• Zaangażowanie całego zespołu: w przeciwieństwie do innych metodologii doskonalenia procesów, TQM obejmuje cały zespół, a nie tylko produkcję. W rezultacie możesz szukać sposobów na optymalizację procesów bardziej zorientowanych na biznes, takich jak sprzedaż i marketing, z korzyścią dla konsumenta końcowego.

• Ciągłe doskonalenie: ciągłe doskonalenie w biznesie to idea wprowadzania niewielkich zmian w celu ciągłej optymalizacji procesów. W biznesie jest wiele zmiennych, a ciągłe doskonalenie pomaga zespołowi dostosować się do zmieniających się okoliczności zewnętrznych.

• Podejmowanie decyzji opartych na danych: aby stosować ciągłe doskonalenie procesów, musisz na bieżąco zbierać dane, aby analizować ich działanie. Dane te mogą pomóc w zidentyfikowaniu obszarów, w których mogą występować nieefektywności i na których należy skoncentrować działania usprawniające.

• Koncentracja na procesach: głównym celem wdrożenia TQM jest usprawnienie procesów. Inne metody doskonalenia procesów, takie jak Six Sigma, mają na celu zminimalizowanie liczby wad, podczas gdy TQM ma na celu zmniejszenie nieefektywności.

3. Metoda Lean

Ta forma doskonalenia procesów ma wiele nazw, przy czym najczęściej używana jest nazwa „Lean manufacturing”. Może być również określana jako produkcja Lean lub produkcja just-in-time. Metoda Lean, zdefiniowana przez Jamesa P. Womacka, Daniela Jonesa i Daniela Roosa w książce „Maszyna, która zmieniła świat”, wyróżnia pięć głównych zasad opartych na doświadczeniach autorów w produkcji Toyoty. 

5 zasad Lean

1. ​Określenie wartości

2. Mapowanie strumienia wartości

3. Tworzenie przepływu

4. Ustalanie systemu „pull”

5. Ciągłe doskonalenie

4. Ciągłe doskonalenie (kaizen)

Japońska filozofia kaizen stanowi podstawę modelu ciągłego doskonalenia. Kaizen zrodził się z idei, że życie należy stale ulepszać, aby było bardziej satysfakcjonujące i spełniające.

Ta sama koncepcja może być stosowana w biznesie, ponieważ dopóki stale się doskonalisz, Twój biznes może odnieść większy sukces. Celem ciągłego doskonalenia jest optymalizacja działań, które generują wartość i eliminują wszelkie marnotrawstwo. 

Istnieją trzy rodzaje marnotrawstwa, które kaizen ma na celu wyeliminować: 

• Muda (marnotrawstwo): praktyki, które pochłaniają zasoby, ale nie wnoszą wartości dodanej.  

• Mura (nierówności): nadprodukcja, która pozostawia po sobie odpady, np. nadmiar produktu.

• Muri (przeciążenie): zbyt duże obciążenie zasobów, takie jak zużyte maszyny lub przepracowani pracownicy.

5. Planuj, wykonuj, sprawdzaj, działaj (PDCA)

Cykl PDCA to interaktywna forma rozwiązywania problemów. Służy do usprawniania procesów i wdrażania zmian. Cykl PDCA został stworzony przez Waltera Shewharta, który zastosował metodę naukową do kontroli jakości ekonomicznej. Później pomysł ten został rozwinięty przez W. Edwardsa Deminga, który rozszerzył koncepcję Shewharta i zastosował metodę naukową do doskonalenia procesów, oprócz kontroli jakości. 

Cykl PDCA składa się z czterech głównych etapów:

• Planowanie: wybierz problem, który chcesz rozwiązać, i opracuj plan jego rozwiązania.

• Wykonaj: przetestuj i wdróż plan na małą skalę.

• Sprawdź: przeanalizuj, jak działanie na etapie „Wykonaj” przyniosło rezultaty.

• Działaj: po przejrzeniu wyników testu zdecyduj, czy chcesz wdrożyć zmianę na większą skalę.

PDCA to cykl doskonalenia. Oznacza to, że kroki te można powtarzać, aż zespół osiągnie pożądany rezultat.

6. Analiza 5 „dlaczego”

Analiza „5 razy dlaczego” to technika doskonalenia procesów stosowana do identyfikacji pierwotnej przyczyny problemu. W teorii jest to naprawdę prosty proces: zbierasz grupę interesariuszy, którzy byli zaangażowani w niepowodzenie, a jedna osoba pyta: „Dlaczego coś poszło nie tak?” Powtórz to pytanie około pięciu razy, aż dojdziesz do pierwotnej przyczyny problemu. Szablon analizy 5 x Dlaczego może pomóc w ustrukturyzowaniu tego procesu, aby zespoły konsekwentnie rejestrowały odpowiedzi. Analiza „5 razy dlaczego” ma na celu identyfikację problemów w procesie, a nie błędów ludzkich. 

Oto przykład:

Problem: nastąpił wzrost liczby reklamacji klientów dotyczących uszkodzonych produktów.

1. „Dlaczego tak się stało?” Ponieważ opakowanie nie było wystarczające, aby chronić produkty.

2. „Dlaczego opakowanie nie było wystarczające, aby chronić produkty?” Ponieważ zespół testujący opakowania nie wykonał testów powyżej określonego poziomu obciążenia.

3. „Dlaczego zespół nie przetestował opakowania w większym stopniu?” Ponieważ bieżące standardowe procesy wskazywały, że testy były wystarczające.

4. „Dlaczego bieżący standardowy proces wskazywał, że to testowanie było wystarczające?” Ponieważ ten proces został utworzony dla poprzedniego produktu, a nie bieżącego, który jest zwracany jako uszkodzony.

5. „Dlaczego nie było nowego procesu dla nowego produktu?” Ponieważ szablon projektu dotyczący wprowadzania nowych produktów na rynek nie obejmuje testów warunków skrajnych dla nowego opakowania. 

Na tym przykładzie widać, że zespół zadawał pytanie „Dlaczego?”, aż zidentyfikował błąd w procesie, który wymagał naprawy – w tym przypadku dodanie kroku „test warunków skrajnych nowego opakowania” do szablonu wprowadzania produktu na rynek. Podczas pracy z interesariuszami nad takimi procesami ważne jest, aby zidentyfikować problemy i wspólnie opracować kolejne kroki, aby poprawić produkcję.

7. Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) polega na analizie i optymalizacji procesów biznesowych. Podobnie jak każda żywa istota, firmy rozwijają się i zmieniają w czasie. Twój zespół mógł wdrożyć procesy, które działały, gdy był niewielki, ale w miarę rozwoju mogą one nie skalować się w sposób, który pozwoli zespołowi na jak największą wydajność. 

W większości przypadków BPM pomaga zespołom identyfikować wąskie gardła, automatyzować pracę ręczną i opracowywać strategie mające na celu poprawę nieefektywności. Istnieje pięć głównych etapów zarządzania procesami business.

1. Analiza: przyjrzyj się bieżącym procesom i odwzoruj je od początku do końca. Jest to powszechnie znane jako mapowanie procesów.

2. Modelowanie: przygotuj szkic tego, jak ma wyglądać proces. W idealnej sytuacji wszelkie nieefektywności zostaną wykryte w pierwszym kroku, a na tym etapie można będzie opracować sposób ich rozwiązania.

3. Wdrożenie: wprowadź swój model w życie. Na tym etapie należy ustalić kluczowe wskaźniki sukcesu, aby ocenić, czy wprowadzone zmiany zakończyły się powodzeniem.

4. Monitorowanie: zdecyduj, czy projekt odniósł sukces. Czy wskaźniki sukcesu określone w trzecim kroku poprawiają się? 

5. Optymalizacja: w miarę rozwoju procesu nadal szukaj w nim nieefektywności i stale go optymalizuj.

Zarządzaj ulepszeniami procesów, aby zwiększyć produktywność

Jedną z najcenniejszych rzeczy, jakie możesz wnieść do swojego zespołu jako lider, są bardziej przejrzyste procesy i lepsze przepływy pracy. Skuteczne doskonalenie procesów zwiększa produktywność zespołu i zmniejsza liczbę nieefektywnych działań. 

Aby zwiększyć przejrzystość i usprawnić procesy, wypróbuj narzędzia do zarządzania pracą. Narzędzia do zarządzania pracą, takie jak Asana, mogą pomóc Ci przenieść produktywność zespołu na wyższy poziom, standaryzując procesy, usprawniając przepływ pracy i zapewniając synchronizację zespołu.