Czym jest zarządzanie projektami w metodologii Lean? 5 zasad

Słowo „lean” (ang. chudy) może kojarzyć Ci się z jedzeniem. Chude mięso, takie jak drób i ryby, jest zdrowsze niż czerwone mięso, takie jak stek i wieprzowina, ponieważ ma mniej tłuszczu. Innymi słowy, czerwone mięso ma nadmiar tłuszczu w przeciwieństwie do chudego mięsa. W zarządzaniu projektami nadwyżka to wady projektu, które mogą powodować pełzanie zakresu i zmniejszać wartość projektu. Podobnie jak w przypadku różnych rodzajów mięsa, szczupłe zarządzanie projektami skutkuje mniejszą nadwyżką, co może sprawić, że projekt będzie zdrowszy.

Kiedy przyjmujesz podejście Lean, Twoim celem jest zmniejszenie marnotrawstwa i dodanie wartości na każdym etapie projektu. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest szczupłe zarządzanie projektami i przedstawimy, jak wykorzystać tę metodologię Agile do zwiększenia produktywności. 

Jak powstała metodologia Lean w zarządzaniu projektami?

Japońscy inżynierowie z Toyoty opracowali system produkcyjny Toyoty (TPS) w latach 1948–1975. To właśnie on stał się inspiracją dla współczesnej metodologii Lean. TPS został wykorzystany do usprawnienia produkcji i interakcji z dostawcami i klientami, a także do wyeliminowania marnotrawstwa. 

Dr Jeffrey K. Liker, autor książki „The Toyota Way”, przedstawia w niej zasady zarządzania Lean i wyjaśnia, w jaki sposób firmy mogą stosować TPS w innych branżach. Liker wyjaśnia również, w jaki sposób TPS – i ogólnie zarządzanie Lean – może wyeliminować różne rodzaje marnotrawstwa w firmie. 

John Krafcik wprowadził podejście Lean do zarządzania projektami w swoim artykule z 1988 roku zatytułowanym „Triumph of the Lean Production System”. Krafcik napisał ten artykuł w ramach swojej pracy magisterskiej na MIT Sloan School of Management, a jego badania zaowocowały bestsellerową książką  „Maszyna, która zmieniła świat”. Szczupłe zarządzanie projektami wpłynęło na cały podzbiór metodologii, w tym Agile, Kanban i Scrum.

5 zasad zarządzania projektami w metodologii Lean

Pięć zasad zwinnego zarządzania projektami to kroki, które należy wykonać, aby osiągnąć najwyższy poziom satysfakcji klienta. Wykorzystaj te kroki, aby zmniejszyć marnotrawstwo produktów, trzymać się zakresu projektu i spełnić krytyczne czynniki sukcesu.

1. Określ wartość

Pierwszą podstawową zasadą w procesie zarządzania projektami w metodologii Lean jest określenie wartości produktu. W tym celu musisz znać swojego interesariusza. Czasami będziesz tworzyć produkty końcowe projektu dla wewnętrznych interesariuszy, a innym razem będziesz mieć klienta, który jest interesariuszem zewnętrznym.

• Interesariusz wewnętrzny to osoba, która monitoruje rozwój produktu, ponieważ ma udział w jego sukcesie.

• Zewnętrzny interesariusz to klient, który kupuje produkt lub usługę i na którego ma wpływ ich jakość.

Gdy już wiesz, dla kogo tworzysz swój produkt, możesz lepiej określić, jak sprawić, aby był wartościowy. Na przykład wartość produktu dla wewnętrznego interesariusza może oznaczać zaspokojenie wewnętrznych potrzeb operacyjnych. Wartość produktu dla klienta może oznaczać rozwiązanie jego problemu lub ułatwienie mu życia. 

2. Zmapuj strumień wartości

Mapowanie strumienia wartości (VSM) to kolejna zasada w zarządzaniu projektami zgodnie z metodologią Lean. VSM to narzędzie wizualne, które polega na przedstawieniu na schemacie bieżącego i idealnego przepływu pracy od rozpoczęcia projektu do jego ukończenia. 

Porównując te dwa przepływy pracy, możesz zidentyfikować marnotrawstwo w każdej fazie zarządzania projektem, aby zmaksymalizować wydajność. 

Firma Toyota zidentyfikowała rodzaje marnotrawstwa, które można znaleźć za pomocą VSM w szczupłej produkcji, ale w nawiasach możesz zobaczyć, jak te elementy mogą przekładać się na inne branże:

• Nadprodukcja (niepotrzebne funkcje): nadprodukcja i niepotrzebne funkcje oprogramowania mogą prowadzić do dodatkowych kosztów, takich jak dodatkowe miejsce do przechowywania, zmarnowane materiały i bezużyteczne zapasy.

• Zapasy (źle zarządzany backlog): marnotrawstwo zapasów, marnotrawstwo wynikające z nieukończonej pracy i źle zarządzane backlogi generują niepotrzebne koszty przechowywania zapasów, koszty transportu i dodatkowe koszty ponoszone w celu ukończenia pracy.

• Ruch (przełączanie się między zadaniami): marnotrawstwo związane z ruchem to niepotrzebne koszty wewnętrznego przemieszczania się ludzi lub maszyn. Może to przybrać formę zbędnych procesów lub nadmiaru aplikacji biznesowych. Przeciętny pracownik wiedzy przełącza się między 10 aplikacjami do 25 razy dziennie, ale 27% pracowników twierdzi, że podczas przełączania się między aplikacjami pomijane są działania i wiadomości.

• Wady (dług techniczny): wady mogą skutkować kosztownymi naprawami i stratą materiałów. Dług techniczny może prowadzić do straty cennego czasu.

• Nadmierne przetwarzanie (drogie narzędzia): nadmierne przetwarzanie może prowadzić do niepotrzebnych kosztów, takich jak aktualizacja produktu, o który użytkownicy nie prosili lub którego nie potrzebują. Podobnie pieniądze wydane na drogie narzędzia mogą być stratą, jeśli narzędzia nie są tego warte.

• Oczekiwanie: marnotrawstwo związane z oczekiwaniem to koszt wynikający z opóźnień w dostawach produktu końcowego.

• Transport: marnotrawstwo związane z transportem jest podobne do marnotrawstwa związanego z ruchem i dotyczy ruchu zewnętrznego, takiego jak niepotrzebne przemieszczanie produktów i materiałów. 

• Rozdrobnienie zespołów: rozdrobnienie zespołów może prowadzić do marnowania kosztów z powodu nieporozumień, niepotrzebnych spotkań i braku ścisłej współpracy.

VSM to najważniejszy krok w zarządzaniu projektami zgodnie z zasadami Lean. Bez niego nie będziesz mieć wizualizacji potrzebnej do zauważenia wad w cyklu życia projektu i poprawy jakości produktu dla klientów. 

3. Stwórz przepływ

Na tym etapie zmienisz swój plan zarządzania projektem, aby był bardziej wydajny, usuwasz marnotrawstwo zidentyfikowane w drugim kroku. W tym celu przeanalizuj każdy etap rozwoju produktu i w razie potrzeby ponownie skonfiguruj poszczególne kroki. Użyj kamieni milowych projektu jako punktów kontrolnych, aby upewnić się, że w miarę postępu projektu nie pojawią się nowe marnotrawstwa. 

Załóżmy, że w drugim kroku zidentyfikowano źle zarządzany backlog i opóźnioną oś czasu z powodu wąskich gardeł w planowaniu pracy członków zespołu. Na tym etapie określisz, jak usunąć te bolączki i ponownie poskładać plan projektu. 

Najlepszym sposobem na upewnienie się, że VSM było warte nakładu pracy, jest nawiązanie otwartej komunikacji z członkami zespołu. Gdy już zidentyfikujesz i usuniesz marnotrawstwo, Twój zespół będzie mógł współpracować, aby zapobiegać przyszłym nieefektywnościom i zapobiegać ponownemu gromadzeniu się marnotrawstwa. 

4. Wprowadź system „pull”

Ustanowienie systemu „pull” oznacza pobieranie pracy z poprzedniego etapu procesu, gdy praca jest ukończone. Koncepcja ta powstała w przemyśle produkcyjnym, aby pomóc fabrykom w zaspokojeniu dokładnych wymagań swoich klientów dzięki systemowi zapasów „just-in-time”. Jednak system „pull” jest również pomocny w innych branżach, ponieważ zapewnia wydajny przepływ pracy. 

Przykład systemu „pull” w tworzeniu oprogramowania:

1. Projektant techniczny kończy swoje zadanie i oznacza produkt jako gotowy do przeglądu.

2. Oznaczenie to sygnalizuje rozpoczęcie etapu kodowania.

3. Programista kończy swoje zadanie i oznacza produkt jako gotowy do przeglądu.

4. Oznaczenie to sygnalizuje rozpoczęcie etapu testowania.

5. Tester produktu kończy swoje zadanie i oznacza produkt jako gotowy do ostatecznej weryfikacji.

6. Przeprowadzasz końcowy przegląd produktu.

Wdrożenie systemu pull może pomóc zespołom w różnych branżach, ponieważ sprawia, że praca płynnie przechodzi przez cykl życia projektu. Branże, które wytwarzają produkty przeznaczone dla klientów, skorzystają na tym systemie, jeśli użyją sygnałów pull, aby pracować wstecz. W ten sposób zespół produkuje zapasy tylko wtedy, gdy klienci ich potrzebują. 

5. Ciągłe doskonalenie

Zarządzanie projektami metodą Lean nie jest jednorazowe, ale raczej iteracyjne. Dążenie do doskonałości to piąta zasada, która polega na ciągłym ulepszaniu przepływu pracy. 

Niezależnie od tego, czy klient jest interesariuszem wewnętrznym, czy zewnętrznym, jego wymagania będą się ciągle zmieniać. Oznacza to, że musisz okresowo oceniać wartość produktu i regularnie analizować przepływ pracy pod kątem marnotrawstwa.

Narzędzia do zarządzania projektami Lean

Poniższe narzędzia mogą okazać się pomocne w usprawnieniu przepływu pracy podczas tworzenia nowego produktu. Dążąc do ciągłego doskonalenia, Ty i Twój zespół możecie ograniczyć marnotrawstwo, poprawić produktywność i zwiększyć wartość dla klienta. 

Cykl Deminga (PDCA)

Dr W. Edwards Deming opracował cykl Deminga w latach 50. XX wieku. Jego metoda, znana również jako cykl Plan-Do-Check-Act (PDCA), była rewizją wcześniejszej trzystopniowej metody rozwiązywania problemów stworzonej w latach dwudziestych XX wieku przez dr. Waltera Shewharta. 

Cykl PDCA składa się z czterech etapów:

• Zaplanuj: przeanalizuj przepływ pracy i zidentyfikuj problemy, które wymagają rozwiązania.

• Wykonaj: znajdź rozwiązanie problemu, analizując dane lub współpracując z członkami zespołu. 

• Sprawdź: monitoruj, czy Twoje rozwiązania są skuteczne i w razie potrzeby wprowadź ulepszenia w swoim planie.

• Działaj: zastosuj poprawione rozwiązania i oceń, czego się nauczyłeś.

Cykl Deminga to prosty proces, który można zastosować do różnych procesów organizacyjnych. Prawidłowo wdrożony, może znacząco wpłynąć na wartość produktu. 

Zarządzanie projektami Lean Six Sigma (DMEDI)

Lean Six Sigma to narzędzie do zarządzania zwinnego, które można wykorzystać do identyfikacji problemów w przepływie pracy. To narzędzie ma etapy podobne do cyklu Deminga, ale oferuje również metody analizy, których można używać równolegle. Kroki Lean Six Sigma, znane również jako DMEDI, są następujące:

• Definiuj: określ zakres projektu i zaplanuj cele

• Mierz: określ, w jaki sposób będziesz mierzyć sukces w swoim projekcie

• Explore: odkryj nowe sposoby na usprawnienie procesu projektowego

• Opracowanie: opracuj niezawodny plan projektu

• Implementacja: wdrożenie planu projektu

Metody analizy, których możesz użyć w połączeniu z Lean Six Sigma, obejmują:

• Mapowanie strumienia wartości: jak wspomniano powyżej, VSM może pomóc w zwizualizowaniu faz planu zarządzania projektem i zidentyfikowaniu obszarów marnotrawstwa.

• Ankiety opinii klientów: uzyskanie informacji zwrotnych od klientów to świetny sposób na ocenę problemów związanych z projektem i zwiększenie wartości produktu.

• Wykresy Gantta: wykresy Gantta to wykresy słupkowe, które mogą pomóc w wizualizacji kamieni milowych projektu.

• Analiza przyczyn źródłowych (RCA): użyj RCA, aby odkryć przyczyny źródłowe problemów i znaleźć rozwiązania.

• Kanban: tablice Kanban umożliwiają wizualizację zadań i ograniczają pracę w toku, dzięki czemu możesz zobaczyć, jak przebiega praca. 

Możesz zdecydować, którą metodę Lean Management wypróbować, w zależności od branży, produktu i zespołu. Możesz również wypróbować różne metody w różnych projektach i sprawdzić, która z nich działa najlepiej. Niezależnie od tego, którą metodę wdrożysz, upewnij się, że używasz oprogramowania do zarządzania projektami, aby łatwo wdrożyć te metody analizy. 

Dlaczego szczupłe zarządzanie jest ważne

Branże takie jak IT, budownictwo i edukacja przyjęły metodologię Lean ze względu na wiele korzyści, jakie zapewnia. Zarządzanie projektami zgodnie z tą metodą może zwiększyć wartość produktu poprzez usprawnienie procesów. 

Inne korzyści płynące z zarządzania Lean to m.in.:

• Zwiększona innowacyjność: usprawnia projekt, pobudzając kreatywność.

• Mniej marnotrawstwa: zmniejsza ilość odpadów fizycznych i czas oczekiwania między etapami produkcji, jednocześnie minimalizując nadprodukcję i nadmierne przetwarzanie.

• Lepsza obsługa klienta: zapewnia to, czego potrzebuje klient – nic więcej, nic mniej

• Krótszy czas realizacji: krótszy czas reakcji i mniej opóźnień.

• Wyższa jakość produktów: minimalizuje wady produktów poprzez dodanie kontroli jakości

• Lepsze zarządzanie zapasami: zapobiega opóźnieniom dzięki monitorowaniu zapasów

Niezależnie od tego, czy Twoja firma obsługuje interesariuszy wewnętrznych, czy zewnętrznych, przejście na myślenie Lean może uprościć procesy pracy i stworzyć bardziej wydajny zespół projektowy. 

Usprawnij przepływ pracy dzięki szczupłemu zarządzaniu projektami

Wiele firm ciężko pracuje, aby wytwarzać produkty wysokiej jakości i zapewniać satysfakcję klientów, ale metodologia Lean ułatwia osiągnięcie tych celów, eliminując wąskie gardła i usprawniając produkcję.

Niezależnie od tego, z jakiego systemu zarządzania projektami korzystasz, oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w usprawnieniu procesów. Korzystając z oprogramowania do usprawniania procesów, możesz lepiej wizualizować harmonogram projektu, komunikować się z członkami zespołu i spełniać wymagania klientów.