Kanban vs. Scrum: jakie są różnice?

Zdjęcie współautora – Julia MartinsJulia Martins29 października 20209 min czytania
facebooktwitterlinkedin
Kanban vs. Scrum obraz na baner do artykułu w Asanie

Kanban i Scrum – te pojęcia na pewno nie są Ci obce. Ale co one dokładnie oznaczają? Czy „scrum” nie jest terminem używanym w rugby?

Każdy zespół inaczej zarządza swoimi procesami Kanban i Scrum, więc możesz zetknąć się z różnymi strategiami. Obie te struktury wywodzą się od metodologii wizualnego zarządzania projektami i są wydajnym sposobem na współpracę. Zanim jednak możliwe będzie porównanie tych metodologii, musimy najpierw zrozumieć, co oznacza każde z tych pojęć.

Kanban

Pojęcie Kanban zazwyczaj odnosi się do wizualnej strategii zarządzania projektami, w ramach której zadania przedstawiane są w formie tablicy z kolumnami reprezentującymi postęp prac. Na tablicy Kanban pojedyncze zadania przechodzą przez wszystkie etapy postępu, aż do zakończenia.

Przeczytaj: Przewodnik dla początkujących po tablicach Kanban

Historia Kanban

Metoda Kanban początkowo stanowiła część metodologii  „szczupłego zarządzania” (ang. lean manufacturing) opracowanej przez Taiichi Ohno do zarządzania procesem produkcyjnym w Toyocie. W języku japońskim „Kanban” stanowi połączenie dwóch słów: 看 (Kàn), oznaczające „znak” oraz 板 (Bǎn), czyli „tablica”. Początkowo, w ramach systemu Kanban używanego przez Ohno, na kartkach śledzono zlecenia przychodzące do fabryki Toyoty. Dzięki jego metodzie, zamiast próbować przewidywać popyt i produkować zgodnie z tymi przewidywaniami, możliwe była produkcja w oparciu o faktyczne zapotrzebowanie klientów.

Kanban dzisiaj

Struktura Kanban opracowana przez Taiichi Ohno podlegała cyfryzacji, adaptacjom oraz udoskonalaniu przez kilka dekad, ostatecznie stając się systemem do zwinnego zarządzania projektami, który znamy dzisiaj. Współczesna wersja Kanban to głównie wizualna metoda zarządzania pracą online. Kiedy ludzie mówią „Kanban”, często mają na myśli tablice Kanban: wizualny sposób zarządzania projektami, który w praktyczny sposób reprezentuje tą metodologię.

Na tablicy Kanban kolumny reprezentują różne etapy pracy. W każdej kolumnie znajdują się karty reprezentujące indywidualne zadania, przypominające kartki papieru rozłożone na podłodze fabryki, z których pierwotnie korzystał Ohno.

Tablica Kanban do śledzenia błędów

Tablice Kanban to jedna z najbardziej popularnych form wizualnego zarządzania projektami. Jak inne wizualne sposoby zarządzania projektami, tablice Kanban stanowią czasem najlepsze rozwiązanie, aby szybko i łatwo sprawdzić status projektu.

Przeczytaj: 3 sposoby na wizualizację planu projektu: osie czasu, kalendarze i tablice

Zalety tablic Kanban

Korzystając z tablicy Kanban do wizualnego zarządzania projektami, zapewniasz swojemu zespołowi mnóstwo praktycznych informacji. Jeśli tablica Kanban została utworzona za pomocą  narzędzia do zarządzania projektami, znajdujące się na niej „karty”, które reprezentują pojedyncze zadania lub produkty końcowe projektu, będą zawierać również informacje o osobie odpowiedzialnej, dacie wykonania i inne ważne tagi, takie jak priorytet czy rodzaj zadania. Dzięki narzędziu do zarządzania pracą możesz również rozwinąć kartę, aby zobaczyć szczegółowe informacje o zadaniu, kontekst, wszystkie istotne pliki i więcej.

Tablice Kanban to elastyczny sposób na wizualizację pracy w toku. Kolumny w tradycyjnej tablicy Kanban pokazują etapy prac (np „Do zrobienia”, „W toku” i „Gotowe”) i z tego powodu, system ten jest bardzo popularnym sposobem wizualnego zarządzania projektami dla zespołów, które obsługują procesy bieżące i projekty, takie jak zlecenia kreatywne lub śledzenie błędów. Możesz jednak utworzyć na tablicy Kanban własne kolumny, na przykład w zależności od osoby przypisanej do zadania, kanale lub terminie wykonania.

Tablice Kanban stanowią kluczowy element większości narzędzi do zarządzania projektami, ponieważ za ich pomocą można skutecznie zwizualizować pracę. Wybierając  narzędzie do zarządzania projektami dla Twojego zespołu upewnij się, że jednym z widoków jest właśnie widok tablicy Kanban. Jeśli to możliwe, poszukaj również narzędzia, które umożliwia zmianę sposobu wyświetlania pracy. W Asanie na przykład, widok Tablicy (lub Tablicy Kanban) to tylko jeden z czterech sposobów wyświetlania pracy. Inne tryby obejmują widok Osi czasu, Kalendarza i Listy.

Przeczytaj: Cztery sposoby na wizualizację pracy w Asanie

Scrum

Podobnie jak Kanban, Scrum to struktura do współpracy i wykonywania zadań o dużym znaczeniu. W przeciwieństwie do Kanban, które opiera się prawie wyłącznie na wizualnej formie zarządzania projektami opracowanej przez Taiichi Ohno, Scrum to pełna struktura i można w niej również „zarządzać zespołami”.

Historia Scrum

Pojęcie „Scrum” zostało po raz użyte pierwszy w artykule Hirotaka Takeuchi i Ikujiro Nonaka, opublikowanym w Harvard Business Review z 1986 r., pod tytułem The New New Product Development Game, w kontekście tworzenia nowych produktów. W artykule tym wprowadzają oni scrum w następujący sposób:

„Organizacje coraz częściej zdają sobie sprawę, że tradycyjna, sekwencyjna metoda rozwoju nowych produktów po prostu nie wystarczy. Zamiast tego, firmy w Japonii i Stanach Zjednoczonych zaczynają stosować bardziej holistyczne podejście, zainspirowane grą w rugby, kiedy to piłka przekazywana jest wśród członków zespołu, którzy pracują jako jednostka przemieszczająca się po boisku”.

Następnie, w 1995 roku, Ken Schwaber i Jeff Sutherland opublikowali Proces rozwoju SCRUM , w którym określili techniki i zasady nowoczesnej metodologii Scrum. W późniejszych latach, Schwaber i Sutherland kontynuowali swoje badania oraz definiowanie metodologii, co zaowocowało wydaniem słynnego Przewodnika po Scrum – dokumentu, który regularnie uaktualniają. „Przewodnik po Scrum” określa Scrum „nie jako proces, technikę czy ściśle określoną metodę. Jest to raczej struktura, w ramach której można wprowadzać różne procesy i techniki”. Według Schwabera i Sutherlanda, Scrum pomaga zespołom w ciągłym doskonaleniu produktu, zespołu i ogólnego środowiska pracy. Dzieje się tak, ponieważ Scrum zachęca zespoły do stałego kontrolowania tego, jak wydajne są stosowane przez nich metody oraz wprowadzania udoskonaleń.

Scrum dzisiaj

Współcześnie, zespoły produktowe, inżynierowie, programiści i inne zespoły Agile korzystają ze Scrum, aby wykonywać zadania szybciej i bardziej wydajnie. Przed rozpoczęciem Scrum, jeden z członków zespołu zostaje wyznaczony na Scrum Mastera, który jest odpowiedzialny za przeprowadzenie każdej z trzech różnych faz Scrum i utrzymywanie projektu na właściwych torach. Scrum Masterem może być lider zespołu, kierownik projektu, właściciel produktu lub osoba najbardziej zainteresowana przeprowadzeniem trzech tradycyjnych faz Scrum:

  • Faza 1: planowanie sprintu. Sprint w metodologii Scrum trwa zazwyczaj 2 tygodnie, chociaż możliwe jest także przeprowadzanie sprintów dłuższych lub krótszych. Podczas fazy planowania sprintu, Scrum Master wraz z resztą zespołu przeglądają rejestr zadań i decydują, które z nich zostaną wykonane w ramach sprintu.

  • Faza 2: codzienne stand-upy Scrum. W czasie trwania Scrum (znanego także jako „czas trwania cyklu”) zespoły zazwyczaj spotykają się codziennie, aby sprawdzić postępy i obciążenie pracą.

  • Faza 3: retrospekcja sprintu. Po zakończeniu Scruma, Scrum Master organizuje retrospekcję sprintu, czyli spotkanie, podczas którego następuje jego podsumowanie i przygotowanie do następnego sprintu. Podczas retrospekcji sprawdza się również, które z prac zostały wykonane, a te niedokończone zostają przeniesione z powrotem do rejestru zadań.

Przeczytaj: Asana dla Agile i Scrum

Celem Scruma nie jest zbudowanie w dwa tygodnie nowego produktu, wydanie go i natychmiastowe przejście do kolejnego. Wręcz przeciwnie: Scrum stosuje filozofię „ciągłego doskonalenia”, w myśl której zespoły podejmują małe kroki, zmierzające ku realizacji większych celów. Dzielenie prac na mniejsze zadania i koncentrowanie się na nich umożliwia zespołom łatwiejsze ustalanie priorytetów i bardziej wydajną pracę.

Zalety Scrum

Zespoły, które stosują Scrum mają jasno określone zasady, zakres obowiązków i zdefiniowane procesy. Co więcej codzienne spotkania scrum, w połączeniu z planowaniem i przeglądem sprintu (czyli retrospekcją), pozwala na stałe sprawdzanie postępów i udoskonalanie bieżących procesów.

Ponieważ prace do wykonania wybiera się z rejestru zadań, a Scrum rozpoczyna się od  planowania sprintu , metodologia ta domyślnie zapewnia prostą strukturę, dzięki której liderzy zespołów i właściciele produktów mogą łatwo zarządzać najważniejszymi pracami zespołu. W ramach Scrum, konieczność domyślnej priorytetyzacji jest ściśle połączona z przejrzystym zakresem obowiązków. Podczas Scrum, Twój zespół ma z góry określony, ograniczony zakres prac oraz czas przeznaczony na każdy sprint.

Czym więc jest Agile?

W dyskusjach na temat Kanban i Scrum, często przewija się również trzecie pojęcie: Agile.

Zespoły Agile często przeprowadzają Scrum i korzystają z tablic Kanban – ale lepiej traktować Agile, jako termin zbiorczy. Nie trzeba przeprowadzać Scrum, aby korzystać z tablicy Kanban. Zgodnie z tą samą logiką, nie każdy zespół Agile musi przeprowadzać Scrum czy korzystać z tablicy Kanban. Myśl o Agile jako o filozofii zarządzania projektami. Postępowanie zgodnie z metodologią Agile opiera się na iteracyjnym i przyrostowym rozwoju, który pomaga zespołom w przystosowaniu się do zmian i radzeniu w niepewnych sytuacjach. Zarówno Scrum, jak i Kanban są podgrupami metodologii Agile.

Dowiedz się więcej: Odkryj skuteczniejsze narzędzie do zwinnego zarządzania projektami

Różnice pomiędzy Kanban a Scrum

Teraz, gdy już wiesz nieco więcej, czym jest Kanban i Scrum oraz ich historii, czas przyjrzeć się bliżej temu, co je różni, aby wiedzieć, której z nich używać w jakiej sytuacji.

Proces Scrum jest bardziej zdefiniowany niż Kanban

Scrum jest strukturą, która obejmuje zasady, zgodnie z którymi muszą postępować zespołu. Każdą z nich możesz zmodyfikować lub dostosować do potrzeb swojego zespołu, ale podstawowe elementy, jakie będzie zawierać każdy Scrum to: Scrum Master, rejestr zadań, czas trwania sprintu, regularne stand-upy oraz jasno zdefiniowane zakończenie sprintu.

Kanban z kolei najczęściej wykorzystuje się do przedstawienia pracy w formie wizualnej. Wiele zespołów przeprowadza Scrum za pomocą tablicy Kanban, ale w takim przypadku, stanowi to część struktury Scrum, a nie Kanban. Kanban to nie tyle „metodologia” o ściśle określonych zasadach, co sposób na wizualizację pracy.

Scrum ma określony czas trwania

Proces Scrum przeprowadzany jest w formie sprintów, czyli dwutygodniowych cykli pracy. Podczas cyklu Scrum, zespół rozpoczyna od rejestru zadań. W ten sposób, po zakończeniu sprintu otrzymuje się zbiór zakończonych prac – niezależnie od ich rodzaju. Nie oznacza to, że każdy zespół zakończy wszystkie zadania przypisane mu podczas procesu Scrum, ale jego celem jest zwieńczenie sprintu produktem końcowym.

Zespoły, które przeprowadzają Scrum za pomocą tablic Kanban (nazywanych też czasami „tablicami scrum”), często tworzą nową tablicę dla każdego sprintu. Dzieje się tak z dwóch powodów:

  1. Zespoły, które tworzą nowe tablice dla każdego sprintu mogą za każdym razem rozpoczynać od nowa. Znacznie ułatwia to Scrum Masterowi i innym członkom zespołu wizualizację konkretnych prac zaplanowanych w ramach danego sprintu.

  2. Scrum Master korzysta z wcześniejszych tablic Scrum, aby śledzić prace wykonane podczas każdego cyklu. Ważnym powodem, dla którego zespoły decydują się korzystać ze Scrum jest fakt, że umożliwia to poprawę wydajności procesu. Z tego powodu, przydatne jest sprawdzenie wcześniejszych tablic i porównanie wyników.

W przeciwieństwie do Scrum, tablice Kanban nie muszą mieć daty rozpoczęcia i zakończenia. W Asanie korzystamy z tablic Kanban najczęściej w celu wizualizacji bieżących procesów. Ponieważ są one z założenia bardzo elastyczne, idealnie sprawdzają się do zarządzania procesami zlecania zadań lub projektami dotyczącymi zleceń kreatywnych, które nie mają określonych ram czasowych.

Kolumny na tablicy Kanban można zorganizować na wiele sposobów

Podczas Scrum ważne jest śledzenie pracy oraz jej przemieszczanie się w ramach cyklu życia zadania. Poczynając od rejestru zadań dotyczących produktu, aż do produktu końcowego, mierzenie przepływu pracy to jeden z kluczowych sposobów, aby utrzymać sprint na właściwych torach – oraz ważny element codziennych stand-upów.

Jednak w ramach tablicy Kanban, która nie jest oparta na Scrum, kolumny mogą reprezentować różne elementy pracy, nie tylko jej status. Można na przykład stworzyć tablicę Kanban z kolumnami dla poszczególnych członków zespołu, aby ułatwić im śledzenie wykonywanych zadań. Kolejną opcją jest utworzenie kolumn reprezentujących prace, które należy wykonać w każdym miesiącu lub tablicę Kanban retrospektywy, ilustrującą prace ukończone w danym miesiącu. Kolumny na tablicy Kanban mogą reprezentować wszystko, co jest dla Ciebie ważne, bo w przeciwieństwie do Scrum, zasady nie są tu ściśle określone.

Tablica Kanban dla zleceń kreatywnych

Zarówno Kanban, jak i Scrum, motywują zespoły do ciągłego doskonalenia

Jedną z podstawowych zasad metodologii Agile jest elastyczność i ciągłe doskonalenie. To właśnie z tego powodu filozofia Agile odpowiada zespołom produktowym, inżynieryjnym oraz programistom. Ciągłe doskonalenie stanowi ważny element Kanban i Scrum.

W myśl zasad Scrum, proces jest ważniejszy niż perfekcja. Oznacza to, że zamiast prowadzenia długotrwałych prac nad produktem i wydawania go dopiero, kiedy jest on idealny, stosuje się proces ciągłego doskonalenia. Podczas sprintu, zespoły tworzą i dostarczają nowe produkty, funkcje lub narzędzia, a następnie doskonalą je w razie potrzeby.

W strukturze Kanban ciąłe doskonalenie dotyczy bardziej zespołów i ich procesów aniżeli indywidualnych zadań. Kanban motywuje zespoły do poszukiwania sposobów, aby stale się zmieniać, wprowadzać poprawki i ewoluować.

Zarówno Kanban, jak i Scrum pomagają zespołom we współpracy

Pomimo, że w praktyce współpraca może różnić się w zależności od wybranej przez Twój zespół struktury, zarówno Kanban, jak i Scrum są sposobem zwiększenia skuteczności wspólnych działań.

Ściśle określone w ramach struktury Scrum reguły, sprawiają, że członkowie zespołu mogą łatwo sprawdzić status prac. Przypisane role, spotkania i regularne sprinty sprawiają, że każdy członek zespołu Scrum wie, kto i nad czym pracuje, jaki jest status pracy oraz co musi zostać wykonane w ramach danego sprintu. Kolejną zaletą Scrum jest to, że jeśli wiele zespołów w Twojej firmie pracuje w tym systemie, to współpraca międzyfunkcyjna jest łatwiejsza, ponieważ tablice Scrum wyglądają bardzo podobnie.

Kanban poprawia również przejrzystość pomiędzy współpracownikami. Kiedy już zdecydujesz, co reprezentuje Twoja tablica Kanban, zespoły będą mogły szybko i łatwo uzyskać wgląd w całą pracę, po prostu patrząc na tablicę.

Kiedy korzystać z Kanban

Nie istnieje dokładna zasada dotycząca tego, kiedy Twój zespół powinien korzystać z Kanban, Scrum albo innej formy wizualnego zarządzania projektami. Dobrym sposobem, aby zdecydować, czy Kanban to odpowiedni wybór dla Ciebie jest sprawdzenie, czy:

  • Twój zespół potrzebuje wizualnego systemu zarządzania projektami

  • Chcesz znaleźć sposób na uzyskiwanie łatwego wglądu w status projektu

  • Nie jesteś członkiem zespołu produktowego, inżynieryjnego ani programistycznego

  • Pracujesz z procesami i projektami bieżącymi

  • Większość Twojej pracy nie jest tworzona w krótkim okresie czasu

Nawet, jeśli zdecydujesz się nie korzystać ze struktury Scrum, wciąż może ona służyć Ci jako inspiracja. Na przykład, być może nie chcesz, aby Twoja praca była ograniczona czasowo do dwutygodniowych sprintów, ale utworzenie rejestru zadań byłoby korzystne dla Twojego zespołu, aby łatwiej określić zadania priorytetowe. Najlepszą częścią Kanban jest to, że możesz wykorzystać to, co odpowiada Twojemu zespołowi i odrzucić resztę.

Kiedy korzystać ze Scrum

Scrum może być potężnym sposobem na zorganizowanie i określenie priorytetów całego procesu. Pomimo tego, że Scrum nie sprawdza się dla każdego zespołu, struktura ta może być dla Ciebie odpowiednia jeśli:

  • Jesteś członkiem zespołu inżynieryjnego, produktowego, programistycznego lub Agile

  • Twojemu zespołowi przydałaby się lepiej określona struktura

  • Masz wiele zadań w rejestrze

  • Krótkie terminy wykonania i produkty końcowe stanowią motywację dla Twojego zespołu

  • Jeden z członków Twojego zespołu zobowiązał się pełnić rolę Scrum Mastera

Pamiętaj: zawsze możesz przeprowadzić Scrum za pomocą tablicy Kanban. Aby z powodzeniem prowadzić codzienne stand-upy i dobrze zaplanować sprinty i retrospekcje, konieczny jest niezawodny system do wizualizacji i śledzenia kolejnych etapów pracy. Tablice Kanban pomogą Ci zająć się rejestrem sprintu i uporządkować przepływ pracy tak, aby każdy cykl Scrum zakończył się sukcesem.

Kanban vs. Scrum: które z nich jest lepsze?

Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz pomiędzy nimi wybierać. Jeśli Scrum wydaje się odpowiednim wyborem dla Twojego zespołu, możesz skorzystać z tablicy Kanban, aby zwizualizować przepływ pracy. Jeśli nie chcesz korzystać z kompletnej struktury Scrum, możesz po prostu skorzystać z tablicy Kanban, aby Twój zespół był zorganizowany i zwinny.

Najważniejszą rzeczą jest znalezienie systemu oraz narzędzia, które jest odpowiednie dla Ciebie. Niezależnie od tego, czy korzystasz z metodologii Scrum czy Kanban, upewnij się, że system zarządzania projektami, którego używasz, jest wystarczająco elastyczny, aby spełnić potrzeby Twojego zespołu.

Powiązane zasoby

Artykuł

The beginner's guide to Agile methodologies