Asana dla Agile i Scrum

Pomimo, iż metodologia ta była pierwotnie używana do tworzenia oprogramowania, Agile jest obecnie sposobem pracy wielu różnych zespołów, a nawet całych organizacji. Zwinne zespoły potrafią błyskawicznie dostosowywać się do zmiennych warunków, umożliwiając organizacjom szybsze wprowadzanie na rynek produktów wysokiej jakości. Jest to jednak możliwe wyłącznie, jeśli wszyscy członkowie danego zespołu wiedzą, jakie działania muszą wykonać i w jaki sposób. Asana to elastyczne narzędzie, które umożliwia szybsze tworzenie i wydawanie produktów. Oto, w jaki sposób przenieść metodologię Agile do Asany.

jeśli dopiero zaczynasz korzystanie z Asany, zalecamy zapoznanie się z artykułem „Szybki start”, który pomoże Ci zrozumieć założenia Asany i przełożyć je na metodologie Agile.

W jaki sposób Asana może pomóc zwinnym zespołom?

Narzędzia zaprojektowane specjalnie z myślą o zwinnym zarządzaniu nie zawsze przydają się wszystkim członkom organizacji. Wręcz przeciwnie, czasem mogą one tylko niepotrzebnie skomplikować proste procesy. Co więcej, różne zespoły, na przykład produktowy i marketingowy, mogą zupełnie inaczej podchodzić do metodologii Agile. Zespoły korzystające z Asany mogą dostosować ją do swojego przepływu pracy Agile, zachowując jednocześnie możliwość nie korzystania z tej metodologii.

Przenieś koncepty Agile i Scrum do Asany

Jedną z najpopularniejszych metodyk w Agile jest Scrum. Poniżej przedstawiamy konkretne przykłady tego, w jaki sposób najpopularniejsze koncepty ze Scruma można przenieść do Asany.

Koncept w Scrum i Agile	W Asanie...
Epik	Utwórz portfolio projektu
Funkcja	Utwórz jeden projekt dla każdej funkcji
Historia użytkownika	Dodaj zadania do projektu funkcji
Zadanie	Dodaj podzadania do każdego zadania z historią użytkownika w Asanie
Backlog	Utwórz projekt backlogu
Sprint	Utwórz projekt dotyczący planowania sprintu
Wielkość	Użyj rozwijanego pola niestandardowego, aby wskazać rozmiar
Czas do zakończenia	Użyj liczbowego pola niestandardowego
Kryteria akceptacji	Dołącz informacje w opisie zadania

Jak utworzyć epiki

Epik oznacza nakład pracy potrzebny do osiągnięcia konkretnego celu, który można rozłożyć na mniejsze części. Jest to koncept odpowiadający projektowi oraz zadaniom w Asanie, które z kolei w Agile określa się mianem funkcji i historii użytkownika. Epikami mogą być na przykład duże wdrożenia produktowe albo seria wydarzeń czy kampanii, które przyczyniają się do realizacji ogólnego celu (na przykład zdobycia potencjalnych klientów lub zwiększenia zysków).

Abu utworzyć epik w Asanie możesz utworzyć portfolio. Portfolio umożliwiają grupowanie powiązanych ze sobą projektów i monitorowanie ich statusu. To pozwoli Ci błyskawicznie sprawdzić status swojego epiku i łatwo wyświetlić aktualizacje statusu każdej jego funkcji.

Tworzenie epiku (Portfolio):

1. Rozwiń pasek boczny i kliknij opcję Portfolio znajdującą się u góry po lewej stronie.
2. Kliknij Nowe portfolio.

Po kliknięciu jednego z portfolio, zobaczysz ogólny przegląd wszystkich wchodzących w jego skład projektów.

Teraz możesz dodać funkcje do swojego epiku.

Jak stworzyć funkcje i backlog

Funkcje stanowią zapis ważnych działań, które przyczyniają się do realizacji epików, a backlogi pozwalają śledzić zadania, których priorytet nie został jeszcze określony. W Asanie funkcje oraz backlogi można utworzyć w formie projektów, ale backlog można również ująć w formie jednej z sekcji projektu.

Przykładowo, dla epiku dotyczącego największej premiery produktowej roku, możliwe jest utworzenie projektów dla badań rynkowych i opinii klientów, rozwoju oraz marketingu lub planów sprzedaży.

Tworzenie funkcji i backlogu (projektów w Asanie):

1. Najpierw utwórz w Asanie zespół, w którym będą przechowywane funkcje w formie projektów.
2. Kliknij pomarańczowy przycisk +, znajdujący się na górnym pasku, aby utworzyć projekt dla każdej funkcji. Aby szybko rozpocząć, możesz kliknąć zakładkę Szablony**, żeby sprawdzić, czy istnieją już gotowe szablony projektów w Asanie, które możesz wykorzystać.
3. Następnie dodaj do projektu pola niestandardowe do śledzenia informacji takich jak rozmiar funkcji, koszt, czas do zakończenia, cel biznesowy lub związany z nim epik. Dodaj pola niestandardowe do dowolnego projektu, klikając niebieski link Dodaj pola niestandardowe, znajdujący się u góry dowolnego projektu.
4. Po utworzeniu funkcji, możesz wybrać, czy chcesz umieścić backlog w osobnej sekcji projektu funkcje, czy stworzyć dla niego osobny projekt. Aby utworzyć nowy projekt, postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami.

Następnie dowiesz się, w jaki sposób podzielić funkcje na historie użytkowników.

Jak utworzyć historie użytkowników i dodać je do Twojego sprintu

Historia użytkownika to wykonalny element, który umożliwia podzielenie funkcji na mniejsze, łatwiejsze do wykonania części. W Asanie odpowiada to dodawaniu do projektu zadań. Na przykład, dla epiku dotyczącego zmiany designu można utworzyć funkcję dotyczącą premiery strony internetowej z historiami użytkownika „stworzyć wersję roboczą treści na stronę” oraz „zoptymalizować treści dla wersji mobilnej”.

Tworzenie historii użytkowników (zadań w Asanie):

1. Dodaj historie użytkowników do swojej funkcji tworząc w projekcie zadania. Wystarczy, że wpiszesz wykonalne działanie w tytule zadania i przyciśniesz Enter.
2. W opisie zadania możesz dodać kryteria akceptacji i inne ważne informacje.
3. Wypełnij dodane przez siebie pola niestandardowe, aby jasno określić szczegóły, takie jak rozmiar i czas.
4. Przypisz zadanie do osoby odpowiedzialnej za jego wykonanie i dodaj datę rozpoczęcia oraz wykonania, by mogła odpowiednio zaplanować swoją pracę.
5. Po utworzeniu historii klientów w formie zadań możesz dalej podzielić je na zadania, które w Asanie byłyby podzadaniami. Podzadania umożliwiają podzielenie pracy na mniejsze części i łatwiejszą dystrybucję obowiązków.

Dobrym pomysłem jest również stworzenie projektu dotyczącego planowania sprintu, który będzie zawierać wszystkie czynności zaplanowane w ramach danego sprintu. Sprawdź nasz artykuł na blogu poświęcony planowaniu sprintów, aby dowiedzieć się więcej na temat tworzenia i zarządzania planowaniem sprintu.

Gotowe! Właśnie udało Ci się stworzyć podstawową strukturę Scrum w Asanie.

rozumiemy, że nie istnieje jeden sposób na zarządzanie zwinnymi procesami. Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób robią to inne zespoły lub dostosować opisany przez nas proces do własnych potrzeb, rozpocznij dyskusję na forum społeczności Asany, otrzymaj odpowiedzi i połącz się z innymi zespołami.

Zarządzanie projektami Agile w Asanie

Po utworzeniu podstawowej struktury Scrum i dodaniu zadań do projektu sprintu, zapoznaj się z naszymi wskazówkami dotyczącymi zarządzania pracą w Asanie.

Jak zarządzać backlogiem

Zadbaj o regularne aktualizowanie listy backlogów w Asanie, prowadząc ją w formie sekcji lub projektów. Korzystanie z pól niestandardowych umożliwia filtrowanie zadań i ich priorytetyzację, a także łatwe przenoszenie zadań do i z backlogu.

Dodawanie nowych elementów do backlogu:

1. Aby łatwo dodawać elementy do backlogu możesz utworzyć specjalny szablon zadania. W ten sposób, każdy element backlogu będzie zawierał wszystkie dane, których potrzebujesz, aby rozpocząć nad nim pracę.
2. Użyj pola z opisem zadania, aby wyjaśnić, jakie informacje należy podać przed dodaniem zadania do backlogu.

• Szablon zadania można skopiować klikając przycisk z trzema kropkami, znajdujący się w prawym górnym rogu zadania i wybierając Duplikuj zadanie...

3. Gdy zechcesz rozpocząć pracę nad konkretnym zadaniem, dodaj je do projektu zawierającego dany sprint, klikając przycisk z trzema kropkami, a także do projektu bieżącego sprintu. Dzięki temu wszystkie dane, których potrzebujesz będą łatwo dostępne, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności.

Jak zdecydować, którym elementom backlogu należy nadać priorytet

1. Dodanie do projektu backlogu pól niestandardowych, takich jak priorytet, rozmiar, czas potrzebny na wykonanie zadania itp., umożliwia łatwiejsze sortowanie elementów i określenie priorytetów.
2. Kliknij ikonę filtrowania, znajdującą się w prawym górnym rogu projektu, aby posortować go według wybranego pola niestandardowego.

• Na przykład, jeśli wiesz, że w nadchodzącym sprincie masz do dyspozycji wolne godziny inżynieryjne, możesz wyszukać zadania o wysokim priorytecie, do wykonania których potrzeba tyle czasu, ile jest dostępne.

Jak zarządzać sprintem w Agile

Po utworzeniu projektu do planowania sprintu możesz zacząć dodawać do niego zadania i zarządzać nimi w Asanie. Poniżej prezentujemy kilka wskazówek odnośnie tego, jak popychać pracę do przodu i na bieżąco informować interesariuszy o postępach.

Jak zarządzać harmonogramem sprintu

Zarządzanie harmonogramem sprintu za pomocą osi czasu oznacza, że nie potrzebujesz arkuszy kalkulacyjnych ani osobnych narzędzi do planowania i zarządzania sprintem.

1. Każda funkcja, historia użytkownika i/lub zadanie, które zostaje dodane do planu sprintu, powinno mieć określoną datę rozpoczęcia i wykonania, aby można było wyświetlić je na osi czasu i sprawdzić, jak harmonogram układa się w całość. Po prostu kliknij zakładkę Oś czasu, znajdującą się u góry dowolnego projektu w Asanie (jest to możliwe również w projektach zawierających funkcje).
2. Na osi czasu zobaczysz wszystkie zadania utworzone w ramach sprintu w formie wykresu Gantta, umożliwiającego łatwe wyznaczanie zależności i przenoszenie zadań za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”.

Śledzenie aktualizacji dotyczących sprintu

Projekt z harmonogramem sprintu umożliwi Ci łatwe śledzenie postępów, bez konieczności ciągłego proszenia członków zespołu o aktualizacje czy prowadzenia osobnego arkusza kalkulacyjnego.

1. W miarę, jak prace nad sprintem postępują, upewnij się, że członkowie Twojego zespołu oznaczają zadania dotyczące historii użytkownika oraz zadań jako ukończone, załączając do nich wszystkie ważne pliki. Dzięki temu będzie można łatwo sprawdzić, które prace zostały już zakończone, a ich rezultaty będą dostępne dla pozostałych członków zespołu.
2. Pokaż postępy w realizacji wszystkich zadań dotyczących historii klientów, przeciągając je do właściwej kolumny w projekcie sprintu. W ten sposób, przechodząc do projektu, każdy będzie mógł sprawdzić jego status.
3. Dodaj ważnych interesariuszy i menedżerów jako członków projektu zawierającego sprint. Kliknij nagłówek projektu i dodaj wszystkie potrzebne osoby, a jeśli chcesz, możesz dać im dostęp tylko do komentowania, aby nie mogli niczego zmieniać.
4. Użyj widoku postępu, aby udostępniać regularne aktualizacje w trakcie trwania sprintu. Korzystaj ze @wzmianek, aby wspomnieć o istotnych zadaniach lub projektach. @Wspomnij członków zespołu, aby wyrazić uznanie lub powiadomić wszystkich, kto zarządza projektem i do kogo należy kierować pytania.
5. W ramach codziennych stand-upów członkowie zespołu mogą korzystać z listy „Moje zadania”, aby na bieżąco śledzić, co jest do zrobienia dzisiaj, co zostało już wykonane, a także identyfikować blokady.
6. Jeśli sprawy utkną w martwym punkcie, komentarze do zadania stanowią dobry sposób na poproszenie o więcej informacji lub pomoc. Można również dodać obserwujących do zadania, co zwiększy jego widoczność.

Przeprowadzanie skutecznej retrospekcji w Asanie

Retrospekcje stanowią ważny element procesu Agile. Dają one zespołom czas, aby zastanowić się nad tym, co poszło dobrze, a co należy poprawić w przyszłości. Dowiedz się w jaki sposób korzystać z Asany, aby zwiększyć skuteczność swoich retrospekcji i osiągać wymierne rezultaty.

1. Retrospekcja przeprowadzona na zakończenie sprintu zapewnia możliwość podsumowania jego wyników oraz sprawdzenia, co jeszcze pozostało do zrobienia.

• Sprawdź, ile funkcji zostało ukończonych w danym czasie i zaplanuj kolejny sprint, korzystając z pola niestandardowego „czas do zakończenia”.
• Przenieś nieukończone funkcje i historie użytkowników do backlogu lub dodaj je do kolejnego sprintu.

2. Użyj widoku postępu, by udostępnić finałowe rezultaty sprintu i powiadomić członków zespołu o osiągnięciach.
3. Jeśli któreś z informacji zwrotnych uzyskanych w ramach retrospekcji są wykonalne, utwórz zadanie i przypisz je do osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie lub przekazanie innym zespołom.
4. Dodaj projekt swojego sprintu do archiwum, aby nie mylić zakończonych projektów z bieżącymi. Wciąż będziesz mieć do nich dostęp w Asanie.
5. Utwórz nowy projekt sprintu i powtórz proces!

Pomimo, że metodyka Agile zawiera wiele ruchomych części, które przyczyniają się do sukcesu zwinnych zespołów, możliwość śledzenia, zarządzania i planowania pracy w jednym miejscu zdecydowanie przynosi najlepsze rezultaty.