Czym jest cykl PDCA?

Cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act) to interaktywna strategia rozwiązywania problemów, która służy do usprawniania procesów i wdrażania zmian. Cykl PDCA to metoda ciągłego doskonalenia. Cykl Zaplanuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj nie jest procesem jednorazowym, lecz ciągłą pętlą informacji zwrotnych służącą do iteracji i ulepszania procesów. Postępując zgodnie z cyklem PDCA, zespoły opracowują hipotezy, testują te pomysły i ulepszają je w ciągłym cyklu doskonalenia. 

Cykl PDCA to przydatna technika do rozwiązywania, analizowania i rozwiązywania problemów biznesowych. Ponieważ cykl PDCA opiera się na procesie ciągłego doskonalenia, oferuje pewien poziom elastyczności i iteracyjnego ulepszania. 

Historia cyklu PDCA

Cykl PDCA został po raz pierwszy wprowadzony przez Waltera Shewharta, ojca statystycznej kontroli jakości. W swojej książce „Economic control of quality manufactured product” (Ekonomiczna kontrola jakości wytwarzanego produktu) Shewhart zastosował metodę naukową do ekonomicznej kontroli jakości. 

Teza Shewharta została rozwinięta przez W. Edwardsa Deminga, który był mistrzem w pracy Shewharta. Deming rozwinął pomysł Shewharta i wykorzystał metodę naukową nie tylko do kontroli jakości, ale także do doskonalenia procesów.

Deming nauczał japońskich inżynierów tej metody, którą nazwał cyklem Shewharta. Tam cykl Shewharta połączył się z kaizen (japońską zasadą ciągłego doskonalenia, która została opracowana przez Kaoru Ishikawę), systemem produkcyjnym Toyoty i Lean Manufacturing, aby stać się tym, co obecnie nazywamy cyklem Plan-Do-Check-Act (PDCA). 

Obecnie cykl Zaplanuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj jest powszechnie stosowany w ramach zarządzania projektami w metodologii Lean.

Ta metodologia ma wiele nazw, w tym:

• Cykl PDCA

• Cykl Deminga lub koło Deminga

• Cykl Shewharta

• Cykl kontrolny

• Cykl Zaplanuj-Wykonaj-Zbadaj-Działaj (PDSA) 

Kiedy należy użyć cyklu PDCA?

Cykl PDCA to struktura określająca sposób podejścia do problemów związanych z zarządzaniem projektami i doskonaleniem procesów oraz ich rozwiązywania. W związku z tym można go wdrażać w wielu różnych projektach. Zespoły, które korzystają z cyklu PDCA, skutecznie wdrażają element ciągłego doskonalenia. Nie jest to cykl, który można wykorzystać do realizacji całego procesu. Jest to sposób na zapewnienie ciągłego doskonalenia i wdrożenie procesu iteracyjnego. 

Cykl Zaplanuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj jest szczególnie przydatny, gdy chcesz:

• Usprawnić i ulepszyć powtarzalny proces pracy

• Opracować nowy proces business

• Rozpocząć pracę nad ciągłym doskonaleniem

• Szybko wprowadzać zmiany i obserwować natychmiastowe wyniki

• Zminimalizować błędy i zmaksymalizować wyniki

• Szybko przetestować wiele rozwiązań

4 kroki do wykorzystania cyklu PDCA

Cztery etapy procesu PDCA to: planowanie, działanie, sprawdzanie i podejmowanie działań. Warto zauważyć, że proces ten jest cykliczny, więc gdy tylko dotrzesz do końca, możesz zacząć od nowa. 

1. Planowanie

Pierwszym krokiem do ulepszenia procesu lub zaplanowania projektu jest ustalenie, co należy zrobić. Jak każdy plan projektu, zawiera on różne informacje, w tym:

• Cele projektu

• Wskaźniki sukcesu

• Produkty końcowe projektu lub wynik końcowy

• Interesariusze projektu

• Oś czasu projektu

• Wszelkie istotne zagrożenia lub ograniczenia związane z projektem

Cykl PDCA można wykorzystać w wielu różnych projektach. Niezależnie od tego, czy tworzysz nowy projekt od podstaw, czy korzystasz z PDCA jako projektu poprawy jakości, inwestowanie w solidną fazę planowania to świetny sposób na wprowadzenie projektu na właściwe tory. 

Pamiętaj, że PDCA to cykl. Nie musisz mieć wszystkich odpowiedzi za pierwszym razem, ponieważ prawdopodobnie będziesz realizować ten cykl wielokrotnie. Za każdym razem, gdy ponownie uruchamiasz cykl PDCA, oceń swój plan projektu, aby upewnić się, że jest aktualny i dokładny w odniesieniu do celów projektu. 

2. Działaj

Po dopracowaniu planu projektu, następnym krokiem jest jego wypróbowanie. Podobnie jak większość metod zwinnego zarządzania projektami, PDCA obejmuje niewielkie, przyrostowe zmiany. Podczas fazy „Wykonaj” cyklu PDCA wdrożenie planu projektu na małą skalę pozwoli Ci sprawdzić, czy wszystko działa. 

3. Sprawdź

Przejrzyj test przeprowadzony podczas fazy „Wykonaj” cyklu PDCA, aby upewnić się, że wszystko poszło zgodnie z planem. Prawdopodobnie podczas fazy działania zidentyfikujesz rzeczy, które można poprawić. W końcu nie bez powodu nazywa się to ciągłym doskonaleniem! Faza sprawdzania ma kluczowe znaczenie dla wykrycia drobnych problemów, zanim staną się one zbyt duże i problematyczne. 

W razie potrzeby ponownie przejrzyj plan projektu, aby upewnić się, że nadal realizuje on swoje cele. Jeśli zdałeś sobie sprawę, że musisz wprowadzić zmiany w planie projektu, możesz to zrobić teraz. 

4. Działanie

Po sprawdzeniu przejdź do fazy działania, która obejmuje wdrożenie pełnego projektu lub ulepszenie procesu. Pamiętaj, że cykl PDCA to cykl. W razie potrzeby wróć do fazy planowania, aby stale ulepszać swój projekt lub procesy. 

Wady i zalety cyklu PDCA

Cykl PDCA to potężne narzędzie do ciągłego doskonalenia, ale korzystanie z tego systemu ma również pewne wady. Poniżej przedstawiamy zalety i wady cyklu PDCA: 

Zalety: 

• Pomocny dla zespołów, które chcą rozpocząć ciągłe doskonalenie

• Elastyczna metodologia dla praktycznie każdego projektu

• Szybkie wdrażanie zmian i uzyskiwanie wyników.

• Możliwość wykorzystania PDCA jako standardowej procedury operacyjnej w celu zwiększenia standaryzacji w całej organizacji bez korzystania z biura zarządzania projektami (PMO).

• Sprawdzona metodologia ciągłego doskonalenia.

Wady:

• Aby cykl PDCA był szczególnie skuteczny, potrzebne jest wsparcie ze strony kierownictwa wyższego szczebla

• Wartość płynie z wielokrotnego uruchamiania cyklu. Nie jest to skuteczna metodologia, jeśli planujesz zastosować ją tylko raz. 

• Wymaga czasu na wdrożenie i naukę

• Nie jest to najlepsze rozwiązanie w przypadku pilnych projektów, ponieważ zazwyczaj należy oczekiwać, że cykl będzie realizowany wielokrotnie

Zaplanuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj

Cykl PDCA to skuteczny sposób na wdrażanie ciągłych ulepszeń i rozwiązywanie problemów. Aby w pełni wykorzystać cykl PDCA, przygotuj swoje projekty na sukces, korzystając z narzędzi do planowania projektów. Planuj projekty swojego zespołu, zarządzaj nimi i śledź je, aby osiągać cele na czas.