Jak zwiększyć produktywność: 13 wskazówek do wdrożenia

W Asana nie uważamy, że produktywność to „robienie jak najwięcej się da”. Nie uważamy nawet, że produktywność to sposób na maksymalne wykorzystanie każdego dnia. Uważamy, że produktywne osoby i zespoły to te, które spędzają mniej czasu na czynnościach okołozadaniowych, takich jak uczestnictwo w spotkaniach statusowych bez jasnych celów, wyszukiwanie dokumentów lub uzyskiwanie zatwierdzeń, a więcej na pracy, która ma znaczenie dla organizacji. 

Najbardziej produktywne zespoły skracają czas poświęcany na zadania o niewielkim znaczeniu, aby mieć więcej czasu na wykonywanie prawdziwej pracy, bez zwiększania nakładu pracy.

Zwiększenie produktywności bez zwiększania obciążenia pracą może wydawać się fantazją, ale właśnie po to tu jesteśmy. Dowiedz się, jak narzędzia do zarządzania pracą, takie jak Asana, mogą pomóc Ci zwiększyć produktywność w miejscu pracy i zminimalizować liczbę czynności okołozadaniowych.

Jak zwiększyć produktywność

Zwiększenie produktywności bez zwiększania obciążenia pracą może wydawać się fantazją, ale istnieją praktyczne kroki, które możesz podjąć, aby stać się bardziej produktywną osobą. Oto 13 wskazówek, które pomogą Ci już dziś zwiększyć produktywność.

1. Uprość swoje otoczenie

• Problem: w Twoim miejscu pracy dzieje się zbyt wiele rzeczy, co rozprasza Twoją uwagę.

• Rozwiązanie: przejmij kontrolę nad swoim otoczeniem. Skup się na tym, co możesz kontrolować i zacznij od tego.

Niezależnie od tego, czy pracujesz z domu, czy z biura, Twoje środowisko pracy odgrywa kluczową rolę w tym, jak bardzo jesteś produktywny i skoncentrowany. Niezależnie od tego, gdzie pracujesz, staraj się ograniczać czynniki rozpraszające, aby łatwiej było Ci skupić się na bieżących zadaniach. Najlepiej zacząć od małych rzeczy. Na przykład, jeśli często rozprasza Cię hałas, wypróbuj słuchawki z redukcją szumów. Jeśli nie masz wygodnego krzesła do pracy, spróbuj użyć poduszki pod lędźwie. Uporządkuj biurko i upewnij się, że komputer jest czysty i zorganizowany. Upraszczając konfigurację swojego biura i znajdując rozwiązania dla typowych czynników rozpraszających, możesz odnaleźć skupienie i przepływ, zamiast cierpieć z powodu ciągłych zakłóceń.

Rozproszenie uwagi jest dość kosztowne, więc staramy się wyeliminować jego przyczyny wszędzie, gdzie to możliwe. Dzięki Asanie pracownicy mogą skupić się na wykonywaniu swojej pracy bez rozpraszania się, ponieważ każdy doskonale wie, jak wygląda sytuacja oraz jakie zadania ma do wykonania – bez potrzeby organizowania spotkań.”

2. Wypróbuj strategie zarządzania czasem

• Problem: wyrobiłeś sobie złe nawyki związane z prokrastynacją.

• Rozwiązanie: pokonaj prokrastynację dzięki sprawdzonym technikom zarządzania czasem.

Wszyscy mamy tendencję do prokrastynacji. Prokrastynacja nie jest z natury zła – czas, który spędzasz na prokrastynacji, może w rzeczywistości prowadzić do większego szczęścia i lepszych decyzji. Jednak jeśli chodzi o zwiększenie produktywności i pracę o dużym znaczeniu, warto ograniczyć czas na prokrastynację, aby nie spędzać całego dnia roboczego na przeglądaniu mediów społecznościowych.

Techniki zarządzania czasem to sposoby na myślenie o nadchodzącej pracy, aby uzyskać odpowiedni stan umysłu, ograniczyć prokrastynację i zwiększyć produktywność w miejscu pracy. Nawet samo zaplanowanie z wyprzedzeniem, w jaki sposób zamierzasz wykonać pracę, może pomóc Ci się skoncentrować. Istnieje kilka technik zarządzania czasem, które pomagają zwiększyć produktywność, w tym:

• Technika Pomodoro. Aby rozpocząć korzystanie z techniki Pomodoro, ustaw czasomierz na 25 minut i skup się na pracy. Po upływie 25 minut zrób 5-minutową przerwę, najlepiej wykonując jakąś czynność fizyczną, np. idąc do kuchni po przekąskę (ale możesz też przejrzeć media społecznościowe, jeśli masz na to ochotę). Powtórz cykl 25-minutowej pracy i 5-minutowej przerwy cztery razy. Następnie, po czwartej 25-minutowej sesji roboczej, zrób dłuższą przerwę, trwającą 20–30 minut.

• Zasada Pareto. Zasada Pareto, znana również jako zasada 80/20, jest prosta: zakłada ona, że 80% pracy wykonujesz w 20% czasu. Stosując zasadę Pareto w zarządzaniu czasem, najpierw wykonuj 80% pracy, która zajmuje tylko 20% czasu. Wykonując najpierw szybkie zadania, poczujesz się bardziej spełniony i będziesz gotowy poświęcić czas na skupienie się na większości swojej pracy w ciągu dnia (20% pracy, która zajmuje 80% czasu).

• Metoda Getting Things Done (GTD). Metoda GTD została opracowana przez Davida Allena na początku XXI wieku. W tej metodologii zarządzania czasem zapisujesz całą pracę, którą musisz wykonać, a następnie dzielisz ją na mniejsze części, jeśli to konieczne. W ten sposób, zamiast zapamiętywać zadania i próbować je uporządkować, możesz zobaczyć wszystkie nadchodzące zadania w jednym miejscu i podjąć działania. Aby zastosować metodologię GTD, upewnij się, że posiadasz system do rejestrowania nadchodzących zadań, taki jak narzędzie do zarządzania zadaniami.

• Zjedz tę żabę. Zasada zarządzania czasem „Zjedz tę żabę” opiera się na słynnym cytacie Marka Twaina: „Jeśli masz za zadanie zjeść żabę, najlepiej zrób to z samego rana”. Zgodnie z tą zasadą najpierw należy zająć się najtrudniejszym zadaniem, zanim zaczniesz prokrastynować. Gdy skończysz najtrudniejsze zadanie, wszystko, co będzie po nim, będzie przyjemniejsze i mniej skomplikowane – podobnie jak wszystko, co zjesz po zjedzeniu żaby.

3. Ogranicz bezproduktywne zajęcia

• Problem: czynności okołozadaniowe obniżają produktywność zespołu.

• Rozwiązanie: skorzystaj z narzędzia do zwiększania produktywności, aby udostępnić zespołowi jedno źródło informacji i zwiększyć efektywność pracy o dużym znaczeniu.

Głównym winowajcą w przypadku bezproduktywnych zajęć są czynności okołozadaniowe, takie jak wyszukiwanie dokumentów lub próby zaplanowania spotkania za pośrednictwem e-maili. W biurze bezproduktywne zajęcia to na przykład nieistotne, czasochłonne zadania, przypadkowe powielanie pracy lub długie procesy wyszukiwania informacji lub uzyskiwania zatwierdzeń. Bez przejrzystości co do tego, kto, co i na kiedy musi wykonać, wiele czasu marnuje się na bezproduktywne działania.

Aby ograniczyć bezproduktywne zajęcia, stwórz jedno źródło informacji dla całego zespołu. Kiedy wszyscy mają pełny obraz sytuacji i mogą sami łączyć fakty, możesz poświęcić więcej czasu na produktywną współpracę, a mniej na czynności okołozadaniowe. W jaki sposób możesz stworzyć jedno źródło informacji dla swojego zespołu? Wypróbuj narzędzie do zarządzania pracą, takie jak Asana.

Dzięki narzędziu do zarządzania pracą możesz ustandaryzować i scentralizować procesy zespołowe. Zamiast gonić za zatwierdzeniami, możesz zobaczyć, jak Twój menedżer lub powiązani interesariusze postępują w zadaniach przeglądowych. Zamiast wysyłać e-maile z pytaniem, kiedy członek zespołu zakończy zadanie, sprawdź jego postępy bezpośrednio w narzędziu, z którego korzystacie. Ograniczając bezproduktywne zajęcia, możesz zwolnić czas na pracę o dużym znaczeniu.

Zanim zaczęliśmy korzystać z Asana, dużo czasu poświęcałem na organizowanie pracy – zarządzanie zleceniami, zbieranie aktualizacji statusu czy wyszukiwanie drobnych szczegółów – zamiast na strategię lub projektowanie. Teraz oszczędzam czas i mam mniej rund przeglądów, ponieważ wszystkie potrzebne informacje są dostępne od razu i w jednym miejscu.”

4. Wykorzystaj godziny szczytowej produktywności

• Problem: spotkania są rozrzucone w czasie, więc kiedy zabierasz się do pracy, nie masz nieprzerwanego czasu na skupienie się.

• Rozwiązanie: zaplanuj spotkania w blokach, aby móc skupić się na pracy w skupieniu w godzinach szczytowej produktywności.

Jeśli kiedykolwiek odpowiedziałeś na pytanie „Czy jesteś rannym ptaszkiem, czy nocnym markiem?”, to wiesz, że produktywność może się znacznie różnić w zależności od pory dnia. Niektórym z nas praca od samego rana przynosi prawdziwą satysfakcję, a na takich zadaniach łatwiej się skupić. Inni wolą zabrać się do businessu po obiedzie. Wiedza o tym, kiedy jesteś najbardziej produktywny, może pomóc Ci lepiej podejść do dnia i lepiej go zorganizować.

Gdy już poznasz swoje preferencje, spróbuj zaplanować w Kalendarz „czas skupienia” w godzinach szczytowej produktywności. W ten sposób, zamiast częstych, rozproszonych spotkań, zyskasz Kalendarz zoptymalizowany pod kątem koncentracji i produktywności. Możesz to zrobić ręcznie, planując blok „czasu skupienia” w Kalendarzu lub użyć narzędzia do zarządzania kalendarzem, takiego jak Clockwise, aby zautomatyzować tę pracę. Tak czy inaczej, ćwicz optymalizację swojego harmonogramu, aby zwiększyć liczbę godzin szczytowej produktywności.

Możesz też rozważyć zaplanowanie tygodnia pracy tak, aby mieć jeden dzień całkowicie wolny od spotkań. W Asanie mamy środy bez spotkań, więc możemy skupić się na pracy w skupieniu. Praca w skupieniu to każdy przedział czasu, w którym możesz pracować bez rozpraszania uwagi. Kiedy nie musisz martwić się o spotkania ani rozpraszacze, możesz poświęcić więcej czasu na produktywną pracę w skupieniu.

5. Unikaj wielozadaniowości

• Problem: pracujesz nad kilkoma rzeczami naraz, ale wszystko trwa bardzo długo.

• Rozwiązanie: skup się na jednym zadaniu na raz, aby wejść w stan przepływu.

Ciekawostka: ludzie nie są zbyt dobrzy w wielozadaniowości. Kiedy próbujesz robić dwie rzeczy na raz, Twój mózg przetwarza informacje – dla obu zadań – wolniej. W rezultacie zamiast robić jedną rzecz dobrze, ostatecznie robisz dwie rzeczy gorzej.

Aby uniknąć wielozadaniowości i zwiększyć produktywność, skup się na jednym zadaniu na raz. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na pracę w skupieniu, aby naprawdę zanurzyć się w swoich zadaniach i osiągnąć stan przepływu. Kiedy jesteś w pełni pochłonięty pracą, znajdujesz się w stanie przepływu, który jest bardziej energetycznym, zaangażowanym i przyjemnym doświadczeniem pracy. Stan przepływu nie tylko pomaga szybciej wykonywać pracę, ale także zwiększa kreatywność i zaangażowanie.

Oto proste wskazówki, które pomogą Ci ograniczyć wielozadaniowość, zwiększyć przepływ i poprawić produktywność:

• Wyeliminuj rozpraszacze, odkładając telefon i wyłączając powiadomienia z mediów społecznościowych lub SMS-y na komputerze.

• Zanim zabierzesz się do pracy, zjedz coś, idź do łazienki i nalać sobie szklankę wody, aby nie rozpraszać się z powodu fizycznego dyskomfortu.

• Słuchaj uspokajającej muzyki, jeśli to pomaga Ci się skupić. Rozważ wybór muzyki bez słów lub spróbuj słuchać muzyki w języku, którego nie znasz.

• Włącz element zabawy, jeśli zaczynasz się nudzić. Jeśli pracujesz nad rutynowym lub podstawowym zadaniem, spróbuj sprawić, aby było ono zabawne – mierz czas, stwórz wewnętrzną rywalizację lub poszukaj powtarzających się elementów w swojej pracy, aby pozbyć się nudy.

Przez pewien czas nasz zespół kreatywny po prostu reagował na zlecenia. Ale nigdy nie wykonamy swojej pracy najlepiej, jak potrafimy, bez jasnego procesu.”

6. Priorytetyzuj ważną pracę

• Problem: masz dużo pracy i nie wiesz, na czym skupić się w pierwszej kolejności.

• Rozwiązanie: połącz swoją codzienną pracę z celami zespołu lub firmy, aby mieć przejrzystość, które zadania są ważne i jak każde zadanie łączy się z celami firmy.

Świadomość tego, jak Twoja codzienna praca łączy się z celami firmy lub inicjatywami zespołu, to nie tylko miły dodatek – to kluczowy element efektywnej produktywności w pracy. Gdy masz przejrzystość, możesz skuteczniej ustalać priorytety swojej pracy, dzięki czemu masz pewność, że w pierwszej kolejności wykonujesz zadania o największym wpływie. Ponadto członkowie zespołu, którzy wiedzą, jak ich praca łączy się z inicjatywami firmy, są dwa razy bardziej zmotywowani.

Zarządzając celami i inicjatywami zespołu w tym samym miejscu, w którym koordynujesz codzienną pracę, zespół może bezpośrednio zobaczyć, jak priorytetyzacja ważnych zadań wpływa na całą firmę. To nie tylko zwiększa produktywność, ale także poprawia morale i samopoczucie pracowników.

7. Ogranicz powiadomienia

• Problem: rozpraszają Cię ciągłe powiadomienia z poczty e-mail, komunikatorów i narzędzi do zarządzania projektami.

• Rozwiązanie: spróbuj wyciszyć powiadomienia lub użyć funkcji „Nie przeszkadzać”.

Aby skupić się na tym, nad czym pracujesz i wykonać swoją pracę najlepiej, jak potrafisz, musisz wyeliminować rozpraszacze. Największym winowajcą rozpraszania uwagi są powiadomienia – niezależnie od tego, czy są to powiadomienia związane z pracą, takie jak e-maile lub wiadomości w Slacku, czy też powiadomienia niezwiązane z pracą, takie jak powiadomienia z mediów społecznościowych i SMS-y.

Zwiększenie produktywności w miejscu pracy nie polega na całkowitym odcięciu się od świata. Poszukaj narzędzi, które oferują funkcje „wycisz powiadomienia” lub „nie przeszkadzać”. Dzięki temu możesz skupić się na pracy w skupieniu, nie martwiąc się o to, że nieprzypadkowe powiadomienie wyciągnie Cię z przepływu.

Funkcja „Nie przeszkadzać” ma jeszcze jedną zaletę: informuje członków zespołu, że nad czymś pracujesz. Większość narzędzi z funkcją „Nie przeszkadzać” informuje członków zespołu, którzy próbują się z Tobą skontaktować, że nie otrzymujesz obecnie powiadomień, dzięki czemu mogą dokładniej przewidzieć, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi. Będą wiedzieć, że nie otrzymujesz powiadomień, ale odpowiesz im, gdy skończysz pracę. To świetny sposób na budowanie zdrowych nawyków w pracy (i życiu zawodowym).

Zachęcamy nasz zespół do pracy w godzinach, które są dla nich najbardziej odpowiednie, o ile wyraźnie informują o tym z wyprzedzeniem. Kiedy nadejdzie czas, aby odłożyć pracę na bok, zrób to. Wyłącz powiadomienia. Niektórzy członkowie zespołu mogą chcieć publikować posty w nocy, ponieważ dzieci już śpią, ale nie musi to oznaczać, że inni muszą działać w tym samym tempie.”

8. Zintegruj swoje narzędzia business

• Problem: spędzasz zbyt dużo czasu na przełączaniu się między różnymi narzędziami biznesowymi – czatem, pocztą e-mail, arkuszami kalkulacyjnymi i innymi.

• Rozwiązanie: zarządzaj swoją pracą w jednym źródle informacji, które umożliwia integrację z narzędziami biznesowymi, aby uniknąć przełączania się między aplikacjami.

Czy wiesz, że przeciętny pracownik przełącza się między 9 narzędziami dziennie? Kiedy Twoja praca jest rozproszona i trudna do znalezienia, poświęcasz cenny, nieproduktywny czas pracy na przełączanie się między narzędziami, aby znaleźć odpowiednie informacje. Jeśli kontekst pracy znajduje się w jednym narzędziu, sama praca odbywa się w drugim, a wszelka komunikacja na jej temat jest przechowywana w trzecim miejscu, samo uzyskanie dostępu do informacji potrzebnych do wykonania pracy staje się ogromnym obciążeniem dla poziomu produktywności.

Zamiast tego znajdź jedno źródło informacji, w którym możesz zintegrować wszystkie swoje narzędzia biznesowe, wyeliminować silosy danych i ostatecznie zwiększyć produktywność w miejscu pracy. To właśnie jedna z funkcji narzędzia do zarządzania pracą, które może pomóc Twojemu zespołowi w koordynacji i zarządzaniu pracą. Przenosząc komunikację i koordynację w jedno miejsce, możesz znaleźć kontekst dla pracy dokładnie tam, gdzie praca się odbywa.

9. Automatyzuj pracę ręczną

• Problem: spędzasz zbyt dużo czasu na kierowaniu zadań i ręcznym sortowaniu pracy.

• Rozwiązanie: wybierz narzędzie, które pomoże Ci zautomatyzować rutynowe zadania.

Kolejną przyczyną powstawania czynności okołozadaniowych są czynności wykonywane ręcznie, takie jak kierowanie zleceń, udostępnianie zadań interesariuszom i przesuwanie ich na kolejne etapy. Jeśli zarządzasz zespołem lub projektem, prawdopodobnie spędzasz znaczną część dnia na tych ręcznych zadaniach, zamiast skupiać się na pracy o dużym znaczeniu i produktywności.

Aby ograniczyć pracę ręczną, wypróbuj narzędzie, które automatyzuje szybkie zadania. Dzięki temu nie musisz się martwić, że zadania nie trafiają we właściwe miejsce, ale także nie musisz robić wszystkiego samodzielnie. Zamiast tracić czas na ręczne kierowanie zadań lub porządkowanie formularzy, możesz ustawić wyzwalacz, który automatycznie wykona kolejne kroki. To jeden z najłatwiejszych do wdrożenia trików zwiększających produktywność, który przynosi najlepsze rezultaty.

Dzięki regułom oszczędzamy teraz 2–6 kroków dla każdego z 40–50 zleceń od klientów w każdym sprincie, ponieważ zadania są automatycznie dodawane do innych projektów i przenoszone na kolejne etapy.”

10. Mów „nie”

• Problem: szczerze mówiąc, masz teraz po prostu za dużo na głowie.

• Rozwiązanie: ćwicz mówienie „nie” nowym projektom lub wyrabiaj w sobie nawyk wyjaśniania swoich priorytetów i dostępności, gdy pojawiają się nowe inicjatywy.

Odmawianie nowych zadań może wydawać się sprzeczne z intuicją. W końcu najbardziej produktywne osoby to te, które potrafią zrobić wszystko, prawda? Niekoniecznie. Wydajni ludzie wiedzą, jakie są ich priorytety, co oznacza również, że wiedzą, co nie jest ich priorytetem.

Kiedy odmawiasz realizacji zadań, na które nie masz czasu, poświęcasz więcej czasu na zadania o dużym znaczeniu, które już zidentyfikowałeś. Nie musisz „robić wszystkiego”. Potrzebujesz sposobu, aby skupić się na tym, co jest najcenniejsze dla Ciebie i Twojego zespołu.

Aby skutecznie mówić „nie”, ćwicz ustalanie oczekiwań ze swoim zespołem. Możesz to zrobić na kilka sposobów:

• Wprowadź strategie zarządzania zmianami. Zarządzanie zmianami to praktyka polegająca na identyfikowaniu, dokumentowaniu i autoryzowaniu zmian w pracy lub projektach. Dzięki procesowi kontroli zmian interesariusze mogą przesyłać wnioski o wprowadzenie zmian, np. dotyczące zakresu projektu lub produktów końcowych. Następnie ta zmiana jest weryfikowana przez Ciebie i innych interesariuszy projektu. Jeśli zostanie zatwierdzona, możesz zabrać się do pracy, ale do tego czasu powinna istnieć przejrzystość co do względnego priorytetu i wpływu zmiany.

• Wypróbuj Formularze do przyjmowania zleceń. Jeśli często otrzymujesz zlecenia robocze za pośrednictwem różnych kanałów, ustandaryzuj i uprość je za pomocą Formularzy. Formularze umożliwiają ujednolicenie szczegółów, które interesariusze podają, gdy proszą o wykonanie nowej pracy, takich jak względny priorytet, idealna data wykonania i inne.

• Wyjaśniaj priorytety wcześnie i często. Nawet jeśli nie powiesz „nie”, upewnij się, że członkowie zespołu i interesariusze rozumieją względny priorytet tego, nad czym pracujesz. W ten sposób możesz zapewnić sobie poparcie interesariuszy i zespołu.

• Spróbuj powiedzieć „nie teraz”. Jeśli nie czujesz się komfortowo, mówiąc „nie”, spróbuj przełożyć zadania na późniejszy termin. Zachowaj je na listach zadań na czarną godzinę, ale nie obciążaj swojej produktywności rzeczami, na które nie masz czasu.

11. Przygotuj się na osiągnięcie sukcesu

• Problem: każdego ranka marnujesz cenny czas, próbując ustalić, na czym skupić się w ciągu dnia.

• Rozwiązanie: uporządkuj nadchodzące zadania przed zakończeniem pracy, aby następnego dnia wiedzieć, od czego zacząć.

Wszyscy znamy to uczucie, gdy logujemy się rano i natychmiast bombarduje nas przepełniona skrzynka odbiorcza. Nagle Twoja starannie uporządkowana lista rzeczy do zrobienia wylatuje przez okno i cały poranek spędzasz na sortowaniu i odpowiadaniu na e-maile. Logowanie się do niezorganizowanego obszaru roboczego może być bardzo wyczerpujące. 

Aby zapobiec takim porankom, przygotuj się na sukces dzień wcześniej. Zanim zakończysz pracę, poświęć pięć minut na przejrzenie listy zadań na następny dzień. Wiedza o tym, co masz do zrobienia, to najlepszy sposób na rozpoczęcie produktywnego dnia pracy.

12. Zwiększenie przejrzystości w zespole

• Problem: Ty i Twój zespół marnujecie cenny czas na poszukiwanie informacji i zatwierdzenia.

• Rozwiązanie: udostępnij jedno źródło informacji, aby móc pracować, przeglądać i znajdować kontekst w jednym miejscu.

Ograniczając czynności okołozadaniowe i zwiększając produktywność, możesz skupić się na przejrzystości zespołu i widoczności projektu. Obecnie wiele działań jest od siebie odizolowanych. Czas, który poświęcamy na szukanie, pytanie o informacje lub ich wyszukiwanie, to czas, w którym nie jesteśmy produktywni, co oznacza, że musimy nadrabiać to później, wykonując zadania o dużym znaczeniu. Aby jednak usprawnić współpracę w zespole, a jednocześnie poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, potrzebujesz sposobu na efektywniejszą współpracę.

W tym celu najlepiej skorzystać z narzędzia do zarządzania pracą. Narzędzia do zarządzania pracą to sposób na podejście do przepływów pracy w organizacji i ich koordynację, aby zapewnić przejrzystość potrzebną zespołowi do szybszego osiągania celów. Narzędzia te pomagają koordynować pracę poszczególnych osób, aby zapewnić wszystkim dostęp do informacji potrzebnych do wykonywania pracy, która ma znaczenie, w najbardziej produktywny sposób.

Jeśli chcesz rozpocząć zarządzanie pracą, wypróbuj Asanę. Asana to narzędzie do zarządzania pracą, które maksymalizuje widoczność i minimalizuje czasochłonne czynności okołozadaniowe, dzięki czemu możesz skupić się na produktywnej pracy o dużym znaczeniu.

Asana pozwoliła nam zobaczyć faktyczną ilość pracy jaką wykonujemy i umożliwiła zmianę priorytetów i strategii dla poszczególnych typów zadań.”

13. Zrób sobie przerwę

• Problem: zawsze przedkładasz pracę nad odpoczynek i zaczynasz czuć się wyczerpany.

• Rozwiązanie: spraw, aby przerwy stały się czymś normalnym – zarówno te dłuższe (płatny urlop), jak i krótsze, codzienne chwile wolne od pracy.

Wypalenie zawodowe jest powszechne – prawie jeden na czterech pracowników doświadcza go co najmniej cztery razy w roku. Dla wielu z nas wydaje się to normalne – 40% z nas uważa, że jest to nieodłączny element dążenia do sukcesu. Wypalenie jest wynikiem przytłoczenia i przepracowania, a w rzeczywistości pokazuje nam, że więcej pracy nie oznacza lepszych wyników. Wypalenie może prowadzić do szkodliwych skutków zarówno dla pracownika, jak i dla pracy.

Aby zwalczać wypalenie, należy normalizować robienie przerw. W ciągu dnia pracy zarezerwuj czas na szybkie rozciąganie, spacer i posiłki. Upewnij się, że przez te kilka minut całkowicie odłączysz się od pracy i skupisz na tym, co robisz. W ciągu kwartału zaplanuj również dni wolne od pracy, kiedy możesz całkowicie oderwać się od obowiązków. Nawet jeśli wydaje Ci się, że masz zbyt wiele na głowie, aby wziąć wolne, czas wolny od pracy w rzeczywistości poprawia koncentrację i produktywność.

Produktywne zespoły działają efektywnie razem

Najbardziej produktywne zespoły to te, które dbają o przejrzystość i widoczność. W ten sposób nie pracujesz w próżni, ale współpracujesz i łączysz się z innymi, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę w jak najkrótszym czasie. Najbardziej produktywne są również te zespoły, które potrafią ograniczyć liczbę czynności okołozadaniowych, czyli bezproduktywnych zadań, które stoją na drodze do wykonywania pracy o dużym znaczeniu.