Jak i kiedy odmawiać w pracy

Mówienie „tak” nowym doświadczeniom może być ekscytujące. Kiedy podróżujesz, znajdujesz idealną pracę lub dostajesz satysfakcjonujące wyzwanie w pracy, mówienie „tak” otwiera przed Tobą świat w zupełnie nowy i inspirujący sposób. Jednak w codziennej pracy mówienie „tak” na wszystko to przepis na pośpieszne lub niedokończone terminy. 

Może to być niezręczne, ale w pracy normalne jest mówienie zarówno „tak”, jak i „nie”. Istnieją umiejętności, które pomogą Ci poczuć się z tym bardziej komfortowo. Dowiedz się, jak pewnie mówić „nie” w pracy.

Dlaczego warto umieć mówić „nie” w życiu zawodowym?

Na początku możesz się zastanawiać, dlaczego to w ogóle ma znaczenie. Dlaczego nie mogę po prostu powiedzieć „tak” i sprawić, że wszyscy będą zadowoleni? Do pewnego stopnia ma to sens – to naturalne, że w pracy chcesz zadowolić innych. A tym bardziej, jeśli prosi o to szef, zwłaszcza że naszym obowiązkiem jest często wspieranie pracy zespołu i szefa. 

Ale najważniejsze jest to, że mówienie „nie” to sposób na wyznaczanie granic. Chociaż mówienie „tak” może być przyjemne w krótkiej perspektywie, wyznaczanie granic może prowadzić do stworzenia szczęśliwszego i bardziej produktywnego środowiska pracy dla wszystkich zaangażowanych osób, nie tylko dla Ciebie. Istnieje jednak wiele powodów, aby odmówić, poza osobistymi korzyściami, w tym:

• Jeśli coś jest niepotrzebne. Znasz swoją specjalizację lepiej niż większość innych osób. Zdarza się, że menedżerowie lub liderzy zespołów proszą Cię o zrobienie czegoś, co Twoim zdaniem jest niepotrzebne lub może nawet zaszkodzić nakładowi pracy Twojego zespołu. Odmowa w takich sytuacjach jest lepsza dla Twojej pracy i zespołu. Pokazuje również, że w pełni rozumiesz swoją pracę.

• Aby zapobiec pełzaniu zakresu. Określając zakres projektu, Ty i inni interesariusze projektu decydujecie, jakie produkty końcowe należy stworzyć i w jakim terminie. Jeśli zaczniesz rozszerzać zakres obowiązków i zgadzać się na nowe produkty końcowe, w pewnym momencie przekroczysz termin, co spowoduje pełzanie zakresu.

• Aby wykazać się umiejętnościami przywódczymi . Umiejętność precyzyjnego komunikowania się jest pożądaną cechą przywództwa. Umiejętność mówienia „nie” pozwala zarówno otwarcie komunikować swoją pojemność, jak i organizować pracę tak, aby mieć jak największy wpływ. To z kolei może otworzyć przed Tobą możliwości przywództwa.

• Pokazanie, że można na Tobie polegać. Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale mówienie „nie” w rzeczywistości buduje zaufanie. Odmawiając na przykład zadań, na które nie masz pojemności, pokazujesz szefowi i współpracownikom, że jesteś na tyle zorganizowany, że znasz swoje obciążenie pracą. A kiedy podejmiesz się jakiegoś zadania, będą mogli liczyć na to, że je wykonasz. 

• Aby zapobiec wypaleniu. Wypalenie i przytłoczenie są coraz częstsze. Badania pokazują, że prawie jeden na czterech pracowników doświadcza wypalenia co najmniej cztery razy w roku, a 40% uważa, że jest to nieodłączny element dążenia do sukcesu. Zgadzanie się na wszystko, nawet jeśli wiesz, że nie możesz tego zrobić, może prowadzić do przepracowania, poczucia niepewności i (jeśli nie zostanie to zauważone) do wypalenia.

Mówienie „tak” zabija produktywność

Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale mówienie „tak” może w rzeczywistości zmniejszyć Twoją produktywność. Dzieje się tak, ponieważ im więcej masz na głowie, tym trudniej jest Ci skupić się na pracy, która ma znaczenie. Oto kilka przykładów tego, jak bycie osobą, która zawsze mówi „tak” może zaszkodzić zespołowi (a nie pomóc):

• Twoja produktywność spada, a poziom przytłoczenia rośnie, ponieważ masz zbyt wiele na głowie.

• Możesz odczuwać zgorzknienie lub urazę, jeśli konsekwentnie mówisz „tak”, gdy wiesz, że musisz powiedzieć „nie”.

• Mówiąc „tak” tej „jednej rzeczy”, w rzeczywistości mówisz „nie” wszystkiemu innemu, co mógłbyś/mogłabyś robić w tym czasie, nawet jeśli te zadania są ważniejsze.

• Pracujesz nad priorytetem innej osoby, który – choć ważny – może nie być tym, co należy zrobić w pierwszej kolejności.

Kiedy powiedzieć „nie”

Mówienie „tak” to naturalny sposób na poczucie przynależności do zespołu w pracy. Ale są sytuacje, w których należy powiedzieć „nie”, na przykład:

• Gdy jesteś zajęty. To powinno być intuicyjne, ale kiedy praca staje się szalona, czasami jesteś zbyt zajęty, aby zobaczyć, jak bardzo jesteś zajęty. Staraj się mówić „nie”, zanim do tego dojdzie, aby uniknąć przytłoczenia.

• Gdy istnieje lepsze rozwiązanie. Delegowanie zadań innym współpracownikom lub członkom zespołu to świetny sposób, aby powiedzieć „nie”, a jednocześnie wykonać pracę.

• Nie jest to zgodne z Twoją pracą. Nie zawsze musisz uzasadniać odmowę. Czasami projekt lub zadanie po prostu nie odpowiada Twoim zainteresowaniom lub zakresowi pracy i po prostu nie chcesz się nim zajmować. Jeśli nie jest to priorytet, to wystarczający powód, aby odmówić.

• Nie pasuje do projektu. Jesteś wykwalifikowany w swoim fachu, co często oznacza, że rozumiesz go lepiej niż Twój menedżer. Jeśli zadanie nie pasuje do Twojego zakresu obowiązków, możesz śmiało odmówić.

• Kiedy zaczynasz odczuwać urazę lub złość. Może zbyt często zgadzasz się na wszystko i to znak, że czas zacząć mówić „nie”.

7 wskazówek, które pomogą Ci grzecznie (i profesjonalnie) odmówić

Wielu z nas wie, że potrafienie powiedzieć „nie” może być pomocne. Ale to niekoniecznie sprawia, że jest to łatwe. Naturalne jest, że niechętnie odmawiamy innym, zwłaszcza gdy prośby pochodzą od przywództwa. Istnieją jednak sposoby, aby nauczyć się mówić „nie”. Postępując zgodnie z kilkoma najlepszymi praktykami, odmawianie stanie się dla Ciebie czymś naturalnym.  

1. Bądź świadomym swojego obciążenia pracą 

Zanim zdecydujesz, czy powiedzieć „tak” czy „nie”, musisz wiedzieć, jakie jest Twoje bieżące obciążenie pracą. Pomoże Ci to określić, czy możesz teraz podjąć się czegoś jeszcze i przypomnieć sobie o bieżących priorytetach. Dzięki temu zazwyczaj wiesz, czy masz wystarczającą pojemność, zanim ktoś Cię o to poprosi. 

Jeśli wszystkie informacje są zebrane w jednym źródle informacji, możesz szybko i łatwo określić bieżące obciążenie pracą i pojemność dla dodatkowych projektów. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia zarówno śledzenie pracy, jak i udostępnianie jej innym interesariuszom, dzięki czemu mogą oni łatwo sprawdzić, czy możesz podjąć się nowych projektów. Przypisywanie terminów na podstawie priorytetów pozwoli Ci zobaczyć, co dzieje się teraz (w porównaniu z tym, co nadchodzi) i pomoże Ci przemyśleć swój codzienny harmonogram, aby sprawdzić, czy masz dodatkowy czas. 

2. Zachowaj pozytywne nastawienie 

Mówiąc „nie”, zacznij od pozytywnego nastawienia. Zwroty takie jak „Dziękuję bardzo…” lub „Zawsze świetnie dostrzegasz takie możliwości…” mogą być świetnym sposobem, aby pokazać, jak bardzo doceniasz to, że ktoś Cię o coś poprosił, mimo że nie możesz teraz powiedzieć „tak”. Bądź szczery. Zastanów się, co tak naprawdę doceniasz w tym, że ktoś zwraca się do Ciebie z daną prośbą. Może zwrócono się do Ciebie, ponieważ jesteś najlepszy w tym, co robisz, a może to pokazuje, że dana osoba Ci ufa. Zanim odpowiesz, zastanów się przez chwilę, dlaczego dana osoba zwróciła się właśnie do Ciebie. Następnie wykorzystaj to, aby przekazać pozytywną odpowiedź.

3. Odmawiaj grzecznie i jasno 

Pozytywne nastawienie jest pomocne, ale nie oznacza to, że należy udawać, że wszystko jest w porządku. Im bardziej niejednoznaczna jest Twoja odpowiedź, tym większe ryzyko nieporozumienia. Upewnij się, że Twoje „nie” jest jasne i bezpośrednie, aby nie było miejsca na nieporozumienia, które mogą nieumyślnie spowodować konflikt na dalszym etapie. 

4. Wyjaśnij powód odmowy

Przejrzystość w wyrażaniu odmowy pomoże współpracownikom lub liderowi zespołu zrozumieć, że nie jest to nic osobistego. Mówisz „nie”, ponieważ masz ku temu powód, a podzielenie się nim pomaga budować zaufanie między Tobą a innymi zaangażowanymi stronami. Jeśli odpowiadasz przełożonemu, powiedz konkretnie, czym się obecnie zajmujesz. Czasami to wystarczy, aby zrozumiał, dlaczego nie możesz przyjąć jego prośby. A jeśli nie, to daje Twojemu przełożonemu możliwość zmiany priorytetów innych prac na rzecz tego nowego zadania. Wszystko to pomaga zapobiegać nieporozumieniom na dalszym etapie. 

5. Zaproponuj inne rozwiązanie 

Czasami możesz powiedzieć „nie” z zastrzeżeniem. Może nie dasz rady dotrzymać bieżącego terminu, ale wiesz, że za miesiąc będziesz mieć pojemność, aby ukończyć projekt. A może zdajesz sobie sprawę, że nie jesteś najlepszą osobą do tego zadania, więc polecasz współpracownika, który jest bardziej wykwalifikowany w tej dziedzinie. Nawet jeśli nie masz pod ręką rozwiązania, możesz zaproponować pomoc w znalezieniu innego sposobu na wykonanie pracy. Nie ma znaczenia, co konkretnie zaoferujesz, ale ważne jest, aby okazać wsparcie.

6. Zachowaj konsekwencję 

Pod pewnymi względami jest to najtrudniejsza część mówienia „nie”. To naturalne, że czujesz się źle, gdy musisz odmówić, zwłaszcza jeśli wolałbyś powiedzieć „tak”. Jednak mimo że może to być kuszące, ciągłe zmienianie zdania nie pomoże nikomu. Zamiast tego, zanim powiesz „nie”, spróbuj dowiedzieć się wszystkiego, co się da, aby mieć pewność co do swojej decyzji. Następnie trzymaj się jej tak mocno, jak tylko możesz.

7. Praktykuj empatię 

To może być frustrujące, jeśli na przykład współpracownik ciągle prosi Cię o zrobienie czegoś, czego nie możesz lub nie chcesz zrobić. Albo jeśli masz szefa, który zawsze dodaje obowiązki w ostatniej chwili. Rozmowa o tych frustracjach może być pomocna, ale równie ważne jest, aby nauczyć się okazywać empatię. Być może ten współpracownik jest przeciążony, ale nie wie, jak poprosić o pomoc. Okazywanie empatii w kwestii tego, jak praca wpływa na każdego, może pomóc wszystkim zainteresowanym stronom zrozumieć się nawzajem, poprawić komunikację i ułatwić mówienie „nie” (i „tak”), gdy zajdzie taka potrzeba. 

Jak odmówić (z przykładowymi cytatami)

Kiedy coś Cię denerwuje, pomocna może okazać się odpowiednia struktura. W tym przypadku możesz po prostu użyć szybkiego i łatwego sposobu na odmowę. Te przykładowe scenariuszy mogą pomóc Ci zdecydować, co dokładnie powiedzieć, gdy musisz przećwiczyć sztukę mówienia „nie”.

Jeśli naprawdę nie wiesz, co powiedzieć, możesz użyć prostej formuły, aby wyrazić swoje uprzejme „nie”:

Pozytywna odpowiedź + odmowa + alternatywne rozwiązanie��

Wiele z nich to odmiany „Nie, ale…” lub „Dziękuję bardzo, że o mnie pomyślałeś”. Jak zobaczysz, można je dostosować do różnych sytuacji. Możesz użyć fragmentów tych zwrotów, aby stworzyć idealną odpowiedź, niezależnie od tego, kto o coś prosi.

Jak odmówić szefowi

Często jest to najtrudniejsza sytuacja. Możesz być świetny w mówieniu „nie”, ale tylko do momentu, gdy to szef o coś prosi. To całkowicie normalne i, szczerze mówiąc, oczekiwane. Możesz jednak nauczyć się, jak odpowiedzieć, gdy musisz odmówić szefowi.

Po pierwsze, pamiętaj, że Twój szef niekoniecznie wie o wszystkim, nad czym pracujesz. Chociaż może poprosić Cię o wykonanie zadania, nie oznacza to, że powinno ono być traktowane priorytetowo w stosunku do innych zadań. Załóżmy, że pracujesz nad briefem projektu, który masz oddać w przyszłym tygodniu. Masz napięty termin, a projekt obejmuje międzyfunkcyjne interesariuszy, którzy na Tobie polegają. Twój szef nie zdaje sobie sprawy, ile masz na głowie i prosi Cię o edycję kilku nowych szablonów. W takim przypadku możesz odpowiedzieć, że nie masz wystarczająco dużo czasu w tym tygodniu, ale chętnie zajmiesz się tym po tym, jak dotrzymasz terminu. 

„Te szablony wyglądają na świetny projekt! W tej chwili skupiam się na ukończeniu tego brief projektu, ale chętnie zajmę się nimi później. Czy mogę skontaktować się z Tobą po prezentacji w następną środę, aby ustalić nowy termin?”

Pamiętaj, że szef może odmówić. Jeśli potrzebuje szablonów wcześniej, być może przekaże ten projekt innemu członkowi zespołu. 

Jak odmówić współpracownikom

Mówienie „nie” współpracownikom również nie jest łatwe. To członkowie zespołu, a czasem nawet przyjaciele. Ale kiedy w pracowity dzień pojawia się przerażające pytanie: „Hej, masz chwilę na szybką rozmowę?”, w pracowity dzień, warto nauczyć się, jak delikatnie odmówić. 

Spróbuj odpowiedzieć w następujący sposób:

„Cześć (imię)! Chętnie bym z Tobą o tym porozmawiał(a), ale moja lista rzeczy do zrobienia jest dziś pełna. Czy możemy porozmawiać jutro z samego rana? A może mogę odpowiedzieć na Twoje pytania w krótkim e-mailu?”

Jak odmówić klientowi

Nawet jeśli masz dobre relacje z klientem, trudno jest szczerze powiedzieć mu o swoich ograniczeniach. Jest to jednak szczególnie ważne na stanowiskach, na których masz kontakt z klientami, ponieważ musisz być cały czas „włączony”. Załóżmy, że starasz się stworzyć dla siebie lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Klient kontaktuje się z Tobą po godzinach z krótkim pytaniem, na które, jak oboje wiecie, odpowiedź zajmie pięć minut. Oto jeden ze sposobów, w jaki możesz odpowiedzieć:

„Dziękuję (imię), naprawdę doceniam, że zwracasz się do mnie z tą sprawą. Zajmę się tym jutro rano, gdy tylko się zaloguję”.

W ten sposób wyznaczasz granicę: nie możesz pracować poza godzinami pracy. Jednocześnie pokazujesz, że nadal możesz służyć wsparciem i pomożesz, gdy tylko będziesz mógł. Jeśli chcesz pójść o krok dalej, możesz ustawić tę odpowiedź jako automatyczną, aby mieć pewność, że nie pozostawisz tej osoby w zawieszeniu, a jednocześnie chronić swój czas wolny.

Jak odmówić komuś w życiu osobistym

Aby w pełni nauczyć się wyznaczać granice i mówić „nie”, warto wprowadzić tę praktykę również w życiu osobistym. Może to być bardzo trudne. Z natury chcemy, aby ludzie, na których nam zależy, byli szczęśliwi, więc mówienie „nie” może na początku wydawać się czymś trudnym i budzącym strach. Załóżmy, że Twój znajomy chce, abyś przyjechał do Nowego Jorku na jego przyjęcie urodzinowe. Chociaż zależy Ci na tej osobie i chcesz się wybrać, to jednak jest to duży wydatek i czas poświęcony na urodziny. Możesz odpowiedzieć na przykład:

„To brzmi świetnie! Nie sądzę, żebym mógł/mogła przyjechać na przyjęcie, ale chętnie zaplanuję inny czas, żebyśmy mogli to uczcić. Czy masz czas w następny weekend na wczesną kolację?”

„Nie” oznacza „Nie, dziękuję”

Nauka mówienia „nie” może pomóc Ci poczuć się pewniej i mniej przytłoczonym w pracy. Pokazuje to przywództwo, które jest uczciwe i może przypomnieć zespołowi, dlaczego w ogóle złożył prośbę. Postępując zgodnie z tą strukturą i korzystając z tych wskazówek, możesz nauczyć się, jak lepiej mówić „nie” w pracy.