Czujesz się przytłoczony w pracy? Oto, co możesz zrobić.

Każdy czasem czuje się przytłoczony. W dzisiejszych czasach praca może być bardzo intensywna, a napięte terminy, spotkania i powiadomienia napływają z każdej strony. Przy takim natłoku bodźców trudno jest się skupić i wykonywać zadania, zwłaszcza gdy jednocześnie odczuwasz stres związany z obciążeniem pracą. 

Jednak praca nie musi wymykać się spod kontroli. Jeśli masz trudności z nadążaniem za wszystkimi zadaniami, możesz podjąć konkretne kroki, aby poczuć się lepiej i poprawić równowagę między pracą a życiem prywatnym. 

Co oznacza poczucie przytłoczenia w pracy?

Przytłoczenie w pracy to uczucie niepokoju spowodowane ilością lub trudnością powierzonych zadań. Kiedy jesteś przytłoczony, często czujesz, że nie nadążasz za pracą lub że nie masz umiejętności lub wsparcia, których potrzebujesz, aby dobrze wykonywać swoją pracę. 

Jeśli czujesz się przytłoczony w pracy, nie jesteś sam. Badania pokazują, że 80% pracowników wiedzy na całym świecie twierdzi, że czuje się przepracowanych i bliskich wypalenia, a 62% odczuwa syndrom oszusta – poczucie zwątpienia w siebie związane z osiągnięciami w pracy. Oznacza to, że większość pracowników uważa, że mają zbyt dużo na głowie i że nie radzą sobie wystarczająco dobrze. Innymi słowy, czują się przytłoczeni. 

Anatomia pracy, raport specjalny: niezbadany związek między syndromem oszusta a wypaleniem

W przeszłości wypalenie zawodowe i syndrom oszusta były badane jako dwa odrębne zjawiska. W tym raporcie łączymy te dwa zjawiska, aby pomóc liderom ograniczyć wypalenie i zwiększyć retencję pracowników.

Pobierz pełny raport

Najczęstsze przyczyny poczucia przytłoczenia w pracy

Jeśli czujesz się przytłoczony w pracy, jest ku temu powód. Oto kilka typowych przyczyn tego rodzaju stresu w pracy: 

• Zbyt dużo zadań i za mało czasu.

• Zbyt wiele terminów naraz.

• Zgadzanie się na zbyt wiele zadań. 

• Poczucie presji, aby wykonywać zadania wykraczające poza zakres obowiązków. 

• Brak umiejętności lub narzędzi potrzebnych do dobrego wykonywania pracy. 

• Brak wsparcia ze strony przełożonego lub współpracowników. 

• Brak wiedzy na temat tego, które zadania są najważniejsze.

• Dużo „pilnych” zadań na ostatnią chwilę.

• Niejasne procesy i role, przez co nie wiesz, co robić i z kim rozmawiać. 

Jak rozpoznać, że czujesz się przytłoczony w pracy

Czasami jasno widać, kiedy czujesz się przytłoczony, ale innym razem może być trudno wskazać, dlaczego masz problemy. Jeśli masz trudności, oto kilka typowych sygnałów, na które warto zwrócić uwagę:   

• Ciągły niepokój związany z zadaniami, spotkaniami i terminami. 

• Myślenie o pracy przez cały czas, nawet wieczorami i w weekendy. 

• Poczucie, że musisz pracować po godzinach, aby nadrobić zaległości. 

• Obawy przed pójściem do pracy. 

• Pesymistyczne nastawienie do przyszłości i swojej zdolności do wykonywania zadań. 

• Prokrastynacja w wykonywaniu zadań. 

• Uczucie wyczerpania fizycznego, psychicznego lub emocjonalnego.

• Trudności z przetrwaniem dnia. 

• Poczucie samotności i braku wsparcia.

Przeładowanie emocjonalne jest trudne i może wpływać na wszystkie obszary życia. Jeśli doświadczasz któregokolwiek z powyższych uczuć, ważne jest, aby przyznać się do swoich emocji i zająć się nimi, zamiast próbować je przepchnąć. Chociaż ignorowanie negatywnych emocji i przechodzenie od razu do kolejnego zadania może wydawać się kuszące, może to prowadzić do wypalenia i mieć wpływ na Twoją pracę w dłuższej perspektywie. Zamiast tego zrób krok wstecz i przyznaj się do swoich uczuć, aby móc podjąć działania mające na celu wyeliminowanie przyczyn, które sprawiają, że czujesz się przytłoczony. 

Co zrobić, jeśli czujesz się przytłoczony w pracy

Kiedy czujesz się przytłoczony, trudno jest myśleć jasno lub wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafisz – i to jest całkowicie normalne. Nie możemy po prostu nacisnąć przycisku, aby pozbyć się negatywnych uczuć, ale możemy zrobić krok w tył, spojrzeć na pełny obraz sytuacji i podjąć konkretne kroki, aby poprawić swoje życie zawodowe. Oto jak to zrobić. 

1. Określ, co się w Tobie dzieje

Kiedy czujesz się zestresowany lub zaniepokojony pracą, zwykle za tym lękiem kryje się myśl – coś, w co wierzysz, lub historia, którą sobie opowiadasz, która wzmacnia Twoje uczucia. Nie oznacza to, że nie ma ważnego powodu, dla którego czujesz się przytłoczony, na przykład zbyt dużo obowiązków lub brak wystarczającego wsparcia. Aby jednak znaleźć rozwiązanie, musisz zidentyfikować myśl, która wzmacnia Twój stres. 

Na przykład, w odpowiedzi na sytuację w pracy, możesz mieć jedną lub więcej z tych myśli: 

• „Mam zaległości w pracy i nigdy ich nie nadrobię”.

• „Muszę się wszystkiego podejmować, bo inaczej będę porażką”.

• „Jeśli nie dotrzymam tego terminu, oznacza to, że zawiodłem”.

• „Jeśli nie wykonam dobrze swojej pracy, zostanę zwolniony”.

• „Proszenie o pomoc ujawni, że jestem oszustem”.

2. Spójrz na pełny obraz sytuacji 

To normalne, że czasami pojawiają się negatywne myśli. Jednak kiedy tak się dzieje, pamiętaj, że nie zawsze są one zgodne z prawdą i że prawdopodobnie istnieją inne aspekty sytuacji, których nie bierzesz pod uwagę. Aby w pełni zrozumieć, co się dzieje i podjąć działania, musisz cofnąć się o krok i rozważyć pełny obraz sytuacji. 

Zacznij od zapisania odpowiedzi na poniższe pytania. Ich celem jest poszerzenie perspektywy i rozważenie zarówno pozytywnych, jak i negatywnych aspektów sytuacji. Nie chodzi o to, aby pozytywnie interpretować negatywne emocje, ale o to, aby uzyskać bezstronne informacje potrzebne do wybrania skutecznego sposobu działania. 

• Co świadczy o tym, że moja myśl jest prawdziwa? A że nie? 

• Czy istnieje alternatywne wyjaśnienie? 

• Co najgorszego może się stać? Jak sobie z tym poradzę? Co najlepszego może się wydarzyć? Jaki jest najbardziej realistyczny wynik? 

• Co mogę z tym zrobić? 

• Gdyby mój najlepszy przyjaciel znalazł się w tej samej sytuacji, co bym mu powiedział(a)? 

Przykład 

Oto przykład z życia, jak ktoś może odpowiedzieć na każde z tych pytań. 

Myśl podstawowa: Mam zaległości w pracy i nigdy ich nie nadrobię.

Co świadczy o tym, że automatyczna myśl jest prawdziwa? Nie jest prawdziwa? 

Dowody na:

• Nie dotrzymałem dzisiaj terminu.

• Mam dwie propozycje projektów do oddania w piątek.

• Nigdy wcześniej nie pisałem propozycji projektu i nie wiem, jak to zrobić.

• Nie mam czasu na pracę z powodu wszystkich spotkań. 

Dowody przeciwne: 

• Ostatni termin, który mi umknął, miał miejsce ponad dwa miesiące temu. 

• Moi współpracownicy też zdarzało się nie dotrzymywać terminów i nic się nie stało. 

• W przeszłości odnosiłem sukcesy w pracy, nawet jeśli czasami czułem się przytłoczony.

• W przeszłości udało mi się nauczyć nowych umiejętności w pracy. 

• Mogę poprosić o pomoc przy moich propozycjach projektów.  

• Mogę poprosić mojego menedżera o pomoc w delegowaniu i ustalaniu priorytetów zadań. 

• W tym tygodniu mogę przełożyć lub odwołać niektóre ze spotkań, które nie są niezbędne. 

• Nie otrzymałem żadnych negatywnych opinii na temat mojej pracy. 

Czy istnieje inne wyjaśnienie? 

Może wywieram na sobie większą presję, niż powinienem. Chcę, żeby wszystko było idealne, a to może przesłaniać mi to, że tak naprawdę wykonuję dobrą robotę. 

Co najgorszego może się stać? Jak sobie z tym poradzę? Co najlepszego może się wydarzyć? Jaki jest najbardziej realistyczny wynik? 

Najgorszy scenariusz: mam coraz większe zaległości i w końcu dostaję zwolnienia. 

Jak sobie z tym poradzisz: udało mi się znaleźć nową pracę w przeszłości i mogę to zrobić ponownie. 

Najlepszy scenariusz: po tym tygodniu moje obciążenie pracą zmniejszy się i z łatwością nadrobię zaległości. 

Najbardziej realistyczny wynik: zajmie mi trochę czasu, zanim poczuję się komfortowo w nowej roli, ponieważ muszę nauczyć się nowych umiejętności i prosić o pomoc. Ale w końcu poczuję się pewniej w swoich umiejętnościach.

Co mogę z tym zrobić? 

• Poinformować moją menedżerkę, że czuję się przytłoczona. Zapytać ją, czy mogę przesunąć kilka terminów, aby nadrobić zaległości i zdobyć potrzebne umiejętności. 

• Poprosić o pomoc przy propozycjach projektów. 

• Uporządkować zadania według priorytetów i zająć się najpierw najważniejszymi. 

• Przekazać wykonanie wszystkich zadań, które mogę. 

• Przenieść lub odwołać niektóre z moich mniej istotnych spotkań w tym tygodniu. 

Co powiedziałbym/powiedziałabym swojemu najlepszemu przyjacielowi, gdyby znalazł się w takiej samej sytuacji? 

Może to zająć dużo czasu i będziesz musiał poprosić o pomoc, ale jesteś w stanie nadrobić zaległości i nauczyć się umiejętności, których potrzebujesz, aby czuć się pewnie w pracy.  

Anatomia pracy, raport specjalny: niezbadany związek między syndromem oszusta a wypaleniem

W przeszłości wypalenie zawodowe i syndrom oszusta były badane jako dwa odrębne zjawiska. W tym raporcie łączymy te dwa zjawiska, aby pomóc liderom ograniczyć wypalenie i zwiększyć retencję pracowników.

Pobierz pełny raport

3. Podejmij działanie 

Teraz, gdy przeanalizowałeś swoje uczucia i rozważyłeś szerszy kontekst, nadszedł czas, aby podjąć działania. W sekcji „Co mogę z tym zrobić?” wymieniłeś już kolejne kroki. Teraz musisz tylko je wykonać. 

Działania, które podejmiesz, będą zależały od konkretnej sytuacji w pracy. Jeśli jednak nie wiesz, co zrobić, oto kilka typowych rozwiązań, które pomogą Ci poradzić sobie z przytłaczającą sytuacją w pracy: 

• Porozmawiaj ze swoim przełożonym: gdy czujesz się przytłoczony, kluczowa jest komunikacja. Przeprowadź konwersację ze swoim przełożonym i szczerze powiedz mu o swoim obciążeniu pracą. Poinformuj go, że masz zaległości i potrzebujesz pomocy w ustaleniu priorytetów i dostosowaniu terminów. Menedżerowie są po to, aby pomagać, a szanse są, że i oni kiedyś czuli się tak samo. 

• Poproś o pomoc lub deleguj zadania: chęć pomagania innym jest zakodowana w naszym genomie, co oznacza, że ludzie są bardziej skłonni do pomocy, niż myślisz. Proszenie o pomoc to świetny sposób na budowanie relacji ze współpracownikami. Delegując zadania, pamiętaj o zapewnieniu odpowiedniego kontekstu, wyjaśnieniu priorytetu zadania i okazaniu członkom zespołu uznania za ich pracę. 

• Ustal priorytety: to najlepszy sposób, aby mieć pewność, że najważniejsze zadania są wykonywane w pierwszej kolejności. Spróbuj utworzyć macierz Eisenhowera, aby podzielić zadania na cztery pola: zadania o wysokim priorytecie, które wykonasz w pierwszej kolejności, zadania, które zaplanujesz na później, zadania, które oddelegujesz, oraz zadania, które możesz usunąć.

• Podziel większe zadania na mniejsze: jeśli duży projekt budzi w Tobie obawy, spróbuj podzielić go na mniejsze zadania. W ten sposób łatwiej będzie Ci zorientować się, jak ukończone zostanie Twoje przedsięwzięcie. Ponadto tworzenie bardziej przystępnych celów krótkoterminowych pomaga rozpocząć pracę, zwalcza perfekcjonizm i pozwala od razu osiągać szybkie sukcesy.

• Zacznij mówić „nie”: jeśli zgadzasz się na zbyt wiele zadań, które Cię przytłaczają, nadszedł czas, aby zacząć mówić „nie”. Odrzucanie próśb interesariuszy może być trudne, ale często jest niezbędne, aby utrzymać rozsądne obciążenie pracą. Przejrzyście informuj interesariuszy o swoich możliwościach i poproś swojego menedżera, aby w razie potrzeby wkroczył i udzielił Ci wsparcia. 

• Dostosuj terminy: każdemu zdarza się czasem nie dotrzymać terminu. Kiedy tak się stanie, najważniejsze jest, aby zaktualizować datę wykonania zadania do takiej, w której możesz je ukończyć. W ten sposób zamiast zaległego zadania, które tylko Cię stresuje, masz konkretny plan, który możesz udostępnić interesariuszom. 

• Wyznacz granice: kiedy czujesz się przytłoczony, kuszące jest podwojenie wysiłków i praca przez dłuższy czas, aby nadrobić zaległości. Może to jednak szybko doprowadzić do wypalenia zawodowego i w dłuższej perspektywie kosztować więcej czasu. Zamiast tego wyznacz granice, aby praca nie naruszała Twojego życia osobistego. Pamiętaj, że równowaga między życiem zawodowym a prywatnym oraz czas wolny są niezbędne do regeneracji. 

• Skup się na jednej rzeczy na raz: równie kusząca jest wielozadaniowość, która ma na celu wykonanie większej liczby zadań w krótszym czasie. Jednak wielozadaniowość w rzeczywistości marnuje więcej czasu niż oszczędza, ponieważ przełączanie się między zadaniami wymaga znacznego nakładu pracy dla mózgu. Zamiast wykonywać wiele zadań jednocześnie, zarezerwuj bloki czasu wolne od rozpraszaczy, aby skupić się na pojedynczym zadaniu. Podczas pracy pamiętaj o krótkich przerwach, aby móc naładować baterie. 

4. Daj sobie trochę luzu

Kiedy czujesz się przytłoczony, często jest to znak, że musisz zrobić sobie przerwę i skupić się na sobie. Twoje zdrowie fizyczne i psychiczne powinno być zawsze na pierwszym miejscu, więc poświęć czas na regenerację i odprężenie. Zrób sobie przerwę, weź kilka głębokich oddechów, wyjdź na zewnątrz lub porozmawiaj ze znajomym. Pamiętaj, że nawet jeśli po wykonaniu tych kroków nadal czujesz się przytłoczony lub zaniepokojony, nie oznacza to, że nie radzisz sobie dobrze z sytuacją. Robisz wszystko, co w Twojej mocy, aby zaakceptować swoją sytuację i sobie z nią poradzić. To, że czujesz się przytłoczony, nie będzie trwać wiecznie. 

Porada dla menedżerów: co zrobić, jeśli Twój bezpośredni podwładny czuje się przytłoczony

Dla menedżera odkrycie, że bezpośredni podwładny czuje się przytłoczony, może być rozczarowujące. Możesz się zastanawiać, czy w ogóle możesz coś z tym zrobić. Jednak jako przełożony jesteś w najlepszej sytuacji, aby pomóc. 

Oto, co możesz zrobić: 

Słuchaj

Nie jest łatwo przyznać się do przytłoczenia, dlatego aktywnie słuchaj obaw swojego pracownika. Oznacza to, że nie możesz jej przerywać, musisz słuchać bez osądzania i wykazywać pozytywne zachowania niewerbalne, takie jak utrzymywanie kontaktu wzrokowego i kiwanie głową. Gdy pracownik skończy mówić, powtórz to, co usłyszałeś, własnymi słowami, aby upewnić się, że dobrze zrozumiałeś. 

Okazuj współczucie

Często zdarza się, że czujesz się osamotniony, gdy jesteś przytłoczony, zwłaszcza jeśli pracujesz ze strony głównej. Badania pokazują, że 41% pracowników czuje się bardziej odizolowanych podczas pracy zdalnej. 

Aby Twój pracownik poczuł się mniej samotny, potwierdź jego punkt widzenia. Jeśli czujesz się z tym komfortowo, możesz również powiedzieć, że i Ty miałeś kiedyś podobne problemy. Podkreśl, że bezwarunkowo jesteś po jego stronie. Twoim celem nie jest to, aby pracownik był hiperproduktywny i wydajny kosztem swojego samopoczucia. Chcesz, aby jego samopoczucie było priorytetem, aby mógł czuć się zaangażowany i wspierany.

Pamiętaj, że każdy pracownik pracuje inaczej. Jeśli członek zespołu mówi Ci, że jest przytłoczony, nie jest po prostu leniwy – to poważny problem, którym musisz się zająć. Nie porównuj tej osoby do siebie w jej sytuacji ani do innych pracowników. Zamiast tego skup się na zapewnieniu mu narzędzi, których potrzebuje, aby odnieść sukces. 

Zaoferuj pomoc

Jako menedżer możesz pomóc swojemu pracownikowi poradzić sobie z obciążeniem pracą na wiele sposobów. Obejmuje to ustalanie priorytetów zadań, dostosowywanie obciążenia pracą, aby pracownik nie miał zbyt wielu zadań do wykonania, oraz odmawianie w jego imieniu partnerom międzyfunkcyjnym. 

Czasami jednak nie możesz całkowicie odciążyć pracownika, ponieważ macie ważne zadanie do ukończenia. W takiej sytuacji zastanów się, czy możesz zrobić coś jeszcze. Czy są mniej ważne zadania, które możesz odsunąć na dalszy plan, a może inni współpracownicy mogą pomóc, aby zmniejszyć obciążenie? Możesz również pomóc pracownikowi przeanalizować harmonogram spotkań i sprawdzić, czy może zastąpić spotkania aktualizacjami asynchronicznymi. A jeśli pracownik musi nauczyć się nowych umiejętności, zaproponuj, że sam go tego nauczysz lub skontaktujesz z osobami lub zasobami, których potrzebuje, aby się tego nauczyć. 

Jasno określaj obowiązki

Jasno określone obowiązki sprawiają, że pracownik nie musi tracić czasu na zastanawianie się, kto powinien coś zrobić. Pomagają one Twojemu bezpośredniemu podwładnemu pozostać w granicach swojej roli, zamiast wykonywać dodatkową pracę, co może chronić go przed przytłoczeniem i wypaleniem. Na przykład w Asanie przydzielamy członkom zespołu jasno określone obszary odpowiedzialności (AoR). Każdy obszar odpowiedzialności zawiera konkretne informacje o tym, za co dana osoba jest odpowiedzialna. Ponadto jest on udokumentowany i łatwo dostępny dla wszystkich pracowników firmy. 

Przekaż informację zwrotną

Kiedy pracownicy są przytłoczeni, często czują, że zawodzą lub wykonują słabą robotę. Aby temu zaradzić, zwróć uwagę na ich mocne strony, oferując pozytywne informacje zwrotne. Podziel się tym, w jaki sposób ich wyjątkowy wkład przynosi korzyści zespołowi i okaż uznanie za całą pracę, którą wykonali do tej pory. Wymień konkretne osiągnięcia, aby przedstawić konkretne dowody na to, że pracownik dobrze sobie radzi na swoim stanowisku. 

Czasami przytłoczeni pracownicy mogą faktycznie osiągać słabe wyniki w pracy. Może to wynikać z wielu różnych powodów, w tym: 

1. Stres związany z obawą o niepowodzenie sprawia, że pracownik radzi sobie jeszcze gorzej.

2. Nie mają niezbędnych narzędzi i umiejętności, aby dobrze wykonywać swoją pracę, ani wsparcia, którego potrzebują, aby się poprawić.

3. W zasadzie wszystko inne – problemy w życiu osobistym, problemy zdrowotne i inne. 

W razie potrzeby współpracuj z pracownikiem, aby stworzyć plan poprawy wydajności (PIP), który pozwoli mu wrócić na właściwe tory, określając wykonalne kroki, cele i wskaźniki wsparcia. 

Regularnie sprawdzaj, co u niego słychać

Przestojowe pracowników może zająć trochę czasu, dlatego warto zaplanować cotygodniowe lub dwutygodniowe spotkania 1:1, aby sprawdzić, czy wszystko jest w porządku. Zapytaj pracownika, jak radzi sobie z obciążeniem pracą, jak idzie mu realizacja projektów i co możesz zrobić, aby mu pomóc. Jeśli nadal ma problemy, kontynuuj współpracę, aby dostosować jego obciążenie pracą, ustalić priorytety zadań i poprawić zarządzanie czasem. 

Uprość listę zadań dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Asana, może pomóc Twojemu zespołowi uprościć współpracę, zorganizować pracę i poczuć się mniej przytłoczonym. Zamiast przełączać się między wieloma aplikacjami w ciągu dnia roboczego, możesz przechowywać wszystko i komunikować się ze swoim zespołem w jednym centralnym miejscu. Oznacza to mniej zamieszania, mniej straconego czasu i większą przejrzystość dla zespołu. 

Anatomia pracy, raport specjalny: niezbadany związek między syndromem oszusta a wypaleniem

W przeszłości wypalenie zawodowe i syndrom oszusta były badane jako dwa odrębne zjawiska. W tym raporcie łączymy te dwa zjawiska, aby pomóc liderom ograniczyć wypalenie i zwiększyć retencję pracowników.

Pobierz pełny raport