Jak korzystać z szablonów planu poprawy wydajności (PIP)

Nie jest łatwo powiedzieć komuś z zespołu, że musi poprawić swoje wyniki. Czasami jednak jest to nieuniknione. Kiedy ktoś radzi sobie słabo, musisz przeprowadzić tę konwersację. Jednak jeśli sprawisz, że ta konwersacja będzie miała charakter praktyczny i wskażesz jasną ścieżkę do poprawy, zaoferujesz tej osobie szansę na rozpoczęcie (lub ponowne rozpoczęcie) odnoszenia sukcesów w zespole.

Plan poprawy wydajności (PIP) to narzędzie, które możesz wykorzystać, aby pomóc członkom zespołu, którzy nie osiągają dobrych wyników, odnaleźć się w pracy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co powinien zawierać szablon planu poprawy wydajności i jak to narzędzie może wzmocnić Twój zespół. 

Czym jest plan poprawy wydajności?

Plan poprawy wydajności (PIP) to narzędzie motywacyjne, które oferuje członkom zespołu zindywidualizowane i wykonalne kroki, które pomogą im osiągnąć cele związane z wydajnością. Jeśli masz członka zespołu, który nie osiąga celów, możesz wykorzystać PIP jako okazję do poprawy poprzez spersonalizowane działania. 

Zazwyczaj spotykasz się z członkami zespołu indywidualnie, aby omówić problemy z wydajnością i wspólnie stworzyć plan PIP. Plan PIP powinien zawierać ustrukturyzowany plan na przyszłość i możliwe do osiągnięcia cele.

Możesz zastanawiać się, kiedy należy skorzystać z planu poprawy wydajności, a kiedy wybrać mniej formalną lub poważniejszą drogę. Plany PIP mogą być przydatne w następujących sytuacjach:

• Gdy członek zespołu ma stałe problemy z wydajnością

• Kiedy uważasz, że możesz rozwiązać problemy z wydajnością członka zespołu za pomocą planu działania

• Po zapewnieniu członkowi zespołu wszelkich możliwych udogodnień

• Po zapewnieniu wszystkich niezbędnych szkoleń na dane stanowisko.

Niektórzy członkowie zespołu osiągają słabsze wyniki w pracy, ponieważ brakuje im struktury, ale mogą się rozwijać, jeśli zostaną wdrożone odpowiednie rozwiązania. Właśnie to ma zapewnić plan poprawy wydajności.

Wskazówki, które warto wziąć pod uwagę przed wdrożeniem planu poprawy wydajności

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać przed rozpoczęciem takiej rozmowy, jest to, że plan poprawy wydajności ma na celu pomóc członkom zespołu w doskonaleniu się. Potraktuj to jako konwersację, w której przekazujesz konstruktywną informację zwrotną i określacie konkretne kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć poprawę. Poniższe wskazówki mogą ułatwić Ci rozpoczęcie konwersacji z otwartym umysłem i pomóc członkom zespołu skutecznie przyswoić informacje.

• Przygotuj członków zespołu: jeśli jest to Twoja pierwsza konwersacja dotycząca planu PIP, możesz rozpocząć ją bez uprzedzenia. Jednak przygotowując członka zespołu, możesz skoncentrować się na konstruktywnych ulepszeniach. Niezależnie od tego, w jaki sposób podejdziesz do tematu, zadbaj o skuteczną komunikację w miejscu pracy, aby pracownik mógł swobodnie wyrażać swoje opinie.

• Słuchaj aktywnie: podczas rozmowy twój cel powinien polegać na słuchaniu i próbie zrozumienia. Zamiast obwiniać, poproś o wyjaśnienie sytuacji i wszystkiego, co może przyczyniać się do problemów z wydajnością. Indywidualna rozmowa może ujawnić problemy, których wcześniej nie znałeś, a które mogą mieć wpływ na wspólnie opracowany plan poprawy wydajności.

• Zachowaj pozytywne nastawienie: przekazując członkom zespołu konstruktywną informację zwrotną, zachowaj pozytywne nastawienie. Program poprawy wyników może być onieśmielający, ale w gruncie rzeczy jest to również okazja do poprawy. 

• Znajdź pierwotną przyczynę problemu: zrozumienie pierwotnej przyczyny problemów z wydajnością pracy ma kluczowe znaczenie, a spotkanie indywidualne może być świetną okazją, aby zgłębić temat. Możesz zaobserwować zachowania lub działania, które wynikają z przyczyn sytuacyjnych lub osobistych. Dotarcie do tego głównego powodu może pomóc w opracowaniu bardziej odpowiedniego planu działania.

• Określ jasną ścieżkę do sukcesu: mówienie członkowi zespołu, co robi źle, nie jest pomocne, chyba że zaoferujesz mu sposoby na poprawę. Właśnie w tym momencie pomocny staje się plan działania PPD.

• Wyjaśnij, że będziesz sprawdzać postępy: gdy członek zespołu będzie pracował nad etapami swojego planu poprawy wyników, poinformuj go, że będziesz sprawdzać jego postępy i motywować go w trakcie tego procesu. Dzięki temu będzie wiedział, że nie jest sam. Pomoże to również zachować odpowiedzialność i trzymać się wyznaczonych celów. 

Co powinien zawierać plan poprawy wydajności?

Zanim dostosujesz plan poprawy wydajności, ważne jest, aby zrozumieć, co zazwyczaj się w nim znajduje. Podczas tworzenia szablonu pamiętaj o tej liście kontrolnej.

• Oświadczenie o oczekiwaniach firmy: może to być standardowe oświadczenie o oczekiwaniach Twojej firmy dotyczących wydajności pracy członków zespołu.

• Przegląd wyników: ta sekcja powinna uwypuklać wyniki danego członka zespołu w porównaniu z oczekiwaniami związanymi z jego rolą.

• Plan działania: określ czynności do wykonania, które członek zespołu będzie musiał zrealizować, określając mierzalne kroki. Jeśli to możliwe, określ te cele jako cele SMART.

• Harmonogram działań następczych: „T” w SMART oznacza „określony w czasie”. Każdy szablon PIP powinien zawierać oś czasu z kamieniami milowymi postępu.

• Konsekwencje: ta sekcja planu PIP wyjaśnia, co może się stać, jeśli plan PIP okaże się nieskuteczny. Może to obejmować dalszą eskalację lub ewentualne rozwiązanie umowy.

Jak napisać plan poprawy wydajności

Opracowanie planu poprawy wyników wymaga przeprowadzenia przemyślanego spotkania z członkiem zespołu. Przed spotkaniem przygotuj dowody na poparcie swoich twierdzeń dotyczących problemów z wydajnością członków zespołu. Następnie podczas spotkania Ty i członek zespołu możecie omówić po kolei wymienione powyżej elementy. Wykonaj poniższe czynności, aby przygotować plan PIP podczas spotkania.

1. Omów firmę, role i oczekiwania

Pierwszym krokiem w tworzeniu planu poprawy wyników jest omówienie oczekiwań. Chociaż członkowie zespołu mogą pełnić różne role i mieć różne obowiązki, powinieneś mieć ogólny sposób definiowania tego, czego oczekujesz i co kwalifikuje się jako słabe wyniki.  

To oświadczenie posłuży jako punkt odniesienia i może pomóc w wyjaśnieniu wszelkich unikalnych problemów, z jakimi borykają się członkowie zespołu. Członkowie zespołu nie powinni zobaczyć tego oświadczenia po raz pierwszy w PIP. Jeśli chcesz, aby członkowie zespołu spełniali oczekiwania, musisz je jasno określić na wczesnym etapie i często przypominać. 

Wskazówka: firma powinna posiadać formalną dokumentację dotyczącą oczekiwań wobec członków zespołu. Upewnij się, że członkowie zespołu zawsze mają dostęp do tych oczekiwań, nawet jeśli nie mają problemów z wydajnością. Dzięki temu wszyscy będą wiedzieć, czego się od nich oczekuje.

2. Określ obszary do poprawy

Po przeanalizowaniu oczekiwań firmy określ konkretne obszary wymagające poprawy. Oznacza to wymienienie konkretnych obszarów, w których dany członek zespołu nie spełnia oczekiwań, oraz podanie przykładów jego wyników.

Chociaż w planie poprawy wyników musisz wskazać problemy, aby pomóc członkom zespołu, którzy mają trudności, możesz również sformułować tę sekcję tak, aby była pomocna i praktyczna. Wskazówki, dzięki którym ta sekcja będzie bardziej konstruktywna:

• Wyraź przekonanie, że członek zespołu może działać lepiej.

• Wymieniaj tylko obiektywne problemy.

• Zawsze podawaj szczegóły i fakty na poparcie omawianych problemów 

• Skup się na problemach, które mają jasne rozwiązania. 

• Nie wskazuj problemów wynikających z różnic w opiniach lub niedociągnięć, na które członek zespołu nie ma wpływu

• Poszukaj pierwotnej przyczyny każdego problemu, aby znaleźć długoterminowe rozwiązania.

Wskazówka: plan poprawy wyników powinien opierać się na obiektywizmie i zawierać fakty, a nie subiektywne opinie oparte na własnej wersji tego, jak wygląda sukces. Możesz uniknąć tego nieświadomego błędu, znanego jako idiosynkratyczna ocena, ustalając konkretne i jasne kryteria oceny oraz przeprowadzając przeglądy z udziałem wielu oceniających w celu zebrania danych dotyczących wyników.

3. Utwórz plan działania

Każdy plan poprawy wydajności powinien zawierać szczegółowy plan działania, który pomoże członkowi zespołu osiągnąć lepsze wyniki. Plan działania może obejmować cele, kamienie milowe i dodatkowe szkolenia. 

W szczególności upewnij się, że cele, które wyznaczasz, są zgodne z metodą SMART. Cele SMART są skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie. Struktura celów SMART jest idealna podczas tworzenia planu działania, ponieważ zapewnia wymierne cele, które można sprawdzić. Dzięki temu proces działań następczych jest bardziej ustrukturyzowany i konkretny.

Wskazówka: śledź swój plan działania w jednym źródle informacji, takim jak narzędzie do zarządzania projektami. Upewnij się, że zarówno Ty, jak i członek zespołu macie dostęp do tego narzędzia, aby móc na bieżąco sprawdzać aktualizacje i wprowadzać zmiany. Następnie użyj wykresów Gantta, aby zwizualizować kamienie milowe i śledzić postępy na bieżąco.

4. Ustal harmonogram działań następczych

Każdy plan poprawy wydajności powinien zawierać harmonogram działań następczych, który jest zgodny z planem działania. Harmonogram ten powinien obejmować regularne kontrole i mentoring w trakcie realizacji planu poprawy wydajności.

Harmonogram sprawi, że członkowie zespołu będą odpowiedzialni za swoje cele i zapewni docelowy termin, w którym oczekujesz poprawy. Zapewni również przejrzystość i strukturę podczas spotkań kontrolnych oraz wsparcie podczas procesu poprawy.

Wskazówka: utwórz harmonogram i zadanie z przypomnieniami o następnej rozmowie. Dzięki temu członkowie zespołu będą mieli na co czekać, co zmotywuje ich do zwiększenia produktywności i wydajności.

5. Określ kolejne kroki

W tej sekcji wyjaśnisz, co może się stać, jeśli plan poprawy wyników okaże się nieskuteczny. Jeśli członek zespołu nie jest w stanie wprowadzić znaczących, wymiernych ulepszeń, to może to oznaczać, że to stanowisko nie jest dla niego odpowiednie. Skonsultuj się z zespołem HR lub kierownikiem działu, aby ustalić kolejne kroki.

Przykład planu poprawy wydajności i darmowy szablon

Poniżej znajduje się przykładowy plan poprawy wydajności. 

Przykładowy scenariusz: Sonja nie spełnia obecnie oczekiwań firmy, ponieważ często nie dotrzymuje terminów, opuszcza spotkania zespołu i nie angażuje się w projekty zespołowe. Jej wyniki muszą się poprawić, jeśli chce pozostać na tym stanowisku, ale jej menedżerka, Katarzyna, uważa, że poprawa jest możliwa. Przyczyny słabych wyników Sonii w pracy wydają się łatwe do naprawienia. Dzięki lepszemu zarządzaniu zadaniami, współpracy w zespole i wskazówkom Katarzyny, Sylwia powinna być w stanie z czasem osiągnąć doskonałe wyniki. 

Przykładowy plan działania/cele SMART: w ciągu najbliższych 3 miesięcy Sonia dotrzyma wszystkich terminów, weźmie udział we wszystkich zaplanowanych spotkaniach i wniesie wkład w co najmniej jeden projekt zespołu.

Wypróbuj nasz darmowy szablon planu poprawy wyników, aby usprawnić plan działania i pomóc swojemu zespołowi w pracy.

Jak śledzić cele PIP

Jedną z najważniejszych części procesu PIP jest monitorowanie postępów członków zespołu w czasie. Bez tego kroku nie dowiesz się, czy plan działa. 

Aby to zrobić, upewnij się, że cele i plan działania znajdują się w tym samym miejscu. Zbyt często cele są wyznaczane w arkuszach kalkulacyjnych lub prezentacjach, które są odseparowane od rzeczywistej pracy. Bez powiązania celów z zadaniami członkowie zespołu nie będą mogli wyraźnie zobaczyć, jakie są ich postępy i, co najważniejsze, jakie są ich ulepszenia. 

Dlatego w Asanie zintegrowaliśmy cele z naszym produktem. Wizualizacja celów i zadań obok siebie umożliwia: 

• Zachęcać członków zespołu do dotrzymywania terminów

• Monitorować postępy członków zespołu w czasie rzeczywistym

• Śledzić cele dotyczące poprawy w porównaniu z poprzednimi ocenami wydajności

• Planowanie spotkań uzupełniających 

• Włączyć członków zespołu w te procesy, aby zapewnić pełną przejrzystość

Śledź postępy w realizacji planów poprawy wyników za pomocą oprogramowania do zarządzania pracą

Plany poprawy wyników mogą wywoływać poczucie pilności i motywacji u członków zespołu, którzy mają problemy, zachęcając ich do jak najlepszego działania. Pomagając tym osobom w wyznaczaniu celów związanych z wydajnością, skorzystaj z narzędzia takiego jak Asana, aby obserwować ich sukcesy w czasie rzeczywistym i zachęcać ich do dalszych działań.