Utwórz plan działania, który przyniesie wyniki

Wyznaczanie celów może być satysfakcjonujące. W końcu określasz, co chcesz osiągnąć. Jednak bez jasno określonych działań nie przyniosą one oczekiwanych rezultatów. ​​Plan działania to popularna technika zarządzania projektami, która zawiera listę kroków do wykonania, dzięki czemu dokładnie wiesz, jak osiągniesz swoje cele. 

Pokażemy Ci, jak krok po kroku stworzyć przejrzystą mapę drogową oraz jakie narzędzia wykorzystać, aby w pełni wykorzystać możliwości planu działania. Zaczynajmy.

Czym jest plan działania?

Plan działania to lista zadań lub kroków, które należy wykonać, aby osiągnąć swoje cele. Skuteczny plan działania działa jak plan zarządzania przedsięwzięciami Twojej firmy, określając kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć większe cele. Po wyznaczeniu celów utwórz plan działania, określając konkretne zadania i ramy czasowe, aby osiągnąć każdy z nich. 

Kto potrzebuje planu działania?

Plan działania jest przydatny dla każdego, kto potrzebuje procesu planowania krok po kroku. Podczas tworzenia planu działania szczegółowo określasz, jakie działania podejmiesz, aby osiągnąć cele projektu. Plany te mogą pomóc w organizacji zadań i zapewnić niezbędne informacje i zasoby do osiągnięcia celów.

Plany działania są często wykorzystywane w planowaniu strategicznym. Plany strategiczne to cele na trzy do pięciu lat, nad osiągnięciem których pracuje cała organizacja. Po utworzeniu planu strategicznego możesz użyć planu działania, aby nakreślić sposób realizacji celów strategicznych. W ten sposób zapewnisz swojemu zespołowi strukturę umożliwiającą śledzenie wszystkich indywidualnych zadań, które muszą zostać ukończone, aby osiągnąć nadrzędny cel strategiczny.

Plany działania można tworzyć nie tylko w ramach planowania strategicznego. Użyj tego narzędzia, aby systematycznie osiągać konkretne cele. Spróbuj utworzyć:

• Plan działania biznesowego

• Marketingowy plan działania

• Plan działań naprawczych

• Plan działań sprzedażowych

• Plan akcji projektu

• Plan działań na rzecz rozwoju osobistego

Niezależnie od rodzaju tworzonego planu działania, upewnij się, że tworzysz go w oprogramowaniu do zarządzania zadaniami. W ten sposób możesz łatwo udostępniać zespołowi czynności do wykonania i osie czasu, aby śledzić postępy. Zamiast ręcznych aktualizacji statusu i niejasnych rezultatów, Twój zespół ma jedno źródło informacji na temat wszystkiego, co musi zrobić, aby osiągnąć swoje cele. 

Teraz przyjrzyjmy się temu, jak stworzyć plan działania, który zwiększy wydajność i odpowiedzialność Twojego zespołu.

6 kroków do utworzenia planu działania

Krok 1: wyznacz cel SMART

Jeśli chodzi o wyznaczanie celów, najważniejsza jest przejrzystość. Dzięki metodzie SMART cel jest jasno określony i osiągalny. Aby skorzystać z tej taktyki, wyznacz cele, które są skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie.

Na przykład Twoim celem może być dostarczenie bieżącego projektu (mierzalny) w ciągu czterech miesięcy (ograniczony czasowo) bez przekroczenia budżetu (konkretny). Zakładając, że ten cel jest zarówno osiągalny, jak i realistyczny w oparciu o dostępne zasoby, jest to świetny cel SMART, który możesz sobie wyznaczyć.

Krok 2: określ zadania

Teraz, gdy cel jest jasno określony i zapisany, należy zidentyfikować kroki, które należy podjąć, aby go osiągnąć. Zidentyfikuj wszystkie zadania, które Ty i Twój zespół musicie wykonać, aby osiągnąć kamienie milowe, a ostatecznie główny cel.

Oto kilka przykładów planów działania z zadaniami dla różnych rodzajów celów:

Cel: zwiększenie zespołu z siedmiu do dziewięciu członków do czerwca.

Zadania:

• Spotkaj się z działem kadr, aby omówić kampanię rekrutacyjną.

• Utworzyć szablon projektu, aby śledzić kandydatów.

• Zaplanować trzy rozmowy kwalifikacyjne tygodniowo.

Cel: Wybrać i wdrożyć nowe oprogramowanie do zarządzania pracą dla całej firmy do końca II kw.

Zadania:

• Złożyć wniosek o budżet.

• Stworzyć plan wdrożenia na II kwartał.

• Zaplanować szkolenie dla członków zespołu.

Cel: zorganizować w maju bieg charytatywny na 5 km, aby zebrać 15 000 USD dla lokalnego banku żywności.

Zadania:

• Znalezienie wolontariuszy i określenie obowiązków

• Przygotować materiały marketingowe i plany PR

• Zdobyć sponsorów

Krok 3: Przydziel zasoby

Po określeniu wszystkich zadań możesz przydzielić zasoby, takie jak członkowie zespołu, budżet projektu lub niezbędny sprzęt. Niezależnie od tego, czy chodzi o przydzielenie członków zespołu do określonych zadań, ubieganie się o budżet, czy gromadzenie pomocnych narzędzi, teraz jest czas na planowanie i przygotowanie.

Czasami nie można przydzielić wszystkich zasobów przed uruchomieniem planu działania. Być może najpierw musisz złożyć wniosek o finansowanie lub uzyskać zatwierdzenie od kierownictwa, zanim będziesz mógł przejść do zadania. W takim przypadku uczyń zasób czynnością do wykonania w swoim planie, aby móc zająć się nim później.

Krok 4: ustal priorytety zadań

Kiedy Twój zespół rozumie swoje priorytety, wie, co należy zrobić w pierwszej kolejności, a co w razie potrzeby przełożyć na później. Żaden plan działania nie jest niezmienny, więc najlepszym sposobem na wzmocnienie pozycji zespołu jest poinformowanie go, które zadania mają wysoki priorytet, a które są nieco bardziej elastyczne.

Aby było to jasne, posortuj wszystkie czynności do wykonania według priorytetu i kolejności:

• Priorytet: ważne i mniej ważne zadania.

• Kolejność: kolejność, w jakiej zadania muszą zostać ukończone, aby można było rozpocząć inne.

Podczas organizowania i priorytetyzowania czynności do wykonania zauważysz, że niektóre z nich są zależne od innych. Innymi słowy, jedno zadanie nie może zostać rozpoczęte przed ukończeniem innego. Wyróżnij te zależności i uwzględnij sekwencję w priorytetyzacji. Pozwoli to uniknąć wąskich gardeł i usunąć przeszkody, które mogłyby spowodować, że mniej ważna czynność do wykonania opóźniłaby element o wysokim priorytecie.  

Krok 5: Wyznacz terminy i kamienie milowe

Kiedy Twój zespół wie, do czego dąży, ma kontekst, aby skutecznie priorytetyzować pracę i motywację do wykonywania świetnej pracy. Członkowie zespołu są bardziej zmotywowani, gdy rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji większych celów.

Aby zaangażować członków zespołu od samego początku, przypisz terminy do wszystkich czynności do wykonania i zdefiniuj kamienie milowe. Kamienie milowe to określone punkty na osi czasu projektu, które wskazują, kiedy działania zostały ukończone lub kiedy rozpoczyna się nowa faza.

Utwórz oś czasu lub wykres Gantta, aby uzyskać lepszy przegląd priorytetowych zadań, kamieni milowych i terminów. Oś czasu umożliwia również wizualne śledzenie dat rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania w planie działania. Możesz użyć jej jako punktu odniesienia, aby upewnić się, że Twój zespół działa zgodnie z planem.

Krok 6: monitoruj i koryguj plan działania

Umiejętność śledzenia zmian i dostosowywania się do nich sprawia, że jesteś świetnym Kierownikiem projektu. Ważne jest, aby monitorować postępy zespołu i w razie potrzeby wprowadzać zmiany w planie. Jeśli kiedykolwiek napotkasz powtarzające się problemy spowalniające Twój zespół, szablon planu działań naprawczych może pomóc Ci wskazać przyczyny źródłowe i przekształcić problemy w ulepszenia.

Na szczęście plan działania nie jest ostateczny i niezmienny. Najlepszym sposobem na śledzenie potencjalnie zmieniających się priorytetów lub terminów jest skorzystanie z dynamicznego narzędzia, takiego jak oprogramowanie do zarządzania pracą. W ten sposób możesz aktualizować zadania i zależności w czasie rzeczywistym, zapewnić zespołowi przejrzystość i utrzymać plan działania na właściwych torach. Możesz również skorzystać z szablonu dziennika działań, aby na bieżąco rejestrować, co zostało ukończone, co jest w toku oraz jakie elementy wymagają dalszych działań. Szablony dziennika pomagają zespołowi śledzić odpowiedzialność w czasie i wprowadzać w planie zmiany oparte na danych.

Plan działania, plan B, plan projektu i lista rzeczy do zrobienia

Czym dokładnie różni się plan działania od wszystkich innych planów i list? Aby raz na zawsze wyjaśnić tę kwestię, wyjaśnimy, czym są te plany i kiedy należy z nich korzystać, aby zmaksymalizować nakład pracy zespołu.

Plan działania a plan B

Być może słyszałeś, że terminy plan działania i plan B są używane zamiennie. W rzeczywistości jednak plan działania i plan B to dwa zupełnie różne rodzaje planów. Oto jak je rozróżnić:

• Plan działania szczegółowo opisuje działania, dzięki czemu Ty i Twój zespół wiecie dokładnie, jakie kroki należy podjąć, aby osiągnąć cel.

• Plan B to dodatkowy plan działania, alternatywna strategia, którą zespół może zastosować, jeśli pierwotny plan zawiedzie. Niezależnie od tego, czy jest to spowodowane problemem wewnętrznym, czy czynnikiem zewnętrznym, posiadanie planu B to świetny sposób na przygotowanie się na najgorszy scenariusz.

Plan działania a plan projektu

Plan projektu jest nieco bardziej skomplikowany niż plan działania. Plany projektu to zestawienie kluczowych elementów, których zespół potrzebuje, aby zrealizować cele projektu. Plan projektu obejmuje siedem elementów:

1. Cele i założenia projektu

2. Wskaźniki sukcesu

3. Interesariusze i role

4. Zakres projektu i jego budżet

5. Kamienie milowe i produkty końcowe projektu

6. Oś czasu i harmonogram

7. Plan komunikacji

Po utworzeniu planu projektu użyj planu działania, aby nakreślić i udokumentować, w jaki sposób zespół wykona zadania i osiągnie cele. Dzięki temu wszyscy w zespole będą wiedzieć, jakie są ich obowiązki i co muszą zrobić oraz na kiedy.

Plan działania a lista rzeczy do zrobienia

Lista rzeczy do zrobienia to zazwyczaj lista pojedynczych zadań, które niekoniecznie prowadzą do jednego wspólnego celu. Lista rzeczy do zrobienia może zmieniać się codziennie i jest znacznie mniej uporządkowana niż plan działania. Plan działania będzie zawierał konkretne kroki i zadania, które prowadzą do ukończenia wspólnego celu.

Jak skutecznie wdrożyć plan działania

Wiesz już, jak stworzyć plan działania, ale aby go skutecznie wdrożyć, musisz użyć odpowiednich narzędzi i używać ich prawidłowo. Oto pięć wskazówek, które pomogą Ci stworzyć skuteczny plan działania:

Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zadaniami

Usprawnij swój plan działania, przechowując wszystkie zadania i osie czasu w jednym źródle informacji. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami, takie jak Asana, jest idealne do planu działania, ponieważ umożliwia śledzenie oczekujących zadań, przypisywanie odpowiedzialności za zadania, ustalanie zależności i komunikowanie się z zespołem w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie.

Używaj lub twórz szablony

Utwórz lub użyj szablonu, który zawiera wszystkie czynności do wykonania wraz z notatkami, statusem, priorytetem i odpowiedzialnością. Po utworzeniu szablonu, który pasuje do typu projektu, możesz go wielokrotnie wykorzystywać.

Skonfiguruj alerty w czasie rzeczywistym i przypisz zależności

Upewnij się, że wszystkie czynności do wykonania mają określony czas wykonania i przypisane zależności. Dzięki temu Twój zespół będzie mógł reagować, gdy element będzie gotowy do wykonania, i łatwo śledzić, jakie inne elementy są od niego zależne. 

Oznaczaj elementy jako ukończone, gdy tylko je wykonasz

Gdy czynności do wykonania zostaną ukończone, zaznacz je jako wykonane. Upewnij się, że jest to widoczne dla wszystkich i odbywa się w czasie rzeczywistym, aby osoba odpowiedzialna za następną czynność do wykonania mogła jak najszybciej rozpocząć pracę.

Omów opóźnione lub oczekujące zadania

Jeśli napotkasz problemy lub opóźnienia, porozmawiaj ze swoim zespołem, aby odkryć potencjalne wąskie gardła i znaleźć rozwiązania, które utrzymają plan działania na właściwych torach. Możesz dodawać notatki bezpośrednio do planu działania lub organizować rozmowy, aby omówić bardziej złożone problemy.

Gotowi, do startu, plan działania

Jak powiedział kiedyś Benjamin Franklin: „Jeśli nie planujesz, planujesz porażkę”. Stworzenie planu działania pomoże Ci utrzymać koncentrację i realizować cele.