Create an action plan that drives results

Wyznaczanie celów może być przyjemne. W końcu określasz, co chcesz osiągnąć. Jednak cele niewiele zdziałają bez jasnych działań. ​​Plan działania to popularna technika zarządzania projektami, która pozwala określić konkretne działania, dzięki którym wiesz, jak osiągniesz swoje cele. 

Pokażemy Ci, jak krok po kroku stworzyć przejrzystą mapę drogową oraz jakie inne narzędzia możesz wykorzystać, aby w pełni wykorzystać możliwości planu działania. Zaczynajmy.

Czym jest plan działania?

Plan działania to lista zadań lub kroków, które musisz ukończyć, aby osiągnąć swoje cele. Skuteczny plan działania działa jak plan zarządzania przedsięwzięciami Twojej firmy, określający kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć większe cele. Po zakończeniu procesu wyznaczania celów utwórz plan działania zawierający konkretne zadania i ramy czasowe, które pomogą Ci osiągnąć każdy z nich. 

Kto potrzebuje planu działania?

Plan działania jest przydatny dla każdego, kto potrzebuje procesu planowania krok po kroku. Tworząc plan działania, szczegółowo opisujesz działania, które podejmiesz, aby osiągnąć cele projektu. Plany te mogą pomóc w uporządkowaniu zadań do wykonania i zapewnić dostęp do informacji i zasobów niezbędnych do osiągnięcia celów.

Plany działania są często wykorzystywane w planowaniu strategicznym. Plany strategiczne to cele na okres od trzech do pięciu lat, nad którymi pracuje cała organizacja. Po utworzeniu planu strategicznego możesz użyć planu działania, aby określić, w jaki sposób osiągniesz swoje cele strategiczne. W ten sposób zapewnisz zespołom strukturę, która pozwoli im śledzić wszystkie zadania, które muszą wykonać, aby osiągnąć nadrzędny cel strategiczny.

Plany działania można jednak tworzyć nie tylko w ramach planowania strategicznego. Możesz użyć tego narzędzia, aby w systematyczny sposób osiągać konkretne cele. Spróbuj utworzyć:

• Biznesowy plan działania

• Plan działań marketingowych

• Plan działań naprawczych

• Plan działań sprzedażowych

• Plan działań projektu

• Plan działań na rzecz rozwoju osobistego

Bez względu na rodzaj tworzonego planu działania, upewnij się, że jest on tworzony w oprogramowaniu do zarządzania zadaniami. W ten sposób możesz łatwo udostępniać zespołowi czynności do wykonania i osie czasu, aby monitorować postępy. Zamiast ręcznych aktualizacji statusu i niejasnych produktów końcowych, zespół będzie miał jedno źródło informacji na temat wszystkiego, co musi zrobić, aby osiągnąć swoje cele. 

Przejdźmy teraz do tego, jak stworzyć plan działania, który zwiększy wydajność i odpowiedzialność Twojego zespołu.

6 kroków do utworzenia planu działania

Krok 1: wyznacz inteligentne cele

Przejrzystość jest najważniejszą cechą wyznaczanych celów. Dzięki metodzie inteligentnych celów (SMART) Twój cel jest jasno określony i osiągalny. Aby skorzystać z tej metody, wyznacz konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie cele.

Przykładowo, Twoim celem może być dostarczenie bieżącego projektu (mierzalny) w ciągu czterech miesięcy (określony w czasie) bez przekroczenia budżetu (konkretny). Jeżeli ten cel jest zarówno osiągalny, jak i realistyczny, biorąc pod uwagę dostępne zasoby, to jest to świetny cel SMART.

Krok 2: określ zadania

Po jasnym zdefiniowaniu i zapisaniu celu, należy określić kroki, które należy podjąć, aby go osiągnąć. Zidentyfikuj wszystkie zadania, które Ty i Twój zespół musicie wykonać, aby osiągnąć kamienie milowe, a ostatecznie główny cel.

Oto kilka przykładów planów działania zawierających zadania dla różnych celów:

Cel: zwiększyć zespół z siedmiu do dziewięciu członków do czerwca.

Zadania:

• Spotkać się z działem zasobów ludzkich, aby omówić kampanię rekrutacyjną.

• Utworzyć projekt szablonu do śledzenia kandydatów.

• Zaplanować trzy rozmowy kwalifikacyjne tygodniowo.

Cele: Wybrać i wdrożyć nowe oprogramowanie do zarządzania pracą w całej firmie do końca II kw.

Zadania:

• Złożyć wniosek o budżet.

• Utworzyć plan wdrożenia na II kw.

• Zaplanować szkolenie dla członków zespołu.

Cel: zorganizować w maju bieg charytatywny na dystansie 5 km, aby zebrać 15 000 USD dla lokalnego banku żywności.

Zadania:

• Znajdź wolontariuszy i określ obowiązki

• Przygotować materiały marketingowe i plany PR

• Zdobycie sponsorów

Krok 3: przydziel zasoby

Po określeniu wszystkich zadań możesz dokonać alokacji zasobów, takich jak członkowie zespołu, budżet projektu lub niezbędny sprzęt. Niezależnie od tego, czy chodzi o przydzanie członków zespołu do określonych zadań, ubieganie się o budżet, czy gromadzenie przydatnych narzędzi, teraz jest czas na planowanie i przygotowania.

Czasami nie można przydzielić wszystkich zasobów przed uruchomieniem planu działania. Być może najpierw musisz wystąpić o finansowanie lub potrzebujesz zatwierdzenia przez kierownictwo, zanim przejdziesz do kolejnego zadania. W takim przypadku dodaj zasoby jako czynność do wykonania w swoim planie, aby zająć się nimi później.

Krok 4: ustal priorytety zadań

Kiedy zespół ma jasność co do swoich priorytetów, wie, co należy zrobić w pierwszej kolejności, a co można przełożyć na później. Żaden plan działania nie jest niezmienny, więc najlepszym sposobem na wzmocnienie pozycji zespołu jest poinformowanie go, które zadania mają wysoki priorytet, a które są bardziej elastyczne.

Aby to wyjaśnić, posortuj wszystkie czynności do wykonania według priorytetu i kolejności:

• Priorytet: ważne i mniej ważne zadania.

• Kolejność: kolejność, w jakiej zadania muszą zostać ukończone, aby można było rozpocząć inne.

Podczas organizowania i ustalania priorytetów czynności do wykonania zauważysz, że niektóre z nich są zależne od innych. Innymi słowy, jedno zadanie nie może zostać rozpoczęte przed ukończeniem poprzedniego. Zaznacz te zależności i uwzględnij kolejność w swojej priorytetyzacji. Pozwoli to uniknąć wąskich gardeł i usunąć przeszkody, które mogłyby spowodować, że mniej ważna czynność do wykonania opóźni realizację elementów o wysokim priorytecie.  

Krok 5: wyznaczanie terminów i kamieni milowych

Kiedy zespół wie, do czego dąży, ma kontekst, który pozwala mu skutecznie ustalać priorytety pracy i motywację do wykonywania jej jak najlepiej. Członkowie zespołu są bardziej zmotywowani, gdy rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji większych celów.

Aby zaangażować członków zespołu od samego początku, przypisz terminy do wszystkich czynności do wykonania i określ kamienie milowe. Kamienie milowe to określone punkty na osi czasu projektu, które wskazują, kiedy zadania zostały ukończone lub kiedy rozpoczyna się nowa faza.

Utwórz oś czasu lub wykres Gantta, aby uzyskać lepszy przegląd priorytetowych zadań, kamieni milowych i terminów. Oś czasu umożliwia również wizualne śledzenie dat rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania w planie działania. Możesz jej używać jako punktu odniesienia, aby upewnić się, że zespół realizuje zadania na czas.

Krok 6: monitoruj i aktualizuj plan działania

Umiejętność śledzenia zmian i dostosowywania się do nich jest tym, co sprawia, że jesteś świetnym menedżerem projektu. Ważne jest, aby monitorować postępy zespołu i w razie potrzeby zmieniać plan.

Na szczęście plan działania nie jest niezmienny. Najlepszym sposobem na monitorowanie potencjalnych zmian w priorytetach lub terminach jest korzystanie z dynamicznego narzędzia, takiego jak oprogramowanie do zarządzania pracą. Dzięki temu możesz aktualizować zadania i zależności w czasie rzeczywistym, na bieżąco informować zespół i realizować plan działania.

Plan działania, plan B, plan projektu i lista rzeczy do zrobienia

Czym dokładnie różni się plan działania od wszystkich innych planów i list? Aby to wyjaśnić, wyjaśnimy, czym są te plany i kiedy z nich korzystać, aby zmaksymalizować nakład pracy zespołu.

Plan działania a plan B

Być może zdarzyło Ci się spotkać się z zamiennym użyciem terminów „plan działania” i „plan B”. W rzeczywistości jednak plan działania i plan B to dwa zupełnie różne rodzaje planów. Oto jak je rozróżnić:

• Plan działania szczegółowo opisuje działania, dzięki czemu Ty i Twój zespół wiecie dokładnie, jakie kroki podjąć, aby osiągnąć cel.

• Plan B to drugi plan działania, alternatywna strategia, którą zespół może zastosować, jeśli pierwotny plan się nie powiedzie. Niezależnie od tego, czy przyczyną jest problem wewnętrzny, czy czynnik zewnętrzny, posiadanie planu B to świetny sposób na przygotowanie się na najgorszy scenariusz.

Plan działania a plan projektu

Plan projektu jest nieco bardziej skomplikowany niż plan działania. Plany projektów to zestawienie kluczowych elementów, które zespół musi osiągnąć, aby skutecznie zrealizować cele projektu. Plan projektu obejmuje siedem elementów:

1. Cele i założenia projektu

2. Wskaźniki sukcesu

3. Interesariusze i role

4. Zakres projektu i jego budżet

5. kamienie milowe i produkty końcowe projektu;

6. oś czasu i harmonogram,

7. plan komunikacji.

Po utworzeniu planu projektu, użyj planu działania, aby nakreślić i udokumentować, w jaki sposób zespół będzie realizował zadania i osiągał cele. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie wiedział, jakie są jego obowiązki i co musi zrobić oraz w jakim terminie.

Plan działania a lista rzeczy do zrobienia

Lista rzeczy do zrobienia służy zazwyczaj do zapisywania pojedynczych zadań, które niekoniecznie prowadzą do jednego wspólnego celu. Listy rzeczy do zrobienia mogą się zmieniać codziennie i są znacznie mniej uporządkowane niż plany działania. Plan działania będzie zawierał konkretne kroki i zadania, które prowadzą do ukończenia wspólnego celu.

Jak skutecznie wdrożyć plan działania

Wiesz już, jak utworzyć plan działania, ale aby go skutecznie wdrożyć, musisz użyć odpowiednich narzędzi i prawidłowo z nich korzystać. Oto pięć najważniejszych wskazówek, które pomogą Ci stworzyć skuteczny plan działania:

Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zadaniami

Usprawnij swój plan działania, przechowując wszystkie zadania i osie czasu w jednym źródle informacji. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami, takie jak Asana, jest idealne do tworzenia planów działania, ponieważ umożliwia śledzenie oczekujących zadań, określanie osób odpowiedzialnych za zadania, przypisywanie zależności oraz komunikowanie się z zespołem w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie.

Użyj lub utwórz szablony

Utwórz lub użyj szablonu, który zawiera listę wszystkich czynności do wykonania wraz z notatkami, statusem, priorytetem i odpowiedzialnością. Po utworzeniu szablonu, który pasuje do Twojego typu projektu, możesz go wielokrotnie wykorzystywać.

Skonfiguruj alerty w czasie rzeczywistym i przypisz zależności

Upewnij się, że wszystkie czynności do wykonania mają określony termin wykonania i przypisz zależności. Dzięki temu zespoły będą mogły rozpocząć pracę nad danym elementem, gdy tylko będzie on gotowy, a także łatwo śledzić, które inne elementy są od nich zależne. 

Oznaczaj czynności do wykonania jako ukończone

Odznaczaj ukończone elementy! Upewnij się, że jest to widoczne dla wszystkich i odbywa się w czasie rzeczywistym, aby osoba odpowiedzialna za następną czynność do wykonania mogła jak najszybciej rozpocząć pracę.

Omawiaj opóźnione lub oczekujące zadania

Jeśli napotkasz problemy lub opóźnienia, porozmawiaj ze swoim zespołem, aby zidentyfikować potencjalne wąskie gardła i znaleźć rozwiązania, które pozwolą zrealizować plan działania na czas. Możesz dodawać notatki bezpośrednio do planu działania lub organizować spotkania, aby omówić bardziej złożone problemy.

Gotowi, do biegu, plan działania

Jak powiedział kiedyś Benjamin Franklin: „Jeśli nie planujesz, planujesz porażkę”. Utworzenie planu działania pomoże Ci skoncentrować się na tym, co ważne, dotrzymać terminów i osiągnąć swoje cele.