Szablon dziennika działań

Użyj tego szablonu dziennika działań, aby śledzić decyzje, właścicieli i daty wykonania w jednym miejscu. Zmienia działania wynikające ze spotkań i zadania projektowe w prostą, współdzieloną listę czynności do wykonania, dzięki czemu nic nie umknie Twojej uwadze. Dziennik działań centralizuje działania wynikające ze spotkań stand-up, przeglądów projektów i spotkań z członkami zespołu, dzięki czemu możesz szybciej posuwać pracę do przodu.

Kto może skorzystać na szablonach dziennika czynności?

W Asanie nasze zespoły polegają na jasno określonych właścicielach i terminach, zwłaszcza po szybko zmieniających się spotkaniach. Nauczyliśmy się, że dynamiczny dziennik działań przekształca niejasne notatki w łatwe do śledzenia zadania.

Dzienniki działań pomagają kierownikom projektów, liderom zespołów i specjalistom ds. operacji, którzy żonglują międzyfunkcyjnymi zadaniami i zależnościami. Jeśli w ciągu dnia organizujesz spotkania, zapisujesz czynności do wykonania i monitorujesz blokady, szablon dziennika działań stanowi jedno źródło wiedzy, na którym Twój zespół może polegać.

• Kierownicy projektów: prowadzenie na bieżąco listy decyzji, kolejnych kroków i właścicieli z datami realizacji. To idealne rozwiązanie do przeglądów sprintu i retrospektyw.

• Liderzy zespołów: spraw, aby odpowiedzialność była widoczna dla całego zespołu. Możesz sprawdzić, kto, co i na kiedy musi wykonać, a także wykryć zagrożenia, zanim spowodują one opóźnienia.

• Dział operacyjny i szefowie sztabu: zbieraj działania wynikające ze spotkań projektowych i strumieni pracy w jednym widoku, aby liderzy mogli szybko i dokładnie sprawdzać aktualizacje statusu.

• Zespoły kontaktujące się z klientami: rejestruj zobowiązania wynikające z rozmów telefonicznych, a następnie śledź każde działanie następcze, aby realizować projekty na czas i zgodnie z ich zakresem.

Dlaczego warto używać szablonu czynności do wykonania w Asanie

Po cotygodniowym spotkaniu dotyczącym statusu często zdarza się, że uczestnicy wychodzą z nim ze stosem notatek i bez konkretnego planu działania. Szablon dziennika czynności w Asanie zamienia każdą notatkę w zadanie z datą wykonania, kontekstem i dodatkowymi informacjami.

Szablony dziennika czynności do wykonania w Asanie pomogą Ci:

• określić odpowiedzialność za każdy element działania, wyznaczając osoby odpowiedzialne i terminy;

• szybko realizować działania dzięki regułom automatyzacji i przypomnieniom;

• Wyświetlać pracę w elastycznych formatach, takich jak lista, tablica lub oś czasu, aby dopasować ją do swojego przepływu pracy

• Uzyskać dostęp do raportów w czasie rzeczywistym, aby identyfikować zaległe lub zagrożone elementy

• Uprościć wdrażanie i przyjmowanie zadań dzięki formularzom do zgłaszania nowych zleceń między spotkaniami.

Jak korzystać z tego szablonu dziennika działań

Ten szablon jest prosty w użyciu. Zacznij rejestrować działania, a struktura wykona za Ciebie całą ciężką pracę. Możesz również przejrzeć bibliotekę szablonów do zarządzania projektami w Asanie, aby ustandaryzować więcej działań swojego zespołu, od spotkań po projekty.

Krok 1: dodaj i uporządkuj nowe czynności do wykonania

Twórz nowe zadania w sekcji „Czynności do wykonania”, aby rejestrować wszystko, co zostało omówione podczas spotkania lub przeglądu. Przypisz właściciela, ustaw datę wykonania i oznacz priorytet, aby członkowie zespołu wiedzieli, co robić dalej. Dodaj imię i nazwisko osoby zgłaszającej oraz identyfikator działania, aby ułatwić dokumentowanie działań następczych.

Grupuj podobne działania i upewnij się, że każde zadanie ma przypisanego właściciela i termin wykonania. Ten krok zapewnia, że żadne elementy nie zostaną pominięte, a szablon czynności do wykonania będzie jednym źródłem wiedzy dla bieżących zobowiązań.

Krok 2. Przenoś pracę między etapami

W miarę postępu prac przeciągaj zadania do sekcji „W toku”, aby pokazać, co zostało przypisane. Gdy ukończysz zadanie, przenieś je do sekcji „Ukończone działania”, aby wszyscy mogli zobaczyć wyniki bez konieczności proszenia o aktualizacje. Jeśli praca nad zadaniem utknie w martwym punkcie, przenieś je do sekcji „Wstrzymane”, aż będzie można je wznowić.

Użyj tych sekcji, aby wizualizować postępy. Każdy krok w przepływie pracy sygnalizuje zespołowi, na czym należy się skupić, i zapewnia dynamikę oraz przejrzystość w całym projekcie.

Krok 3: monitoruj i aktualizuj szczegóły zadania

Aktualizuj pola „Status” i „Termin wykonania” w miarę postępu prac. Jeśli priorytety ulegną zmianie, dostosuj pole „Priorytet”, aby Twój zespół najpierw pracował nad elementami ścieżki krytycznej. Dodaj notatki lub pliki pomocnicze, aby każda osoba odpowiedzialna miała dostęp do potrzebnych informacji.

Regularnie przeglądaj te informacje, aby szablon dziennika działań był aktualny. Kilka szybkich aktualizacji może zapobiec nieporozumieniom dotyczącym odpowiedzialności za zadania lub terminów.

Krok 4: Przejrzyj wyniki i przygotuj raport

Podczas przeglądów lub retrospektyw filtruj według priorytetu lub statusu, aby dyskusje były bardziej skoncentrowane. Wyróżnij ukończone zadania w sekcji „Ukończone działania”, aby uczcić sukcesy i zidentyfikować blokady na następny raz. Wykorzystaj te statystyki, aby usprawnić planowanie i delegowanie zadań w przyszłości.

Przekształć szablon dziennika czynności do wykonania w rejestr postępów i wyników. Rejestrując wyniki bezpośrednio w projekcie, tworzysz historię z możliwością wyszukiwania, która usprawnia proces podejmowania decyzji.

Krok 5: zamknij i zarchiwizuj ukończone zadania

Gdy zadanie zostanie ukończone, przypisz je do sekcji „Ukończone działania”, aby móc się do niego odwoływać. Jeśli zadanie stanie się nieistotne, przenieś je do sekcji „Anulowane”. Kategorie ułatwiają sprawdzenie, co zespół już zrobił, a co nadal wymaga uwagi. Archiwizuj stare lub zakończone czynności na koniec każdego cyklu, aby uporządkować szablon czynności do wykonania.

Funkcje planu działania w Asana

Funkcje Asany umożliwiają dostosowanie szablonu dziennika działań do przepływu pracy zespołu w zakresie zarządzania zadaniami. Ten darmowy szablon został zaprojektowany z wykorzystaniem niektórych z naszych narzędzi do planowania działań, ale warto zajrzeć do naszej biblioteki funkcji, aby znaleźć więcej pomysłów.

Zadania i osoby odpowiedzialne

Zamień każde działanie w możliwe do śledzenia zadanie i przypisz je do właściciela. Dodaj osie czasu i daty rozpoczęcia, aby ustalić oczekiwania i utrzymać tempo pracy.

Pola niestandardowe

Oznacz działania według priorytetu, źródła spotkania lub wskaźników ścieżki krytycznej, aby sortować i filtrować je jak w arkuszu kalkulacyjnym bez opuszczania projektu.

Zależności

Pokaż, kiedy jedno zadanie blokuje inne, aby zespoły nie rozpoczynały pracy zbyt wcześnie, a ramy czasowe były realistyczne.

Reguły (automatyzacja)

Automatycznie przypisuj zadania, dodawaj obserwujących lub publikuj przypomnienia, gdy zbliża się data ukończenia.

Widoki projektu

Korzystaj z wielu widoków projektu (lista, tablica, oś czasu, kalendarz i pulpit nawigacyjny), aby uporządkować listę czynności do wykonania, zwizualizować harmonogram i śledzić postępy z każdej perspektywy.

Pulpity nawigacyjne i aktualizacje statusu Śledź czynności do wykonania w czasie rzeczywistym i bez wysiłku udostępniaj wykresy oraz aktualizacje statusu. Szablon listy czynności zapewnia uporządkowanie wszystkich szczegółów i łatwość przeglądania.

Polecane integracje dla szablonów czynności do wykonania

Integracje Asany łączą narzędzie do śledzenia czynności do wykonania z narzędziami, których już używasz, dzięki czemu rejestrowanie i zamykanie czynności do wykonania jest bezproblemowe podczas spotkań, na czacie i w wiadomościach e-mail. Przejrzyj pełną galerię integracji z aplikacjami, aby znaleźć platformy i oprogramowanie do zarządzania projektami, z których regularnie korzystają członkowie Twojego zespołu.

Slack

Przekształcaj wiadomości na czacie w zadania w ciągu kilku sekund i publikuj automatyczne przypomnienia na kanale przed każdą datą ukończenia. Integracja ze Slackiem jest idealna do szybkiego podejmowania działań następczych po spotkaniach stand-up.

Microsoft Teams

Przekształćaj czaty i rozmowy w zadania, które możesz śledzić w szablonie dziennika działań. Synchronizuj dane z programem Excel, aby aktualizować ramy czasowe, poziom priorytetu i wszelkie działania naprawcze, a następnie śledzić je w czasie rzeczywistym.

Zoom

Natychmiast rejestruj czynności do wykonania podczas spotkania, przekształcając notatki i transkrypcje z Zooma w zadania, które możesz przypisywać, śledzić i zamykać bezpośrednio w planie projektu.

Gmail

Przekształcaj wiadomości e-mail w czynności do wykonania lub kamienie milowe, którymi możesz zarządzać bez wychodzenia ze skrzynki odbiorczej.

Arkusze Google

Synchronizuj szablon dziennika czynności do wykonania z Arkuszami Google, aby móc sortować, filtrować i udostępniać postępy w projekcie interesariuszom i członkom zespołu.

Jira Cloud

Połącz narzędzie do śledzenia działań z Jira Cloud, aby synchronizować zadania inżynieryjne, zarządzać zależnościami i śledzić produkty końcowe wraz z innymi przepływami pracy związanymi z zarządzaniem projektami.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów dziennika czynności