Szablon czynności do wykonania

Kiedy zadania nie są jasno sprecyzowane, tracisz czas i energię, próbując zrozumieć ich sens. Jest to wyczerpujące i mało efektywne. Zamiast tego utwórz szablon czynności do wykonania, aby jasno określić, kto, co i na kiedy musi wykonać. Tworząc nową listę, możesz skopiować szablon i zająć się zadaniami w bardziej zorganizowany oraz wydajny sposób.

Czym jest szablon czynności do wykonania?

Czynności do wykonania to zadania, dla których określono kto (przypisany członek zespołu), co (opis) i do kiedy (termin) musi wykonać. Wykorzystuje się je w powtarzających się przepływach pracy lub w kompleksowych procesach, które łączą zadania, zespoły i terminy. Szablon czynności do wykonania umożliwia zapisanie listy jasno zdefiniowanych czynności i wykorzystywanie jej do pracy wykonywanej cyklicznie. Na przykład jeżeli Twój zespół zarządza firmowym blogiem, możesz utworzyć szablon czynności do wykonania w kwartalnym cyklu publikacyjnym, aby określić, które posty należy napisać i kto to zrobi, a także śledzić daty publikacji lub zakończenia. 

Lista rzeczy do zrobienia a lista czynności do wykonania

Zazwyczaj tworzy się listę zawierającą zarówno czynności do wykonania, jak i zadania. Między tymi dwoma szablonami istnieje jednak kilka poważnych różnic:

• Lista czynności do wykonania pomaga uporządkować pracę po to, aby podążać zgodnie z przepływem pracy. Nie są to byle jakie zadania – wszystkie czynności znajdujące się na tej liście są częścią większego planu projektu. Ich wspólna realizacja pomaga w osiąganiu szerszych celów i realizacji większych przedsięwzięć.

• Jak sama nazwa wskazuje, czynności do wykonania przekładają się na działania, podczas gdy elementy listy rzeczy do zrobienia mogą być niejasne i niesprecyzowane. Na przykład powiedzmy, że potrzebujesz uaktualnić swój szablon wdrażania nowych pracowników. Na liście rzeczy do zrobienia byłoby to zapisane właśnie w taki sposób, natomiast czynność do wykonania miałaby swoją definicję (co należy zrobić, aby uaktualnić szablon), przypisanego członka zespołu oraz oczekiwany termin wykonania.

Kiedy należy korzystać z szablonu listy czynności do wykonania

Możesz korzystać z szablonu czynności do wykonania w każdym obszarze, w którym konieczne jest wykonanie serii zadań. Szablony te można dostosowywać, nadając im formę graficzną w postaci tablic Kanban i wykresów Gantta albo tworząc bardziej tradycyjne cyfrowe listy rzeczy do zrobienia. Można też używać obu z nich – w Asanie możesz utworzyć projekt dla szablonu czynności do wykonania i w miarę potrzeby wyświetlać go w różnych formatach. Po utworzeniu szablonu możesz również dodać zależności, które pomogą w koordynacji pracy w dużych zespołach. 

Szablony list czynności do wykonania są bardzo wszechstronne, dlatego można z nich korzystać w wielu różnych sytuacjach. Oto kilka z nich:

• Projekty powtarzające się: jeżeli powtarzasz ten sam zestaw czynności, realizując inicjatywy cykliczne, szablon może uprościć ten proces. Możesz na przykład utworzyć szablon do kwartalnej aktualizacji produktów, która zawsze obejmuje ten sam zestaw zadań do wykonania. 

• Współpraca z innymi osobami: szablon może okazać się pomocny w sytuacji, gdy wielu członków Twojego zespołu musi zarządzać i mieć dostęp do własnych wersji listy czynności do wykonania. W tym celu najlepiej użyć oprogramowania do zarządzania projektami, ponieważ wszyscy mogą wtedy używać jednego źródła wiedzy.

• Wysyłanie raportów o postępach: kiedy interesariusze wymagają aktualizacji w czasie rzeczywistym, mogą skorzystać z szablonu listy czynności do wykonania, żeby zobaczyć, jak przebiega praca nad bieżącym projektem. W razie dodatkowych pytań, będą wiedzieli dokładnie z kim się kontaktować, widząc osobę przypisaną do każdego z elementów listy.

Jak utworzyć szablon czynności do wykonania?

Skuteczny szablon listy czynności do wykonania ma charakter progresywny. Jego pierwszym elementem jest sekcja „rzeczy do zrobienia”, następnym; sekcja „w trakcie” itd. Kolejne sekcje odpowiadają etapom cyklu życia projektu, a przejście do następnego etapu następuje po zakończeniu bieżącego zadania. 

Podobnie jak w przypadku innych szablonów, do śledzenia czynności do wykonania najlepiej używać dynamicznej platformy, w której można dodawać informacje oraz wprowadzać aktualizacje w czasie rzeczywistym. Rozważ wybór formy graficznej, takiej jak tablica Kanban, aby jeszcze bardziej ułatwić monitorowanie tych elementów.

Oto kilka elementów, które należy dodać, tworząc poszczególne czynności do wykonania:

• Co: szczegółowy opis zadania.

• Kto: do każdej czynności do wykonania powinna być przypisana osoba, aby wszyscy wiedzieli, kto jest odpowiedzialny za dane zadanie.

• Kiedy: do zadań cyklicznych dodaj terminy wykonania w ustandaryzowanej formie. Na przykład możesz utworzyć zadanie z przypomnieniem, aby skontrolować status projektu w ostatni dzień każdego miesiąca.

• Priorytet: określ priorytet dla poszczególnych zadań, aby członkowie zespołu wiedzieli, nad czym najpierw się skoncentrować.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Obciążenie pracą. Widok obciążenia pracą zapewnia wizualny obraz wydajności Twojego zespołu oraz wgląd w to, nad czym pracuje obecnie w ramach poszczególnych projektów – a wszystko to w jednym miejscu. Identyfikuj konflikty, aby zapobiegać zagrożeniom i utrzymywać realizację projektów na właściwych torach poprzez ponowne przypisywanie zadań lub przekładanie ich na inny termin. Regularnie monitoruj obciążenie pracą, aby upewnić się, że członkowie zespołu nie mają za dużo, ani za mało zadań. W takich przypadkach możesz łatwo ponowne przypisać zadania o niskim priorytecie lub przełożyć je na inny termin, aby usprawnić realizację inicjatyw o wysokim priorytecie.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Loom. Dzięki filmom Loom możesz nadać swoim projektem bardziej osobisty charakter, a także zapewnić zespołowi przejrzystość i dodatkowy kontekst. Możesz z łatwością osadzić filmy Loom, aby wyjaśnić swój projekt, określić oczekiwania i podkreślić kluczowe kamienie milowe. Za pośrednictwem wiadomości wideo Loom możesz omówić niuanse i przedstawić kontekst, umożliwiając zespołowi szybsze przystąpienie do pracy. I najlepsza część: Twój zespół może oglądać filmy bez wychodzenia z Asany.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

Często zadawane pytania