Szablon planu działania

Czym jest szablon planu działania?

Szablon planu działania powinien zawierać wszystkie zadania wymagane do osiągnięcia konkretnego celu. Tworzy się je w ramach procesu planowania strategicznego. Chociaż zespół projektowy może używać ich podobnie do listy rzeczy do zrobienia, plany działania są nieco bardziej złożone.

Szablon planu działania to po prostu plan działania w wersji, której można używać wielokrotnie. Pozwala to zaoszczędzić czas i nakład pracy potrzebne do każdorazowego tworzenia planu od początku. Taki szablon przyda się nie tylko kierownikowi projektu. Każdy szablon planu działania można ponownie wykorzystać, niezależnie od tego, dla jakiego działu został stworzony, co znacznie redukuje czas spędzony na przygotowaniach do spotkań dotyczących planowania strategicznego.

5 elementów szablonu planu działania

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać tworząc szablon planu działania jest to, aby w pełni dostosować go do konkretnych wymagań danego zespołu, działu czy projektu. Poniżej przedstawiamy kilka praktycznych porad, dzięki którym w pełni wykorzystasz możliwości tego narzędzia.

1. Wyznaczanie celów

Przed rozpoczęciem działań należy określić, jaki mają przynieść rezultat. Zorganizuj burzę mózgów na temat wyznaczania celów, podczas której określisz oczekiwane efekty zaplanowanych działań. Wyznaczając cele skorzystaj z metodologii celów SMART, upewniając, że każdy cel jest:

• Skonkretyzowany (Specific)

• Mierzalny (Measurable)

• Osiągalny (Achievable)

• Realistyczny (Realistic)

• Określony w czasie (Time-bound)

Te cele wyznaczą kierunek podczas tworzenia szablonu planu działania. Kiedy już zostaną określone, możesz w każdej chwili odwołać się do nich, aby mieć pewność, że konkretne zadania przyczyniają się do realizacji długoterminowych inicjatyw. Dzięki temu upewnisz się, że działania do wykonania są konieczne, unikając zbędnej pracy i powielania czynności okołozadaniowych. 

2. Tworzenie listy zadań

Aby plan działania był skuteczny, wymienione w nim zadania muszą przekształcać cele w konkretne działania do wykonania. Struktura planu działania powinna być hierarchiczna, z celami na górze, a zadaniami umożliwiającymi ich osiągnięcie – poniżej. Używając szablonu do utworzenia nowego projektu, sekcja z listą zadań stanie się później listą rzeczy do zrobienia. Udostępnij ją wszystkim interesariuszom, aby każdy mógł dokonywać zmian i monitorować aktualizacje w czasie rzeczywistym. To ułatwi śledzenie postępów, bez odwracania uwagi zespołu od priorytetów.

3. Sprawdzenie alokacji zasobów

W każdym szablonie planu działania zostaw miejsce na alokację zasobów. Pozwala to nie tylko poinformować zespoły zewnętrzne o tym, jakie zasoby wymagane są do realizacji danego projektu, ale też zweryfikować, czy plan działania jest wykonalny. Przykładowo, jeśli w ramach przeglądu alokacji zasobów okaże się, że członkowie personelu są niedostępni w danym terminie, wiadomo, że realizację projektu należy wstrzymać. Tworząc szablon planu działania w narzędziu do zarządzania projektami możesz zautomatyzować proces przypisywania członków zespołu i dodać odpowiednie narzędzia lub integracje.

4. Wyznaczanie terminów i kamieni milowych

Każdy plan działania powinien być określony w czasie. Wyznacz w szablonie oś czasu lub szacowaną datę rozpoczęcia, którą możesz powielać dla każdego nowego projektu. Pomocne są również kamienie milowe, zwłaszcza w przypadku szablonu długoterminowego planu działania. Kamienie milowe pozwalają celebrować większe osiągnięcia w trakcie realizacji głównego celu. Na koniec, dodaj do szablonu narzędzia do śledzenia, aby łatwo sprawdzać postępy w realizacji planu działania i na bieżąco wyświetlać statystyki.

5. Przegląd i aktualizacje

Po kilkakrotnym wykorzystaniu swojego szablonu planu działania ponownie go przejrzyj. Sprawdź, czy można usprawnić któreś działania, utworzyć nowy przepływ pracy czy usunąć zbędne zadania. Ustaw cykliczne przypomnienie dotyczące aktualizacji szablonu planu działania, aby mieć pewność, że w pełni odpowiada on Twoim wymaganiom.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Cele. Cele w Asanie są połączone z pracą przyczyniającą się do ich realizacji, dzięki czemu członkowie zespołu zawsze wiedzą, do czego dążą. Często zdarza się, że cele są całkowicie odłączone od codziennych działań pracowników. Połączenie celów zespołu i firmy z konkretnymi działaniami wspierającymi ich realizację umożliwia członkom zespołu zrozumienie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu zespołu i całej organizacji. W rezultacie, zespoły podejmują lepsze decyzje. W razie konieczności mogą określić projekty, które wspierają realizację strategii firmy i priorytetyzować pracę, która przynosi wymierne wyniki.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań. aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

Często zadawane pytania