Czym jest planowanie strategiczne? Przewodnik w 5 krokach
Planowanie strategiczne to proces, w którym liderzy biznesowi planują wizję rozwoju swojej organizacji i sposób, w jaki zamierzają ją zrealizować. Proces planowania strategicznego wpływa na decyzje, rozwój i cele Twojej organizacji.
Planowanie strategiczne pomaga jasno zdefiniować długoterminowe cele firmy i określa, w jaki sposób cele krótkoterminowe i inne działania pomogą Ci je osiągnąć. To z kolei daje jasny obraz tego, dokąd zmierza Twoja organizacja i pozwala upewnić się, że Twoje zespoły pracują nad najlepiej rokującymi projektami. Pomyśl o tym w ten sposób – jeśli cele i założenia są na mapie miejscem przeznaczenia, plan strategiczny to system nawigacji.
W tym artykule przeprowadzimy Cię przez 5-etapowy proces planowania strategicznego i pokażemy, jak rozpocząć opracowywanie własnego planu strategicznego.
Czym jest planowanie strategiczne?
Planowanie strategiczne to proces biznesowy, który pomaga określić i udostępnić kierunek, w jakim Twoja firma będzie zmierzać w ciągu kolejnych trzech do pięciu lat. Podczas procesu planowania strategicznego interesariusze dokonują przeglądu i definiują misję oraz cele organizacji, przeprowadzają ocenę konkurencji oraz identyfikują cele i zadania firmy. Produktem cyklu planowania jest plan strategiczny, który jest udostępniany w całej firmie.
Czym jest plan strategiczny?
Plan strategiczny to końcowy rezultat procesu planowania strategicznego. Najprościej mówiąc, jest to narzędzie służące do definiowania celów Twojej organizacji i działań, które podejmiesz, aby je osiągnąć.
Zazwyczaj plan strategiczny powinien zawierać:
Deklarację wizji Twojej firmy
Deklarację misji Twojej firmy
Twoje cele organizacyjne, w tym cele długoterminowe i krótkoterminowe cele roczne
Wszelkie plany działania, taktyki lub podejście, które planujesz zastosować, aby osiągnąć te cele
Jakie korzyści płyną z planowania strategicznego?
Planowanie strategiczne może pomóc w wyznaczaniu celów i podejmowaniu decyzji, umożliwiając nakreślenie sposobu, w jaki Twoja firma będzie dążyć do realizacji wizji i misji organizacji w ciągu najbliższych trzech do pięciu lat. Odnieśmy się do metafory mapy. Jeśli myślisz o trajektorii swojej firmy jako o linii na mapie, plan strategiczny może pomóc Ci lepiej określić, w jaki sposób dotrzesz z punktu A (gdzie znajdujesz się teraz) do punktu B (gdzie chcesz znaleźć się za kilka lat).
Tworząc i udostępniając zespołowi jasny plan strategiczny, możesz:
Zbudować silną kulturę organizacyjną poprzez jasne zdefiniowanie i dostosowanie się do misji, wizji i celów swojej organizacji.
Zintegrować wszystkich wokół wspólnego celu i upewnić się, że wszystkie działy i zespoły pracują nad jego osiągnięciem.
Proaktywnie wyznaczać cele, które pomogą Ci dotrzeć tam, gdzie chcesz, i osiągnąć pożądane wyniki.
Promować długoterminową wizję swojej firmy, zamiast skupiać się głównie na krótkoterminowych zyskach.
Zapewnić alokację zasobów wokół najważniejszych priorytetów.
Zdefiniować cele długoterminowe i wyznaczyć cele krótkoterminowe, które będą przyczyniać się do ich realizacji.
Ocenić swoją obecną sytuację i zidentyfikować wszelkie możliwości lub zagrożenia pozwalające Twojej organizacji ograniczyć potencjalne ryzyko.
Stworzyć proaktywną kulturę biznesową, która umożliwi Twojej organizacji szybsze reagowanie na pojawiające się zmiany i możliwości rynkowe.
Określ 5 kroków do skutecznego planowania strategicznego
Proces planowania strategicznego obejmuje ustrukturyzowaną metodologię, która kieruje organizacją od wizji do wdrożenia. Proces planowania strategicznego rozpoczyna się od utworzenia małego, dedykowanego zespołu kluczowych planistów strategicznych, zazwyczaj od pięciu do dziesięciu osób, które będą tworzyć komitet ds. planowania strategicznego lub zarządzania. Zespół ten będzie odpowiedzialny za gromadzenie kluczowych informacji, kierowanie rozwojem planu i nadzorowanie realizacji strategii.
Po utworzeniu komitetu zarządzającego możesz przystąpić do pracy nad procesem planowania.
Krok 1: Ocena bieżącej strategii biznesowej i otoczenia biznesowego
Zanim określić, dokąd zmierzasz, musisz najpierw ustalić, gdzie się znajdujesz. Zrozumienie środowiska zewnętrznego, w tym trendów rynkowych i otoczenia konkurencyjnego, ma kluczowe znaczenie w początkowej fazie oceny planowania strategicznego.
W tym celu komitet zarządzający powinien zebrać różne informacje od dodatkowych interesariuszy, takich jak pracownicy i klienci. W szczególności należy zaplanować:
Zebranie odpowiednich danych branżowych i rynkowych w celu informowania o wszelkich możliwościach rynkowych, a także o wszelkich potencjalnych zagrożeniach dotyczących najbliższej przyszłości.
Wgląd w potrzeby klientów, aby zrozumieć, czego Twoi klienci oczekują od firmy — na przykład ulepszeń produktów lub dodatkowych usług.
Zebranie opinii pracowników, do których należy się odnieść — niezależnie od tego, czy chodzi o produkt, praktyki biznesowe, czy codzienną kulturę firmy.
Rozważ różne rodzaje narzędzi do planowania strategicznego i technik analitycznych, aby zebrać informacje potrzebne do:
utworzenia zrównoważonej karty wyników, która pomoże Ci ocenić cztery główne elementy działalności firmy: naukę i rozwój, procesy biznesowe, zadowolenie klientów i wyniki finansowe;
przeprowadzenia analizy SWOT, pomocnej w ocenie zarówno obecnego, jak i przyszłego potencjału firmy (będziesz okresowo powracać do tej analizy podczas procesu planowania strategicznego).
Aby wypełnić każdą literę akronimu SWOT, komitet zarządzający odpowie na serię pytań:
Mocne strony:
Z czym obecnie dobrze radzi sobie Twoja organizacja?
Co odróżnia Cię od konkurencji?
Jakie są Twoje najcenniejsze zasoby wewnętrzne?
Jakie posiadasz środki trwałe?
Jaka jest Twoja najmocniejsza strona?
Słabe strony:
Z czym słabo radzi sobie Twoja organizacja?
Czego obecnie brakuje (produktu, zasobu lub procesu)?
Co konkurencja robi lepiej niż Ty?
Jakie ograniczenia, jeśli w ogóle, powstrzymują Twoją organizację?
Jakie procesy lub produkty wymagają poprawy?
Możliwości:
Jakie możliwości ma Twoja organizacja?
Jak można wykorzystać wyjątkowo mocne strony Twojej firmy?
Czy są jakieś trendy, które można wykorzystać?
Jak można wykorzystać możliwości marketingowe lub prasowe?
Czy pojawia się zapotrzebowanie na Twój produkt lub usługę?
Zagrożenia:
Na jakich nowych konkurentów należy zwrócić uwagę?
Czy istnieją jakieś słabe punkty, które narażają Twoją organizację na ryzyko?
Czy w prasie pojawiły się negatywne komentarze, które mogą zmniejszyć Twój udział w rynku?
Czy jest szansa na zmianę nastawienia klientów do Twojej firmy?
Krok 2: Identyfikacja celów i zadań firmy
Aby rozpocząć opracowywanie strategii, weź pod uwagę swoją obecną pozycję. Następnie zainspiruj się swoją wizją, misją i obecną pozycją, aby zidentyfikować i zdefiniować cele – to jest miejsce docelowe.
Aby opracować strategię, należy posłużyć się kompasem i zapytać: „Dokąd teraz zmierzamy?” „Jak idealny może być stan tej firmy w przyszłości?” Może to pomóc w określeniu ścieżki, którą należy obrać, aby tam dotrzeć.
Na tym etapie procesu planowania należy czerpać inspirację z ważnych dokumentów firmowych, takich jak:
Deklaracja misji, aby zrozumieć, w jaki sposób możesz kontynuować działania zmierzające do osiągnięcia podstawowego celu organizacji.
Deklaracja wizji, aby wyjaśnić, w jaki sposób plan strategiczny wpisuje się w długoterminową wizję.
Wartości firmy, które poprowadzą Cię w kierunku tego, co jest dla niej najważniejsze.
Przewagi konkurencyjne, aby zrozumieć, jakie unikalne korzyści oferujesz na rynku.
Długoterminowe cele, aby śledzić, gdzie chcesz być za pięć lub 10 lat.
Prognoza finansowa i przewidywania, aby zrozumieć, gdzie spodziewasz się swoich finansów w ciągu następnych trzech lat, jakie są oczekiwane przepływy pieniężne i w jakie nowe możliwości prawdopodobnie będziesz w stanie zainwestować.
Krok 3: Opracowanie planu strategicznego i określenie wskaźników wydajności
Teraz, gdy już wiesz, gdzie jesteś i dokąd chcesz się udać, nadszedł czas, aby sięgnąć po papier i długopis. Weź pod uwagę swoją obecną pozycję biznesową i strategię, a także cele oraz zadania swojej organizacji i opracuj plan strategiczny na kolejne trzy do pięciu lat. Pamiętaj, że nawet jeśli tworzysz plan długoterminowy, jego części powinny być tworzone lub weryfikowane w miarę upływu kwartałów i lat.
Podczas tworzenia planu strategicznego należy zdefiniować:
Priorytety firmy na kolejne trzy do pięciu lat, w oparciu o analizę SWOT i strategię.
Cele roczne na pierwszy rok. Nie musisz określać swoich celów na każdy rok planu strategicznego. W miarę upływu lat twórz nowe cele roczne, które łączą się z ogólnymi celami strategicznymi.
Powiązane kluczowe wyniki i kluczowe wskaźniki efektywności. Niektóre z nich powinny być ustalane przez komitet zarządzający, a inne przez określone zespoły, które są bliżej pracy. Upewnij się, że kluczowe wyniki i kluczowe wskaźniki efektywności są mierzalne i wykonalne. Te kluczowe wskaźniki wydajności pomogą Ci śledzić postępy i upewnić się, że zmierzasz we właściwym kierunku.
Budżet na przyszły rok lub kilka lat. Powinien opierać się na prognozie finansowej oraz na kierunku działań. Czy aby rozwijać produkt konieczne są agresywne wydatki? A przy tworzeniu zespołu? Albo do prowadzenia skutecznych działań marketingowych? Określ najważniejsze inicjatywy i sposób przydzielania do nich budżetu.
Ogólna mapa drogowa projektu. Mapa drogowa to narzędzie do zarządzania projektem, które pozwala zwizualizować oś czasu złożonej inicjatywy, ale umożliwia również utworzenie bardzo ogólnego harmonogramu dotyczącego planu strategicznego. Określ, nad czym zamierzasz pracować w określonych kwartałach lub latach, tak aby plan był bardziej wykonalny i zrozumiały.
Krok 4: Wdrożenie i udostępnienie planu
Nadszedł czas, aby wprowadzić plan w życie. Wdrożenie strategii obejmuje jasną komunikację w całej organizacji, aby upewnić się, że wszyscy znają swoje obowiązki i wiedzą, jak mierzyć sukces wykonania planu.
Upewnij się, że członkowie zespołu (a zwłaszcza kierownictwo wyższego szczebla) mają dostęp do planu strategicznego, aby rozumieli, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji priorytetów firmy i ogólnej mapy strategii. Zalecamy udostępnienie planu w tym samym narzędziu, którego używasz do zarządzania i śledzenia pracy, aby można było łatwiej połączyć cele ogólne z codziennymi działaniami. Rozważ korzystanie z platformy do zarządzania pracą, jeśli jeszcze jej nie używasz.
Oto kilka wskazówek, które pozwolą upewnić się, że plan zostanie zrealizowany bez przeszkód:
Podczas procesu wdrażania jasno komunikuj się ze wszystkimi osobami w organizacji, aby mieć pewność, że członkowie zespołu rozumieją plan strategiczny i sposób jego skutecznej realizacji.
Określ, na czym polega „sukces”, mapując plan strategiczny na kluczowe wskaźniki wydajności.
Upewnij się, że działania nakreślone w planie strategicznym są zintegrowane z działalnością organizacji, aby codzienna praca każdego członka zespołu – zgodna z szerszymi celami strategicznymi.
Korzystaj z narzędzi i oprogramowania, takiego jak platforma do zarządzania pracą, które mogą pomóc we wdrażaniu planu i śledzeniu postępów w jego realizacji.
Regularnie monitoruj postępy i dziel się wynikami z całą organizacją, aby na bieżąco wszystkich informować i podkreślać znaczenie planu strategicznego.
Wprowadź regularne kontrole, aby monitorować postępy w realizacji planu strategicznego i w razie potrzeby dokonywać zmian.
Krok 5: Modyfikowanie i restrukturyzacja zgodnie z potrzebami
Po opracowaniu i wdrożeniu nowych ram strategicznych ostatnim etapem procesu planowania jest monitorowanie planu i zarządzanie nim.
Pamiętaj, że plan strategiczny nie jest ostateczny i niezmienny. Jeśli firma zmieni kierunek działania lub dokona nowych inwestycji, trzeba będzie ponownie przeanalizować plan i go zaktualizować. Gdy pojawią się nowe możliwości lub zagrożenia rynkowe, prawdopodobnie zechcesz zmienić plan strategiczny. Pamiętaj, aby regularnie – co kwartał i co rok – przeprowadzać przeglądy planu, aby mieć pewność, że jest on nadal zgodny z wizją i celami Twojej organizacji.
Weź pod uwagę, że plan nie będzie trwał wiecznie, nawet jeśli będziesz go często aktualizować. Skuteczny plan strategiczny ewoluuje wraz z długoterminowymi celami firmy. Po osiągnięciu większości celów strategicznych lub jeśli strategia znacznie się zmieniła od czasu sporządzenia planu, być może nadszedł czas, aby utworzyć nowy.
Tworzenie lepszego planu strategicznego dzięki platformie do zarządzania pracą
Aby przekształcić strategię firmy w plan – i ostatecznie wywrzeć rzeczywisty wpływ – upewnij się, że aktywnie łączysz cele firmy z codzienną pracą. Wyjaśniając członkom zespołu to powiązanie, zapewniasz im kontekst, którego potrzebują, aby wykonywać swoją pracę jak najlepiej.
Kluczową rolę w tym procesie odgrywa platforma do zarządzania pracą. Jest ona centralnym punktem planu strategicznego, dając pewność, że każde zadanie i projekt są bezpośrednio powiązane z szerszymi celami firmy. Ma to kluczowe znaczenie dla widoczności i koordynacji działań, ponieważ umożliwia członkom zespołu sprawdzenie, w jaki sposób ich indywidualne wysiłki przyczyniają się do sukcesu organizacji.
Korzystając z takiej platformy, możesz nie tylko usprawnić przepływ pracy i zwiększyć produktywność pracowników, ale także dostosować każde działanie do celów strategicznych, umożliwiając zespołom wywieranie większego wpływu i pomagając firmie skuteczniej realizować cele.
Planowanie strategiczne – często zadawane pytania
Nadal masz pytania dotyczące planowania strategicznego? Możemy na nie odpowiedzieć.
Dlaczego plan strategiczny jest potrzebny?
Plan strategiczny to jedno z wielu narzędzi, których możesz użyć, aby zaplanować i osiągnąć swoje cele. Pomaga on nakreślić cele strategiczne i wskaźniki wzrostu, które pozwolą firmie odnieść sukces.
Kiedy należy tworzyć plany strategiczne?
Plan strategiczny należy tworzyć co 3–5 lat, w zależności od tempa rozwoju organizacji.
Ponieważ istotą planu strategicznego jest nakreślenie celów długoterminowych i sposobu ich realizacji, należy stworzyć go osiągnięciu większości lub wszystkich celów. Plan strategiczny należy również utworzyć za każdym razem, gdy zamierzasz dokonać dużych zmian w misji organizacji lub wejść na nowe rynki.
Czym jest szablon do planowania strategicznego?
Szablon do planowania strategicznego to narzędzie, za pomocą którego organizacje mogą opracować plan strategiczny i śledzić postępy w jego realizacji. Zazwyczaj szablon do planowania strategicznego zawiera wszystkie elementy potrzebne do przygotowania planu, w tym deklaracje wizji i misji firmy, informacje dotyczące analiz konkurencji lub ocen SWOT oraz odpowiednie wskaźniki KPI.
Na czym polega różnica między planem strategicznym a biznesplanem?
Biznesplan może pomóc w udokumentowaniu strategii na początku, dzięki czemu każdy członek zespołu będzie na bieżąco z głównymi priorytetami i celami biznesowymi. To narzędzie pomoże Ci udokumentować i udostępnić strategię kluczowym inwestorom lub interesariuszom na etapie rozpoczynania działalności.
Biznesplan należy utworzyć, gdy:
dopiero rozpoczynasz działalność,
przeprowadzasz znaczącą restrukturyzację firmy.
Jeśli Twoja firma jest już ugruntowana, należy zamiast biznesplanu należy opracować plan strategiczny. Nawet jeśli pracujesz w stosunkowo młodej firmie, Twój plan strategiczny może opierać się na biznesplanie, aby ułatwić podążanie we właściwym kierunku. W trakcie procesu planowania strategicznego wykorzystasz wiele elementów biznesowych, które były podstawą tworzenia strategii na kolejne 3–5 lat.
Jaka jest różnica między planem strategicznym a deklaracjami misji i wizji?
Plan strategiczny, deklaracja misji i deklaracje wizji są ze sobą ściśle powiązane. Podczas procesu planowania strategicznego będziesz czerpać inspirację z deklaracji misji i wizji, aby opracować plan strategiczny.
Mówiąc najprościej:
Misja podsumowuje cel Twojej firmy.
Deklaracja wizji wyjaśnia ogólnie, w jaki sposób osiągniesz ten cel.
Plan strategiczny czerpie inspirację z deklaracji misji i wizji oraz określa, jakie działania zamierzasz podjąć, aby podążać we właściwym kierunku.
Jeśli na przykład firma produkuje sprzęt w zakresie bezpieczeństwa zwierząt domowych, misja, deklaracja wizji i plan strategiczny mogą wyglądać następująco:
Misja: „Zapewnienie bezpieczeństwa zwierzętom na całym świecie”.
Deklaracja wizji: „Tworzenie łatwych w obsłudze produktów do ochrony i monitorowania zwierząt domowych”.
Plan strategiczny określa kroki, które zamierzasz podjąć w ciągu najbliższych kilku lat, aby przybliżyć firmę do realizacji misji i wizji. Na przykład opracujesz nową inteligentną obrożę do śledzenia zwierząt domowych lub usprawnisz proces czipowania zwierząt z myślą o ich właścicielach.
Na czym polega różnica między planem strategicznym a celami firmy?
Cele firmy mają ogólny charakter. Należy je określać co rok lub co kwartał (jeśli organizacja działa szybko). Cele te dają zespołowi jasny obraz tego, co zamierzasz osiągnąć w danym okresie.
Plan strategiczny jest bardziej przyszłościowy niż cele firmy i powinien obejmować więcej niż rok działalności. Podejdź do tego w następujący sposób: cele Twojej firmy będą zmierzać w kierunku ogólnej strategii, ale plan strategiczny powinien mieć szerszy zakres niż cele firmy, ponieważ obejmuje wiele lat.
Na czym polega różnica między planem strategicznym a uzasadnieniem biznesowym?
Uzasadnienie biznesowe to dokument, który pomoże Ci zaprezentować istotną inwestycję lub inicjatywę w firmie. Za pomocą uzasadnienia biznesowego przedstawiasz, dlaczego dana inwestycja jest dobrym pomysłem i w jaki sposób projekt na dużą skalę pozytywnie wpłynie na działalność.
Może się zdarzyć, że opracujesz uzasadnienie biznesowe dotyczące elementów planu strategicznego, ale ten plan powinien mieć szerszy zakres. To narzędzie powinno uwzględniać wiele lat mapy drogowej w całej firmie, a nie tylko jedną inicjatywę.
Jaka jest różnica między planem strategicznym a planem projektu?
Plan strategiczny to wieloletni plan obejmujący całą firmę. Określa on cele, które chcesz osiągnąć w ciągu kolejnych trzech do pięciu lat, a także sposób, w jaki zamierzasz to zrobić. Natomiast plan projektu opisuje, w jaki sposób zamierzasz zrealizować konkretny projekt. Taki projekt może być jednym z wielu przedsięwzięć przyczyniających się do realizacji określonego celu firmy, który z kolei może być jednym z wielu celów przyczyniających się do realizacji planu strategicznego.
Jaka jest różnica pomiędzy zarządzaniem strategicznym a planowaniem strategicznym?
Plan strategiczny to narzędzie służące do określenia miejsca, do którego ma dotrzeć Twoja organizacja oraz działań, które należy podjąć, aby osiągnąć te cele. Planowanie strategiczne to proces tworzenia planu, który ma pomóc w osiągnięciu celów strategicznych.
Zarządzanie strategiczne to szerszy proces, który obejmuje planowanie strategiczne jako jeden z elementów. Zarządzanie strategiczne, poza planowaniem sposobu osiągnięcia celów głównych, pomaga również w odpowiedniej organizacji zasobów oraz w opracowaniu planów działania z największymi szansami powodzenia.
