Jak zbierać informacje zwrotne od pracowników (wskazówki i przykłady)

Przekazywanie informacji zwrotnych jest ważne, jeśli chcesz, aby członkowie zespołu osiągnęli swój pełny potencjał. Jednak uzyskiwanie skutecznych, szczerych informacji zwrotnych jest równie ważne dla budowania i doskonalenia zdrowego zespołu. 

Wiedza o tym, jak przekazywać i otrzymywać informacje zwrotne, pozwoli Ci poprawić wydajność zespołu i wypracować skuteczny styl przywództwa. W końcu Twoim celem jako menedżera jest poprowadzenie zespołu do sukcesu i stworzenie bezpiecznej przestrzeni dla szczerej komunikacji. Poznaj strategie zachęcania pracowników do przekazywania informacji zwrotnych na każdym poziomie – od interpersonalnego po organizacyjny. 

Czym jest feedback pracowników?

Informacje zwrotne od pracowników umożliwiają członkom zespołu wyrażanie swoich odczuć i opinii na temat procesów zarządzania i organizacji. Firmy często koncentrują się na przekazywaniu pracownikom informacji zwrotnych, ale korzystne jest również uzyskiwanie informacji zwrotnych od pracowników. 

Zachęcając do przekazywania informacji zwrotnych, dajesz członkom zespołu poczucie, że są słyszani. Ostatecznie informacje zwrotne od pracowników mogą pomóc wzmocnić Twój styl zarządzania i poprawić synergię zespołu.

Dlaczego opinie pracowników są ważne?

Feedback pracowników jest ważny na każdym poziomie, ale najczęściej występuje na trzech poziomach: interpersonalnym, zespołowym i organizacyjnym.

• Na poziomie interpersonalnym: oznacza to spotkania 1:1 między menedżerem a pracownikiem. Skuteczne informacje zwrotne na poziomie interpersonalnym mogą zwiększyć zaufanie w zespole i poprawić relacje między kierownikiem a jego pracownikami. 

• Na poziomie zespołu: oznacza to informacje zwrotne od szerszego zespołu (i między jego członkami). Zbieranie informacji zwrotnych od zespołu może pomóc w zrozumieniu dynamiki zespołu i budowaniu efektywnych relacji. 

• Na poziomie organizacji: możesz nie być zaangażowany w zbieranie informacji zwrotnych na poziomie organizacji, ale jako menedżer możesz zachęcić swój zespół do udziału w tym procesie i podzielić się wynikami, jeśli je masz. Udostępnianie i zbieranie informacji zwrotnych na poziomie organizacji jest ważne, aby zachęcać do przejrzystości i budować skuteczną kulturę organizacyjną. 

Twoim zadaniem jako menedżera jest budowanie zaufania, aby zespół czuł się wystarczająco wspierany, aby przekazywać szczere informacje zwrotne na temat organizacji. Z kolei członkowie zespołu mogą wzmocnić swoje umiejętności komunikacyjne, gdy poczują się komfortowo i będą chcieli przekazywać informacje zwrotne na każdym z tych poziomów.

Kiedy prosić pracowników o informacje zwrotne

Najlepszy moment na poproszenie pracownika o opinię zależy od poziomu, na którym ma być ona udzielona. W zależności od poziomu może być konieczne dostosowanie podejścia.

Poniżej przedstawiamy idealne momenty w zależności od poziomu:

• Feedback interpersonalny: najlepszy moment, aby poprosić o feedback interpersonalny, to zaraz po przekazaniu informacji członkowi zespołu. Twoim celem jako menedżera jest budowanie dobrych relacji, zadawanie konkretnych pytań i pozyskiwanie tego rodzaju informacji zwrotnych w tym samym czasie, w którym udzielasz własnej opinii. 

• Informacje zwrotne od zespołu: zbieraj informacje zwrotne od zespołu na ważnych kamieniach milowych. Najlepszy moment na to to koniec lub początek okresu, na przykład podczas przeglądu kwartalnego lub rocznego. 

• Informacje zwrotne na temat organizacji: zbieraj je zgodnie z przewidywalnym harmonogramem, który będzie odpowiadał wszystkim, na przykład raz na pół roku. Zwykle zajmuje się tym zespół HR lub przywództwo. 

Zaufanie, które jako menedżer budujesz na poziomie interpersonalnym i zespołowym, sprawi, że Twój zespół poczuje się pewniej i swobodniej, wyrażając swoją opinię na poziomie organizacji.  

Członkowie zespołu nie zawsze będą czuli się gotowi na przekazywanie informacji zwrotnych twarzą w twarz. Oprócz indywidualnego pytania o ich opinie, zaoferuj anonimowy sposób na przesłanie opinii, który będą mogli wypełnić w późniejszym terminie. W ten sposób członkowie zespołu będą mogli wyrazić swoją opinię bez wahania. 

4 wskazówki, jak zbierać opinie pracowników

Trudno jest stwierdzić, czy członkowie zespołu są z Tobą szczerzy, gdy prosisz ich o opinię. Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby stworzyć środowisko oparte na szacunku i komunikacji. 

1. Zbuduj zaufanie

Członkowie zespołu, którzy Ci ufają, są bardziej skłonni udzielić Ci szczerej odpowiedzi. Zaufanie wymaga jednak czasu, więc zachowaj cierpliwość podczas budowania tego fundamentu. Najlepszym sposobem na zdobycie zaufania członków zespołu jest dopasowanie słów do działań. Już od pierwszego dnia daj wszystkim do zrozumienia, że zamierzasz być z nimi szczery i zachęć ich do tego samego.

2. Zaoferuj opcję anonimowości

Anonimowość zapewnia bezpieczeństwo członkom zespołu, którzy mogą być nieśmiali lub zdenerwowani, gdy mają wyrażać swoje opinie. Nawet członkowie zespołu, którzy Ci ufają, mogą czuć się niekomfortowo, oferując konstruktywną krytykę, ponieważ nie są pewni siebie lub nie wiedzą, co powiedzieć w danej chwili. Zaoferuj dodatkowe, anonimowe sposoby dzielenia się opiniami, aby członkowie zespołu mieli czas na przemyślenie swoich odczuć.

3. Zadawaj właściwe pytania

Zadawanie właściwych pytań może sprawić, że otrzymasz wiele przydatnych odpowiedzi, a nie żadnej informacji zwrotnej. Rozważ następujące scenariusze:

• Scenariusz 1: prosisz pracownika o opinię podczas osobistej rozmowy. Jedynym pytaniem, które zadajesz, jest: „Czy masz dla mnie jakieś uwagi?” Większość członków zespołu odpowiada: „Nie, nic mi nie przychodzi do głowy” lub „Nie, myślę, że dobrze sobie radzisz”. 

• Scenariusz 2: prosisz pracowników o informacje zwrotne za pomocą szczegółowej ankiety. Zadajesz konkretne pytania, takie jak „W jaki sposób można poprawić dynamikę Twojego zespołu?” i „Co wzmocniłoby relacje z Twoim menedżerem?”. Członkowie zespołu udzielają konkretnych odpowiedzi na każde pytanie.

W pierwszym scenariuszu członkowie zespołu muszą przedstawić Ci informacje zwrotne bez żadnych wskazówek. W drugim scenariuszu prosisz członków zespołu o konkretne informacje, co ułatwia im udzielenie odpowiedzi. 

4. Wykorzystaj informacje zwrotne w praktyce

Pokaż członkom zespołu, że poważnie traktujesz ich obawy. Jeśli zauważysz trendy w otrzymywanych opiniach, będziesz wiedzieć, że warto się nimi zająć. Na przykład, jeśli wielu członków zespołu twierdzi, że mają trudności z uruchomieniem projektu, mogą potrzebować więcej wskazówek podczas planowania projektu. 

W takiej sytuacji poinformuj zespół, że słyszysz ich obawy i planujesz wprowadzić zmiany. Kiedy członkowie zespołu zobaczą, że wprowadzasz te zmiany, poczują się docenieni i uszanowani.

4 przykłady opinii pracowników

Istnieje wiele sposobów na zbieranie opinii od pracowników. Zaoferuj członkom zespołu różne możliwości wyrażenia swojej opinii, aby uzyskać szczegółowe odpowiedzi. Poniższe przykłady opinii pracowników mogą podsunąć Ci pomysły na to, jak zbierać opinie.

Kwestionariusze dla nowych pracowników

Po ukończonym wdrożeniu i planie na 30–60–90 dni poproś członka zespołu o opinię na temat tego doświadczenia. Najlepiej zebrać te informacje zwrotne w ankiecie, która zawiera konkretne pytania dotyczące procesu wdrażania. Ankiety sprawdzają się w przypadku nowych członków zespołu, ponieważ możesz jeszcze nie mieć z nimi silnej relacji. 

Przykładowe pytania:

• Co podobało Ci się w procesie wdrażania? Co można było poprawić?

• Który aspekt pracy najbardziej Cię ekscytuje? Co budzi Twoje obawy? 

• Jak najlepiej wykorzystać czas naszych indywidualnych spotkań?

• O jakim obszarze działalności firmy chcesz dowiedzieć się więcej?

Ankiety dotyczące zaangażowania pracowników

Ankiety to świetne narzędzie do mierzenia nie tylko zaangażowania, ale także do zbierania szczerych opinii. To narzędzie, które pozwala określić, co pracownik myśli o swojej roli, zespole i organizacji. 

Odpowiedzi mogą rzucić światło na wyniki menedżerów, odczucia pracowników i dać zespołom głos, który pomoże napędzać rozwój organizacji. 

Przykładowe pytania:

• Czy uważasz, że praca w [organizacji] ma znaczenie?

• Czy uważasz, że [Twój menedżer] jest zaangażowany w Twój sukces?

• Czy w [organizacja] masz jasno określoną ścieżkę rozwoju kariery?

• W jaki sposób można poprawić przywództwo w [organizacji]?

Oceny wydajności

Przeglądy wyników to okazja do przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych. Podczas spotkania z zespołem sprawdź, jak się mają sprawy i nawiąż otwarty dialog. Po przekazaniu informacji zwrotnej poproś członków zespołu, aby podzielili się swoimi odczuciami. 

Przykładowe pytania:

• Jakie cele udało Ci się osiągnąć w tym [okresie]? Które cele nie zostały osiągnięte?

• Z jakich osiągnięć jesteś najbardziej dumny(-a) w tym [okres]?  

• Z jakich wyników byłeś najmniej dumny w tym [okresie]? Dlaczego? 

• Na jakich celach skupisz się w następnym [okresie]?

Rozmowy końcowe

Rozmowy końcowe to cenne narzędzie do zbierania skutecznych informacji zwrotnych od pracowników. Gdy członek zespołu opuszcza firmę, umów się na rozmowę końcową w ostatnim dniu pracy. Członkowie zespołu, którzy odchodzą z firmy, mogą być bardziej skłonni do udzielania szczerych odpowiedzi.

Przykładowe pytania:

• Jaki jest główny powód Twojego odejścia z [organizacji]?

• Z czym dobrze radzi sobie [organizacja]? Co możemy poprawić?  

• Jak moglibyśmy wesprzeć Cię, abyś pozostał(a) na stanowisku [role]?

• W jaki sposób [organizacja] może poprawić szkolenia i rozwój?

Wykorzystaj opinie pracowników, aby poprawić swoje umiejętności przywódcze

Członkowie zespołu osiągają lepsze wyniki, gdy zaspokajasz ich potrzeby. Aby poprawić wydajność i dynamikę grupy, poproś pracowników o opinię i, co najważniejsze, wysłuchaj jej.