Chcesz się rozwijać? Poproś o opinie

Nie jest łatwo usłyszeć negatywną opinię na swój temat. Zbyt często jednak unikamy proszenia o informacje zwrotne, ponieważ jest to dla nas niezręczne lub obawiamy się, że nas zdenerwuje. To normalne, że chcesz chronić się przed tego typu trudnymi konwersacjami, ale proszenie o szczere opinie jest w rzeczywistości jednym z najlepszych sposobów na rozwój i doskonalenie. Uzyskasz statystyki dotyczące swojego stylu pracy, przywództwa i kompetencji.

Prosząc o feedback, postępuj zgodnie z określoną strukturą i najlepszymi praktykami, aby mieć pewność, że konwersacja będzie produktywna, a otrzymane informacje zwrotne będą przydatne. 

Dlaczego proszenie o feedback jest ważne?

Proszenie o feedback może pomóc Ci stać się lepszym liderem, współpracownikiem i pracownikiem. Dzieje się tak częściowo dlatego, że możesz wykorzystać informacje zwrotne w swojej pracy i wprowadzić zmiany tam, gdzie musisz się poprawić, ale także dlatego, że tego typu konwersacje tworzą głębsze więzi. Niezależnie od tego, czy jest to wiadomość na LinkedIn do rekrutera, czy konwersacja twarzą w twarz z szefem, proszenie o feedback:

• Buduje zaufanie. Szczere konwersacje, podczas których otwarcie otrzymujesz informacje zwrotne, pomogą zbudować zaufanie między Tobą a drugą osobą.

• Poprawia komunikację. Proszenie o feedback pokazuje, że jesteś otwarty na trudne konwersacje, niezależnie od ich tematu.

• Podnosi morale. Jeśli Twój zespół wie, że może zwrócić się do Ciebie ze szczegółową opinią na temat Twoich wyników, wie, że ma lidera, na którym może polegać. 

• Identyfikacja możliwości rozwoju. Informacje zwrotne pomagają Ci osiągać lepsze wyniki i czuć się bardziej komfortowo w środowisku pracy.

• Ogranicza nieporozumienia. Jeśli otrzymasz informację zwrotną na konkretny temat, będziesz dokładnie wiedzieć, co poprawić, co pozostawia niewiele miejsca na nieporozumienia.

W tym artykule skupimy się na proszeniu o feedback. Jeśli szukasz sposobów na przekazywanie informacji zwrotnych lub wykorzystywanie otrzymanych informacji zwrotnych, sprawdź następujące artykuły:

• Jak przekazywać i przyjmować konstruktywną krytykę

• Nie lubisz przekazywać informacji zwrotnych? Te 20 wskazówek jest dla Ciebie

• Poczuj miłość: jak przyjmować pozytywne informacje zwrotne w pracy

• Udzielanie informacji zwrotnych na temat materiałów kreatywnych – co robić, a czego unikać

• Udzielanie wirtualnych informacji zwrotnych jak profesjonalista: 3 wskazówki od Eat Your Coffee

6 wskazówek, jak poprosić o lepsze informacje zwrotne 

To normalne, że denerwujesz się, gdy prosisz kogoś o opinię. Jednak jeśli zrobisz to we właściwy sposób, poproszenie o nią stanie się łatwiejsze. Te wskazówki pokażą Ci, jak poprosić o feedback, aby przygotować się z wyprzedzeniem i uniknąć niepotrzebnych nerwów. 

1. Zadbaj o przejrzystą i otwartą komunikację

Jeśli druga strona zaakceptuje Twoją prośbę o opinię, przygotuj dla niej podstawy. Przypomnij jej, że pytasz, ponieważ naprawdę chcesz wiedzieć, a to jest bezpieczna przestrzeń, w której można być otwartym i szczerym. Bezpośrednie określenie „dlaczego” (na przykład: „Pytam, ponieważ cenię sobie Twój punkt widzenia”) pomoże drugiej osobie zrozumieć, że przekazując Ci informacje zwrotne, faktycznie Ci pomaga.

2. Sprawdź, zanim poprosisz

Zanim rozpoczniesz konwersację, zastanów się nad sobą: jaki jest teraz Twój poziom emocjonalny? Jeśli jesteś spięty lub masz ochotę się bronić, prawdopodobnie nie jest to najlepszy moment na proszenie o informację zwrotną. 

W Asanie używamy struktury opracowanej przez Conscious Leadership Group (CLG), aby określić, czy jesteśmy otwarci na informacje zwrotne, zanim przejdziemy do wewnętrznych ocen. Zanim zaczniemy, sprawdzamy: czy jesteśmy teraz powyżej czy poniżej linii? Powyżej linii oznacza, że jesteśmy otwarci i gotowi na otrzymywanie informacji zwrotnych, poniżej linii oznacza, że możemy czuć się defensywnie lub być na baczności. Jeśli czujesz, że nie jesteś gotowy, przełóż sesję na inny dzień.

3. Zadawaj właściwe pytania 

Pytania, które zadasz, będą miały wpływ na wyniki, dlatego kluczowe jest, aby zadawać właściwe pytania. Feedback, który można wykorzystać w praktyce, jest znacznie bardziej przydatny niż niejasne opinie. Możesz go uzyskać, zadając konkretne, ukierunkowane pytania. Warto również unikać pytań otwartych, takich jak: „Co mogę zrobić lepiej?”. 

Na przykład, jeśli jesteś liderem i chcesz poprosić o opinię na temat swoich procesów, możesz zadać następujące pytania:

• Czy briefy kreatywne są wystarczająco szczegółowe, aby można było ukończyć indywidualne zlecenie w ciągu jednego dnia?

• Czy możesz łatwo uzyskać dostęp do wszystkich instrukcji dotyczących procesów w naszym oprogramowaniu do zarządzania projektami?

• Jakich kroków zazwyczaj brakuje w naszych procesach wdrażania nowych pracowników? 

4. Wybierz odpowiednie otoczenie

Ponieważ sesje poświęcone przekazaniu informacji zwrotnych mogą sprawić, że ludzie poczują się bezbronni, warto przeprowadzać je twarzą w twarz. Informacje zwrotne lepiej jest przekazywać podczas konwersacji, ponieważ trudniej jest to zrobić w wiadomości asynchronicznej lub e-mailowej. Wybierając sposób przekazania informacji zwrotnej, postaw na spotkanie osobiste, jeśli to możliwe. Jeśli nie, wybierz rozmowę wideo, a w ostateczności e-mail lub wiadomość tekstową.

5. Zachowaj otwarty umysł

Zanim poprosisz o opinię, upewnij się, że masz otwarty umysł. Po pierwsze, osoba, którą pytasz, może odmówić. Może czuć się niekomfortowo, udzielając Ci informacji zwrotnych, zwłaszcza jeśli zajmujesz stanowisko przywódcze. Chociaż może to być rozczarowujące, zaakceptuj jej dyskomfort i poproś o opinię kogoś innego. 

Kiedy prosisz o feedback, zachowaj otwartość i zaangażowanie, niezależnie od odpowiedzi. Może to zachęci ją do wyrażenia zgody w przyszłości, a może po prostu pokaże, że jest to komfortowe miejsce pracy i nie musi odczuwać dodatkowej presji. Jeśli dana osoba zgodzi się udzielić Ci informacji zwrotnej, zachowaj otwartość podczas konwersacji, aby móc zachować jak największą obiektywność podczas jej otrzymywania.

6. Działaj dalej 

Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi od razu po pierwszym poproszeniu o opinię, ustaw przypomnienie, aby się z nią skontaktować. Większość osób chętnie udzieli pomocy lub przynajmniej powie, że nie może. Jeśli nie odpowiedziała, prawdopodobnie nie widziała Twojej prośby lub o niej zapomniała. W zależności od relacji z drugą osobą, wyślij grzeczną wiadomość przypominającą w ciągu jednego do trzech tygodni od pierwszego pytania.

Co powiedzieć, prosząc o feedback (z przykładami)

Prosząc o feedback, warto wiedzieć, co powiedzieć. Oto cztery typowe przykłady osób, które możesz poprosić o opinię, oraz dokładne wskazówki, co powiedzieć.

Proszenie współpracowników o opinię

Twoi współpracownicy mają bogatą wiedzę o Tobie i Twojej pracy. Poproszenie ich o feedback może dostarczyć Ci informacji przydatnych w pracy, zbudować poczucie wspólnoty i relacji między Wami oraz pomóc Ci stać się lepszym członkiem zespołu lub liderem. Oto jeden ze sposobów, aby poprosić współpracowników o opinię:

„Cześć (imię)! Chciałbym poprosić o opinię na temat wprowadzenia produktu na rynek, którym kierowałem w ostatnim kwartale. Chętnie posłucham kogoś takiego jak Ty, z kim już współpracuję. Czy możemy spotkać się w przyszły piątek, aby to omówić?”

Proszenie o informacje zwrotne od bezpośrednich podwładnych

Jeśli jesteś menedżerem zespołu, prawdopodobnie regularnie przekazujesz innym informacje zwrotne. Ale aby skutecznie zarządzać zespołem i nim kierować, musisz najpierw wiedzieć, jak najlepiej pomóc swoim bezpośrednim podwładnym. Poproszenie ich o informacje zwrotne może być trudne – w końcu jesteś ich szefem. Ponieważ w tej relacji to Ty masz władzę, musisz podkreślić, że nie zmienisz zdania na ich temat, jeśli ich opinia będzie negatywna. Chociaż często warto przeprowadzać sesje informacji zwrotnych osobiście, w tym przypadku pomocne może być przeprowadzenie anonimowej ankiety cyfrowej, aby Twoi bezpośredni podwładni mogli czuć się komfortowo, będąc szczerymi. Możesz też dać im wybór między formularzem cyfrowym a rozmową twarzą w twarz. Na przykład:

„Cześć, zespół! Chcę poznać Wasze opinie na temat mojego stylu zarządzania i tego, jak wpływa on na Waszą pracę. Aby uzyskać Waszą opinię, stworzyłem anonimowy formularz, który zawiera kilka prostych pytań o mnie jako menedżera. Chcę dzięki temu zidentyfikować obszary rozwoju, aby lepiej wspierać Was i Waszą pracę, więc zachęcam do szczerości i otwartości. Jeśli macie jakieś pytania lub wolicie zaplanować rozmowę twarzą w twarz, dajcie mi znać”.

Proszenie klientów o opinie

Twoi klienci mają unikalne statystyki dotyczące tego, jak działasz i jak wygląda Twoja praca na zewnątrz. Ich wkład może stanowić źródło informacji dla rozwoju produktu, zwłaszcza jeśli korzystasz z metodologii Agile. W projektach Agile informacje zwrotne od klientów są przekształcane w historie użytkowników, które następnie wpływają na sprinty pracy Agile. Prawidłowo zastosowana metoda Agile pomaga zespołowi tworzyć funkcje i aktualizacje produktów zgodnie z potrzebami i zainteresowaniami klientów. Możesz również poprosić klientów o opinię nieformalnie, gdy dokonują zakupu produktu lub w ramach rutynowych ankiet. Jeśli kontaktujesz się z nimi bezpośrednio, spróbuj powiedzieć coś w stylu:

„Witaj, kliencie (nazwa Twojej firmy)! Wprowadzamy pewne zmiany w (nazwa firmy), aby zapewnić Ci jak najlepszą obsługę. Czy możesz poświęcić kilka minut na krótką rozmowę i przekazać mi swoją opinię? Chętnie dowiem się, jak wpłynęliśmy na Twoją pracę i jak możemy jeszcze bardziej Ci pomóc”.

Prośba o opinię w e-mailu

Jeśli musisz poprosić o opinię w wiadomości e-mail, Twoja prośba powinna być bardzo jasna i konkretna. Gdy nie rozmawiasz z kimś twarzą w twarz, łatwo jest źle zrozumieć przekaz. Im bardziej konkretnie się wyrazisz, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że później dojdzie do nieporozumienia. Jednak e-mail może być pomocnym sposobem na poproszenie o informacje zwrotne od osób, które są zbyt zajęte, aby odbyć z Tobą bardziej formalne spotkanie. Na przykład:

„Cześć (imię)! Chciałbym poprosić o opinię na temat kodu, który przesłałem w zeszłym tygodniu. Czy możesz odpowiedzieć na kilka pytań, jeśli wyślę je e-mailem?”

Jak przygotować się na otrzymanie informacji zwrotnej

Kiedy poprosisz o feedback, musisz być gotowy(-a), aby go otrzymać. Najlepszym sposobem na przyjęcie i zrozumienie każdej informacji zwrotnej jest obiektywizm. Pamiętaj, że nie jest to negatywny proces, nawet jeśli informacje zwrotne są mniej pozytywne, niż się spodziewasz. Pamiętaj o ostatecznym celu: każda informacja zwrotna pomaga Ci działać lepiej i się rozwijać. 

Aby zachować obiektywizm, postaraj się skupić na chwili obecnej, praktykując uważność. Uważność pomaga skupić się na teraźniejszości, więc zamiast martwić się o to, co zrobiłeś w przeszłości, aby otrzymać negatywną opinię, możesz skupić się na tym, co dzieje się teraz – to jedyna rzecz, którą możesz kontrolować. Podczas sesji poświęconej informacjom zwrotnym stosuj aktywne słuchanie, aby mieć pewność, że nie przegapisz żadnej części konwersacji. To normalne, że zwracasz uwagę na bardziej wpływowe lub emocjonalnie naładowane stwierdzenia, ale to informacje leżące u ich podstaw pomogą Ci najbardziej.

Kroki do przekazywania skutecznych informacji zwrotnych 

Proces przekazywania informacji zwrotnych obejmuje proszenie o nie, otrzymywanie ich i przekazywanie. Oto kilka sposobów, dzięki którym udzielisz cennej informacji zwrotnej:

1. Przekształcaj notatki w wykonalne działania

2. Udokumentuj ją

3. Zachowaj prywatność

4. Powiadom drugą stronę z wyprzedzeniem przed konwersacją

Proszenie o informacje zwrotne staje się łatwiejsze

Jak każda trudna konwersacja, proszenie o feedback staje się nieco łatwiejsze za każdym razem. Organizuj cykliczne spotkania, aby ćwiczyć proszenie o feedback i otrzymywanie go. Pamiętaj, że za każdym razem stajesz się lepszym członkiem zespołu, liderem i pracownikiem.