Przykłady agendy spotkania: jak ją zaplanować, napisać i wdrożyć

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że znasz to nieprzyjemne uczucie, które pojawia się, gdy nie wiesz, dlaczego jesteś na spotkaniu i czego się spodziewać. Spotkania bez agendy mają tendencję do wywoływania tego uczucia – dlatego uważamy, że agenda spotkania powinna być integralną częścią kultury spotkań.

Skuteczna agenda informuje o celu spotkania, daje zespołowi możliwość przygotowania elementów agendy i utrzymuje wszystkich na właściwym torze.

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do kolejnego spotkania zarządu, zebrania pracowników czy spotkania biznesowego, pomożemy Ci stworzyć agendę, która maksymalnie wykorzysta potencjał Twojego spotkania.

Czym jest agenda spotkania?

Agenda spotkania to ustrukturyzowana mapa drogowa, która szczegółowo określa tematy i zaplanowane działania. Jej główną rolą jest zapewnienie uczestnikom spotkania jasnej struktury, określającej kolejność wydarzeń, osobę odpowiedzialną za każdy element agendy oraz czas przeznaczony na każde zadanie. Agenda ta służy jako przewodnik zarówno przed spotkaniem, jak i w jego trakcie, ułatwiając efektywny i produktywny przepływ dyskusji.

Jak napisać agendę spotkania

Opracowanie agendy spotkania jest kluczowym krokiem w zapewnieniu skoncentrowanego i produktywnego spotkania. Oto, jak to zrobić skutecznie.

1. Określ cele spotkania

Pierwszym krokiem w tworzeniu agendy spotkania jest jasne określenie celów. Określając cel, podaj jak najwięcej szczegółów. Pomaga to ukierunkować dyskusję i zapewnić, że spotkanie będzie skoncentrowane na konkretnych tematach. Ułatwia to również przygotowanie się do spotkania wszystkim zainteresowanym stronom.

Jeśli na przykład celem jest sfinalizowanie budżetu na następny kwartał lub omówienie nowego biznesu, uczestnicy przygotują odpowiednie dane i statystyki.

Dobrze zdefiniowany cel pomaga również nadać spotkaniu odpowiedni ton i dostosować oczekiwania wszystkich uczestników. Taka przejrzystość prowadzi do bardziej ustrukturyzowanej dyskusji i ogólnie bardziej produktywnego spotkania.

2. Zachęć uczestników do zgłaszania uwag

Zaproszenie uczestników do zgłaszania uwag przed sfinalizowaniem agendy jest kluczowym krokiem w tworzeniu kompleksowego i inkluzywnego planu spotkania. Wiąże się to z kontaktowaniem się z potencjalnymi uczestnikami i pytaniem, czy jest coś konkretnego, co chcieliby omówić lub dodać do agendy spotkania.

Na przykład, jeśli planujesz spotkanie zespołu projektowego, możesz wysłać e-mail z prośbą do każdego członka o zasugerowanie tematów, które jego zdaniem są ważne do omówienia. Może to ujawnić problemy lub pomysły, których nie uwzględniono, zapewniając bardziej wszechstronną agendę.

Uwzględnienie uwag uczestników nie tylko sprawia, że agenda jest bardziej kompleksowa, ale także zwiększa zaangażowanie. Gdy członkowie zespołu widzą, że ich sugestie zostały uwzględnione, czują się docenieni i są bardziej skłonni do aktywnego udziału w spotkaniu. Dzięki temu spotkanie odpowiada na potrzeby wszystkich uczestników.

Zbieranie danych wejściowych może odbywać się za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak e-mail, udostępnione dokumenty lub narzędzia do współpracy zespołowej. Kluczowe jest ułatwienie uczestnikom spotkania wnoszenia wkładu oraz zapewnienie, że ich sugestie zostaną uwzględnione i, w stosownych przypadkach, włączone do ostatecznej agendy.

3. Przedstaw kluczowe pytania do omówienia

Sporządzenie listy ważnych tematów do omówienia jest kluczowe, aby spotkanie przebiegało zgodnie z planem i było skoncentrowane na konkretnych kwestiach. Zacznij od określenia głównych tematów spotkania, które należy omówić, i sformułuj je jako pytania.

Na przykład, jeśli spotkanie ma na celu omówienie postępów w realizacji trwającego projektu, kluczowe pytania mogą obejmować:

• Jakie są bieżące przeszkody w projekcie?

• Jak wygląda harmonogram projektu?

• Jakie zasoby są potrzebne, aby utrzymać tempo pracy?

Pytania te służą jako punkty do dyskusji i przewodnik, dzięki którym można mieć pewność, że wszystkie istotne tematy zostaną poruszone. Pomagają również w uporządkowaniu konwersacji, ułatwiając uczestnikom przygotowanie się i efektywne zaangażowanie.

4. Określ cel każdego zadania

Każde zadanie lub temat w agendzie powinien mieć jasno określony cel. Ta przejrzystość pomaga uczestnikom zrozumieć znaczenie każdego punktu dyskusji i jego związek z ogólnym celem spotkania.

Na przykład, jeśli jednym z elementów agendy jest przejrzenie ostatnich opinii klientów i wskaźników wydajności, celem może być zidentyfikowanie obszarów wymagających poprawy w obsłudze klienta. Dzięki określeniu tego celu uczestnicy mogą skoncentrować się na nim, co prowadzi do bardziej ukierunkowanej i owocnej dyskusji.

Określenie celu każdego zadania zapobiega również zbaczaniu spotkania z właściwego toru. Kiedy uczestnicy rozumieją, dlaczego omawiany jest dany temat, są mniej skłonni do zbaczania z tematu, co sprawia, że spotkanie jest bardziej efektywne.

5. Przydziel czas na poszczególne elementy agendy

Skuteczne zarządzanie spotkaniami wymaga przydzielenia czasu na każdy element agendy. Obejmuje to określenie czasu potrzebnego na każdy temat lub zadanie oraz odpowiednie zaplanowanie spotkania.

Na przykład, jeśli masz pięć elementów w agendzie, możesz przeznaczyć 10 minut na brief, 20 minut na burzę mózgów i 15 minut na omówienie czynności do wykonania. Przydział czasu powinien opierać się na złożoności i znaczeniu każdego tematu.

Skuteczne zarządzanie czasem wymaga realistycznego szacowania czasu i uwzględnienia dodatkowego czasu na nieprzewidziane konwersacje lub pytania. Takie podejście pomaga utrzymać spotkanie w zaplanowanych ramach czasowych, szanując czas wszystkich uczestników i utrzymując koncentrację.

6. Wyznacz osoby prowadzące poszczególne tematy

Wyznaczenie moderatorów dla każdego tematu w agendzie może znacznie zwiększyć efektywność spotkania. Rolą moderatora jest prowadzenie dyskusji, upewnianie się, że konwersacja przebiega zgodnie z planem i że wszystkie głosy są słyszane.

Jeśli na przykład jednym z elementów agendy jest omówienie strategii sprzedaży, możesz przypisać ten temat doświadczonemu sprzedawcy. Jego wiedza i znajomość tematu mogą pomóc w produktywnym prowadzeniu konwersacji.

Moderatorów należy wybierać na podstawie ich wiedzy na dany temat i umiejętności prowadzenia dyskusji grupowych. Należy również poinformować ich o ich roli i oczekiwaniach dotyczących dyskusji.

7. Napisz agendę spotkania

Na koniec połącz wszystkie elementy w uporządkowaną i kompleksową agendę. Agenda powinna zawierać cel spotkania, listę tematów do omówienia wraz z ich celami, czasem przeznaczonym na każdy punkt i przypisanymi moderatorami. Taka struktura zapewnia jasny plan spotkania, gwarantując, że wszystkie ważne punkty zostaną uwzględnione.

Udostępnij agendę wszystkim uczestnikom z dużym wyprzedzeniem. Dzięki temu będą mogli się przygotować i będą wiedzieć, co będzie omawiane. Dobrze napisana agenda to kluczowe narzędzie do prowadzenia efektywnego i produktywnego spotkania.

Wskazówki, jak stworzyć skuteczną agendę spotkania

Zacznijmy od kilku naszych ulubionych wskazówek dotyczących tworzenia świetnych agend spotkań, abyś mógł w pełni wykorzystać swoje:

• Utwórz i udostępnij agendę spotkania tak wcześnie, jak to możliwe. Najpóźniej godzinę przed spotkaniem. Dzięki temu wszyscy będą mogli się przygotować. Twój zespół może również przekazać Ci pytania lub dodatkowe elementy agendy, aby ewentualnie wprowadzić zmiany przed spotkaniem. Poza tym, gdy członkowie zespołu będą mieli szansę odpowiednio się przygotować, znacznie łatwiej będzie im skupić się podczas spotkania.

• Udostępnij z wyprzedzeniem linki do wszelkich materiałów, które należy przeczytać przed spotkaniem. Może to być prezentacja, dodatkowy kontekst lub wcześniejsza decyzja. Wszyscy uczestnicy spotkania będą mieli te same informacje i będą gotowi do dyskusji, a nie zadawać mnóstwa pytań, które zabierają czas.

• Wyznacz osoby prowadzące dla każdego elementu agendy. Pamiętasz uczucie, gdy w szkole nauczyciel wywoływał Cię do tablicy, a Ty nie znałeś odpowiedzi? To dość okropne uczucie, którego na pewno nie chcesz wywoływać u członków swojego zespołu. Wyznaczając przed spotkaniem moderatora dla każdego elementu agendy, pozwalasz mu przygotować się do szybkiego omówienia tematu, pytań i informacji zwrotnych.

• Zdefiniuj i ustal priorytety elementów agendy. Rozróżnij trzy kategorie elementów agendy: informacyjne, tematy do omówienia i czynności do wykonania. Wyjaśnienie celu każdego elementu agendy pomoże członkom zespołu zrozumieć, co jest najważniejsze i na czym należy się skupić. Warto również ustalić priorytety, czyli wskazać, które elementy są najważniejsze i bezwzględnie muszą zostać omówione podczas spotkania, a które można omówić asynchronicznie, jeśli zabraknie czasu.

• Korzystaj z agendy podczas spotkania, aby robić notatki i śledzić czynności do wykonania. Dzięki temu wszystkie informacje dotyczące spotkania będą dostępne w jednym miejscu. Jeśli ktoś ma pytania dotyczące decyzji lub czynności do wykonania, będzie mógł łatwo znaleźć odpowiedzi w jednym miejscu. Bonus: zrób to w Asanie, aby przypisać elementy do wykonania i kolejne kroki, aby upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze. Asana integruje się również z Zoom i pobiera nagranie lub transkrypcję spotkania bezpośrednio do zadania agendy spotkania.

• Utwórz przepływ, kategoryzując elementy agendy. Aby zmaksymalizować produktywność, warto stworzyć agendę spotkania, która będzie dobrze przepływać. Grupuj podobne elementy i upewnij się, że można je rozwijać jeden na drugim. Na przykład wymień wszystkie elementy informacyjne przed elementami do omówienia, aby Twój zespół miał wszystkie informacje potrzebne do dyskusji.

• Przeznacz wystarczająco dużo czasu na każdy element agendy. Nikt nie narzeka na spotkanie, które kończy się wcześniej. Jednak zatrzymywanie wszystkich dłużej, niż oczekiwano, nie jest zbyt przyjemne. Zaplanuj wystarczającą ilość czasu na każdy element agendy, obliczając szacunkowy czas i dodając kilka minut jako bufor. Pomoże to utrzymać zespół na właściwych torach i przejść do kolejnego tematu, gdy skończy się czas.

Stosując się do tych najlepszych praktyk, możesz mieć pewność, że agenda spotkania jest niezawodnym narzędziem i spełnia swoje zadanie – przed, w trakcie i po spotkaniu.

Dlaczego agenda spotkania jest ważna?

Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie i uczestniczysz w spotkaniach online, czy siedzisz w biurze i spotykasz się z ludźmi osobiście, spotkania mogą być niezwykle wyczerpujące. Rozpoczęcie od pogawędki może być miłe, aby lepiej się poznać lub dowiedzieć się, co każdy robił w miniony weekend, ale z pewnością nie jest to zorientowane na cel ani produktywne. Agenda spotkania może pomóc Twojemu zespołowi zmaksymalizować potencjał każdego spotkania.

Nasze badania pokazują, że niepotrzebne spotkania pochłonęły 157 godzin „pracy” w 2020 r., w porównaniu do 103 w 2019 r. Biorąc pod uwagę 40-godzinny tydzień pracy, to prawie cztery tygodnie zmarnowanego czasu. W tym miejscu do gry wchodzi agenda spotkania. Jeśli robisz to dobrze, pisanie agendy spotkania jest pierwszym i najlepszym wskaźnikiem tego, czy Twoje spotkanie jest rzeczywiście konieczne. Jeśli okaże się, że wszystkie punkty z agendy spotkania można omówić asynchronicznie, możesz odwołać spotkanie i przekazać informacje w wiadomości e-mail, oszczędzając czas.

Nie oznacza to, że wszystkie spotkania należy zastąpić e-mailami. Jeśli masz pewność, że spotkanie jest uzasadnione i niezbędne do osiągnięcia postępów przez zespół, zorganizuj je. Zawsze jednak upewnij się, że przed spotkaniem utworzysz agendę, aby członkowie zespołu wiedzieli, o czym będziecie rozmawiać i dlaczego spotkanie jest ważne.

Oto kilka innych ważnych powodów, dla których warto przygotować agendę spotkania:

• Dzięki agendzie wszyscy mogą przygotować się do spotkania. Najlepiej, jeśli każdy element agendy będzie miał osobę odpowiedzialną za ten temat. Kiedy wszyscy uczestnicy spotkania z wyprzedzeniem wiedzą, jakie są ich obowiązki, mają czas na przygotowanie się i będą bardziej efektywni podczas spotkania.

• To pokazuje, że szanujesz czas swojego zespołu. Kiedy zespół otrzyma dobrze przemyślaną agendę spotkania, od razu zobaczy, że spotkanie jest rzeczywiście potrzebne. Poza tym jest to również mapa drogowa, która pomoże Ci utrzymać spotkanie na właściwych torach i zapewni, że czas nie będzie marnowany.

• Agenda jasno określa, co będzie omawiane, a co nie. Pomyśl o agendzie spotkania jako o sposobie wyznaczenia granic i upewnienia się, że omawiane będą tylko tematy z niej wynikające. Jeśli podczas spotkania pojawi się coś, co wymaga omówienia, zapisz to w protokole i wróć do tego później. Możesz to zrobić na koniec spotkania, jeśli udało Ci się zakończyć je szybciej niż oczekiwano, asynchronicznie lub na następnym spotkaniu.

• Dzięki temu Twój zespół będzie na właściwym torze. Agenda spotkania sprawi, że zespół nie zboczy z tematu, niezależnie od tego, czy będzie to omawianie tematów spoza agendy (takich jak wczorajszy grill u Kasi), czy poświęcanie zbyt dużo czasu na element, na który przeznaczono określony czas.

• Twoja agenda zapewni cel, strukturę i możliwości współpracy. Dzięki jasnemu planowi, który wszyscy będą mogli śledzić, Twój zespół rozpocznie spotkanie, znając jego cel. Agenda spotkania pozwala również zespołowi skupić się na możliwościach współpracy, niezależnie od tego, czy jest to burza mózgów, spotkanie z udziałem wszystkich pracowników czy codzienne spotkanie stand-up.

• Śledź kolejne kroki i czynności do wykonania, aby nic nie umknęło Twojej uwadze. Podczas spotkania miej otwartą agendę, aby móc zapisać w niej kolejne kroki lub czynności do wykonania. Dodając je bezpośrednio do agendy, nie zapomnisz o nich po zakończeniu spotkania.

Spotkania to świetna okazja, aby zespół mógł się zintegrować, ale czas przeznaczony na pogawędki można wykorzystać w pierwszych minutach spotkania, zamiast pojawiać się co jakiś czas w trakcie, zakłócając przepływ i produktywność lub dyskusję zespołu.

Przykłady agendy spotkania

Omówiliśmy już, co składa się na dobrą agendę spotkania i czego należy unikać, ale jak zawsze najłatwiej jest nauczyć się na przykładzie z życia wziętym. Przyjrzyjmy się agendzie spotkania inaugurującego projekt utworzonej w Asanie:

Jak widać, każdy element ma przypisany czas i członka zespołu, aby wszyscy wiedzieli, kiedy nadejdzie ich kolej i ile czasu mają na prowadzenie dyskusji lub wygłoszenie prezentacji. Do agendy dołączono również odpowiednie pliki i udostępniono ją wszystkim członkom zespołu, aby zapewnić przejrzystość i lepszą współpracę.

Spotkania są podstawą świata zawodowego, a każde z nich ma swój własny cel i dynamikę. Zrozumienie, jak dostosować agendę spotkania do rodzaju spotkania, które prowadzisz, jest kluczem do zapewnienia skutecznej komunikacji i pracy zespołowej. Oto kilka typowych spotkań wraz z przykładami, jak ustrukturyzować ich agendy.

Agenda spotkania zespołu

Spotkania zespołu służą jako platforma do budowania zespołu, podejmowania decyzji i burzy mózgów. Mogą się różnić pod względem częstotliwości i czasu trwania, ale są niezbędne do zapewnienia zgodności działań i dynamiki. Skuteczne agendy spotkań zespołu powinny zawierać powtarzające się elementy dotyczące regularnych spotkań oraz miejsce na nowe, doraźne tematy. Ważne jest również, aby śledzić kolejne kroki i obowiązki przypisane podczas spotkania. Przykładowa agenda 45-minutowego spotkania zespołu może obejmować wskaźniki, plan okrągłego stołu, identyfikację blokad i uznanie wkładu członków zespołu.

Agenda codziennego spotkania Scrum

Codzienne spotkania Scrumowe, czyli stand-upy, to krótkie, skoncentrowane spotkania, których celem jest utrzymanie zespołu na bieżąco podczas sprintu. Spotkania te zazwyczaj obejmują blokady, podsumowanie pracy z poprzedniego dnia, cele na bieżący dzień i postępy w realizacji celów sprintu. Elastyczność tych spotkań pomaga utrzymać tempo i szybko rozwiązywać problemy.

Agenda spotkania inaugurującego projekt

Spotkania inaugurujące projekt gromadzą zespoły międzyfunkcyjne, które rozpoczynają nowy projekt. Spotkania te nadają ton projektowi i pozwalają wszystkim uzgodnić cele i oczekiwania. Agenda powinna obejmować brief projektu, role i obowiązki, częstotliwość spotkań, kolejne wykonalne kroki oraz sesję pytań i odpowiedzi, aby rozwiać wątpliwości i upewnić się, że wszyscy są na bieżąco.

Agenda spotkania retrospektywnego

Spotkanie retrospektywne to rodzaj cyklicznego spotkania, które ma na celu refleksję nad minionym okresem pracy, zwykle na koniec cyklu projektu lub sprintu. Jego głównym celem jest dzielenie się między członkami zespołu informacjami o tym, co się sprawdziło, a co nie. Podczas spotkania cały zespół omawia różne tematy, w tym sukcesy, wyzwania i blokady, które miały wpływ na ich pracę. Proces ten pomaga zidentyfikować obszary wymagające poprawy i opracować strategie rozwiązywania wszelkich problemów. Spotkania retrospektywne mają kluczowe znaczenie dla ciągłego rozwoju zespołu i osiągania lepszych wyników w przyszłych cyklach pracy.

Agenda spotkania jeden na jeden

Spotkania jeden na jeden, niezależnie od tego, czy odbywają się między menedżerem a bezpośrednim podwładnym, między współpracownikami, czy między pracownikami na różnych szczeblach, mają kluczowe znaczenie dla omawiania projektów, przeszkód i rozwoju kariery. Stanowią one fundament budowania zaufania.

Dobra agenda tych spotkań powinna zapewniać równowagę między tematami takimi jak motywacja, komunikacja, rozwój i dyskusje związane z pracą. Unikaj aktualizacji statusu. Te lepiej nadają się na spotkania stand-up. Przykładowe pytania na cotygodniowe spotkanie jeden na jeden mogą obejmować ocenę najważniejszych wydarzeń tygodnia, omówienie wszelkich blokad i zapytanie o równowagę między pracą a życiem prywatnym.

Agenda zdalnego spotkania 1:1

Zdalne spotkania jeden na jeden wymagają nieco innego podejścia, z naciskiem na budowanie relacji i utrzymywanie jasnej komunikacji. Ponieważ brakuje fizycznej obecności, na tych spotkaniach warto korzystać ze wspólnej agendy online dostępnej dla wszystkich uczestników. Kluczowe punkty mogą obejmować sprawdzenie ogólnego samopoczucia, omówienie bieżących zadań oraz rozwiązanie wszelkich bezpośrednich problemów lub udzielenie potrzebnej pomocy.

Agenda spotkania z pominięciem szczebla

Spotkania z pominięciem szczebla, w których uczestniczą menedżerowie wyższego szczebla i pracownicy spoza ich bezpośredniego łańcucha raportowania, oferują możliwość nawiązania kontaktów między różnymi poziomami organizacji. Spotkania te są idealne do omawiania szerszych kwestii związanych z rozwojem kariery i przekazywania informacji zwrotnych kierownictwu wyższego szczebla. Elementy agendy mogą obejmować przejrzystość strategii i celów firmy, osobiste cele zawodowe oraz sugestie dotyczące usprawnień organizacyjnych.

Agenda spotkania zespołu przywódczego

Spotkania zespołu przywódczego mają kluczowe znaczenie dla podejmowania strategicznych decyzji i rozwiązywania problemów na najwyższych szczeblach organizacji. Skuteczna agenda takich spotkań może obejmować osobiste aktualizacje, przegląd kluczowych wskaźników, dzielenie się sukcesami i statystykami, omawianie ważnych wiadomości, rozwiązywanie pilnych problemów i przeznaczanie czasu na otwartą dyskusję lub sesję „gorącego miejsca”, podczas której szczegółowo omawiane są konkretne tematy.

Każdy rodzaj spotkania, niezależnie od tego, czy jest to spotkanie firmowe, rozmowa indywidualna, przegląd wyników, czy burza mózgów w zespole, wymaga starannie opracowanej agendy, aby uniknąć bezproduktywnych spotkań i utrzymać dyskusje na właściwym torze.

Korzystając z tych przykładów agendy spotkania, możesz mieć pewność, że każde spotkanie, niezależnie od jego formatu, w znaczący sposób przyczynia się do realizacji celów organizacji oraz usprawnia pracę zespołową i współpracę.

Prowadzenie efektywnego spotkania

Jedną rzeczą jest posiadanie niezwykle dobrze zorganizowanej i szczegółowej agendy, do której zespół może się odwołać przed spotkaniem. Jednak używanie jej jako narzędzia podczas spotkania to zupełnie inna sprawa. Te wskazówki pomogą Ci sprawić, że agenda spotkania będzie tak samo przydatna podczas spotkania, jak i podczas przygotowań do niego.

• Trzymaj się agendy. Nawet najlepsza agenda stanie się bezużyteczna, jeśli nie będziesz się jej trzymać podczas spotkania. Staraj się nie przeskakiwać między elementami agendy, a raczej trzymać się ustalonych wcześniej priorytetów. W przypadku spotkań, w których wiele elementów może ulec zmianie, takich jak spotkania firmowe lub warsztaty, możesz również skorzystać z szablonu przebiegu spotkania, aby mieć harmonogram, listę mówców i zadania zebrane w jednym miejscu.

• Trzymaj się wyznaczonych bloków czasowych. Krótka pogawędka lub sprawdzenie, co u kogo słychać na początku spotkania, zdecydowanie pomaga rozładować napięcie i poprawić nastrój. Dlatego warto przeznaczyć na to od trzech do pięciu minut i trzymać się tego limitu. Zdjęcia uroczego kostiumu halloweenowego syna Kabira możesz udostępnić w innym miejscu, aby mieć wystarczająco dużo czasu na osiągnięcie celów spotkania.

• Wyznacz osobę do robienia notatek. Na początku spotkania wyznacz osobę, która będzie notować wszelkie pytania, opinie, zadania i pomysły, które pojawią się podczas spotkania. Możesz zmieniać tę rolę, aby każdy członek zespołu mógł wziąć w niej udział. Najlepiej, jeśli notatki te będą zapisywane w tym samym miejscu, w którym znajduje się agenda spotkania. Dzięki temu członkowie zespołu będą mogli łatwiej śledzić notatki i łączyć je z elementami agendy. Notatki można również wprowadzić bezpośrednio do Asana, aby na bieżąco je aktualizować i śledzić.

• Wykonaj dalsze działania po spotkaniu. Zazwyczaj osoba sporządzająca notatki będzie odpowiedzialna za późniejsze działania następcze związane z notatkami ze spotkania. Notatki powinny zawierać wszelkie decyzje podjęte podczas spotkania, zadania, które należy wykonać, oraz pytania, które pozostały bez odpowiedzi. Jeśli to możliwe, przypisz członków zespołu i dodaj daty wykonania do czynności do wykonania, aby utrzymać wysoki poziom odpowiedzialności. Aby mieć pewność, że te czynności do wykonania będą śledzone i ukończone, należy je niezwłocznie dodać do naszego narzędzia do zarządzania projektami, jakim jest Asana.

Wykorzystaj w pełni każde spotkanie

Dzięki Asanie możesz przechowywać agendę spotkania, notatki i czynności do wykonania w jednym miejscu. Z łatwością udostępniaj agendę swojemu zespołowi i przypisuj elementy agendy w czasie rzeczywistym, aby nic nie umknęło Twojej uwadze.

Usprawnienie spotkań za pomocą jednego centralnego narzędzia zmniejszy ilość czynności okołozadaniowe, z którymi boryka się zespół, połączy wszystkich z celem spotkania i pozwoli na produktywne spotkania, które wszyscy lubią.