Jak prowadzić bardziej efektywne stand-upy

Jeśli należysz do zespołu programistycznego, prawdopodobnie zdarzyło Ci się uczestniczyć w stand-upie. Spotkania stand-up, powszechne w metodologiach Agile, to szybki sposób, aby członkowie zespołu mogli dzielić się aktualizacjami lub kontaktować się z resztą zespołu.

Ale stand-upy nie są ograniczone do zespołów programistycznych. Spotkania te mogą być korzystne dla każdego zespołu, który chce szybko dzielić się aktualizacjami, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco. Niezależnie od tego, czy organizujesz spotkania w salach konferencyjnych, czy członkowie zespołu pracują w różnych strefach czasowych, dowiedz się, jak łatwo prowadzić efektywne stand-upy.

Czym jest stand-up?

Stand-up to krótkie spotkanie powszechnie stosowane przez zespoły, które pracują w modelu Agile lub Scrum, ale każdy zespół może wdrożyć ten rodzaj spotkania. Podczas stand-upów członkowie zespołu na zmianę odpowiadają na trzy główne pytania:

• Co udało Ci się zrobić wczoraj?

• Nad czym będziesz pracować dzisiaj?

• Czy jest coś, co blokuje Twoją pracę?

W zależności od rodzaju metodologii stosowanej przez zespół, stand-upy mogą trwać od pięciu do 15 minut. Najlepsze praktyki Agile mówią, że spotkania te nie powinny trwać dłużej niż 15 minut. Uzasadnieniem dla tak ścisłego limitu czasowego jest umożliwienie wszystkim szybkiego przekazania aktualizacji bez zajmowania zbyt dużo czasu. 

Zalety stand-upów

Codzienne stand-upy pomagają zespołom programistycznym usuwać blokady i określać zadania do wykonania w danym dniu. Mogą również dostarczyć jasnych wskaźników postępów w realizacji projektów. Na przykład, jeśli Twój zespół korzysta z narzędzia do zarządzania projektami Kanban, członkowie zespołu przenoszą karty na tablicy Kanban, aby wskazać, na jakim etapie znajduje się dane zadanie. Podczas codziennego stand-upu łatwo jest zobaczyć postępy, gdy karta przechodzi z jednego etapu do drugiego. 

Chociaż metodologia Agile faworyzuje spotkania osobiste, nie musisz organizować codziennych stand-upów w trybie stacjonarnym. Dzięki oprogramowaniu do wideokonferencji, takiemu jak Zoom, pracownicy zdalni mogą łatwo uczestniczyć w stand-upach wirtualnie.

6 kroków do bardziej efektywnych stand-upów

Istnieje sześć prostych kroków, które należy wykonać, aby spotkania odbywały się sprawnie. Bez względu na to, jak często spotyka się Twój zespół ani jakiej metodyki zarządzania projektami używa, oto kilka wskazówek, dzięki którym Twoje codzienne spotkania staną się szybkie i skuteczne.

1. Wybierz godzinę i trzymaj się jej

Zaangażowanie i konsekwencja to kluczowe elementy metodologii Agile. Te wartości dotyczą również codziennych spotkań stand-up. Spotkania stand-up powinny odbywać się codziennie o tej samej porze w tym samym miejscu i powinny mieć pierwszeństwo przed innymi spotkaniami. Utrzymanie spójności spotkań ułatwia wszystkim uczestnictwo, a ważne jest, aby wszyscy byli obecni, aby cały zespół był na bieżąco.

2. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu uczestniczą w spotkaniu

Codzienne stand-upy są skuteczne tylko wtedy, gdy uczestniczy w nich cały zespół. Oznacza to, że cały zespół powinien być obecny na każdym stand-upie. Jeśli członek zespołu dzieli się aktualizacjami i wychodzi, spotkanie nie jest tak skuteczne, ponieważ ta osoba nie usłyszy, czy może pomóc innemu członkowi zespołu w tym, co robi tego dnia. 

Celem jest pozostawanie w kontakcie z zespołem, zarówno fizycznie, jak i psychicznie. Ponieważ metodologia Agile kładzie nacisk na bezpośrednią konwersację i komunikację, codzienne stand-upy są ważnym sposobem na utrzymywanie kontaktu z resztą zespołu. Najlepszą praktyką jest rozpoczęcie spotkania i jego zakończenie w tym samym składzie.

3. Wyznacz wyraźnego lidera

Osoba prowadząca stand-upy odpowiada za moderowanie spotkania i dbanie o to, aby były one dokładnie takie, jakie powinny być – krótkie i na temat. Może to oznaczać wszystko, od aktualizacji statusu z wykorzystaniem techniki time boxing, aby spotkania pozostały krótkie, przez zarządzanie spotkaniem w stylu „każdy po kolei”, aż po wywołanie uczestników podczas wideokonferencji zamiast spotkania osobistego.

To, kto poprowadzi spotkanie, zależy od tego, z jakiego rodzaju metodologii Agile korzystasz. Jeśli Twój zespół korzysta ze Scruma, codzienne spotkania scrumowe prowadzi Scrum Master. W innych formularzach zarządzania projektami stand-upy prowadzą kierownicy produktu lub inni kierownicy projektów.

4. Zwięzłość

Jak wspomniano wcześniej, stand-upy nie powinny trwać dłużej niż 15 minut. Jeśli Twój zespół jest duży, możesz wykorzystać wszystkie 15 minut. Jeśli potrzebujesz więcej niż 15 minut, aby zapoznać się z codzienną aktualizacją statusu wszystkich osób, Twój zespół może być zbyt duży.

5. Jasno określ cel

Każdy członek zespołu powinien dokładnie wiedzieć, do czego służy stand-up i jak powinien zorganizować swoją aktualizację. Jeśli do zespołu dołącza nowy członek, możesz pozwolić mu na początku po prostu obserwować. W końcu się do tego przyzwyczai i będzie dzielić się aktualnościami z innymi. 

Każdy powinien dzielić się tymi samymi trzema rzeczami. Wszystko inne może stać się informacją zbędną. Osoba prowadząca stand-upy jest odpowiedzialna za moderowanie konwersacji i w razie potrzeby kierowanie nią.

6. Konwersacje przy stole

Często zdarza się, że członkowie zespołu próbują rozwiązać problemy podczas stand-upu. Zamiast tego, takie konwersacje należy przeprowadzać po spotkaniu. Zanotuj problem, a następnie pozwól następnej osobie podzielić się aktualizacją statusu. 

Po zakończeniu spotkania stand-up osoby, które chcą rozwiązać problem, mogą spotkać się, aby spróbować go przeanalizować.

Najczęstsze pułapki spotkań stand-up

Gdy członkowie zespołu pracują razem od dłuższego czasu, stand-upy mogą zacząć wydawać się powtarzalne. Poniżej przedstawiamy kilka typowych błędów, które zdarzają się podczas spotkań stand-up oraz sposoby, aby zapobiec ich powtarzaniu się. 

Spotkanie zamienia się w ogólne spotkanie statusowe

Wszyscy uczestnicy spotkania stand-up powinni ściśle ze sobą współpracować. Jeśli członkowie zespołu udostępniają aktualizacje statusu, które nie są istotne dla wykonywanej przez nich pracy, staje się to ogólnym spotkaniem dotyczącym aktualizacji statusu. To nie jest efektywne wykorzystanie czasu wszystkich uczestników. 

W takim przypadku kierownik projektu powinien podzielić zespół na różne grupy. Najlepszym sposobem jest podział zespołów według tego, nad czym pracują. Osoby, które ściślej ze sobą współpracują, powinny być w tej samej grupie. W ten sposób wszystkie udostępniane informacje będą istotne dla wszystkich. 

Spotkania stają się zbyt długie

Pamiętaj, aby stand-upy były krótkie. Ich celem jest szybkość i łatwość. Jeśli Twoje spotkania trwają dłużej niż 15 minut, to znak, że musisz coś zmienić. Osoba prowadząca spotkanie powinna pomóc członkom zespołu skupić się na trzech głównych punktach, a jeśli zaczną omawiać coś innego, uprzejmie poprosić ich o przełożenie tego na późniejszą rozmowę.

Członkowie zespołu nie identyfikują przeszkód

Jednym z głównych powodów, dla których zespoły programistyczne organizują codzienne spotkania, jest identyfikacja wszelkich blokad w pracy. Jeśli członkowie zespołu nie zgłaszają żadnych problemów, mogą one rozprzestrzenić się na resztę zespołu. Często praca jednego członka zespołu będzie zależna od pracy innego. Jeśli jedna osoba nie zgłosi problemu, może on stać się przeszkodą dla wszystkich. Dlatego ważne jest omawianie wszelkich problemów podczas stand-upów, aby nie stały się one przeszkodą dla całego zespołu.

Zarządzanie pracą w zespołach Agile

Jeśli chcesz wdrożyć Agile w swoim zespole, potrzebujesz odpowiednich narzędzi, aby wszystko było dobrze zorganizowane. Upewnij się, że masz dostęp do dynamicznego narzędzia do organizowania i zarządzania pracą zespołu w jednym miejscu. Zarządzaj agendami spotkań stand-up i nie tylko za pomocą narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana.