Metodyki zarządzania projektami: 12 popularnych struktur

Zarządzanie projektami to stale rozwijająca się dziedzina, która wymaga wielu podejść, aby odnieść sukces. Poznanie najpopularniejszych metodologii zarządzania projektami może pomóc Ci stać się ekspertem w branży. 

Metodologia zarządzania projektami to system zasad, technik i procedur stosowanych przez osoby pracujące w danej dziedzinie. Najlepsze metodyki różnią się nie tylko strukturą, ale również wymaganiami dotyczącymi produktów końcowych, przepływów pracy, a nawet oprogramowania do zarządzania projektami. 

Aby stać się jak najlepszym kierownikiem projektu, poznaj każdą z tych 12 struktur, aby znaleźć tę, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojego zespołu. 

12 struktur zarządzania projektami

1. Agile

Co to jest: Agile to jedna z najczęściej stosowanych metodologii zarządzania projektami. W rzeczywistości jednak Agile nie jest metodologią. Najlepiej określić ją jako zasadę zarządzania projektami. 

Podejście Agile opiera się na następujących zasadach:

• Współpraca

• Szybkość i skuteczność

• Iteracyjność i oparcie na danych

• Ceni ludzi ponad procesy

Wdrażając manifest Agile, zespoły często wybierają konkretne metodyki, które będą stosować razem z Agile. Mogą to być Scrum, Kanban, programowanie ekstremalne, Crystal, a nawet Scrumban. Dzieje się tak, ponieważ połączenie metodologii Agile z bardziej szczegółowym podejściem tworzy dobrze dopracowaną filozofię zarządzania projektami i konkretny plan, który pozwala osiągać świetne wyniki. 

Kto powinien z niej korzystać: struktura Agile może być używana przez niemal każdy zespół. Dzieje się tak dlatego, że zasada, na której się opiera, jest dość uniwersalna. Prawdziwą sztuką jest zdecydowanie, którą metodologię zastosować.

2. Model kaskadowy

Czym jest: model kaskadowy to również bardzo popularna struktura. Jednak w odróżnieniu od Agile, model kaskadowy jest rzeczywistą metodologią, która jest dość prosta. Metodyka kaskadowa, znana również jako cykl życia tworzenia oprogramowania (SDLC), to liniowy proces, w którym praca spływa kaskadowo (podobnie jak wodospad) i jest zorganizowana w kolejności sekwencyjnej. 

Aby osiągnąć to podejście, każde zadanie jest połączone zależnością. Oznacza to, że każde zadanie musi zostać ukończone, zanim będzie można rozpocząć następne. Nie tylko zapewnia to, że praca przebiega zgodnie z planem, ale także sprzyja przejrzystej komunikacji w trakcie całego procesu. 

Chociaż niektóre nowoczesne organizacje postrzegają to podejście jako tradycyjne, metoda ta jest odpowiednia do tworzenia przewidywalnego i dokładnie zaplanowanego planu projektu. 

Dla kogo jest odpowiedni: ponieważ model kaskadowy jest tak szczegółowy, doskonale nadaje się do pracy nad dużymi projektami z wieloma różnymi interesariuszami. Wynika to z faktu, że projekt składa się z jasno określonych etapów i zależności, które pomagają śledzić pracę potrzebną do osiągnięcia celów. 

3. Scrum

Na czym polega: metodologia Scrum obejmuje krótkie „sprinty”, które są wykorzystywane do tworzenia cyklu projektu. Cykle te trwają od jednego do dwóch tygodni i są organizowane w zespołach liczących maksymalnie 10 osób. Różni się to od podejścia kaskadowego, w którym poszczególne zadania są dzielone na zależności.

Scrum jest wyjątkowy z wielu powodów, a jednym z nich jest wykorzystanie Scrum Mastera. Innymi słowy, jest to kierownik projektu, który prowadzi codzienne spotkania Scrum, demonstracje, sprinty i retrospekcje sprintu po każdym ukończonym sprincie. Spotkania te mają na celu połączenie interesariuszy projektu i zapewnienie, że zadania zostaną ukończone na czas. 

Chociaż Scrum jest technicznie metodologią zarządzania projektami, najczęściej kojarzy się ją ze strukturą Agile. Dzieje się tak, ponieważ obie metody mają podobne zasady, takie jak współpraca i przedkładanie ludzi nad procesy. 

Dla kogo jest to rozwiązanie: zespoły, które stosują podejście Agile, powinny również korzystać z metodologii Scrum lub przynajmniej ją wypróbować. Ponieważ sprinty są podzielone na małe zespoły, to podejście może sprawdzić się zarówno w małych, jak i dużych zespołach. 

4. Kanban

Czym jest: metodologia Kanban przedstawia backlogi projektów za pomocą elementów wizualnych, w szczególności tablic. To podejście jest stosowane przez zespoły Agile, aby lepiej wizualizować przepływ pracy i postępy w realizacji projektu, jednocześnie zmniejszając prawdopodobieństwo wystąpienia wąskich gardeł. Zwykle ma również formę narzędzia programowego, które umożliwia bezproblemowe zmienianie i przeciąganie tablic w ramach projektów, choć nie jest to wymagane. 

Ponieważ ta metoda nie ma zdefiniowanego procesu, wiele zespołów używa jej na różne sposoby. Główną ideą, o której należy pamiętać, jest to, że Kanban ma na celu skupienie się na najważniejszych zadaniach w projekcie, zachowując prostą strukturę ogólną.

Kto powinien z niej korzystać: tablice Kanban są świetne dla zespołów każdej wielkości, a w szczególności dla zespołów zdalnych. Wizualne możliwości tablic Kanban pomagają członkom zespołu dotrzymywać terminów bez względu na to, gdzie się znajdują. 

5. Scrumban

Czym jest: jak można się domyślić, Scrumban to metodologia, która czerpie inspirację zarówno ze Scruma, jak i Kanban. Niektórzy uważają, że jest to podejście hybrydowe, które łączy w sobie to, co najlepsze z obu tych metod. 

Scrumban wykorzystuje cykl sprintów podobny do Scruma, ale pozwala na dodawanie poszczególnych zadań do planu, jak w Kanban. Dzięki temu najważniejsze zadania mogą zostać ukończone, a plany projektów pozostają proste. Scrumban wykorzystuje również spotkania Scrum, aby usprawnić współpracę i skupić się na celach. 

Dla kogo jest odpowiednia: jeśli podoba Ci się pomysł podziału projektu na mniejsze zadania, ale chcesz zachować jego prostotę wizualną, Scrumban może być dla Ciebie. To idealne połączenie prostoty i przejrzystości.  

6. PRINCE2

Czym jest: PRINCE2, znana również jako PRojects IN Controlled Environments, wykorzystuje nadrzędną metodologię kaskadową do definiowania etapów w projekcie. Metoda ta została pierwotnie stworzona przez rząd Wielkiej Brytanii dla projektów IT i nadal najlepiej sprawdza w przypadku dużych przedsięwzięć informatycznych, a nie tradycyjnych projektów produktowych lub rynkowych. 

Istnieje siedem głównych zasad PRINCE2, które obejmują:

1. Rozpoczynanie projektu

2. Zarządzanie projektem

3. Inicjowanie projektu

4. Kontrolowanie projektu

5. Zarządzanie dostarczaniem produktów

6. Zarządzanie końcem etapu

7. Zamykanie projektu

Te siedem zasad tworzy kompleksowy proces projektowy i stanowi skuteczną metodologię projektów przedsiębiorstwa. Ma ona na celu zdefiniowanie ról i wspieranie zarządzania. Ponadto PRINCE2 można wykorzystać do usprawnienia wielu indywidualnych zadań związanych z zarządzaniem projektami, takich jak kontrolowanie etapu, zarządzanie dostawą produktu oraz inicjowanie i zamykanie projektu. 

Kto powinien z niej korzystać: ze względu na szczególny charakter metodyki zarządzania projektami PRINCE2 najlepiej nadaje się ona do dużych projektów korporacyjnych z wieloma interesariuszami. Użycie jej w przypadku małych projektów może sprawić, że proces będzie dłuższy i bardziej skomplikowany niż to konieczne. 

7. Six Sigma

Czym jest: w przeciwieństwie do innych metodologii zarządzania projektami, Six Sigma jest wykorzystywana do zarządzania jakością i jest często opisywana jako filozofia, a nie tradycyjna metodologia. Często łączy się ją z metodologią Lean lub strukturą Agile, tworząc Lean Six Sigma i Agile Six Sigma. 

Głównym celem Six Sigma jest ciągłe doskonalenie procesów i eliminowanie wad. Osiąga się to poprzez ciągłe ulepszenia wprowadzane przez ekspertów w danej dziedzinie w celu podtrzymywania, definiowania i kontrolowania procesów. 

Aby pójść o krok dalej, możesz użyć procesu DMAIC Six Sigma, który tworzy podejście etapowe. W skład tych etapów wchodzi:

• Definiowanie: określenie zakresu projektu, uzasadnienie biznesowe i pierwsze spotkanie robocze.

• Pomiar: zbieranie danych, które pomagają określić potrzeby w zakresie ulepszeń.

• Analiza: zidentyfikuj przyczyny źródłowe problemów. 

• Ulepszanie: rozwiązanie zidentyfikowanych przyczyn.

• Kontrola: praca nad utrzymaniem rozwiązań dla przyszłych projektów. 

Kto powinien z niej korzystać: Six Sigma jest najlepsza dla dużych organizacji, zwykle zatrudniających kilkuset pracowników lub więcej. Właśnie wtedy potrzeba wyeliminowania marnotrawstwa w projektach zaczyna mieć większy wpływ na organizację. 

8. Metoda ścieżki krytycznej (CPM)

Na czym polega: metoda ścieżki krytycznej służy do identyfikowania i planowania krytycznych zadań w ramach projektu. Obejmuje to tworzenie zależności między zadaniami, śledzenie celów i postępów projektu, ustalanie priorytetów produktów końcowych i zarządzanie datami wykonania – wszystkie te elementy są podobne do struktury podziału pracy.

Celem tej metodologii jest właściwe zarządzanie udanymi projektami na dużą skalę, tak aby kamienie milowe i produkty końcowe były prawidłowo zmapowane. 

Kto powinien z niej korzystać: metoda ścieżki krytycznej jest najlepsza dla małych i średnich projektów i zespołów. Wynika to z faktu, że duże projekty wymagają wielu produktów końcowych i wielu interesariuszy, a metoda ścieżki krytycznej nie jest przeznaczona do zarządzania złożonymi projektami. 

9. Metoda łańcucha krytycznego (CCPM)

Na czym polega: struktura zarządzania projektami metodą łańcucha krytycznego jest ściśle związana z metodą ścieżki krytycznej, ale jest jeszcze bardziej szczegółowa, co czyni ją jedną z najbardziej kompleksowych opcji. 

Oprócz struktury podziału pracy, takiej jak w CPM, CCPM obejmuje również określone wymagania czasowe dla każdego zadania. Pozwala to na jeszcze dokładniejsze śledzenie zadań, ponieważ jasno widać, kiedy wykraczają poza wyznaczony czas. CCPM wykorzystuje również równoważenie zasobów, które ma na celu rozwiązanie problemu dużego obciążenia pracą poprzez rozłożenie jej na dostępne zasoby. 

Nie tylko pomaga to zwiększyć produktywność i wydajność, ale także łączy pracę, która musi zostać ukończona, z celami projektu. Wiele narzędzi do zarządzania projektami zawiera nawet elementy wizualne, które lepiej ilustrują te cele, tworząc uporządkowaną mapę drogową dla członków zespołu. 

Kto powinien z niej korzystać: CCPM to świetna metoda zarówno dla małych, jak i dużych zespołów, ale przede wszystkim pomaga rozwiązywać problemy związane z wydajnością projektu. Może to być również świetny sposób na raportowanie kierownictwu prac w toku. 

10. Metoda Lean

Na czym polega: metodologia Lean ma na celu ograniczenie marnotrawstwa i stworzenie prostej struktury dla potrzeb projektu. Oznacza to, że należy robić więcej przy mniejszych nakładach, aby zmaksymalizować wydajność i pracę zespołową. 

Chociaż redukcja marnotrawstwa pierwotnie odnosiła się do produktu fizycznego (co sięga metody stosowanej przez Henry'ego Forda, a później przez Toyotę i Motorolę), obecnie odnosi się do praktyk marnotrawstwa. Opisuje je trzy M:

• Muda (marnotrawstwo): praktyki, które pochłaniają zasoby, ale nie wnoszą wartości dodanej  

• Mura (nierówności): powstają w wyniku nadprodukcji i pozostawiają po sobie odpady 

• Muri (przeciążenie): występuje, gdy zasoby są nadmiernie obciążone 

Twoim zadaniem jako kierownika projektu jest zapobieganie tym trzem „M”, aby lepiej realizować projekty i usprawniać procesy. Jest to podobne do podejścia racjonalnego procesu zunifikowanego (RUP), który również ma na celu ograniczenie marnotrawstwa. Różnica polega na tym, że RUP ma na celu zmniejszenie kosztów rozwoju, a nie marnotrawstwa. 

Kto powinien z niej korzystać: ponieważ metoda Lean polega na ograniczaniu marnotrawstwa, najlepiej nadaje się dla zespołów zmagających się z problemami z wydajnością. Chociaż będzie to miało większy wpływ na duże organizacje, może być pomocne dla zespołów projektowych każdej wielkości. 

11. Przewodnik PMBOK® Instytutu Zarządzania Projektami

Co to jest: chociaż Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami PMI jest kojarzone z metodologią zarządzania projektami, jest ono ściślej związane z zestawem najlepszych praktyk, które uwzględniają różne procesy rozwojowe. 

Ta struktura koncentruje się na wdrożeniu pięciu faz zarządzania projektem, które pomagają łatwo zarządzać projektem od początku do końca w ustrukturyzowany sposób. W skład tych pięciu etapów wchodzi:

1. Inicjowanie projektu

2. Planowanie projektu

3. Realizacja projektu

4. Realizacja projektu

5. Zamknięcie projektu

Chociaż jest to dobry punkt wyjścia, PMBOK® Guide niekoniecznie jest tak szczegółowy jak inne podejścia. Oznacza to, że musisz zdecydować, które zadania należy ukończyć w każdej fazie. 

Kto powinien z niego korzystać: Przewodnik PMBOK® może być używany samodzielnie przez małe zespoły przy standardowych projektach, ale w przypadku dużych zespołów realizujących złożone projekty warto połączyć go z bardziej szczegółową metodologią (np. CPM). 

12. Programowanie ekstremalne (XP)

Co to jest: jak sama nazwa wskazuje, ekstremalne programowanie jest używane w projektach o szybkim tempie i napiętych terminach. Polega ona na tworzeniu krótkich cykli rozwoju z wieloma wydaniami. Zapewnia to krótki czas realizacji i zwiększoną produktywność. 

Ekstremalne programowanie opiera się na kilku podstawowych wartościach, takich jak prostota, komunikacja, informacje zwrotne, szacunek i odwaga. Obejmuje również określony zestaw zasad XP, który obejmuje wszystkie fazy od planowania do testowania. 

Kto powinien z niej korzystać: ekstremalne programowanie może być używane w przypadku pojedynczych projektów z napiętymi terminami, najczęściej w małych i średnich zespołach. Ponieważ XP jest metodą szybką, należy ją stosować z umiarem, aby zapobiec wypaleniu. 

Wybór odpowiedniej metodologii zarządzania projektami dla Twojego zespołu

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia, jeśli chodzi o metodyki zarządzania projektami. Każda z nich oferuje unikalne zasady, które pozwalają przejść od wstępnego planu do ostatecznej realizacji projektu. 

Główne aspekty, o których należy pamiętać, to wielkość zespołu i preferowany sposób pracy. Oto kilka dodatkowych wskazówek, które warto wziąć pod uwagę:

• Branża: zastanów się, czy działasz w branży, która często się zmienia. Na przykład firma technologiczna to branża, która stale się rozwija. Wpłynie to na spójność projektu i powinno być połączone z metodologią elastyczną lub statyczną. 

• Cel projektu: rozważ cele swoich projektów. Czy bardziej cenisz ludzi niż wydajność? Pomoże Ci to wybrać metodologię, która odpowiada podobnym celom. 

• Złożoność projektów: czy Twoje projekty są bardziej złożone, czy zazwyczaj są proste? Niektóre metody, takie jak CCPM, nie są tak dobre jak inne w organizowaniu złożonych zadań.

• Specjalizacja ról: zastanów się, jak niszowe są role w Twoim zespole. Czy wielu członków zespołu może wykonywać ten sam rodzaj pracy, czy też potrzebujesz metody, która koncentruje się na specjalizacji?

• Wielkość organizacji: wielkość organizacji i zespołu należy wziąć pod uwagę przy wyborze metodologii. Metody takie jak Kanban są uniwersalne pod względem wielkości zespołu, podczas gdy opcje takie jak CPM lepiej nadają się dla małych zespołów. 

Niezależnie od tego, czy członkowie zespołu preferują proces wizualny, taki jak Kanban, czy bardziej tradycyjne podejście do zarządzania projektami, takie jak metoda kaskadowa, istnieje opcja dla każdego rodzaju zespołu. Aby pójść o krok dalej w metodologii zarządzania projektami, rozważ użycie narzędzia do zarządzania pracą, które umożliwia lepsze śledzenie i realizację projektów programistycznych. 

Metody świadomego zarządzania projektami

Dzięki odpowiedniej metodologii zarządzania projektami możesz przenieść swoje projekty na wyższy poziom wydajności i wdrożyć procesy, które są odpowiednie dla Twojego zespołu, organizacji i dla Ciebie.