Podstawy zarządzania projektami metodą łańcucha krytycznego

Wyobraź sobie, że jesteś dzieckiem bawiącym się klockami. Możesz zbudować wszystko, co chcesz, ale masz do dyspozycji tylko określoną liczbę klocków. W miarę budowania czerpiesz zasoby z dostępnego zapasu klocków. Ale co się stanie, gdy wykorzystasz wszystkie swoje zasoby? Jak upewnić się, że uda Ci się zbudować to, co chcesz, korzystając z dostępnych klocków? 

Na tym polega koncepcja zarządzania projektami metodą łańcucha krytycznego. 

Czym jest zarządzanie projektami metodą łańcucha krytycznego?

Zarządzanie projektami metodą łańcucha krytycznego (ang. Critical Chain Project Management, CCPM) to metoda zarządzania projektami, która pomaga monitorować niezbędne zasoby i priorytetyzować zależne zadania, aby projekty były ukończone w możliwie najbardziej efektywny sposób. Jeśli Twój zespół chce dokładnie monitorować wykorzystanie zasobów, zarządzanie projektami metodą łańcucha krytycznego jest dobrą strategią do śledzenia tych zasobów.

Historia zarządzania projektami metodą łańcucha krytycznego

Dr Eliyahu M. Goldratt opracował koncepcję CCPM w 1997 roku. CCPM jest ściśle związane z jedną z innych teorii dr Goldratta – teorią ograniczeń. Teoria ograniczeń pomaga zidentyfikować kluczowe wąskie gardła lub czynniki ograniczające, które stoją na drodze do ukończenia projektu. Zgodnie z tą teorią każdy projekt ma jedno główne ograniczenie, które może zakłócić cały projekt, przerywając najsłabszy łańcuch. 

Metoda łańcucha krytycznego a metoda ścieżki krytycznej

Te dwa formularze zarządzania projektami są bardzo podobne, ale mają jedną zasadniczą różnicę. Metoda ścieżki krytycznej koncentruje się na pojedynczym ciągu równoległych zadań wymaganych do ukończenia projektu. Chociaż może być konieczne wykonanie innych zadań, ścieżka krytyczna uwypukla wszystkie zadania, które są absolutnie niezbędne do ukończenia projektu. Ta forma zarządzania projektami może pomóc zespołom w określeniu najbardziej optymalnego przepływu pracy w celu stworzenia efektywnej osi czasu projektu. Wszystkie zadania, które nie są częścią ścieżki krytycznej, mają niższy priorytet. O stanie projektu decyduje to, czy określone zadania krytyczne zostaną ukończone w określonym czasie. 

Metoda łańcucha krytycznego również skupia się na zależnościach między zadaniami,

ale uwzględnia również zasoby potrzebne do ukończonego projektu. Ponieważ istnieje wiele nieznanych zmiennych, które mogą przyczyniać się do ograniczeń zasobów, metoda łańcucha krytycznego tworzy bufory zasobów (nadmiar zasobów, który działa jako bariera) na osi czasu projektu. W przeciwieństwie do metody ścieżki krytycznej, która skupia się tylko na tym, kiedy zadania są ukończone, metoda łańcucha krytycznego określa sukces projektu na podstawie tego, jak szybko zużywane są bufory zasobów. Jeśli Twój zespół nie wykorzystał żadnych buforów zasobów, projekt przebiega pomyślnie.

Elementy łańcucha krytycznego

Istnieją trzy główne części łańcucha krytycznego: ścieżka krytyczna, łańcuch zasilający i bufory zasobów. 

ścieżka krytyczna

Ścieżka krytyczna to najdłuższa sekwencja zależnych od siebie zadań, które muszą zostać ukończone, aby pomyślnie zrealizować projekt. Innymi słowy, są to wszystkie zadania, które są absolutnie niezbędne do powodzenia projektu, ułożone w kolejności, w jakiej muszą zostać ukończone. W metodzie łańcucha krytycznego ważne jest, aby zrozumieć, że istnieją różne poziomy zależności. Ścieżka krytyczna obejmuje główny poziom zależności, czyli zadania krytyczne dla projektu. Jeśli zadanie nie wpływa na ścieżkę krytyczną, jest ono delegowane na inną ścieżkę, zwaną również łańcuchem zasilającym. 

Łańcuch zasilający

Łańcuch zasilający to dodatkowy łańcuch zależnych od siebie zadań, które muszą być wykonywane równolegle ze ścieżką krytyczną. Każdy łańcuch zasilający ostatecznie łączy się ze ścieżką krytyczną. Dzieje się tak, ponieważ sekwencja zdarzeń w łańcuchu zasilającym wpływa tylko na jedno z zadań na ścieżce krytycznej. Łańcuch zasilający musi działać w tym samym czasie co ścieżka krytyczna, aby zapobiec wszelkim opóźnieniom na ścieżce krytycznej.

Przyjrzyjmy się ścieżce krytycznej i łańcuchowi zależności na prostym przykładzie. Załóżmy, że planujesz imprezę firmową. Twoja ścieżka krytyczna wygląda następująco:

• Wybrać motyw

• Rozesłać zaproszenia na imprezę

• Znalezienie miejsca

• Zorganizować imprezę

Chociaż są to nadal kroki na ścieżce krytycznej, istnieją pewne zadania w łańcuchu zależności, które muszą być wykonywane równolegle ze ścieżką krytyczną. Na przykład przed wysłaniem zaproszeń na przyjęcie zespół musi zdecydować, kogo zaprosić. Przed organizacją imprezy należy zakupić dekoracje zgodnie z motywem przewodnim i przygotować przestrzeń. To wszystko to przykłady zadań, które znajdują się w łańcuchu zależności.

Bufory zasobów

Bufory to zabezpieczenia wbudowane w zasoby łańcucha krytycznego, które mają zapewnić sprawną realizację projektu. Podobnie jak barierki na torze do kręgli, bufory te mają na celu zapewnienie projektom dodatkowego pola manewru na wypadek, gdyby coś nie poszło zgodnie z planem. 

Istnieją trzy rodzaje buforów powszechnie stosowanych w metodologii zarządzania projektami łańcucha krytycznego: 

• Bufory projektowe: dodatkowy czas między ostatnim zadaniem a końcem projektu. Dodanie dodatkowego czasu przed oczekiwaną datą wykonania daje członkom zespołu szansę na nadrobienie zaległości w zadaniach projektowych, których nie udało im się wykonać wcześniej. 

• Bufory zasilające: dodatkowy czas, który jest umieszczony między łańcuchem zasilającym (znanym również jako łańcuch niekrytyczny) a łańcuchem krytycznym. Dodanie tego bufora do osi czasu zapobiega opóźnieniom w łańcuchu zadań niekrytycznych, które mogłyby wpłynąć na łańcuch krytyczny. 

• Bufory zasobów: są to zasoby, które odkładasz na bok na wypadek, gdyby łańcuch krytyczny wymagał dodatkowych zasobów, takich jak dodatkowi członkowie zespołu, dodatkowy sprzęt lub pomoc strony trzeciej. 

4 kroki do wykorzystania procesu zarządzania projektami metodą łańcucha krytycznego

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z procesu zarządzania projektami metodą łańcucha krytycznego, na początek wykonaj te cztery kroki.

1. Najpierw określ ścieżkę krytyczną

W metodzie łańcucha krytycznego ścieżka krytyczna jest rdzeniem całego projektu. Stanowi ona podstawę planowania, dlatego niezwykle ważne jest ustalenie, które zadania tworzą ten podstawowy łańcuch. 

2. Określ dokładną ilość zasobów wymaganych do realizacji projektu

W tym przypadku zasoby mogą odnosić się do ilości czasu potrzebnego członkom zespołu, rzeczywistych produktów i narzędzi, których zespół używa do osiągnięcia rezultatu końcowego, lub pracowników potrzebnych do ukończenia zadania. 

Jeśli to możliwe, oszacuj, ile zasobów będzie potrzebnych do ukończone tego projektu. Oszacuj, ile osób będzie potrzebnych do ukończenia określonego zadania w łańcuchu krytycznym i mniej więcej, ile czasu zajmie im jego wykonanie. Zrób to dla każdego zadania w łańcuchu krytycznym. Czy na podstawie tych obliczeń możesz stwierdzić, że masz wystarczająco dużo zasobów, aby projekt został ukończony?

Jeśli wiesz, że wystąpią ograniczenia dotyczące zasobów, np. członkowie zespołu będą na urlopie, możesz uwzględnić to w planowaniu. Jest to jedna z głównych zalet korzystania z metody łańcucha krytycznego – większość planowania projektu odbywa się jeszcze przed jego rozpoczęciem. 

3. Dodaj bufory

Po określeniu zasobów wymaganych dla ścieżki krytycznej i łańcuchów zależności znacznie łatwiej jest określić, gdzie umieścić bufory oraz ile czasu lub zasobów powinny one obejmować. Dzięki temu możesz obliczyć bufory, które należy utworzyć, na podstawie wymagań, które zostały już obliczone podczas tworzenia ścieżki krytycznej. Kierownik projektu, który zarządza buforami, może pomóc utrzymać dostępność zasobów i zapobiec powstawaniu wąskich gardeł. 

4. Utrzymuj koncentrację członków zespołu

Wielozadaniowość to najgorszy wróg Twojego zespołu. Gdy członkowie zespołu muszą przełączać się między różnymi projektami lub zadaniami, ich koncentracja może ulec rozproszeniu i może im być trudniej wykonywać pracę w typowej dla nich jakości i tempie. 

Aby członkowie zespołu mogli dotrzymać kroku harmonogramowi projektu, nie przydzielaj jednej osobie zbyt wielu różnych zadań. Jeśli skupią się na jednym projekcie lub jednym zadaniu, łatwiej będzie im utrzymać koncentrację. Zapewnienie, że członkowie zespołu nie pracują nad zbyt wieloma różnymi projektami jednocześnie, może również pomóc w zapobieganiu przełączaniu kontekstu, które może prowadzić do stresu i wypalenia. 

Zaplanuj łańcuch krytyczny za pomocą narzędzia do zarządzania pracą

Uprość planowanie łańcucha krytycznego, korzystając z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, aby cały zespół mógł pracować zgodnie z planem. Dzięki takim funkcjom jak oś czasu członkowie zespołu mogą szybko zorientować się w czasie trwania zadań, datach ukończenia i kluczowych zasobach w jednym miejscu.