Czym jest metodologia zarządzania projektami PRINCE2?

Czy wiesz, że istnieje metodologia zarządzania projektami, która jest praktykowana w ponad 150 krajach? PRINCE2 to jedna z najbardziej znanych i powszechnie uznawanych form zarządzania projektami, z której korzysta ponad milion certyfikowanych specjalistów.

Czym jest PRINCE2?

PRINCE2 to metodologia zarządzania projektami, która kładzie nacisk na organizację i kontrolę. Akronim PRINCE oznacza „PRojects IN Controlled Environments” (projekty w kontrolowanych środowiskach). Ta struktura zarządzania projektami jest liniowa i oparta na procesach, a jej celem jest przeprowadzanie inicjatyw przez wcześniej określone etapy. PRINCE2 obejmuje również podstawowe zasady zarządzania projektami, takie jak określenie zakresu projektu i budżetu, co sprawia, że jest to dobra opcja dla początkujących.

Historia PRINCE2

Ta metodologia zarządzania projektami została po raz pierwszy opracowana w 1989 roku przez Centralną Agencję Komputerową i Telekomunikacyjną (CCTA). Pierwotnie opierała się na metodologii stosowanej przez rząd Wielkiej Brytanii, znanej jako Project Resource Organization Management Planning Technique (PROMPT). Rząd brytyjski wykorzystywał PROMPT głównie do projektów systemów informatycznych. 

PRINCE2 zaczynał jako PRINCE, a ta pierwsza iteracja koncentrowała się na zarządzaniu projektami IT. W latach 90. menedżerowie zdali sobie sprawę, że techniki PRINCE mogą być stosowane w każdym rodzaju projektu, nie tylko w IT. Po zmianie, która miała na celu usunięcie wszelkich odniesień do żargonu informatycznego, w 1996 roku wprowadzono PRINCE2.

Korzyści z zarządzania projektami według metodyki PRINCE2

Nie bez powodu metodyka PRINCE2 jest jedną z najbardziej popularnych form zarządzania projektami na świecie. Oto dlaczego tak wiele zespołów wybiera PRINCE2 do prowadzenia udanych projektów.

PRINCE2 to powszechnie uznana forma zarządzania projektami

Na całym świecie są miliony praktyków PRINCE2. Metoda PRINCE2 jest uznawana przez Project Management Institute (PMI) za metodologię zgodną z Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK®) i certyfikatem Project Management Professional (PMP®). 

Istnieje kilka kursów szkoleniowych i różnych certyfikatów PRINCE2, które możesz uzyskać, aby dowiedzieć się więcej o tej metodzie zarządzania projektami. Jeśli chcesz zostać kierownikiem projektu, poznanie procesu PRINCE2 i uzyskanie certyfikatu może pomóc Ci w długoterminowej karierze.

PRINCE2 to dobra metodologia dla początkujących

Jeśli Twój zespół nigdy wcześniej nie korzystał z żadnej metodologii zarządzania projektami, PRINCE2 to dobry punkt wyjścia. Dzięki prostemu, ale zdefiniowanemu procesowi Twój zespół będzie miał jasno określone kroki do wykonania, nawet jeśli nigdy wcześniej nie wdrażał procesu zarządzania projektami.

PRINCE2 to również świetny sposób na szkolenie członków zespołu. Jej jasne zasady i fazy mogą pomóc Twojemu zespołowi w zdobyciu niezbędnych umiejętności zarządzania projektami, takich jak planowanie projektu, zarządzanie czasem i komunikacja. Umiejętności te nie są unikalne dla PRINCE2 – są uniwersalne we wszystkich metodologiach zarządzania projektami. Jeśli więc Twój zespół kiedykolwiek zdecyduje, że PRINCE2 nie jest dla niego odpowiedni, jego członkowie nadal będą mieli przyswojone przydatne umiejętności, które mogą wykorzystać w każdym projekcie.

Jeśli Twój zespół rozważa użycie formularzy Agile, PRINCE2 Agile to świetny punkt wyjścia. PRINCE2 Agile opiera się na podstawach ustalonych w standardowym procesie PRINCE2 i stosuje je w połączeniu z metodologią Agile.

PRINCE2 jest niezwykle elastyczna

Podczas gdy pierwotna technika PRINCE została stworzona z myślą o IT, PRINCE2 został stworzony z myślą o każdym rodzaju projektu w dowolnej branży. Jedną z podstawowych zasad PRINCE2 jest wykorzystanie jej jako struktury, a nie sztywnych reguł. Możesz ją dostosować do potrzeb swojego projektu.

Metodyka PRINCE2 doskonale współgra z oprogramowaniem do zarządzania pracą. Struktura oparta na procesach w połączeniu z oprogramowaniem ułatwia zespołowi tworzenie jasnych zadań z określonymi datami i właścicielami. Członkowie zespołu, interesariusze i tablica projektu mogą szybko dołączyć i śledzić postępy projektu w sposób asynchroniczny. Korzystając ze wspólnego obszaru roboczego, Twój zespół będzie miał stale aktualne informacje o statusie projektu i wszelkich ważnych aktualizacjach.

Role w projekcie PRINCE2

Jedną z głównych zalet korzystania z metodyki PRINCE2 jest przejrzystość. Niektóre metodologie zarządzania projektami mają luźniejsze wytyczne, ale każdy członek zespołu korzystającego z PRINCE2 ma jasno określoną rolę. Każda z tych ról ma swój własny zestaw oczekiwań i obowiązków. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych ról, które zobaczysz w projekcie PRINCE2.

• Kierownik projektu: główna osoba odpowiedzialna za planowanie projektu, jego realizację i postępy. 

• Kierownik zespołu: jeśli zespół jest bardzo duży, może być potrzebny kierownik zespołu, który będzie pomagał kierownikowi projektu. Kierownik zespołu pomaga nadzorować produkcję elementów, a także zarządza czasem i obciążeniem każdego członka zespołu.

• Klient: klient to osoba, która otrzymuje ostateczny produkt końcowy projektu. Może to być klient zewnętrzny, wykonawca lub zespół wewnętrzny. Załóżmy, że Twój zespół IT pracuje nad stworzeniem lepszego procesu wdrażania nowych pracowników. W tym przypadku klientami końcowymi są menedżerowie ds. rekrutacji i nowi pracownicy.

• Członkowie zespołu: osoby odpowiedzialne za stworzenie produktu końcowego. Ponieważ PRINCE2 jest metodologią opartą na procesach, ważne jest przypisanie określonych ról każdemu członkowi zespołu. Sposób delegowania zadań zależy od kierownika projektu lub zespołu.

• Tablica projektu: grupa osób, które podejmują decyzje na wysokim szczeblu w odniesieniu do projektu. Zazwyczaj w skład zarządu projektu wchodzą dyrektorzy biznesowi, a w niektórych przypadkach także klienci końcowi.

6 kluczowych aspektów projektu PRINCE2

Każdy projekt PRINCE2 ma sześć cech, które kierownik projektu śledzi w miarę postępu projektu. Niektóre z nich odnoszą się bezpośrednio do kluczowych zasad PRINCE2 (które wyjaśnimy w następnej sekcji), podczas gdy inne stanowią po prostu ważne informacje dla zespołu, które powinien znać w trakcie realizacji projektu. Oto sześć aspektów, które znajdziesz w każdym projekcie PRINCE2.

1. Zakres projektu: jasno określa cele, terminy i produkty końcowe projektu.

2. Koszty: to koszt projektu. Celem jest jak najdokładniejsze obliczenie tej kwoty, aby uniknąć przekroczenia budżetu projektu. 

3. Ramy czasowe: to czas potrzebny na ukończone projektu. Projekty PRINCE2 zazwyczaj mają ustalony termin utworzony przez tablicę projektu. Ramy czasowe pomagają członkom zespołu, zapewniając im szacunkowy czas na ukończenie każdego zadania. 

4. Ryzyko: każdy projekt wiąże się z nieodłącznym ryzykiem, ponieważ nie możemy kontrolować wszystkiego. Częścią PRINCE2 jest ustanowienie procesu zarządzania ryzykiem, aby proaktywnie identyfikować zagrożenia, na jakie zespół może napotkać, i ograniczać wszelkie problemy.

5. Jakość: w PRINCE2 konieczne jest utworzenie rejestru jakości lub dokumentu, który jasno określa standardy produkcji dla wszystkich produktów końcowych. Dzięki temu produkt końcowy spełnia najwyższe standardy zespołu i oczekiwania klientów.

6. Korzyści: PRINCE2 wymaga, aby każdy projekt miał jasne uzasadnienie biznesowe. Jest to podobne do karty projektu, ale wszystkie wymagania zależą od tego, co Twoja tablica projektu chce zobaczyć przed zatwierdzeniem projektu.

Siedem faz projektu PRINCE2

Oprócz siedmiu zasad PRINCE2 istnieje również siedem faz, które prowadzą zespół od rozpoczęcia projektu do jego zakończenia. 

• Rozpoczęcie projektu: zespół projektowy przedstawia plan projektu, korzystając z mandatu projektu, który jest ogólnym zarysem tego, co projekt obejmuje. Daje to ogólny obraz projektu i jasno określa uzasadnienie biznesowe. Po zatwierdzeniu (często przez tablicę projektu) zespół projektowy tworzy bardziej szczegółowy brief projektu.

• Kierowanie: tablica projektu przegląda brief projektu i decyduje, co jest potrzebne, aby zespół mógł iść naprzód. Może to oznaczać zmianę niektórych aspektów brief projektu w celu dostosowania go do zasobów lub czasu.

• Rozpoczęcie projektu: tablica projektu wybiera kierownika projektu, który będzie prowadził projekt i stworzy jeszcze bardziej szczegółowy plan projektu. Obejmuje to punkty odniesienia dla czasu, kosztów, jakości, zakresu, ryzyka i korzyści. Projekt może oficjalnie się rozpocząć, gdy tablica projektu w pełni zatwierdzi plan projektu utworzony przez kierownika. 

• Kontrolowanie: podczas tej fazy kierownik projektu dzieli projekt na części, aby łatwiej było nimi zarządzać. Następnie deleguje te mniejsze części poszczególnym członkom zespołu, aby mogli nad nimi pracować i je ukończyć.

• Zarządzanie dostawą produktu: kierownik projektu dba o to, aby projekt przebiegał sprawnie, a produkty końcowe spełniały wymagania jakościowe określone w rejestrze jakości. Następnie tablica projektu dokonuje przeglądu produktów końcowych i decyduje, czy zatwierdzić pracę, czy też zażądać wprowadzenia zmian lub wykonania dodatkowych prac w ramach projektu.

• Zarządzanie granicami etapów: pod koniec każdego etapu tablica projektu zawiera przegląd, który pozwala zdecydować, czy projekt powinien być kontynuowany, czy też zespół powinien z niego zrezygnować. 

• Zamknięcie: kierownik projektu przygotowuje ostateczną dokumentację, wyniki i raporty przed całkowitym zakończeniem cyklu życia projektu.

Certyfikaty PRINCE2 Practitioner

Nie musisz mieć certyfikatu z zarządzania projektami, aby korzystać z PRINCE2 w swoim zespole. Istnieje jednak kilka kursów szkoleniowych i egzaminów, które mogą pomóc Ci poprawić i zademonstrować biegłość w tej metodologii. 

• Egzamin PRINCE2 Foundation: mierzy umiejętności na poziomie podstawowym, aby wykazać, czy możesz działać jako świadomy członek zespołu zarządzającego projektem PRINCE2. 

• Egzamin PRINCE2 Practitioner: sprawdza, czy potrafisz zastosować PRINCE2 do prowadzenia i zarządzania podstawowym projektem. 

• Egzamin PRINCE2 Agile Foundation: sprawdza, czy potrafisz działać jako świadomy członek zespołu zarządzającego projektem i rozumiesz, jak PRINCE2 współpracuje z koncepcjami Agile, takimi jak Scrum i Kanban. 

• Egzamin PRINCE2 Agile Practitioner: sprawdza, czy potrafisz zastosować metody Agile do zarządzania własnymi projektami PRINCE2. 

Wybierając szkolenie PRINCE2 lub egzamin PRINCE2 Foundation i Practitioner, upewnij się, że jest ono oferowane przez akredytowaną organizację szkoleniową. Ponadto sprawdź, czy szkolenie certyfikacyjne koncentruje się na najnowszej wersji PRINCE2, na przykład na szóstej edycji.