Zamknięcie projektu: 8 kroków do kończenia projektów z większą pewnością

Świetna jest sztuka rozpoczynania, ale jeszcze większa jest sztuka kończenia.”

Longfellow z pewnością potrafił tworzyć doskonałe zakończenia. Jako jeden z największych poetów Ameryki rozumiał, że świetne zakończenia sprawiają, że wiersze zapadają w pamięć, podczas gdy nijaki finał może zrujnować nawet najlepszy tekst. I choć Longfellow nigdy nie uzyskał certyfikatu z zarządzania projektami (nie wiemy, czy w XIX wieku w ogóle coś takiego istniało), może nas nauczyć kilku rzeczy na temat zamykania projektu. 

Projekty, podobnie jak wiersze, wymagają świetnych zakończeń. Nawet jeśli wykonasz swój plan projektu idealnie, nieuporządkowane zakończenie może zniweczyć całą Twoją ciężką pracę. Jednak jeśli zakończysz projekt z rozmachem, możesz mieć pewność, że będzie on miał jasne wnioski, kolejne kroki i moc oddziaływania. 

Czym jest zamknięcie projektu? 

Zamknięcie projektu to ostatni etap projektu, podczas którego należy dokończyć zadania, udostępnić wyniki i podsumować projekt z zespołem. Faza zamknięcia projektu oficjalnie kończy projekt i zapewnia konkretny plan kolejnych kroków – niezależnie od tego, czy jest to przeniesienie odpowiedzialności za projekt na inny zespół, rozpoczęcie nowego projektu w celu poprawy pracy, czy wykorzystanie wyciągniętych wniosków w przyszłych projektach. 

Możesz dostosować proces zamknięcia projektu do potrzeb swojego zespołu, ale oto kilka kluczowych kroków, które należy uwzględnić: 

• Przeprowadź testy końcowe, aby upewnić się, że produkt końcowy projektu spełnia oczekiwania (np. przetestuj funkcję po jej uruchomieniu, aby upewnić się, że nadal działa, lub przejrzyj produkt końcowy z interesariuszami). 

• Przejrzyj plan projektu, aby dokończyć wszystkie sprawy i upewnić się, że niczego nie zapomniano. 

• Ukończ zadania administracyjne, takie jak aktualizacja dokumentacji, sfinalizowanie budżetu projektu i ponowne przypisanie zasobów. 

• Przekaż interesariuszom notatki i informacje o kolejnych krokach.

• Przeprowadź spotkanie po zakończeniu projektu, aby przeanalizować wyciągnięte wnioski i dać zespołowi możliwość przekazania informacji zwrotnych oraz dostosowania swoich procesów. 

• Rozpowszechnij raport końcowy, który opisuje, jak projekt wypadł w odniesieniu do wyznaczonych celów.

5 etapów zarządzania projektami

Termin „zamknięcie projektu” pochodzi z modelu pięciu etapów zarządzania projektami stworzonego przez Project Management Institute (PMI). Instytut PMI opisał ten model w „Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami” (ang. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, inaczej PMBOK Guide). Model ten dzieli cykl życia projektu na pięć etapów: 

• Inicjacja projektu: ogólne określenie projektu i zdobycie aprobaty.

• Planowanie projektu: stworzenie szczegółowych celów i harmonogramu projektu.

• Realizacja projektu: rozpoczęcie projektu na podstawie informacji z pierwszych dwóch etapów. 

• Wydajność projektu: mierzenie wydajności za pomocą kluczowych wskaźników efektywności (KPI). 

• Zamknięcie projektu: dokończenie wszystkich zadań, podsumowanie projektu z interesariuszami i ustalenie kolejnych kroków. 

Dlaczego zamknięcie projektu jest ważne 

Osiągnięcie ostatnich kamieni milowych lub celu to wspaniałe uczucie, ale nie oznacza to, że praca została zakończona. Po świętowaniu sukcesu nadal pozostają ważne zadania do wykonania, zanim oficjalnie dotrzesz do końca projektu. Oto, w jaki sposób zamknięcie projektu może pomóc Ci odhaczyć wszystkie zadania i z pewnością siebie zakończyć przedsięwzięcie. 

Upewnij się, że praca została ukończone

Postępowanie zgodnie z wcześniej ustalonym procesem zamknięcia projektu gwarantuje, że praca została ukończona i że nie zapomniano o żadnym zadaniu z planu projektu. Ta ostatnia faza projektu obejmuje wszystkie te łatwe do przeoczenia szczegóły, takie jak testy końcowe, przegląd planu projektu i przekazanie wyników interesariuszom, dzięki czemu możesz zamknąć projekt, mając pewność, że nic nie zostało pominięte. 

Ponadto faza zamknięcia pomaga osiągnąć konsensus z interesariuszami, że praca została wykonana skutecznie i została ukończone. W ten sposób wszyscy będą wiedzieć, co udało Ci się osiągnąć i zrozumieją, że projekt dobiegł końca. 

Określ jasno kolejne kroki

Po prawidłowym zamknięciu projektu masz konkretne kroki do wykonania: przekazanie pracy innemu zespołowi, rozpoczęcie nowego projektu w celu ulepszenia swojej pracy lub uwzględnienie kluczowych wniosków w przyszłych inicjatywach. 

W ten sposób zamknięcie projektu pomaga uniknąć niepożądanych scenariuszy, takich jak: 

• Twój projekt nie ma konkretnej daty zakończenia, a Twój zespół jest odpowiedzialny za jego utrzymanie w nieskończoność. Załóżmy, że masz projekt, który ma na celu zwiększenie ruchu na stronie o 20 procent. Bez prawidłowego zamknięcia projektu możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności za drobne poprawki, ulepszenia i testy w celu poprawy ruchu na stronie. 

• Twój projekt nie został przekazany odpowiedniemu zespołowi, więc po prostu leży i zbiera kurz. Załóżmy, że utworzyłeś nowy projekt, aby przetestować funkcję w swojej witryny internetowej. Aby prawidłowo zamknąć projekt, należy poinformować interesariuszy, że osiągnięto cel i zakres projektu (tj. przetestowano funkcję). Następnie musisz przekazać statystyki z testów odpowiedniemu zespołowi produktowemu, aby faktycznie zbudować tę funkcję. 

Udokumentuj wyciągnięte wnioski

Każdy projekt pozwala zespołowi uczyć się i doskonalić, a zamknięcie projektu zapewnia, że te wnioski zostaną wykorzystane, a nie zapomniane w notatkach. Dzieje się tak, ponieważ spotkanie po zakończeniu projektu jest wbudowane w proces zamknięcia, więc zespół ma szansę zastanowić się nad tym, co poszło dobrze, a co można poprawić następnym razem. Omówienie zakończenia projektu z zespołem często ujawnia problemy, o których być może nie pomyślałeś, ponieważ członkowie zespołu mogą przedstawić swoją perspektywę. Oznacza to, że możesz stale ulepszać swoje zarządzanie projektami – z każdym projektem masz szansę uczyć się i usprawniać procesy zespołu, komunikację i realizację projektu.

Oprócz usprawnienia procesów, zamknięcie projektu pomaga również w uchwyceniu i udostępnieniu kluczowych wniosków z projektu. W raporcie końcowym, który udostępniasz interesariuszom, możesz przedstawić wnioski wyciągnięte z rzeczywistych danych projektu, takich jak wyniki testu A/B, wyniki badania użytkowników lub oś czasu tworzenia nowej funkcji aplikacji. W ten sposób interesariusze mogą wyciągnąć wnioski z Twojego projektu i wykorzystać je w swojej pracy. 

Korzystanie z szablonu wyciągniętych wniosków lub szablonu podsumowania projektu zapewnia proces, który umożliwia zebranie informacji zwrotnych po zakończeniu projektu i wykorzystanie ich bezpośrednio w przyszłych projektach.

Skąd wiadomo, że projekt został zakończony? 

Zanim zamkniesz projekt, musisz ustalić, czy jest on ukończone. Co to dokładnie oznacza? 

Istnieje kilka sposobów na określenie, czy projekt został zakończony, ale najważniejszym wskaźnikiem jest to, czy osiągnięto cele projektu, które zostały ustalone podczas planowania. Niezależnie od stosowanej metodologii wyznaczania celów, cele określają, jak wygląda sukces projektu i dają jasny cel, do którego należy dążyć. Istnieje kilka metod wyznaczania celów, w tym cele i kluczowe rezultaty (OKR), kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) oraz cele SMART. 

Nie każdy projekt osiąga swoje cele i to jest w porządku. Nawet jeśli nie udało Ci się osiągnąć swoich celów, możesz stwierdzić, że projekt został zakończony, gdy:

• produkty końcowe określone w zakresie projektu zostały ukończone; 

• Oś czasu projektu została ukończona.

• Wykorzystano cały budżet projektu.

8 kroków do zamknięcia projektu

Zamknięcie projektu nie musi być trudne. Pracując nad projektami, dowiesz się, co działa, a co nie działa w Twoim zespole. Dzięki tej wiedzy możesz opracować własne najlepsze praktyki dotyczące zamykania projektów. 

Jeśli zamykasz projekt po raz pierwszy, skorzystaj z poniższych ośmiu kroków. Notuj, co działa, a co nie, aby móc udoskonalić ten proces w przyszłości.

1. Wykonaj testy końcowe

Ten pierwszy krok jest najbardziej przydatny dla zespołów, które koncentrują się na wprowadzaniu na rynek nowych produktów lub funkcji. Przed formalnym zakończeniem pracy nad projektem przeprowadź testy końcowe, aby upewnić się, że produkt końcowy jest stabilny i nadal działa zgodnie z oczekiwaniami. Jest to ważne, ponieważ wydajność często zmienia się po premierze, zwłaszcza jeśli produkt został udostępniony dużej liczbie klientów. Często trudno jest przewidzieć, jak produkt będzie działał na dużą skalę, zanim zostanie faktycznie wprowadzony na rynek. 

Oprócz przeprowadzania testów technicznych możesz również monitorować opinie klientów (zwłaszcza w mediach społecznościowych), aby sprawdzić, czy użytkownicy napotykają jakieś rażące błędy w produkcie. Jeśli napotkasz jakiekolwiek poważne problemy, utwórz projekt uzupełniający, aby je rozwiązać.

2. Dokończ wszystkie zadania

Następnie należy przejrzeć plan projektu i oznaczyć nieukończone zadania. Pomoże Ci to dokończyć wszystkie sprawy i sprawi, że nie zapomnisz o żadnych kluczowych krokach. Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Asana, ten krok jest łatwy, ponieważ możesz zobaczyć wszystkie zadania w projekcie w jednym miejscu, a także ich datę wykonania, właściciela i status ukończenia. 

Jeśli coś zostało pominięte, nie martw się. Sprawdź wszystkie nieukończone zadania i zdecyduj, czy mieszczą się one w zakresie projektu, czy też wykraczają poza niego. Jeśli są w zakresie, zaplanuj, jak je zrealizować. Jeśli są poza zakresem, poinformuj o tym interesariuszy i przekaż te zadania odpowiedniemu zespołowi. 

Załóżmy, że Twój zespół programistów właśnie ukończył projekt przeprojektowania strony internetowej i zdajesz sobie sprawę, że nie zostało ukończone zadanie aktualizacji obrazów banerów na stronie. Po zapoznaniu się z opisem zakresu projektu stwierdzasz, że to zadanie nie wchodzi w zakres projektu, ponieważ Twój zespół koncentrował się przede wszystkim na ulepszeniach infrastruktury. Dlatego przekazujesz pozostałe zadanie zespołowi projektowemu, który może wykorzystać utworzoną przez Ciebie infrastrukturę do aktualizacji obrazów banerów. 

3. Ukończ zadania administracyjne

Po uporaniu się z wszystkimi sprawami nadszedł czas, aby zająć się administracyjną stroną projektu. Chociaż zadania administracyjne mogą się różnić w zależności od projektu, oto kilka typowych rzeczy do zrobienia: 

• Upewnij się, że wszystkie pliki i zasoby projektu znajdują się we właściwym miejscu i że interesariusze wiedzą, gdzie je znaleźć. 

• Zaktualizuj dokumentację projektu, taką jak dokumentacja procesu, budżet projektu i harmonogram projektu. W trakcie tego procesu porównaj szacunki z rzeczywistymi wynikami, aby sprawdzić, czy wszystko się zgadza. Na przykład porównaj szacowane i rzeczywiste wyniki dla budżetu i osi czasu projektu.

• Upewnij się, że dokumenty projektowe, takie jak umowy z dostawcami, zostały podpisane. 

• Zakończ wszystkie umowy dotyczące dostaw, podwykonawców, darczyńców lub podobnych interesariuszy zewnętrznych. 

• Podsumuj finanse projektu. Upewnij się, że wszystkie płatności zostały odebrane lub wysłane, a następnie prześlij zespołowi finansowemu aktualizację z ostatecznymi danymi budżetowymi. 

• Upewnij się, że członkowie zespołu zostali przypisani do innych projektów. 

• W razie potrzeby sprzedaj lub przekaż sprzęt ​​lub inne zasoby projektowe innym zespołom. 

4. Powiadom swój zespół o kolejnych krokach

Następnie napisz do swojego zespołu, aby poinformować go o planie zamknięcia projektu. Poinformuj ich o kolejnych krokach, np. o tym, jak zamierzasz zająć się zaległymi produktami końcowymi projektu lub przenieść odpowiedzialność za nie. Ponadto poinformuj zespół o wydarzeniach zamykających, w których powinien wziąć udział, takich jak retrospekcja, spotkanie po zakończeniu projektu lub końcowe spotkanie z interesariuszami. Jeśli chcesz, aby zespół przekazał informacje zwrotne podczas spotkania podsumowującego, teraz jest odpowiedni moment, aby o tym poinformować, aby mógł się do tego przygotować. 

5. Poinformuj interesariuszy i wyślij raport końcowy

Po skontaktowaniu się z zespołem nadszedł czas, aby zsynchronizować się z interesariuszami. Może to być asynchroniczny przekaz aktualizacji lub oficjalne spotkanie podsumowujące. Niezależnie od formatu, pamiętaj, aby uwzględnić następujące informacje: 

• Raport końcowy, w tym podsumowanie tego, co osiągnął Twój projekt, jak wypadł w porównaniu z wyznaczonymi celami oraz wszelkie kluczowe sukcesy lub niepowodzenia. 

• Lista nieukończonych elementów, które wchodziły w zakres projektu, oraz sposób, w jaki zamierzasz się nimi zająć. 

• Lista nieukończonych elementów, które wykraczały poza zakres projektu, wraz z krótkim wyjaśnieniem i szczegółami dotyczącymi dalszych działań, które podejmiesz z odpowiednim zespołem. 

• Lista działań następczych, które planujesz ukończyć w ramach bieżącego projektu lub przekazać innemu zespołowi.

• Prośbę o opinię. Najlepiej, jeśli będzie to informacja zwrotna na piśmie w formie kwestionariusza lub ankiety. 

6. Przeprowadź spotkanie po zakończeniu projektu

Najlepszym sposobem na zebranie i przeanalizowanie wniosków wyciągniętych z każdego projektu jest zorganizowanie spotkania po jego zakończeniu. Podczas takiego spotkania członkowie zespołu mają możliwość przekazania informacji zwrotnych na temat tego, co poszło dobrze, co nie poszło dobrze i co można poprawić następnym razem. 

Oto kilka wskazówek, które warto wziąć pod uwagę przed zorganizowaniem spotkania po zakończeniu projektu: 

• Wyślij członkom zespołu listę pytań do przemyślenia co najmniej dwa dni przed spotkaniem. Mogą to być proste pytania, np.: „Co poszło dobrze, co poszło źle i czego się nauczyliśmy?” Dzięki temu zespół będzie mógł uporządkować swoje przemyślenia z wyprzedzeniem, aby poczuć się przygotowanym i gotowym do udziału w spotkaniu. 

• Podczas spotkania udostępnij swój ekran (jeśli to możliwe) i aktywnie rób notatki, aby zapisać opinie każdej osoby. Dzięki temu zespół zobaczy, że jego wkład jest doceniany. 

• Daj każdemu członkowi zespołu czas na podzielenie się swoimi uwagami podczas spotkania. W ten sposób upewnisz się, że każdy zostanie wysłuchany. 

• Na koniec spotkania podziękuj członkom zespołu za ich wkład. A kiedy przełożysz ich opinie na konkretne czynności do wykonania (do tego dojdziemy w następnym kroku), wyślij zespołowi aktualizację, aby poinformować go, w jaki sposób rozwiewasz jego obawy. 

7. Stwórz mapę drogową ulepszeń

Po przeanalizowaniu przebiegu projektu nadszedł czas, aby spojrzeć w przyszłość. Na tym etapie możesz skorzystać z mapy drogowej projektu, aby zaplanować, w jaki sposób ulepszysz i udoskonalisz końcowy produkt oraz procesy zarządzania: 

1. Rozważ wyniki testów końcowych z pierwszego kroku i zidentyfikuj priorytetowe problemy, którymi chcesz się zająć. Na przykład, jeśli wielu klientów narzeka na powolne ładowanie, możesz nadać priorytet inicjatywie mającej na celu poprawę szybkości ładowania witryny. 

2. Zbierz informacje zwrotne otrzymane od interesariuszy i zespołu projektowego. Poszukaj wspólnych motywów i wyróżnij wszystkie czynności do wykonania, które chcesz uwzględnić. Na przykład, jeśli członkowie zespołu stwierdzili, że nie mieli wystarczająco dużo czasu na ukończenie zadań, możesz ustawić czynność do wykonania, aby dodać dodatkowy bufor czasowy do przyszłych harmonogramów projektu. 

3. Utwórz mapę drogową, aby zaplanować, w jaki sposób i kiedy zajmiesz się tymi czynnościami do wykonania. 

4. Poproś zespół o opinię na temat mapy drogowej i uzyskaj akceptację odpowiednich interesariuszy. 

Stworzenie mapy drogowej dla przyszłych ulepszeń zapewnia, że będziesz stale ulepszać i iterować swoje produkty końcowe oraz procesy zarządzania projektami. Ponadto pozwala to oficjalnie zamknąć bieżący projekt, a następnie zająć się wszelkimi ulepszeniami w ramach zupełnie nowego przedsięwzięcia. W ten sposób możesz zapobiec przeciąganiu się projektów do momentu, aż produkt końcowy będzie „idealny” (co tak naprawdę jest nieosiągalne).

8. Świętuj sukcesy

Na koniec zarezerwuj czas na uczczenie osiągnięć swojego zespołu. Okazywanie uznania jest kluczem do budowania silnej kultury organizacyjnej i promowania współpracy zespołowej w miejscu pracy.

Celebracje mogą przybierać różne formy, np. prezenty lub kartki, wiadomość z podziękowaniem, wspólny happy hour lub nawet wolne popołudnie. Weź pod uwagę dynamikę zespołu i preferencje każdego członka zespołu, a następnie wybierz opcję, która Twoim zdaniem najbardziej przypadnie wszystkim do gustu. 

Zakończ projekt z pewnością

Brawo! Udało Ci się pomyślnie zamknąć projekt. Wszystko zostało zrobione i dopięte na ostatni guzik. Teraz możesz spokojnie przejść do kolejnej inicjatywy, wiedząc, że wszystko jest pod kontrolą i masz konkretny plan na kolejne kroki. 

Jeśli chcesz ustandaryzować proces zamknięcia projektu w swoim zespole, rozważ przekształcenie go w niestandardowy szablon projektu. Szablony umożliwiają utworzenie wstępnie zdefiniowanego zestawu kroków (np. listy kontrolnej), który można powielać i ponownie wykorzystywać przy każdym projekcie.