Szablon podsumowania projektu

Po zakończeniu udanego projektu wiele zespołów przechodzi od razu do następnego zadania, nie zastanawiając się nad tym, co się sprawdziło, a co nie. Bez ustrukturyzowanego procesu podsumowania, elementy do wykonania zostają pominięte, wskaźniki nie są sprawdzane, a interesariusze nigdy nie otrzymują pełnego podsumowania. W rezultacie zespół projektowy musi zgadywać, jak podejść do następnego projektu.

Szablon podsumowania projektu zapewnia zespołowi agendę krok po kroku, która umożliwia przegląd wyników projektu. Możesz rejestrować wyciągnięte wnioski, przypisywać właścicieli do ulepszeń i udostępniać szablon raportu z podsumowania projektu interesariuszom w czasie rzeczywistym. Ten szablon przekształca ukończone projekty w trampolinę do ciągłego doskonalenia.

Kto może skorzystać na szablonie podsumowania projektu?

W Asanie jeden z zespołów projektowych skorzystał z prostego szablonu podsumowania projektu po uruchomieniu kampanii marketingowej. Rejestrując sukcesy i wyzwania w jednym miejscu, zmniejszyli o połowę liczbę powtarzających się błędów i zidentyfikowali trzy nowe przepływy pracy, które można usprawnić następnym razem.

Kierownicy projektów

Kierownicy projektów prowadzą uporządkowane spotkania podsumowujące, które mają jasno określoną agendę. Śledzą cele, wyniki i wyciągnięte wnioski, przekształcając informacje zwrotne w czynności do wykonania w następnym projekcie.

Członkowie zespołu

Członkowie zespołu rejestrują informacje zwrotne na temat współpracy i równowagi obciążenia pracą. Ich statystyki przekładają się na zadania z właścicielami i terminami, udowadniając, że ich wkład napędza prawdziwe ulepszenia.

Zespoły marketingowe analizują wskaźniki kampanii, zespoły operacyjne oceniają logistykę, a organizacje non-profit podsumowują wydarzenia charytatywne. Darmowy szablon podsumowania projektu w Asanie można dostosować do każdego rodzaju ukończonego projektu.

Interesariusze

Interesariusze widzą wyniki projektu w jednym miejscu. Przeglądają osiągnięte cele, zarejestrowane wyzwania i obszary wymagające poprawy, co buduje zaufanie do procesu podsumowania projektu.

Dlaczego warto korzystać z szablonu podsumowania projektu przygotowanego przez Asana?

Jeden z zespołów operacyjnych wdrożył przepływ pracy dotyczący spotkań podsumowujących projekt w Asanie i skrócił czas przygotowania do retrospektyw o 40%. Zamiast zbierać notatki w Dokumentach Google lub PowerPoint, użyli jednego systemu do tworzenia agend, przypisywania czynności do wykonania i udostępniania aktualizacji.

Dzięki Asana szablon podsumowania projektu przekształca spotkanie podsumowujące w żywy zapis. Możesz scentralizować informacje zwrotne, udokumentować wyciągnięte wnioski i powiązać ulepszenia bezpośrednio z nadchodzącymi przepływami pracy.

Korzyści z naszego szablonu podsumowania to m.in.:

• Rejestrowanie wyciągniętych wniosków i przypisywanie członkom zespołu czynności do wykonania wraz z datami wykonania.

• Usprawnienie procesu podsumowania i przekształcenie go w powtarzalny przepływ pracy.

• Śledzenie wskaźników, kamieni milowych i celów projektu w jednym projekcie.

• Udostępnienie prostego szablonu podsumowania projektu interesariuszom w celu przekazywania aktualizacji i monitorowania projektu.

Jak korzystać z tego szablonu podsumowania projektu

Szablon podsumowania projektu organizuje proces podsumowania w ustrukturyzowane, sekcje z instrukcjami krok po kroku. Sekcje po lewej stronie prowadzą Cię od ustalenia agendy spotkania do zapisania wyciągniętych wniosków i przypisania kolejnych kroków. W górnej części pola zawierają informacje o osobie prowadzącej, właścicielu, dacie wykonania i priorytecie.

Oto, jak korzystać z tego szablonu, aby przeprowadzać skuteczne spotkania podsumowujące.

1. Podsumuj przegląd projektu

Rozpocznij podsumowanie od omówienia projektu. Dodaj brief projektu, cele i początkowe oczekiwania w sekcji „Przegląd projektu”. Podsumowania pomagają każdemu członkowi zespołu, interesariuszowi lub moderatorowi rozpocząć od tego samego punktu.

Użyj pól u góry, aby przypisać odpowiedzialność za podsumowanie i ustawić datę wykonania, do której przegląd powinien być gotowy. W tym miejscu określ złożoność projektu, aby przedstawić kontekst, w którym można ocenić, czy wyniki były odpowiednie do wielkości i zakresu inicjatywy.

2. Przejrzyj oś czasu i planowanie

W sekcji „Oś czasu i planowanie” odnotuj, czy projekt osiągnął kluczowe kamienie milowe na czas. Określ, gdzie plan zadziałał dobrze, a gdzie członkowie zespołu wprowadzili zmiany. Dokumentacja pomaga zespołowi zrozumieć, w jaki sposób planowanie wpłynęło na wyniki.

Użyj sekcji „Poziom ryzyka”, aby oznaczyć opóźnienia, które spowodowały większe problemy. Dodaj komentarze dotyczące obszarów wymagających poprawy, aby w przyszłych projektach można było tworzyć dokładniejsze szacunki. Traktując planowanie jako element mierzalny, pomagasz zespołowi projektowemu usprawnić przepływ pracy na następny raz.

3. Analiza wydajności budżetu

Budżet często decyduje o tym, czy projekt zostanie uznany za udany. W sekcji „Analiza budżetu” zapisz planowany budżet w zestawieniu z rzeczywistymi wydatkami. Uwzględnij zadania dotyczące nieoczekiwanych wydatków lub oszczędności.

Użyj pól takich jak „Zadowolenie interesariuszy”, aby ocenić, jak przywództwo zareagowało na ostateczny budżet. Wyróżnij czynniki sukcesu, takie jak negocjacje z dostawcami lub alokacja zasobów, które pozwoliły utrzymać koszty pod kontrolą. Informacje te bezpośrednio wpływają na sposób określania zakresu przyszłych projektów.

4. Oceń wydajność zespołu

Uchwyć, w jaki sposób zespół projektowy współpracował podczas realizacji projektu. Dodaj zadania, które podkreślają dobrą współpracę, a także luki w komunikacji lub równowagę zasobów. Zachęć członków zespołu, aby dodali adnotację na temat podziału pracy.

Użyj pól „Wyciągnięte wnioski” i „Obszary do poprawy”, aby przekształcić te informacje zwrotne w konkretne działania. Jeśli członkowie zespołu mieli problemy z przekazywaniem zadań, udokumentuj to tutaj i przypisz czynność do wykonania, aby jasno określić odpowiedzialność w następnym projekcie.

5. Oceń marketing i logistykę

Projekty z elementami publicznymi często w dużym stopniu opierają się na marketingu i logistyce. Skorzystaj z tej sekcji, aby ocenić realizację kampanii, zarządzanie wydarzeniami lub koordynację dostawców. Uchwyć zarówno sukcesy, jak i wyzwania, aby móc udoskonalić proces.

Jeśli logistyka stworzyła przeszkody, przypisz czynności do wykonania dla nowych przepływów pracy lub automatyzacji. Dodaj czynniki sukcesu, takie jak skuteczne kanały lub kampanie o wysokiej skuteczności, aby kontynuować działania. Ocena gwarantuje, że prace zewnętrzne będą analizowane tak samo dokładnie jak wewnętrzne.

6. Zapisuj kluczowe wnioski i czynności do wykonania

Sekcja „Kluczowe wnioski i czynności do wykonania” to miejsce, w którym przekładasz dyskusję na odpowiedzialność. Zapisz wyciągnięte wnioski, dodaj obszary do poprawy i przypisz zadania z datami wykonania, aby nic nie zostało pominięte po spotkaniu.

Prowadzący powinien kierować tym procesem, upewniając się, że każdy element do wykonania ma właściciela. Użyj pola „Czynniki sukcesu”, aby wyróżnić praktyki, które warto powtórzyć, takie jak intensywne spotkania inaugurujące projekt lub praktyczne narzędzia do komunikacji.

7. Rejestruj ryzyka, wnioski i czynniki sukcesu

Użyj pól niestandardowych u góry, aby przekształcić subiektywne opinie w uporządkowane dane. Zapisz „Poziom ryzyka” dla elementów, które stanowiły wyzwanie, zarejestruj „Wyciągnięte wnioski”, aby wspierać ciągłe doskonalenie, i wyróżnij „Czynniki sukcesu”, które przyczyniły się do powodzenia projektu.

Ocena ryzyka sprawia, że podsumowanie jest czymś więcej niż tylko konwersacją. Staje się szablonem raportu podsumowującego projekt, który można udostępnić interesariuszom i wykorzystać ponownie w przyszłych projektach.

8. Udostępnij raport z podsumowania

Po zakończeniu sesji podsumowującej utwórz raport na podstawie szablonu. Filtruj według pól, takich jak „Obszary do poprawy” lub „Zadowolenie interesariuszy”, aby jasno przedstawić wyniki. Wyeksportuj raport do Microsoft lub Google Docs, aby uzyskać dopracowane podsumowanie lub udostępnij projekt na żywo, aby interesariusze mogli śledzić aktualizacje w czasie rzeczywistym.

Udostępnienie wyników zamyka pętlę. Interesariusze widzą, jak ich wkład ukształtował dyskusję, a zespół projektowy ma zapis zobowiązań, które zostaną przeniesione do następnego projektu.

Funkcje Asana, które można wykorzystać w szablonie podsumowania projektu

Podsumowanie projektu jest pomocne tylko wtedy, gdy informacje zwrotne są rejestrowane, przypisywane i wykorzystywane do podejmowania działań. Funkcje Asany umożliwiają to, przekształcając konwersacje w ustrukturyzowane zadania. Możesz scentralizować wyciągnięte wnioski, zautomatyzować działania następcze i mierzyć postępy w zakresie wprowadzania ulepszeń. Przejrzyj bibliotekę ukończonych funkcji, aby znaleźć więcej inspiracji.

Inteligentne pola AI

Sztuczna inteligencja Asany może pomóc w podsumowaniu informacji zwrotnych z sesji podsumowujących i przekształceniu ich w czynności do wykonania. Jeśli na przykład członkowie zespołu zostawiają długie komentarze na temat wyzwań związanych z komunikacją, inteligentne pola AI mogą utworzyć zwięzłą notatkę, taką jak „Usprawnij przepływ pracy przy przekazaniu” i przypisać ją do właściwej osoby odpowiedzialnej. Dzięki temu informacje zwrotne nie zgubią się w długich podsumowaniach.

Formularze

Skorzystaj z Formularzy, aby zebrać uporządkowane dane przed spotkaniem podsumowującym. Wyślij formularz do interesariuszy, aby zebrać informacje na temat ich budżetu, osi czasu i czynników sukcesu. Ich odpowiedzi trafiają bezpośrednio do projektu, więc osoba prowadząca spotkanie rozpoczyna od uporządkowanych danych, a nie od rozproszonych notatek.

Widok osi czasu

Oś czasu pomaga zespołom powiązać elementy do wykonania z nadchodzącymi projektami. Na przykład, jeśli Twój zespół zidentyfikuje „przegląd procesu rozpoczęcia” jako następny krok, możesz umieścić to zadanie na osi czasu, aby było zgodne z datą rozpoczęcia następnego projektu. 

Cele

Połącz czynności do wykonania z celami organizacji. Jeśli zespół zidentyfikuje potrzebę „szybszego uruchamiania kampanii”, możesz połączyć to z ogólnofirmowym celem dotyczącym czasu wprowadzania produktów na rynek. Dzięki temu sesje podsumowujące stają się częścią długoterminowego śledzenia wyników, a nie pojedynczymi spotkaniami.

Portfolio

Portfolio umożliwia liderom przeglądanie wielu szablonów podsumowań jednocześnie. Kierownik może porównać, jak różne zespoły wypadły w kategorii „Zadowolenie interesariuszy” i dostrzec wzorce w różnych działach. Ten ogólny obraz wspiera ciągłe doskonalenie na dużą skalę.

Integracje dla szablonu spotkania podsumowującego projekt

Integracje rozszerzają szablon podsumowania, łącząc go z narzędziami, z których korzysta Twój zespół. Zamiast eksportować dane do oddzielnych systemów, możesz dołączać dowody, udostępniać wyniki i wizualizować ulepszenia bezpośrednio w Asanie. Przejrzyj pełną galerię integracji na stronie asana.com/apps.

Slack

Wysyłaj aktualizacje w czasie rzeczywistym z szablonu podsumowania do kanałów w Slacku. Gdy członek zespołu zarejestruje nowy obszar do poprawy, zespół projektowy natychmiast to zobaczy, a konwersacja będzie kontynuowana poza spotkaniem.

Dropbox

Dołącz briefy projektów, raporty lub arkusze kalkulacyjne budżetu z Dropbox. Jeśli zespół przegląda prezentację PowerPoint podczas podsumowania, możesz połączyć ją z odpowiednim zadaniem, aby wszystkie pliki pomocnicze pozostały połączone z dyskusją.

Microsoft Teams

Przenieś notatki z podsumowania i zadania do Teams, aby zsynchronizować konwersacje i działania. Na przykład menedżer może przejrzeć „Kluczowe wnioski i czynności do wykonania” w Teams bez konieczności przełączania się między narzędziami, a następnie przypisać dalsze działania w Asanie.

Tableau

Wizualizuj dane dotyczące wydajności projektu za pomocą pulpitów nawigacyjnych Tableau połączonych z szablonem podsumowania. Możesz pokazać, jak zmieniły się wyniki „Poziomu ryzyka” w kilku projektach lub czy ulepszenia zwiększyły zadowolenie interesariuszy. Dzięki temu Twoje podsumowanie będzie oparte na konkretnych danych.

Dysk Google

Połącz udostępnione pliki, takie jak agendy spotkań, ankiety dla interesariuszy lub dokumenty podsumowujące przechowywane w Dokumentach Google. Połączenie tych materiałów sprawia, że szablon raportu podsumowującego pozostaje jednym źródłem wiedzy na temat wyników projektu.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów podsumowań projektów