Szablon rejestru interesariuszy

Pomyślna realizacja projektu zależy od wielu czynników – kompleksowego planowania, skutecznej komunikacji, jasnych celów i założeń oraz, oczywiście, zaangażowania i satysfakcji interesariuszy.

Zadowolenie interesariuszy jest kluczem do udanego projektu, ale śledzenie preferencji wszystkich osób może być trudne, szczególnie w przypadku dużego projektu składającego się z wielu zmiennych elementów. Na szczęście szablon rejestru interesariuszy znacznie upraszcza zarządzanie interesariuszami.

Czym jest rejestr interesariuszy?

Rejestr interesariuszy to dokument określający wszystkich interesariuszy danego projektu, ich zaangażowanie w projekt, wpływ i zainteresowanie oraz preferowane kanały komunikacji. 

Czy zdarzyło Ci się pomylić preferencje interesariuszy? Albo co gorsza – nie uwzględnić jednego z interesariuszy w ważnym komunikacie? To może zdarzyć się nawet najlepszemu kierownikowi projektu. Uproszczony proces śledzenia informacji o interesariuszach to tylko jeden z elementów efektywnego zarządzania interesariuszami.

Tu pomocny może okazać się rejestr interesariuszy. Jest to przydatne narzędzie w zarządzaniu projektami, ponieważ zawiera wszystkie informacje o interesariuszach w jednym łatwo dostępnym miejscu, dzięki czemu możesz szybko sprawdzić, którzy interesariusze są zaangażowani w projekt i jaki mają wpływ na wynik projektu. Jeśli informacje o interesariuszach ulegną zmianie w trakcie trwania projektu, możesz szybko zaktualizować rejestr, aby nic nie umknęło uwadze Twojego zespołu.

Czym jest szablon rejestru interesariuszy?

Szablon rejestru interesariuszy to zasób wielokrotnego użytku, który można szybko powielić w celu utworzenia nowego rejestru interesariuszy dla dowolnego projektu. Stanowi on bazę dla wszystkich Twoich projektów, ułatwiając śledzenie preferencji każdego interesariusza i jego wpływu na projekt po przeprowadzeniu analizy interesariuszy.

Korzyści z cyfrowego szablonu rejestru interesariuszy

Zarządzanie wszystkimi interesariuszami projektu może być trudnym zadaniem dla kierownika projektu, zwłaszcza jeśli zarządza dużą inicjatywą lub wieloma projektami jednocześnie. Jednak uzyskanie odpowiedniego udziału interesariuszy oraz ich zadowolenie jest kluczowe dla powodzenia projektu. Przekazanie odpowiednich informacji właściwym osobom na początku projektu pomoże uzyskać poparcie kierownictwa. Pozwoli to również Tobie i Twoim interesariuszom skoordynować działania wokół osi czasu, celów i produktów końcowych projektu, dzięki czemu unikniecie pełzania zakresu w miarę postępów w realizacji projektu.

Szablon rejestru interesariuszy upraszcza ten proces i stanowi centralne źródło wszystkich informacji o interesariuszach, zwiększając zaangażowanie interesariuszy w projekt. Za jego pomocą możesz sortować interesariuszy projektu według różnych poziomów i kategorii, śledzić preferowane przez nich sposoby udostępniania informacji oraz zdobyć i utrzymać ich aprobatę.

Co więcej, cyfrowy szablon rejestru interesariuszy utworzony w narzędziu do zarządzania projektami ogranicza czynności okołozadaniowe, umożliwiając szybkie rozpoczęcie pracy na początku każdego projektu.

Inne korzyści z szablonu rejestru interesariuszy to m.in.:

• Stanowi centralne źródło wszystkich informacji o interesariuszach

• Pozwala śledzić dane interesariuszy w łatwo dostępnym miejscu dla wszystkich członków zespołu

• Zapewnia członkom zespołu informacje o preferencjach interesariuszy

• Poprawia zaangażowanie i relacje interesariuszy 

• Pomaga Twojemu zespołowi zrozumieć indywidualne preferencje interesariuszy, co przyczynia się do efektywniejszej komunikacji i pomaga uzyskać odpowiedni udział interesariuszy

• Buduje zaufanie i zapewnia przejrzystą komunikację z interesariuszami 

• Twój zespół może łatwo sprawdzić, kto jest decydentem, dzięki czemu może szybko dotrzeć do odpowiednich interesariuszy i uzyskać zgodę w krótkim czasie 

• Pomaga Twojemu zespołowi zidentyfikować potrzeby interesariuszy i określić najwłaściwszy sposób komunikacji 

Pamiętaj, że rejestr interesariuszy to proaktywne, a nie reaktywne narzędzie, które pomaga utrzymać kontrolę nad projektem, stanowiąc część wczesnego etapu procesu planowania projektu. Ponadto pomaga wyznaczyć granice oraz skoordynować działania wraz z interesariuszami na samym początku, aby zapobiec zwiększaniu się zakresu projektu i jego opóźnieniom. 

Co uwzględnić w szablonie rejestru interesariuszy

Twój szablon rejestru interesariuszy będzie służył jako schemat dla wszystkich przyszłych projektów, dlatego powinien zawierać wszystkie informacje, które należy powielić w różnych inicjatywach. Obejmuje to informacje o poszczególnych interesariuszach, takie jak poziom wpływu na projekt i preferowane kanały komunikacji. Dzięki temu nie musisz martwić się o ryzyko zapomnienia ważnych informacji.

Szablon rejestru interesariuszy powinien zawierać następujące informacje dotyczące interesariuszy:

• Imię i nazwisko

• Rola lub stanowisko

• Kategoria (wewnętrzny lub zewnętrzny, główny lub drugorzędny)

• Poziom wpływu na projekt (niski, średni lub wysoki)

• Poziom zainteresowania projektem (niski, średni lub wysoki)

• Specyficzne potrzeby lub wymagania

• Główna forma komunikacji

• Preferowany typ informacji w aktualizacjach 

• Preferowana częstotliwość otrzymywania aktualizacji

• Informacje kontaktowe

• Dodatkowe uwagi

Szablon rejestru interesariuszy powinien również obejmować sekcję zawierającą podstawowe informacje o projekcie, takie jak nazwa i opis projektu, rodzaj projektu oraz proponowana data rozpoczęcia i zakończenia. Możesz wypełnić te informacje i wszelkie uwagi dotyczące interesariuszy na początku każdego projektu. 

Zintegrowane funkcje

• Aktualizacje statusu projektu. Zapomnij o przełączaniu się pomiędzy narzędziami, aby znaleźć informacje na temat statusu projektu, albo o uczestnictwie w kolejnym spotkaniu, które można by zastąpić e-mailem. Aktualizacje statusu projektu w Asanie są nie tylko łatwe w użyciu, ale również bezpośrednio powiązane z pracą Twojego zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu mają łatwy dostęp do dodatkowych informacji dotyczących projektu, takich jak plan projektu, plan komunikacji, cele projektu, kamienie milowe, produkty końcowe projektu i innych. Aktualizacje statusu projektu ograniczają również konieczność ręcznego wykonywania zadań, centralizują informacje i zapewniają, że każdy członek zespołu ma dostęp do aktualnych informacji.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Przegląd projektu. Jest to miejsce, w którym możesz zawrzeć cały ważny kontekst dotyczący projektu. W ogólny sposób przedstaw zespołowi cele projektu i jego zakres. Dodaj opis projektu, aby nadać kształt waszej współpracy w Asanie. Następnie udostępnij w jednym miejscu wszelkie ważne zasoby i kontekst, takie jak szczegóły spotkań, kanały komunikacji oraz brief projektu.

• Brief projektu. Stanowi doskonały sposób, aby zakomunikować zespołowi projektowemu wszystkie najważniejsze daty i szczegóły. Upewnij się, że brief projektu jest dostępny w jednym, centralnym źródle informacji, takim jak Asana.

Polecane aplikacje

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Miro. Połącz Miro i Asanę, aby usprawnić przepływy pracy i zyskać pełny obraz statusu swoich projektów w jednym miejscu. Osadzaj tablice Miro w briefach projektów w Asanie, umożliwiając członkom zespołu interakcję, przeglądanie, komentowanie lub edytowanie bezpośrednio z poziomu Asany. Możesz też dołączyć istniejącą lub nową tablicę Miro do dowolnego zadania w Asanie, automatycznie zapraszając współpracowników zadania do przeglądania, komentowania lub edytowania tablicy.

Często zadawane pytania