Szablon procesu po zakończeniu projektu

Z radością kończysz duży projekt. Co dalej? Przeprowadź spotkanie po zakończeniu projektu. Stwórz szablon, aby opracować z zespołem metody ulepszenia procesów kolejnego projektu. Dowiedz się, jak utworzyć szablon procesu po zakończeniu projektu, który ułatwi ulepszenie przyszłych projektów.

Utwórz własny szablon

Załóż konto, aby utworzyć własny szablon.

ZINTEGROWANE FUNKCJE

Recommended apps


Najlepsi kierownicy projektów wiedzą, że projekt nie kończy się z ostatnim produktem końcowym. Po wykonaniu pracy zespół może poświęcić trochę czasu, aby zastanowić się, co poszło dobrze, a co można było zrobić lepiej – taki jest cel procesu po zakończeniu projektu.

Często spotkania po zakończeniu projektu są pomijane, ponieważ nikt nie wymaga przedstawienia płynących z nich wniosków. Jeśli jednak stworzysz szablon procesu po zakończeniu projektu, spotkania te będzie można organizować łatwo i bez wysiłku po każdym projekcie.

Czym jest proces po zakończeniu projektu?

Spotkanie po zakończeniu projektu to rodzaj spotkania organizowanego po zakończeniu projektu, podczas którego zespół zastanawia się nad tym, co poszło dobrze, a co można poprawić. Jest to także okazja do świętowania dużych sukcesów zespołu, zastanowienia się nad jego pracą oraz omówienia poprawek do wprowadzenia w następnym projekcie.

Czym jest szablon procesu po zakończeniu projektu?

Szablon procesu po zakończeniu projektu to narzędzie, za pomocą którego możesz stworzyć strukturę spotkań po zakończeniu projektu organizowanych po zakończeniu każdego projektu. Zespoły mogą skorzystać z szablonu procesu po zakończeniu projektu, aby uprościć zorganizowanie spotkania po zakończeniu projektu, zebrać refleksje zespołu na temat zrealizowanego projektu i przygotować działania dla następnego.

Jak utworzyć szablon procesu po zakończeniu projektu

Szablon procesu po zakończeniu projektu jest używany przed spotkaniem po zakończeniu projektu oraz po jego przeprowadzeniu. Celem spotkania po zakończeniu projektu jest omówienie trzech rzeczy: co wyszło dobrze podczas projektu, co się nie udało oraz jakie poprawki zespół może wprowadzić następnym razem.

Pamiętając o tym, szablon procesu po zakończeniu projektu powinien zawierać poniższe elementy:

  • Co poszło dobrze?

  • Co się nie udało?

  • Co ulepszyć następnym razem?

  • Działania do wykonania

  • Priorytet działania

  • Osoba odpowiedzialna za każde działanie

Powody używania szablonu procesu po zakończeniu projektu

Skorzystanie z szablonu procesu po zakończeniu projektu ułatwia stworzenie spójnego procesu dla całej firmy, dzięki czemu można rozwijać kulturę refleksji i skupienia na ciągłym doskonaleniu. Szablony procesu po zakończeniu projektu najlepiej sprawdzają się w przypadku zespołów stosujących metody zarządzania projektami Agile, ponieważ wiele z tych metodologii opiera się na ciągłym doskonaleniu. Poniżej przedstawiamy kilka innych sposobów, w jakie szablon procesu po zakończeniu projektu może pomóc Twojemu zespołowi.

  • Wdrożenie najlepszych praktyk: przeprowadzając kolejne spotkania po zakończeniu projektu sprawdzisz, które strategie zwiększają produktywność takich spotkań. Możesz natychmiast i łatwo dostosować szablon procesu po zakończeniu projektu do potrzeb zespołu, dzięki czemu najlepsze praktyki będą dostępne już od początku następnego projektu.

  • Szablony można dostosowywać: wiele zespołów używa szablonów jako punktów wyjściowych dla różnych strategii. Jeśli nie masz doświadczenia z procesem po zakończeniu projektu, szablon ułatwi Ci jego rozpoczęcie. Z czasem zespoły mogą odkryć, że niektóre procesy sprawdzają się lepiej w ich przypadku. Chociaż organizacja może używać standardowego szablonu procesu po zakończeniu projektu, różne zespoły mogą dostosować szablon do swoich potrzeb.

  • Zapewniają spójność: jeśli zaczniesz organizować spotkania po zakończeniu projektu lub spotkania retrospekcyjne po każdym projekcie, zespół zacznie ich oczekiwać. Szablon procesu po zakończeniu projektu ułatwia zapewnienie spójności tych spotkań, więc udział w nich wejdzie zespołowi w nawyk. Dzięki temu zespół będzie oczekiwał spotkania po zakończeniu każdego projektu i przygotuje bardziej szczegółowe informacje zwrotne, aby ulepszyć następny projekt.

Kiedy należy korzystać z szablonu procesu po zakończeniu projektu?

Szablony procesu po zakończeniu projektu są niesamowicie przydatne w pewnych sytuacjach. Oto najlepsze momenty, w których warto z nich skorzystać:

  • Dla spotkań po zakończeniu projektu: szablony procesu po zakończeniu projektu idą w parze ze spotkaniami po zakończeniu projektu. Skorzystaj z szablonu procesu po zakończeniu projektu, aby śledzić przyszłe działania, decyzje i produkty końcowe, które zostaną zaproponowane na takim spotkaniu.

  • Po odpowiedziach na incydenty: jeśli zespół napotkał awarię lub duży incydent, istotne jest przeanalizowanie tej sytuacji w celu określenia głównej przyczyny problemu. Szablon procesu po zakończeniu projektu może pomóc zespołowi wykonać te same czynności po każdej odpowiedzi na incydent.

  • Aby zautomatyzować proces po zakończeniu projektu: niektóre oprogramowania do zarządzania projektami umożliwiają dołączenie ankiet oraz formularzy do projektów i szablonów. Jeśli zespół używa ankiet po zakończeniu projektu lub kwestionariuszy przed spotkaniem po zakończeniu projektu, możesz wprowadzić istotne tematy do omówienia przed rozpoczęciem spotkania. Może to uprościć spotkanie i przeprowadzenie procesu po zakończeniu projektu. 

Zintegrowane funkcje

  • Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

  • Formularze. Kiedy użytkownik wypełnia formularz, powoduje to utworzenie nowego zadania wewnątrz projektu w Asanie. Korzystając z formularza jako źródła informacji, możesz ustandaryzować sposób rozpoczęcia pracy, zebrać potrzebne dane i zapewnić, że żadne zadania nie wymkną się spod kontroli. Zamiast doraźnego zbierania informacji, utwórz ustandaryzowany system z zestawem pytań, na które każdy powinien odpowiedzieć. Możesz też skorzystać z pytań filtrujących, aby uzależnić kolejne pytania od poprzednich odpowiedzi użytkownika. Formularze ograniczają również czas i nakład pracy potrzebny do zarządzania przychodzącymi prośbami, dzięki czemu Twój zespół może poświęcić więcej czasu właściwej pracy.

  • Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

  • Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

Polecane aplikacje

  • Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

  • Zendesk. Dzięki integracji Asany z Zendesk możesz szybko i łatwo tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze zgłoszeń Zendesk. Dodawaj kontekst, dołączaj pliki i łącz zgłoszenia z istniejącymi zadaniami, aby śledzić działania potrzebne do zamknięcia zgłoszenia. Integracja zapewnia również widoczność informacji w obu systemach, dzięki czemu wszyscy mogą na bieżąco śledzić postępy niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystają. 

  • Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

  • Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

Często zadawane pytania

Utwórz szablon procesu po zakończeniu projektu w Asanie

Przygotuj szablon procesu po zakończeniu projektu, aby ulepszyć przyszłe projekty.