Jak przekazywać efektywną informację zwrotną o projekcie w 7 krokach

Jeśli przekazywanie informacji zwrotnych na temat projektu jest dla Ciebie czymś nowym, może wydawać się to niezwykle trudne zadanie. Jednak, jak każdą umiejętność, skuteczne przekazywanie informacji zwrotnych można z czasem udoskonalić i dopracować. 

Feedback w projekcie to konwersacja na temat wyników członka zespołu, która powinna skutkować jasno określonym kolejnym krokiem w kierunku poprawy. Tego typu informacje zwrotne są zazwyczaj udostępniane przez kierownika projektu, który może, ale nie musi być bezpośrednim przełożonym członków zespołu. Skupiając się na konkretnych szczegółach projektu, a nie na szeroko zakrojonych informacjach zwrotnych na temat kariery, możesz zbudować zaufanie między Tobą a zespołem projektowym. Dobrze przeprowadzona rozmowa ewaluacyjna może przyczynić się do poprawy wyników i przyspieszenia rozwoju zawodowego zespołu.  

Poniższe siedem kroków zawiera kilka przykładów skutecznego przekazywania informacji zwrotnych na temat projektu, które pomogą Ci opanować ten proces i przygotować zespół na sukces. 

1. Wybierz odpowiedni moment

Czas jest kluczowym czynnikiem przy przekazywaniu informacji zwrotnych na temat projektu. Aby dobrze to zrobić, zapytaj członków zespołu, kiedy wolą otrzymywać informacje zwrotne. Czy wolą otrzymywać je od razu? A może woleliby spotkać się pod koniec tygodnia, aby omówić bieżące projekty? 

Udzielając informacji zwrotnych, wyobraź sobie, że prowadzisz burzę mózgów. Zachęć swój zespół do przedstawiania pomysłów i dzielenia się swoimi przemyśleniami podczas sesji poświęconej informacjom zwrotnym. Dobrze zaplanowana sesja poświęcona informacjom zwrotnym może wygenerować nowe pomysły, które popchną projekt do przodu.  

Dąż do zachowania równowagi między feedbackiem udzielanym twarzą w twarz a komunikacją asynchroniczną lub komunikacją offline. Możesz sądzić, że przekazywanie informacji zwrotnych twarzą w twarz jest zawsze lepsze, ale niektórzy członkowie zespołu wolą najpierw zobaczyć je na piśmie, a potem o nich porozmawiać. Zapytaj członków zespołu, czy mają preferencje i jak możesz stworzyć dla nich pozytywne doświadczenie związane z feedbackiem. Jest to szczególnie istotne w dobie pracy zdalnej, kiedy nie zawsze możesz spotykać się z członkami zespołu osobiście.

2. Używaj właściwego rodzaju informacji zwrotnej

Wiedza o tym, jaki rodzaj informacji zwrotnej przekazać, to połowa sukcesu. Różne scenariusze wymagają różnych rodzajów informacji zwrotnych, a jako lider zespołu musisz rozpoznać, który rodzaj jest najbardziej odpowiedni w danej sytuacji. 

Nie każdy rodzaj informacji zwrotnej jest istotny, a nawet właściwy. Jeśli prowadzisz zespół projektowy, ale nie zarządzasz osobami, z którymi pracujesz, możesz unikać niektórych cięższych rodzajów informacji zwrotnych, takich jak oceny wydajności. Z drugiej strony, jeśli jesteś jednocześnie liderem projektu i menedżerem zespołu, to od Ciebie zależy, czy chcesz połączyć informacje zwrotne dotyczące projektu, pracy zawodowej i wydajności, czy też rozdzielić je na różne sesje. 

6 rodzajów informacji zwrotnych

• Formalne informacje zwrotne: ten rodzaj informacji zwrotnych jest odpowiedni w przypadku zaplanowanych spotkań, które są specjalnie przeznaczone na przekazywanie informacji zwrotnych, takich jak przeglądy kwartalne. Obie strony powinny znać tematy konwersacji i przygotować się, mając gotowe przemyślenia i pytania. 

• Nieformalne informacje zwrotne: mogą obejmować zarówno pochwały za dobrze wykonaną pracę, jak i szybkie wprowadzenie zmian w projekcie. Ten rodzaj informacji zwrotnej jest trudniejszy, ponieważ może być spontaniczny, więc rozważ swoje ustawienie przed przekazaniem nieformalnej informacji zwrotnej. 

• Pozytywne informacje zwrotne: są tak samo ważne jak konstruktywne informacje zwrotne. Pamiętaj, aby chwalić członków zespołu za imponującą pracę. W ten sposób przypomnisz swojemu zespołowi, że dostrzegasz zarówno pozytywy, jak i negatywy. 

• Informacje zwrotne mające na celu zachęcenie: podobnie jak w przypadku informacji zwrotnych o charakterze pozytywnym, możesz skorzystać z informacji zwrotnych, aby dodać członkowi zespołu otuchy. Czy pracuje nad trudnym projektem lub wydaje się trochę wypalony? Przypomnij mu o jego wartości i o tym, jak bardzo jest doceniany. To może wiele zdziałać. 

• Informacje zwrotne dotyczące przyszłości: tego typu informacje zwrotne skupiają się na przyszłych rozwiązaniach, a nie na wcześniejszych korektach. Ten rodzaj informacji zwrotnych to bardziej proaktywne podejście do wprowadzania ulepszeń na podstawie wcześniejszych obserwacji. Na przykład, jeśli członek zespołu ma problemy z zarządzaniem czasem, możesz polecić narzędzie do organizacji Kalendarza, zamiast skupiać się na opóźnionym projekcie. 

• Konstruktywna krytyka: konstruktywna krytyka to najlepszy rodzaj informacji zwrotnej, która pomaga członkom zespołu się rozwijać. Konstruktywna krytyka obejmuje analizę projektu, określenie możliwości poprawy i przedstawienie szczegółowych zaleceń dotyczących tego, jak to zrobić.

3. Bądź bezpośredni

Bezpośredniość nie oznacza bycia surowym. To raczej pokazuje, że zależy Ci na rozwoju członków zespołu. 

Staraj się unikać „kanapki” z informacjami zwrotnymi. Jest to podejście, w którym konstruktywną krytykę „wkładasz” między pochwały. Zamiast tego przekazuj informacje zwrotne w sposób bezpośredni. Pomoże to w budowaniu zdrowej współpracy w zespole. Bezpośredniość nie oznacza brutalnej szczerości. Zawsze podawaj przykłady i dziel się swoją opinią w formie stwierdzeń zaczynających się od „ja”. Pomoże Ci to skupić się na konkretnych szczegółach i na tym, jak je postrzegasz, dzięki czemu Ty i członek zespołu będziecie mogli skupić się na określeniu i wdrożeniu rozwiązań wynikających z informacji zwrotnej.

4. Podaj konkretne zalecenia dotyczące poprawy

Najlepszy rodzaj informacji zwrotnej to taka, która jest wykonalna, co oznacza, że przekazujesz członkowi zespołu rekomendację, którą będzie mógł wykorzystać w przyszłych projektach. Udzielanie rekomendacji sprawia, że krytyka jest konstruktywna, a nie destrukcyjna.

Kluczowe znaczenie w informacji zwrotnej dotyczącej projektu ma odpowiedź na pytanie „dlaczego”. Załóżmy, że przeglądasz e-mail, który członek zespołu ma zamiar wysłać, i zalecasz zmianę języka. W takim przypadku wyjaśnij, dlaczego e-maile należy konstruować w określony sposób lub dlaczego należy unikać używania pewnych słów. 

5. Zachęcaj do przekazywania informacji zwrotnych

Sesja poświęcona informacjom zwrotnym powinna zakończyć się dla członków zespołu pełnym zrozumieniem tego, co mogą poprawić. Dlatego jako kierownik projektu zawsze powinieneś otwierać głos na pytania po przekazaniu informacji zwrotnej. 

Powinieneś również zbierać pozytywne opinie na temat obowiązków kierownika projektu, takich jak terminowość i przejrzystość. Pamiętaj, że informacje zwrotne działają w obie strony i zawsze powinieneś zachęcać swój zespół do przekazywania informacji zwrotnych. Otrzymując informacje zwrotne od kierownika projektu, nie bój się zadawać pytań, takich jak:

• Czy moja opinia była pomocna?

• Czy jest coś jeszcze, co mogę przekazać w przyszłych informacjach zwrotnych?

• Czy wolisz otrzymywać informacje zwrotne w konkretny sposób?

Regularnie konsultuj się z członkami zespołu, aby sprawdzić, czy możesz poprawić sposób przekazywania informacji zwrotnych.

6. Podsumuj spotkanie

Po formalnych spotkaniach, podczas których przekazujesz informacje zwrotne i oceniasz wyniki, zawsze podsumuj najważniejsze wnioski.  Podsumowanie pomoże zarówno Tobie, jak i członkowi zespołu lepiej przyswoić informacje. Przykładowa wiadomość uzupełniająca może wyglądać następująco: 

„Cześć ____,

Dziękuję za poświęcenie czasu na rozmowę ze mną na temat Twoich wyników. Oto krótkie podsumowanie najważniejszych wniosków z naszej rozmowy: 

• punkt A

• Punkt B

• Punkt C

• Punkt D

Jeśli coś z tego jest niejasne, daj mi znać. Jak zawsze, jeśli masz jakieś pytania lub uwagi, skontaktuj się ze mną. 

Dziękuję za ciężką pracę. 

Miłego dnia!” 

Taki e-mail potwierdza, że obie strony są na bieżąco i że wszystkie informacje zwrotne zostały zrozumiane. 

7. Zachęcaj do przekazywania informacji zwrotnych na bieżąco

Gdy opanujesz sztukę przekazywania skutecznych informacji zwrotnych, nie będzie to już tak bardzo przypominać „informacji zwrotnych”, a raczej stałą współpracę między Tobą a Twoim zespołem. 

Za każdym razem, gdy spotykasz się z poszczególnymi członkami zespołu, pytaj, co mają na głowie lub czy jakieś projekty były szczególnie trudne. Tego typu pytania pozwolą Ci dowiedzieć się, czy członkowie zespołu nie są przeciążeni pracą lub czy nie przydałoby im się więcej szkoleń wewnętrznych. Zadawanie tych prostych pytań zapewni Ci ogromne statystyki dotyczące zadowolenia i produktywności zespołu. 

Postępując zgodnie z tymi krokami, zaczniesz dostrzegać, że feedback w projekcie staje się częścią Twojego codziennego procesu.

Skuteczne i nieskuteczne strategie przekazywania informacji zwrotnych

Kierownicy projektów stosują szereg technik i inicjatyw, przekazując swoim zespołom informacje zwrotne na temat projektu.

Struktura „Rób, spróbuj i rozważ”

Struktura „Rób, spróbuj i rozważ” dzieli informacje zwrotne dotyczące projektu na trzy różne kategorie, z których każda ma na celu wywołanie różnych reakcji ze strony członków zespołu projektowego. 

• Informacje zwrotne „Zrób”: ten rodzaj informacji zwrotnych jest obowiązkowy i używasz go w projektach, które mają większe implikacje dla organizacji. Dlatego też informacje zwrotne z tej kategorii należy przekazywać oszczędnie i tylko wtedy, gdy wpływ projektu wykracza poza Twój zespół lub ma nieodwracalne skutki. 

• Feedback „Spróbuj”: sugeruje możliwy następny krok w projekcie, ale pozostawia decyzję zespołowi. Przykłady obejmują badanie potencjalnych wad projektu lub głębsze analizowanie wyników badań. Użyj tej strategii, gdy uważasz, że produkt końcowy jest dobry, ale mógłby być mocniejszy lub bardziej dopracowany. 

• Feedback „Rozważ”: najbardziej inspirujący z trzech rodzajów, po prostu prosi zespół o rozważenie alternatywnych sposobów myślenia. To, czy zespół zdecyduje się wziąć Twoją sugestię sobie do serca, zależy wyłącznie od niego. 

Model informacji zwrotnych McKinsey

Firma konsultingowa McKinsey & Company zaprojektowała ten model informacji zwrotnych, aby nadać strukturę informacjom zwrotnym dotyczącym projektu, tak aby mogły one łatwo przepływać zarówno w górę, jak i w dół. Model McKinsey zakłada, że informacje zwrotne powinny być:

• Skonkretyzowana 

• oparte na faktach,

• Mniej osobiste 

• niepodważalny, 

• Wykonalne 

Korzystając z powyższych atrybutów, należy ustrukturyzować informacje zwrotne w następujący sposób: 

„Kiedy zrobiłeś(-aś) [X], poczułem(-am) się [Y]. W przyszłości sugerowałbym, abyś zrobił [Z]”. 

Łącząc konkretne działanie z wynikającym z niego uczuciem i sugerowaną reakcją, możesz uwzględnić wszystkie powyższe elementy. Chociaż ten język dotyczy głównie rozwiązywania konfliktów, możesz dostosować go do swoich konkretnych potrzeb w zakresie informacji zwrotnych.

Feedback SMART

Prawdopodobnie znasz już pojęcie celów SMART, ale czy wiesz, że możesz zastosować te zasady również do informacji zwrotnych dotyczących projektu? Przypomnijmy, że akronim ten oznacza: 

• Skonkretyzowany (Specific)

• Mierzalny (Measurable) 

• Osiągalny (Achievable) 

• Realistyczny (Realistic)  

• Określony w czasie (Time-bound)

Wszystkie te cechy odnoszą się do konstruktywnej informacji zwrotnej, ponieważ powinna ona być skonkretyzowana, mierzalna, osiągalna, realistyczna i określona w czasie. 

Następnym razem, gdy będziesz przekazywać informacje zwrotne na temat projektu, najpierw przeanalizuj akronim SMART, aby upewnić się, że uwzględniasz wszystkie jego elementy. Jeśli coś jest nie tak, być może trzeba będzie zmienić strategię przekazywania informacji zwrotnych. 

Metoda COIN

COIN to skrót od Context (kontekst), Observation (obserwacja), Impact (wpływ) i Next steps (kolejne kroki). Model ten jest pomocny w konstruowaniu sesji informacji zwrotnych, dzięki czemu są one mniej konfrontacyjne i bardziej konstruktywne. Proces ten składa się z 4 kroków: 

1. Kontekst: krok „kontekst” pozwala przygotować grunt i wyjaśnić, dlaczego odbywa się konwersacja. W tym kroku podkreśl ostateczny cel projektu, aby było jasne, dlaczego informacje zwrotne są ważne. 

2. Obserwacja: następnie powiedz członkowi zespołu, co zaobserwowałeś w jego pracy. Może to obejmować zarówno pozytywne informacje zwrotne, jak i konstruktywną krytykę, ale pamiętaj, aby przez cały czas zachować bezpośredniość. 

3. Wpływ: etap „wpływu” pozwala głębiej zgłębić wartość informacji zwrotnej. Wyjaśnij, w jaki sposób Twoje sugestie pomogą przybliżyć projekt do osiągnięcia założonego celu. 

4. Kolejne kroki: być może najważniejsza faza, „kolejne kroki”, powinna nakreślić kilka praktycznych sposobów na poprawę wyników członka zespołu. Staraj się być jak najbardziej konkretny, na przykład zachęcając do współpracy z innym zespołem lub polecając nowe narzędzie do wypróbowania. 

Korzyści z informacji zwrotnych w zarządzaniu projektami

Feedback w projekcie jest ważny, ponieważ przyspiesza procesy, pomaga członkom zespołu rozwijać się, prowadzi do lepszych wyników i może pomóc w budowaniu zaufania między zespołami. 

Regularne przekazywanie informacji zwrotnych w codziennej pracy gwarantuje zwiększenie produktywności i lepsze wyniki. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jakie korzyści płyną z cyklu informacji zwrotnych dla Twojego zespołu. 

Oszczędność czasu w dłuższej perspektywie

Jeśli informacje zwrotne dotyczące projektu są uwzględniane w codziennej pracy, nie musisz się martwić, że projekty będą opóźniać się z powodu wprowadzania poprawek. Uwzględnienie informacji zwrotnych w całym cyklu życia projektu pomoże ograniczyć niedopatrzenia i zapewni płynny przepływ pracy. Konsekwentne sprawdzanie jakości pozwoli uniknąć opóźnień spowodowanych dużymi zmianami.

Poprawia kulturę zespołu

U podstaw dobrego feedbacku w projekcie leżą komunikacja i współpraca. Jeśli członkowie zespołu regularnie przekazują sobie informacje zwrotne, w zespole i środowisku pracy rozwija się silniejsza kultura współpracy. A dodatkowy bonus? Członkowie zespołu będą mieli dostęp do statystyk dotyczących projektów innych osób, co pomoże im generować nowe pomysły na indywidualną pracę. 

Tworzenie lepszego produktu końcowego

Jeśli chodzi o tworzenie udanego produktu, im więcej umysłów, tym lepiej. Informacje zwrotne dotyczące projektu umożliwiają burzę mózgów i współpracę w procesie utworzenia, co z kolei zawsze prowadzi do solidnego rezultatu końcowego.  

Wspomagają rozwój zawodowy

Dobre i konstruktywne informacje zwrotne mogą zdziałać cuda dla młodszych członków zespołu, którzy starają się doskonalić swoje umiejętności i osiągać kolejne kamienie milowe w swojej karierze. Dobrze przeprowadzony feedback powinien nauczyć odbiorcę czegoś więcej na temat tego, jak wygląda sukces w zespole. Wiedza ta jest niezbędna do pobudzania rozwoju zawodowego. 

Prowadzi do jaśniejszej komunikacji

Jako lider zespołu wyznaczasz standardy komunikacji w swoim zespole. Jeśli regularnie przekazujesz jasne i szczere informacje zwrotne, zauważysz, że przełoży się to na codzienną komunikację w Twoim zespole. 

Komunikacja jest integralną częścią kultury każdej firmy, dlatego konieczne jest, abyś modelował jasną komunikację poprzez swoje opinie. 

Zwiększ wydajność dzięki informacjom zwrotnym na temat projektu

Regularne przekazywanie informacji zwrotnych jest kluczem do osiągania dobrych wyników. Nie tylko zapewniają one jakość produktów końcowych, ale także umożliwiają stałą współpracę i dzielenie się statystykami. Włączenie informacji zwrotnych do cyklu życia projektu może przynieść cudowne rezultaty w zakresie procesów i rozwoju zawodowego zespołu.

Nigdy nie jest za późno, aby wprowadzić pętlę informacji zwrotnych do codziennych działań. Jeśli regularne przekazywanie informacji zwrotnych na temat projektu jest nowością dla Twojego zespołu, narzędzie do zarządzania pracą, takie jak Asana, może pomóc Ci stworzyć plan działania i wdrożyć strategię informacji zwrotnych.