Jak przeprowadzić skuteczną retrospekcję sprintu

Albert Einstein powiedział: „Szaleństwem jest powtarzanie tej samej czynności i oczekiwanie innych rezultatów”. I choć ten matematyczny geniusz prawdopodobnie miał na myśli mechanikę kwantową (cokolwiek to jest), ta sama zasada sprawdza się w zarządzaniu projektami. Jeśli coś nie działa tak, jak chcesz, szaleństwem jest po prostu kontynuowanie tego samego. 

Aby jednak poprawić swoje podejście, musisz zastanowić się nad tym, jak się sprawy mają. W tym właśnie pomaga retrospekcja sprintu. 

Czym jest retrospekcja sprintu? 

Retrospekcja sprintu to rodzaj spotkania w strukturze Agile, które odbywa się pod koniec sprintu. Podczas retrospekcji sprintu zespoły zastanawiają się, co poszło dobrze, a co można poprawić w następnym sprincie. 

W Scrumie sprint to zazwyczaj dwutygodniowa sesja robocza, na końcu której powstają określone produkty końcowe. Organizowanie pracy w ten sposób pozwala zespołom skupić się na szybkim działaniu, a także daje możliwość ulepszania i powtarzania procesu podczas każdego kolejnego sprintu. Dlatego retrospekcja sprintu jest istotną częścią procesu Scrum – daje zespołom szansę na refleksję i ciągłe doskonalenie procesu sprintu.

Retrospekcja sprintu a spotkanie przeglądowe sprintu

Spotkanie przeglądowe sprintu również odbywa się pod koniec sprintu, ale zamiast skupiać się na ulepszaniu procesów, jest to okazja dla zespołu Agile lub Scrum do zaprezentowania wykonanej pracy. Podczas spotkania przeglądowego sprintu zespół zazwyczaj prezentuje swoje osiągnięcia za pomocą demonstracji produktów, które pomagają międzyfunkcyjnym interesariuszom zwizualizować i zrozumieć każdy produkt końcowy.

Z kolei retrospekcja sprintu ma na celu zidentyfikowanie procesów, które sprawdziły się i nie sprawdziły podczas sprintu. To spotkanie jest mniej skoncentrowane na konkretnych rezultatach, a bardziej na ulepszeniach procesów, aby zoptymalizować przepływ pracy zespołu podczas sprintu. 

Kto potrzebuje retrospekcji sprintu? 

Jeśli Twój zespół korzysta ze Scruma, powinieneś przeprowadzić retrospekcję na koniec każdego sprintu. Scrum to rodzaj metodyki Agile najczęściej stosowanej przez zespoły produktowe, inżynieryjne lub programistyczne. Jednak każdy zespół, który chce szybko tworzyć i iterować, może skorzystać na użyciu Scruma i przeprowadzaniu regularnych retrospekcji sprintu. 

Nawet jeśli Twój zespół nie pracuje w sprintach, możesz przeprowadzać retrospektywy po zakończeniu projektu lub osiągnięciu celu. W ten sposób możesz wyciągnąć wnioski z doświadczeń i wykorzystać je w następnym projekcie. 

Kto uczestniczy w retrospekcji sprintu? 

W retrospekcji sprintu powinni uczestniczyć tylko członkowie zespołu, którzy pracowali nad zadaniami podczas ostatniego sprintu. Obejmuje to Scrum Mastera (czyli lidera zespołu Scrum), który prowadzi spotkanie, poszczególnych członków zespołu, a czasami właściciela produktu. Zazwyczaj każdy, kto uczestniczy w codziennych stand-upach, powinien być uwzględniony w retrospekcji sprintu. 

Interesariusze i menedżerowie, którzy nie są bezpośrednio częścią zespołu, zwykle nie uczestniczą w retrospekcji sprintu. Dzieje się tak dlatego, że retrospekcja dotyczy zespołu produktowego – jest to miejsce, w którym każdy członek zespołu może przekazać informacje zwrotne i przeprowadzić burzę mózgów, aby ulepszyć proces sprintu. Ograniczona liczba uczestników retrospekcji sprintu sprawia, że zespół produktowy może skupić się na pracy i swobodnie mówić o tym, co poszło nie tak. 

Mimo że interesariusze międzyfunkcyjni i menedżerowie nie uczestniczą w retrospekcjach sprintów, biorą udział w spotkaniach przeglądowych sprintu.

Korzyści z retrospekcji sprintu 

Ciągłe doskonalenie w czasie jest podstawową zasadą struktury Scrum. Dlatego w każdy sprint wbudowana jest retrospekcja – zespół Scrum zawsze ma możliwość zapisania i włączenia swoich doświadczeń do następnego cyklu sprintu. W ten sposób każdy pojedynczy sprint funkcjonuje jako cykl uczenia się dla zespołów, aby udoskonalić proces planowania sprintów. 

Retrospekcja sprintu pomaga zespołowi osiągnąć następujące cele:

• Świętować (i kontynuować) działania, które przynoszą dobre rezultaty. Możesz na przykład wykorzystać retrospekcję sprintu, aby docenić i wesprzeć proaktywną komunikację zespołu, gdy zadania trwały dłużej niż oczekiwano. Pozytywne informacje zwrotne nie tylko zapewniają przejrzystość co do tego, co zespół powinien kontynuować, ale także utrzymują zaangażowanie zespołu, promują pracę zespołową i zmniejszają negatywne skutki stresu.   

• Zidentyfikować obszary do poprawy. Na przykład zespół może zasugerować zmianę sposobu szacowania czasu potrzebnego na ukończenie każdego zadania. Możesz też chcieć ulepszyć proces dopracowywania backlogu, aby mieć pewność, że podobne zadania są łączone w grupy. Znalezienie sposobów na optymalizację procesu sprintu jest niezbędne, ponieważ bez konstruktywnej informacji zwrotnej Ty i Twój zespół nie możecie się rozwijać. 

• Stwórz plan wdrożenia ulepszeń w procesie planowania sprintów. Sugerowanie ulepszeń to jedno, a ich wdrażanie to zupełnie inna sprawa. Podczas retrospekcji sprintu zespół wybiera konkretne czynności do wykonania, które zostaną przeniesione do następnego sprintu. Możesz na przykład zdecydować się na wdrożenie systemu punktowego do szacowania czasu potrzebnego na wykonanie każdego zadania. Tworzenie elementów do wykonania sprawia, że Ty i Twój zespół jesteście odpowiedzialni za wdrażanie ulepszeń w procesie sprintu. 

Agenda spotkania poświęconego retrospekcji sprintu

Nie ma jednego sposobu na przeprowadzenie retrospekcji sprintu. Z czasem dowiesz się, co najlepiej sprawdza się w Twoim zespole, i będziesz mógł odpowiednio dostosować i udoskonalić agendę retrospektywy sprintu. Utworzenie standardowego szablonu agendy ułatwia udostępnianie jej zespołowi i zbieranie opinii z wyprzedzeniem. Dzięki temu dyskusja będzie jak najbardziej rzeczowa. 

Na początek upewnij się, że Twoja agenda obejmuje następujące podstawowe kroki: 

1. Wyznacz cel spotkania

Ustalanie celu retrospekcji sprintu z wyprzedzeniem pomaga zespołowi skupić się na bieżących zadaniach. Wyznaczając cel, upewniasz się, że wszyscy pracują nad tym samym. W tym celu poświęć trochę czasu na burzę mózgów na temat tego, co retrospekcja sprintu oznacza dla Twojego zespołu. W ten sposób możesz wykorzystać ten cel jako punkt odniesienia dla każdego kolejnego spotkania. Na przykład celem Twojego zespołu może być przekazywanie szczerych i konstruktywnych informacji zwrotnych w celu usprawnienia procesu planowania sprintu, a nie obwinianie za rzeczy, które poszły nie tak. 

2. Zbierz informacje zwrotne od zespołu 

Twój zespół jest najlepszym źródłem informacji, które możesz wykorzystać do ulepszenia procesu sprintu. To oni wykonują codzienną pracę, więc ich wkład jest kluczowy, aby upewnić się, że sprint przebiega sprawnie. Ponadto zbieranie informacji zwrotnych bezpośrednio od zespołu pomaga zapewnić, że proces sprintu będzie odpowiadał indywidualnym stylom pracy i potrzebom każdego z nich. 

Wyślij każdemu członkowi zespołu te pytania na 1–2 dni przed spotkaniem poświęconym retrospekcji sprintu, aby mógł przeprowadzić burzę mózgów i przekazać informacje zwrotne przed spotkaniem.

• Co poszło dobrze podczas ostatniego sprintu?

• Co nie poszło dobrze? 

• Czego się nauczyliśmy? 

• Co powinniśmy zrobić inaczej następnym razem?

Aby uprościć sprawę, udostępnij te pytania wraz z agendą spotkania (ponieważ ją również wysyłasz z wyprzedzeniem). Jeśli zdecydujesz się na użycie narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Asana, możesz jeszcze bardziej usprawnić pracę. Na przykład możesz udostępnić agendę i zebrać informacje zwrotne w jednym miejscu, korzystając z szablonu retrospekcji sprintu. 

Niektóre zespoły Scrumowe stosują jeszcze prostsze podejście do zbierania informacji zwrotnych, zwane metodą „start-stop-continue”. Dzięki temu podejściu każdy członek zespołu identyfikuje rzeczy, które zespół powinien zacząć robić, przestać robić i kontynuować. 

3. Wyciągnij statystyki

Po zebraniu danych od zespołu w trybie asynchronicznym możesz zidentyfikować wzorce i wspólne wątki podczas samego spotkania retrospekcyjnego. Mogą to być punkty krytyczne, które zgłasza wielu członków zespołu, kluczowe wnioski, które należy wykorzystać w przyszłych sprintach, lub praktyki z poprzedniego sprintu, które sprawdzają się w zespole. Identyfikacja wzorców pomaga ustalić priorytety, które zespół powinien wyznaczyć na następny sprint. Na przykład, jeśli wielu członków zespołu zgłasza, że nie mieli wystarczających informacji, aby ukończyć zadania, należy to uwzględnić w czynności do wykonania. 

Jeśli to możliwe, znajdź sposób na udostępnienie ekranu lub współpracę nad udostępnionym dokumentem lub tablicą z całym zespołem podczas retrospekcji. W ten sposób ludzie zobaczą, że robisz notatki, zapisujesz czynności do wykonania i poważnie traktujesz opinie każdej osoby. To dobry sposób, aby zwiększyć zaangażowanie i przekształcić konwersacje w wykonalne kroki, zwłaszcza jeśli po raz pierwszy prowadzisz spotkanie retrospekcyjne. 

Oto przykład tego, jak możesz wizualizować i zbierać informacje zwrotne podczas spotkania. Ta tablica Kanban zawiera agendę spotkania oraz kolumny do dokumentowania pytań i różnych kategorii informacji zwrotnych. 

4. Określ czynności do wykonania

Teraz nadszedł czas, aby utworzyć elementy działania, które pozwolą rozwiązać typowe problemy. Czynności do wykonania to konkretne kroki z jasno określonymi właścicielami i terminami, więc Ty i Twój zespół jesteście odpowiedzialni za ich ukończenie. Ustalanie czynności do wykonania podczas retrospekcji sprintu zapewnia przejrzystość co do tego, kto, co i na kiedy musi wykonać. Ponadto pomoże to Twojemu zespołowi zrozumieć, dlaczego każda czynność do wykonania jest ważna dla sukcesu grupy. 

Wracając do powyższego przykładu, jeśli kilku członków zespołu twierdzi, że nie mieli wystarczających informacji, aby ukończyć zadania, możesz utworzyć czynność do wykonania, aby zebrać więcej kontekstu od interesariuszy podczas dopracowywania backlogu sprintu.

5. Zamknij spotkanie

Na koniec retrospekcji sprintu przeznacz kilka minut na zamknięcie spotkania. Podsumuj pokrótce spotkanie, podziękuj wszystkim za udział i określ, w jaki sposób udostępnisz grupie elementy do wykonania. Formalne zamknięcie retrospekcji pokazuje, że cenisz czas i wkład swojego zespołu. Dodatkowo sprawia, że wszyscy mają te same informacje na temat dalszych działań. 

Typowe pułapki retrospekcji sprintu i sposoby ich unikania

Spotkania retrospekcyjne sprintu mogą być trudne do przeprowadzenia, zwłaszcza jeśli planujesz je po raz pierwszy. Oto kilka typowych pułapek, na które należy uważać, a także rozwiązania, które pozwolą ich uniknąć.

Brak czasu

Podczas retrospektyw zwinnych projektów jest wiele tematów do omówienia, więc często spotkania te znacznie przekraczają wyznaczony czas. Na szczęście możesz utrzymać swoją retrospektywę na właściwym torze dzięki kilku prostym rozwiązaniom: 

• Utwórz i udostępnij agendę przed spotkaniem. Przygotowanie jasnej agendy spotkania to jeden z najlepszych sposobów na jego efektywne przeprowadzenie. Twoja agenda powinna zawierać listę tematów do omówienia oraz czas przeznaczony na każdy z nich. Pomoże to utrzymać koncentrację, przejść do następnego tematu w odpowiednim momencie i upewnić się, że omówione zostaną wszystkie punkty z agendy. Udostępnienie agendy z wyprzedzeniem pozwala również zaoszczędzić czas, ponieważ członkowie zespołu mogą przygotować się do spotkania i wnieść swój wkład.

• Zastanów się, jak długo powinno trwać spotkanie. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu, aby wszystkie punkty z agendy retrospekcji sprintu zostały ukończone. Długość spotkania może się różnić w zależności od konkretnych okoliczności, takich jak liczba członków zespołu, długość sprintu oraz to, czy są nowi członkowie zespołu, których należy wprowadzić w proces retrospekcji. Zasadniczo należy przeznaczyć 45 minut na tygodniowy sprint, 1,5 godziny na dwutygodniowy sprint, 2,25 godziny na trzytygodniowy sprint i trzy godziny na miesięczny sprint. Pamiętaj, aby w przypadku dłuższych sesji zaplanować krótkie przerwy co 30 minut, zwłaszcza jeśli spotkanie odbywa się wirtualnie. Badania sugerują, że trudno jest utrzymać skupienie przez ponad 30 minut podczas rozmowy wideo. 

Brak zaangażowania

Dzielenie się opiniami nie jest łatwe, zwłaszcza jeśli członkowie zespołu nie czują się komfortowo, dzieląc się swoimi problemami lub uważają, że ich wkład nie jest doceniany. Jednak aby móc usprawnić proces sprintu, potrzebujesz konstruktywnej informacji zwrotnej od zespołu. Oto kilka sposobów na zwiększenie zaangażowania i upewnienie się, że wszyscy są gotowi na udany wkład: 

• Udostępnij pytania z wyprzedzeniem, aby członkowie zespołu mogli przygotować się do odpowiedzi. Niektórym osobom trudno jest myśleć spontanicznie, zwłaszcza gdy czują się pod presją. Zamiast zadawać trudne pytania po raz pierwszy podczas spotkania poświęconego retrospekcji, wyślij listę pytań z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem. Mogą to być pytania typu: co poszło dobrze, co poszło źle i co zespół powinien zrobić inaczej następnym razem. 

• Przełam lody. Zacznij od pytania, które przełamie lody, aby nadać spotkaniu zabawny i sprzyjający współpracy ton. Ulubione pytania to: „Czy hot dog to kanapka?”, „Gdybyś był/była ziemniakiem, jak chciałbyś/chciałabyś zostać przyrządzona?” oraz „Gdybyś miał/miała teraz wysłać do dyrektora wiadomość e-mail z emoji, to jakie emoji byś wybrał/wybrała?” 

• Okaż wdzięczność. Jeśli chcesz, aby Twój zespół dzielił się opiniami, musisz stworzyć bezpieczną przestrzeń i pokazać, że ich doświadczenia i wkład mają znaczenie. Oznacza to, że gdy członkowie zespołu zabierają głos, należy aktywnie słuchać i zapisywać ich uwagi, aby pokazać, że są one cenione. Pamiętaj, aby szczerze podziękować członkom zespołu za ich wkład, zwłaszcza jeśli ich opinie są konstruktywne. Przekazywanie konstruktywnych informacji zwrotnych nie jest łatwe, ale jest również kluczowym elementem usprawniającym proces sprintu. 

Niejasne kolejne kroki

Wyobraź sobie, że spędzasz godziny na udzielaniu i zbieraniu konstruktywnych informacji zwrotnych, kończysz spotkanie z retrospektywą, a potem… nic się nie dzieje. Brak działań następczych, brak elementów do wykonania, nic się nie zmienia. A to już nie tak. 

Aby zapobiec temu bolesnemu scenariuszowi, upewnij się, że dokumentujesz i śledzisz statystyki zebrane podczas retrospekcji sprintu. Oto jak to zrobić: 

• Rób notatki i udostępnij swój ekran, jeśli to możliwe. Scrum Master lub menedżer produktu jest moderatorem spotkania i powinien robić notatki podczas retrospekcji sprintu. Dzięki temu członkowie zespołu mogą skupić się na przekazaniu informacji zwrotnych. Notatki ze spotkania są niezbędne, aby zapamiętać ważne punkty i czynności do wykonania. Chociaż metody sporządzania notatek są różne, najważniejsze są omawiane tematy, kluczowe decyzje i czynności do wykonania.  

• Śledź czynności do wykonania. Ustalanie konkretnych czynności do wykonania to najlepszy sposób na podjęcie działań w odpowiedzi na informacje zwrotne i osiągnięcie celu retrospekcji sprintu, jakim jest ciągłe doskonalenie procesu sprintu. Dobre elementy do wykonania mają jasno określoną osobę odpowiedzialną, termin i opis rozpoczynający się od czasownika, dzięki czemu nie ma wątpliwości co do tego, co należy zrobić. Na przykład „Zbierz kontekst zadania od interesariuszy przed udoskonaleniem backlogu” jest znacznie jaśniejsze niż „Więcej kontekstu zadania”. 

• Udostępnij informacje. Notatki i czynności do wykonania są świetne, ale nie są zbyt pomocne, jeśli nie możesz ich łatwo udostępnić zespołowi. Zamiast przekazywać dokumenty i e-maile, które łatwo mogą się zgubić, rozważ zorganizowanie retrospekcji sprintu za pomocą narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Asana. W ten sposób możesz udostępniać agendę spotkania, robić notatki w czasie rzeczywistym i przypisywać czynności do wykonania w jednym miejscu. A jeśli używasz Asany również do koordynowania sprintu, Twój zespół nie musi przełączać się między różnymi narzędziami, aby uzyskać potrzebne informacje.