A 6-step guide to requirements gathering for project success

Gromadzenie wymagań może wydawać się czymś oczywistym, ale rzadko poświęca się temu tyle uwagi, na ile zasługuje. Podobnie jak rozciąganie przed treningiem lub mycie zębów przed snem, jest to proste zadanie, które często jest pomijane. 

Jednak konsekwencje ignorowania tych pozornie prostych rzeczy mogą prowadzić do kontuzji, ubytków lub, w przypadku zarządzania projektami, do ryzyka związanego z projektem. 

W tym artykule przedstawimy proces gromadzenia wymagań i wyjaśnimy, w jaki sposób skupienie się na tym procesie może przyczynić się do pomyślnego zakończenia projektu.

Czym jest gromadzenie wymagań w zarządzaniu projektami?

Gromadzenie wymagań to proces identyfikacji dokładnych wymagań projektu od początku do końca. Proces ten ma miejsce na etapie inicjacji projektu, ale zarządzanie wymaganiami projektu będzie kontynuowane przez cały okres jego realizacji. 

Gromadzenie wymagań zazwyczaj odbywa się podczas tworzenia briefu projektu lub pierwszego spotkania inaugurującego projekt.

Niektóre z pytań, które należy sobie zadać, to:

• Jak długi będzie harmonogram projektu?

• Kto będzie zaangażowany w projekt?

• Jakie zagrożenia mogą wystąpić w tym projekcie?

Gromadzenie wymagań nie powinno być skomplikowane, ale jest ważnym elementem procesu inicjacji projektu.

6-etapowy proces gromadzenia wymagań

Aby zebrać wymagania, skorzystaj z poniższego procesu składającego się z sześciu kroków. Po jego zakończeniu powinieneś mieć kompleksowy dokument określający wymagania, który będzie zawierał zasoby potrzebne do przejścia przez kolejne fazy projektu.

Krok 1: przypisz role

Pierwszym krokiem w procesie gromadzenia wymagań jest przypisanie ról w projekcie. W tym momencie należy określić interesariuszy projektu.

Interesariusz to każda osoba zaangażowana w projekt, niezależnie od tego, czy jest partnerem wewnętrznym czy zewnętrznym. Na przykład klient jest interesariuszem zewnętrznym, a menedżer działu lub członek tablicy jest interesariuszem wewnętrznym. Zidentyfikowanie tych ról pomoże Ci określić, kto powinien później przeanalizować zakres projektu. 

Inne role obejmują kierownika projektu, administratora projektu, projektantów, testerów produktu i programistów. Osoby te mogą pomóc w określeniu wymagań i zasobów potrzebnych do osiągnięcia celów projektu. 

Chociaż możesz odczuwać pokusę, aby od razu rzucić się w wir projektu i zacząć wymieniać wszystkie rzeczy, które wiesz, że będą potrzebne, może to być błąd. Zwolnij i trzymaj się procesu, a zwiększysz szanse na uniknięcie ryzyka związanego z projektem. 

Krok 2: spotkaj się z interesariuszami

Po zidentyfikowaniu interesariuszy projektu spotkaj się z nimi, aby dowiedzieć się, czego oczekują od projektu. Zrozumienie oczekiwań interesariuszy jest ważne, ponieważ to dla nich tworzysz produkty końcowe. 

Oto kilka pytań, które możesz zadać:

• Czym jest dla Ciebie ten projekt?

• Jak myślisz, co sprawi, że ten projekt odniesie sukces?

• Czego obawiasz się w związku z tym projektem?

• Jakie nowe funkcje powinien mieć ten produkt lub usługa?

• Jakie zmiany w projekcie byś polecił(a)?

Interesariusze to osoby, dla których ostatecznie tworzysz projekty, więc warto zadać im pytania, które pomogą Ci stworzyć listę wymagań.

Krok 3: zbierz i udokumentuj

Trzeci krok procesu odbywa się jednocześnie z drugim krokiem. Zbierasz informacje, zadając pytania interesariuszom. Celem jest udokumentowanie wszystkiego, co się da, aby mieć wszystkie odpowiedzi potrzebne do rozpoczęcia projektu.

Do gromadzenia i dokumentowania tych informacji użyj narzędzia do zarządzania projektami. W ten sposób możesz przechowywać plan projektu, wymagania projektu i komunikację projektową w jednym miejscu. Oto kilka przykładów informacji, które możesz udokumentować:

• Odpowiedzi interesariuszy na pytania zadawane podczas rozmów

• Pytania interesariuszy

• Prośby interesariuszy

• komentarze interesariuszy;

• Pytania i komentarze, które pojawiają się podczas rozmów

Nie musisz wykorzystywać wszystkich otrzymanych odpowiedzi, ale udokumentowanie wszystkiego może pomóc Ci poznać wszystkie punkty widzenia interesariuszy, co pomoże Ci w zarządzaniu wymaganiami.

Dokumentacja jest częścią procesu gromadzenia wymagań. Szablon dokumentacji technicznej pomaga zespołom rejestrować wymagania, definicje i materiały w jednym miejscu, dzięki czemu wszyscy mogą korzystać z tego samego źródła.

Krok 4: sporządź listę założeń i wymagań

Po ukończonym procesie przyjmowania, utwórz plan zarządzania wymaganiami na podstawie zebranych informacji. 

Zastanów się nad pytaniami, na które początkowo chciałeś odpowiedzieć podczas procesu gromadzenia wymagań. Następnie użyj ich do utworzenia celów związanych z wymaganiami, w tym: 

• Długość harmonogramu projektu: możesz zaplanować oś czasu projektu za pomocą wykresu Gantta i użyć go do wizualizacji wszelkich wymagań projektu, które zależą od kamieni milowych projektu. Niektóre wymagania będą obowiązywać przez cały czas trwania projektu, podczas gdy inne mogą mieć zastosowanie tylko na określonych etapach projektu. Na przykład, przez cały czas trwania projektu potrzebny będzie budżet na wynagrodzenia członków zespołu, ale określone materiały mogą być potrzebne tylko na ostatnim etapie osi czasu projektu.  

• Osoby zaangażowane w projekt: określ dokładnie, którzy członkowie zespołu będą zaangażowani w projekt, w tym ilu projektantów, programistów lub menedżerów będzie potrzebnych do wykonania każdego etapu. Zasoby ludzkie są jednym z wymagań projektu, ponieważ bez odpowiednich członków zespołu nie będziesz w stanie ukończyć projektu na czas. 

• Zagrożenia w projekcie: zrozumienie zagrożeń w projekcie jest ważną częścią procesu określania wymagań projektu. Użyj rejestru zagrożeń, aby określić, które zagrożenia mają najwyższy priorytet, takie jak informacja zwrotna od interesariuszy, opóźnienia w realizacji osi czasu i brak budżetu. Następnie zaplanuj burzę mózgów ze swoim zespołem, aby dowiedzieć się, jak zapobiec tym zagrożeniom.

Podobnie jak inteligentne cele, wymagania projektu powinny być wykonalne, mierzalne i określone ilościowo. Podczas określania budżetu projektu, osi czasu, wymaganych zasobów i zespołu postaraj się podać jak najwięcej szczegółów. 

Krok 5: uzyskaj zatwierdzenie

Po sformalizowaniu wymagań projektu musisz uzyskać zatwierdzenie od interesariuszy, aby upewnić się, że spełniasz potrzeby użytkowników. Zachęcanie do jasnej komunikacji może również zapobiec pełzaniu zakresu, ponieważ interesariusze od samego początku będą świadomi ograniczeń projektu. Następnie możesz przejść do realizacji planu wdrożenia, który może obejmować pozyskanie zasobów i utworzenie zespołu. 

Krok 6: monitoruj postępy

Ostatnią częścią procesu jest monitorowanie postępów w realizacji projektu. Możesz skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić budżet projektu i inne wymagania w trakcie jego realizacji. Zaletą oprogramowania do zarządzania projektami jest to, że możesz śledzić zmiany w projekcie w czasie rzeczywistym i podejmować natychmiastowe działania, gdy coś pójdzie nie tak. 

Techniki gromadzenia wymagań

Chociaż podstawowy proces gromadzenia wymagań polega na zasięganiu opinii interesariuszy, czasami interesariusze nie wiedzą, co jest najlepsze dla projektu. W takich przypadkach to Ty odpowiadasz za zebranie informacji niezbędnych do określenia wymagań projektu. 

Aby upewnić się, że jesteś w pełni przygotowany do cyklu życia projektu, możesz skorzystać z następujących technik badawczych.

• Kwestionariusze: kwestionariusze mogą być przydatne, jeśli musisz zadać interesariuszom to samo pytanie na wszystkich poziomach. Udostępnij ankietę interesariuszom z wyprzedzeniem i daj im czas na udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące wymagań projektu, aby nikt niczego nie pominął. Chociaż kwestionariusze mogą być cennym sposobem na zebranie wymagań, nie są zbyt skuteczne w przypadku interesariuszy z kadry kierowniczej, którzy mogą być zbyt zajęci, aby je wypełnić.

• Przykłady zastosowania: przykład zastosowania to pisemny opis tego, jak Twoim zdaniem członkowie zespołu powinni zrealizować projekt. Scenariusze te mogą obejmować osoby zaangażowane w projekty, oczekiwane od nich działania oraz kroki, które podejmą, aby osiągnąć cel projektu. Udostępnienie przykładów zastosowania daje interesariuszom jasny obraz mapy drogowej projektu i planowanych produktów końcowych. Interesariusze mają wtedy podstawy do zgłoszenia uwag, jeśli przykłady zastosowania nie spełniają ich oczekiwań.

• Mapowanie myśli: mapowanie myśli to wizualna forma burzy mózgów, która jest szczególnie pomocna w ocenia się wymagania projektu. W centrum mapy umysłu umieść główny cel projektu. W bąbelkach rozgałęziających się od głównego celu wymień kategorie potrzebnych rzeczy. W miarę rozrastania się mapy możesz dodawać bardziej szczegółowe wymagania, aż w końcu uwzględnisz wszystkie wymagania projektu. 

• Prototypowanie: rozmowy z interesariuszami mogą nie przynieść pożądanych rezultatów, jeśli nie wiedzą oni dokładnie, czego oczekują od projektu. W takim przypadku spróbuj stworzyć prototypy, aby pokazać interesariuszom, jak może wyglądać potencjalny produkt końcowy. Może to pomóc interesariuszom określić, co im się podoba, a co nie, co pozwoli określić dokładne wymagania niezbędne do rozpoczęcia projektu. 

Jeśli żadna z tych technik nie wydaje się odpowiednia, sprawdź inne narzędzia online, które również pomogą Ci zebrać informacje, takie jak tablica pomysłów, grupa fokusowa, historia użytkownika lub szablon macierzy decyzji.

Dlaczego gromadzenie wymagań jest ważne?

Gromadzenie wymagań jest nie tylko korzystne dla projektu, ale wręcz niezbędne. Czy pamiętasz, dlaczego ostatni projekt, który się nie powiódł, nie zakończył się sukcesem? Czy zabrakło zasobów lub przekroczono budżet? Czy nieoszacowałeś czasu potrzebnego na ukończone projektu? Są to zagrożenia związane z projektem, którym można zapobiec, postępując zgodnie z procesem gromadzenia wymagań.

Gromadzenie wymagań przynosi wiele korzyści, takich jak:

• Zwiększenie zadowolenia interesariuszy: dzięki skutecznemu procesowi gromadzenia wymagań zwiększasz zadowolenie interesariuszy, dostarczając produkty końcowe projektu, które są w większym stopniu zgodne z oczekiwaniami. Interesariusze będą zadowoleni, gdy będą wiedzieć, czego się spodziewać po Twoim projekcie.

• Zwiększa wskaźnik powodzenia projektu: gromadzenie wymagań zwiększa również wskaźnik powodzenia projektu, ponieważ im lepiej przygotujesz się do nadchodzącego projektu, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożeń. 

• Niższy koszt projektu: ryzyko związane z projektem może prowadzić do wzrostu kosztów projektu. Unikając tych zagrożeń, możesz obniżyć koszt projektu i zmieścić się w budżecie. Zrozumiałe jest, że nie chcesz wydawać na projekty więcej pieniędzy niż to konieczne, więc jest to duża zaleta gromadzenia wymagań. 

Uprość gromadzenie wymagań za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami

Gromadzenie wymagań jest ważną częścią planowania projektu. Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz rozmowy z interesariuszami, czy też przeprowadzasz inne rodzaje badań w celu sporządzenia listy wymagań projektu, posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami, które może przechowywać wszystkie informacje i bezproblemowo przenosić je do kolejnej fazy, będzie bardzo przydatne. 

Gdy interesariusze i członkowie zespołu mają dostęp do tych informacji, mogą komunikować się ze sobą i współpracować od początku do końca projektu, co zmniejsza ryzyko wystąpienia problemów.