Mierz wydajność za pomocą poziomów bazowych projektu

Wyobraź sobie: jesteś na strzelnicy łuczniczej z łukiem w dłoni, celując w ogromną pustą ścianę. Puszczasz strzałę, która leci prosto w ścianę przed Tobą. Zaczynasz tańczyć z radości, ale nagle zatrzymujesz się. Wydaje Ci się, że strzał trafił prosto w środek, ale nie masz pewności, ponieważ ściana wygląda tak samo w każdym miejscu. 

Postanawiasz więc wycelować w tarczę. Napinasz cięciwę i wypuszczasz strzałę, która z łupnięciem trafia w sam środek. Tym razem wiesz, że strzał był udany. 

Wyznaczenie celu to coś więcej niż tylko poczucie, że jesteś Robin Hoodem (choć bez legginsów). Posiadanie celu, do którego należy dążyć, daje punkt odniesienia do mierzenia swoich umiejętności – tak jak punkty odniesienia projektu dają punkt odniesienia do mierzenia wydajności projektu.

Czym są punkty odniesienia projektu?  

Punkty odniesienia projektu to predefiniowane cele dotyczące harmonogramu projektu, kosztów i zakresu. Punkty odniesienia określa się w ramach planu projektu. Następnie, w miarę postępów, wykorzystujesz te wartości jako punkt odniesienia do monitorowania wydajności projektu w czasie.

Istnieją trzy rodzaje punktów odniesienia projektu: 

• Zakres projektu jasno określa zakres projektu. Zawiera listę celów i produktów końcowych projektu, na których skupisz się w ramach projektu.  

• Poziom odniesienia harmonogramu określa, jak długo powinien trwać projekt. Punkt odniesienia harmonogramu to oś czasu projektu, która powinna zawierać jasno określone daty wykonania dla każdego produktu końcowego oraz ostateczny termin realizacji projektu. 

• Poziom odniesienia kosztów to szacunkowy budżet projektu. Powinien on zawierać zestawienie zasobów wymaganych dla każdego produktu końcowego, a następnie ich sumę, aby zilustrować szacunkowy całkowity koszt projektu.

Plan projektu powinien obejmować wszystkie trzy poziomy odniesienia. W trakcie realizacji projektu możesz monitorować rzeczywistą wydajność w odniesieniu do każdego punktu odniesienia, aby mieć pewność, że zakres, harmonogram i budżet są zgodne z założeniami. 

Dlaczego punkty odniesienia są ważne w projekcie? 

Punkty odniesienia są niezbędnym elementem każdego udanego projektu. Oto, jak mogą pomóc Tobie i Twojemu zespołowi: 

Monitorowanie i dostosowywanie wydajności projektu

Punkty odniesienia stanowią standard, który określa, jak powinien przebiegać projekt. W miarę postępu prac możesz mierzyć rzeczywistą wydajność w odniesieniu do wartości bazowych ustalonych podczas planowania. W ten sposób możesz sprawdzić, czy zakres projektu, harmonogram lub budżet są zgodne z planem (lub nie), a następnie skorygować kurs, zanim problemy staną się zbyt duże.  

Te trzy typy założeń podstawowych (zakres, harmonogram i budżet) tworzą podstawę do pomiaru wydajności (PMB). Porównując rzeczywistą wydajność z prognozowanymi punktami odniesienia we wszystkich trzech obszarach, możesz zrozumieć, jak radzi sobie Twój projekt na wysokim poziomie. 

Ważne jest, aby mierzyć wszystkie trzy poziomy bazowe równolegle, aby zwizualizować, w jaki sposób zmiana jednego komponentu wpływa na pozostałe, np. jak zwiększenie zakresu wpływa na harmonogram i koszty. Pomaga to ustalić, jak należy się dostosować, gdy trzeba zmienić zaplanowany zakres, harmonogram lub budżet. A jeśli różnica między rzeczywistą wydajnością a wartościami bazowymi stanie się zbyt duża, możesz zdecydować, czy ponownie ustalić poziom bazowy i zmienić cele projektu, aby były bardziej osiągalne. 

Załóżmy, że pracujesz nad serią postów na bloga i właśnie zwiększyłeś zakres z 10 artykułów do 11. W rezultacie projekt będzie kosztował więcej i zajmie więcej czasu, co spowoduje, że budżet i harmonogram odbiegną od wartości bazowych. Jeśli w planie projektu nie uwzględniono bufora czasowego ani dodatkowego budżetu, konieczne może być dostosowanie celów projektu.  

Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy

Kiedy ustalasz poziomy odniesienia i przekazujesz je interesariuszom, wszyscy wiedzą, co robisz i na kiedy, a także ile to wszystko będzie kosztować. Oto, w jaki sposób to pomaga: 

• Zakres odniesienia pokazuje interesariuszom, co dokładnie planujesz osiągnąć. Dzięki temu interesariusze wiedzą, co wchodzi w skład produktu końcowego projektu, a co nie. Załóżmy, że interesariusze poprosili o nowy projekt strony docelowej z interaktywnymi komponentami. Jednak przy bieżących ograniczeniach budżetowych możesz zbudować stronę docelową, ale nie dodatkowe interaktywne komponenty. Ustalając zakres bazowy, informujesz ich o tym ograniczeniu z wyprzedzeniem, aby wszyscy byli na bieżąco.

• Z kolei punkt odniesienia harmonogramu określa, kiedy poszczególne produkty końcowe zostaną ukończone. Dzięki temu interesariusze wiedzą, ile czasu zajmie ukończenie każdego z nich, a więc kiedy mogą spodziewać się produktu końcowego. A jeśli interesariusze chcą zwiększyć zakres projektu, dodając do niego dodatkowe żądania, możesz jasno wykazać, jak wpłynie to na harmonogram i budżet projektu. 

• Z kolei punkt odniesienia kosztów określa zasoby wymagane dla każdego produktu końcowego. Jeśli interesariusze chcą dodać dodatkowe zlecenia, Twój budżet wyraźnie pokazuje, że potrzebne będą dodatkowe środki, aby to zrealizować. W rezultacie możesz odrzucić prośbę lub przedstawić argumenty przemawiające za zwiększeniem budżetu.

Te punkty odniesienia pomagają interesariuszom zrozumieć, w jaki sposób zmiany w zakresie, harmonogramie lub budżecie wpłyną na powodzenie projektu. Dzięki nim możesz odrzucać dodatkowe prośby i zapobiegać pełzaniu zakresu, a także komunikować, w jaki sposób zmiany w osi czasu i kosztach wpłyną na ogólne cele projektu. 

Popraw przyszłe szacunki

Po zakończeniu projektu możesz porównać rzeczywiste wyniki z założonymi punktami odniesienia, aby sprawdzić, jak dokładne były początkowe szacunki. Pomaga to zidentyfikować obszary, w których możesz ulepszyć proces tworzenia założeń bazowych, takie jak czynniki, których nie uwzględniono przy obliczaniu budżetu projektu, produkty końcowe, które zajęły więcej czasu niż oczekiwano, lub zadania, które powinny były znaleźć się poza zakresem. 

Jeśli przeanalizujesz rzeczywiste wyniki w porównaniu z punktami odniesienia dla każdego projektu, zobaczysz, które obszary zazwyczaj osiągają wyniki poniżej lub powyżej oczekiwań. Następnie możesz wykorzystać tę wiedzę, aby lepiej szacować czas potrzebny na realizacji przyszłych projektów. 

Załóżmy, że trzy z pięciu projektów w tym kwartale przekroczyły harmonogram o tydzień z powodu choroby członków zespołu. W przyszłości możesz uwzględnić dodatkowy bufor czasowy w każdym harmonogramie projektu, aby uwzględnić wszelkie nieobecności w ostatniej chwili. 

Jak ustalić punkty odniesienia projektu w 5 krokach 

Ustalanie punktów odniesienia projektu jest ważną częścią każdego solidnego planu zarządzania projektem. Planując następne przedsięwzięcie, wykonaj następujące kroki, aby utworzyć punkty odniesienia i przekazać je swoim partnerom międzyfunkcyjnym.  

1. Określ zakres

Najpierw ustal punkt odniesienia dla zakresu projektu, ponieważ od tego zależy zarówno harmonogram, jak i budżet. Zakres projektu wyznacza jego granice, określając dokładnie, nad jakimi produktami końcowymi będziesz pracować. Możesz udokumentować swój zakres w formularzu opisu zakresu projektu lub zakresu prac. 

Aby utworzyć punkt odniesienia dla zakresu, wymień wszystkie produkty końcowe, które chcesz osiągnąć w ramach projektu. Następnie podziel każdy produkt końcowy na wykonalne zadania lub produkty cząstkowe. Na przykład, jeśli jednym z produktów końcowych jest zorganizowanie wydarzenia rekrutacyjnego, możesz podzielić je na następujące produkty cząstkowe: 

• Zarezerwować miejsce na wydarzenie

• Zarezerwować firmę kateringową

• Ustalić listę gości mówców

• Wysłać e-maile z przypomnieniem

Możesz również utworzyć strukturę podziału pracy, aby wizualnie przedstawić wszystkie produkty końcowe i produkty cząstkowe projektu. Jest to narzędzie, które pozwala podzielić pracę na mniejsze elementy, poczynając od głównego celu, który rozgałęzia się do produktów końcowych i produktów cząstkowych. 

2. Zaplanuj harmonogram projektu

Po określeniu zakresu projektu nadszedł czas, aby zaplanować harmonogram projektu i utworzyć jego punkt odniesienia. Aby utworzyć punkt odniesienia dla harmonogramu, określ jasne daty wykonania dla każdego produktu końcowego i produktu cząstkowego, a także ostateczny termin realizacji całego projektu. Upewnij się, że każda data wykonania jest realistyczna i określ zależności między zadaniami. Na przykład, zanim wyślesz e-maile z przypomnieniem, konieczne może być sfinalizowanie listy gości, którzy będą przemawiać podczas wydarzenia rekrutacyjnego. 

Niektóre narzędzia do zarządzania projektami pozwalają zobaczyć zależności w ramach harmonogramu projektu, dzięki czemu możesz odpowiednio zaplanować i ustawić daty zakończenia. Na przykład widok osi czasu w Asanie przedstawia zadania i kamienie milowe w projekcie oraz wizualizuje zależności, podobnie jak wykres Gantta. Możesz również sprawdzić, które zadania zostały ukończone i komu zostały przypisane, dzięki czemu możesz monitorować i udostępniać harmonogram projektu w czasie rzeczywistym. 

3. Stwórz plan budżetowy projektu

Po ustaleniu zakresu i harmonogramu możesz utworzyć punkt odniesienia dla budżetu projektu. Aby utworzyć budżet, wymień wszystkie zasoby wymagane dla każdego produktu końcowego i produktu cząstkowego w projekcie. Następnie oszacuj, ile będzie kosztował każdy zasób. 

Ostateczny dokument budżetowy powinien zawierać listę elementów składających się na każdy produkt końcowy projektu i wymagane zasoby wraz z kosztem każdego z nich. Powinieneś również uwzględnić oś czasu, kiedy będziesz potrzebować każdego z zasobów i kiedy wydasz fundusze. Ponadto warto również uwzględnić osobę odpowiedzialną za każdy element budżetu oraz całkowity koszt projektu. 

W poniższym przykładzie kolumna szacowanych wydatków przedstawia punkt odniesienia dla budżetu projektu. W miarę postępów prac możesz śledzić rzeczywiste wydatki i porównywać je z punktem odniesienia. 

4. Opracuj proces kontroli zmian

To, że ustalono punkty odniesienia, nie oznacza, że projekt jest skazany na niepowodzenie, jeśli zakres, harmonogram lub budżet wyjdą poza tor. W rzeczywistości planowanie zmian jest integralną częścią procesu tworzenia założeń bazowych projektu. 

Po sfinalizowaniu trzech punktów odniesienia projektu, utwórz proces kontroli zmian, aby określić, w jaki sposób będziesz obsługiwać wnioski o zmianę od zespołu i interesariuszy. Proces kontroli zmian to sposób na zachowanie elastyczności i umożliwienie interesariuszom zgłaszania wniosków o zmiany w trakcie realizacji projektu.  Pomaga to chronić zakres projektu, harmonogram i budżet przed wymknięciem się spod kontroli. W tym kontekście wnioski o zmianę mogą obejmować prośby o dodatkowe produkty końcowe, aktualizacje osi czasu lub korekty budżetu. 

Proces kontroli zmian zazwyczaj obejmuje następujące etapy: 

1. Inicjacja: interesariusz przesyła formularz wniosku o zmianę, aby przekazać istotne informacje na temat tego, dlaczego ta zmiana jest ważna. Zazwyczaj obejmuje to opis wniosku, jego priorytet i wszelkie ważne terminy.

2. Ocena: lider projektu lub działu sprawdza szczegóły wniosku i określa potrzebne zasoby, wpływ wniosku oraz osobę, do której należy przekazać wniosek. 

3. Analiza: odpowiedni lider projektu decyduje, czy zatwierdzić, czy odrzucić wniosek. Na tym etapie rozważasz wniosek w kontekście założeń bazowych projektu, aby określić, jak wpłynie on na zakres, harmonogram i budżet. 

4. Wdrożenie: jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, współpracujesz z interesariuszami nad wdrożeniem zmiany. Pamiętaj, aby odnotować, jakie zmiany zostały wprowadzone i jak wpłyną one na punkty odniesienia projektu. Jeśli zmiana jest znacząca, może być konieczne dostosowanie celów projektu i utworzenie nowych punktów odniesienia.  

5. Zamknięcie: zamknij wniosek i zapisz całą dokumentację, dziennik zmian i komunikację we współdzielonym miejscu, do którego interesariusze będą mogli uzyskać dostęp w przyszłości. 

Ustanowienie procesu kontroli zmian zapewnia, że każda potencjalna aktualizacja jest rozpatrywana w kontekście wszystkich trzech punktów odniesienia projektu. Na przykład, jeśli otrzymasz prośbę o dodanie dodatkowego produktu końcowego do zakresu projektu, możesz przeanalizować, jak ten dodatek wpłynie na harmonogram i budżet. Jeśli spowoduje to, że projekt będzie zbyt odległy od punktu odniesienia, możesz odrzucić zmianę i zamknąć wniosek o zmianę. 

5. Uwzględnij informacje zwrotne od interesariuszy projektu

Na koniec przedstaw punkty odniesienia projektu kluczowym interesariuszom, aby zebrać i uwzględnić ich opinie. Ten krok jest ważny, ponieważ zapewnia, że zarówno Ty, jak i interesariusze, macie wspólne cele dotyczące zakresu, harmonogramu i budżetu projektu. Na przykład, jeśli zadania w ramach projektu są zależne od zasobów zespołu projektowego, udostępnienie założeń bazowych pomoże zespołowi zrozumieć, dlaczego terminy dostarczenia tych zasobów są ważne. A jeśli zespół projektowy nie jest w stanie dotrzymać proponowanego terminu, możesz odpowiednio zaktualizować punkt odniesienia harmonogramu. 

Jest to również okazja do udoskonalenia i poprawy założeń bazowych, zwłaszcza że interesariusze mogą mieć bardziej specjalistyczną wiedzę na temat niektórych aspektów projektu. Na przykład zespół finansowy może być w stanie dostarczyć statystyki dotyczące kosztów produktów końcowych lub terminów płatności. 

Czy można zmienić punkt odniesienia projektu?

Krótko mówiąc – tak. Nie należy jednak zbyt często zmieniać wartości bazowych. Staraj się zmieniać je tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne. Na przykład może być konieczne ponowne ustalenie punktu odniesienia dla projektu, gdy nastąpi znacząca zmiana, na przykład gdy członek zespołu odejdzie i trzeba będzie ponownie przypisać obowiązki. 

Zbyt częste ponowne ustalanie punktu odniesienia sprawia, że punkty odniesienia stają się mniej znaczące. Pamiętaj, że wartości bazowe reprezentują cele, do których dążysz, więc wyniki końcowe nie muszą być z nimi dokładnie zgodne. Nie ma nic złego w tym, że projekt odbiega od wartości bazowych w zakresie, harmonogramie lub budżecie, o ile możesz zrównoważyć różnicę w innych obszarach. Na przykład, jeśli zwiększyłeś zakres projektu, ale możesz skrócić czas i zmniejszyć budżet w innych obszarach, niekoniecznie musisz ponownie określać punkt odniesienia dla projektu.

Znajdź swoją stronę główną

Punkty odniesienia projektu są niezbędnym sposobem monitorowania wydajności projektu w czasie. Jeśli chcesz, aby Twoje punkty odniesienia były łatwo dostępne i widoczne dla interesariuszy, rozważ utworzenie ich za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. Dzięki temu Twój zespół i interesariusze będą mogli współpracować i komentować punkty odniesienia, a także śledzić wszelkie zmiany w czasie rzeczywistym.