Czym jest proces kontroli zmian i jak z niego korzystać?

Proces kontroli zmian to sposób w jaki kierownicy projektów wysyłają wnioski do sprawdzenia przez interesariuszy, którzy następnie je zatwierdzają lub odrzucają. Jest to ważny proces ułatwiający zarządzanie dużymi projektami z wieloma zmiennymi elementami.

Zarządzanie kilkoma projektami jest skomplikowane. Od koordynowania osi czasu pracy po śledzenie celów i wyników, ostatnią rzeczą, którą chcesz napotkać, to duża zmiana w projekcie. Jednak z działającym procesem kontroli zmian wysyłanie wniosków o zmianę w projekcie jest wyjątkowo proste.

Proces kontroli zmian jest niezbędnym elementem dużych przedsięwzięć z wieloma członkami zespołu pracującymi w różnych działach. Przedstawimy ten proces wraz z przydatnymi przykładami, aby ułatwić Ci wdrożenie własnej procedury kontroli zmian.  

Co oznacza proces kontroli zmian?

Kontrola zmian to proces używany do zarządzania wnioskami o zmiany w projektach i dużych przedsięwzięciach. Jest częścią planu zarządzania i określa role dla zarządzania zmianą w zespole lub firmie. Mimo tego, że proces zmiany obejmuje wiele części, najprościej wyobrazić go sobie jako dziennik zmian, za pomocą którego śledzone są wszystkie wnioski o zmiany w projekcie. 

W większości przypadków każdy interesariusz może poprosić o zmianę. Wniosek może być mały, jak drobna zmiana w harmonogramie projektu albo duży, jak nowy produkt końcowy projektu. Należy pamiętać, że nie wszystkie wnioski zostaną zatwierdzone, ponieważ to główni interesariusze je zatwierdzają lub odrzucają. 

Ponieważ proces kontroli zmian ma wiele zmiennych i różni się w zależności od firmy, warto wdrożyć narzędzia upraszczające przebieg procesu cyklu życia. Narzędzia, takie jak oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy, mogą ułatwić zarządzanie pracą i prowadzenie całej komunikacji w jednym miejscu. 

Kontrola zmian a zarządzanie zmianą

Umyka Ci różnica między kontrolą zmian a zarządzaniem zmianą? Nie dziwimy się. Jest wiele różnic między kontrolą zmian a planem zarządzania zmianą. Kontrola zmian to tylko jeden z wielu elementów strategii zarządzania zmianą. 

• Kontrola zmian: proces kontroli zmian jest ważny w każdej organizacji i ułatwia przepływ informacji w zakresie zmian projektu. Prawidłowy proces powinien określać wskaźniki sukcesu, organizować przepływ pracy, umożliwiać komunikację zespołów i kierować zespół w stronę sukcesu. 

• Zarządzanie zmianą: plan zarządzania zmianą obejmuje koordynację budżetu, harmonogramu, komunikacji i zasobów. Podczas gdy proces kontroli zmian to formalny dokument opisujący wniosek o zmianę wraz z jej wpływem, zarządzanie zmianą jest planem ogólnym.

Jak widzisz, proces kontroli zmian to tylko jedna, mniejsza część większego planu zarządzania zmianą. Mimo podobieństwa, te dwa terminy są więc różne.

Jakie są korzyści procesu kontroli zmian?

Wdrożenie procesu kontroli zmian może ułatwić organizowanie zespołu za pomocą oprogramowania do organizacji oraz monitorowanie wydajności produktów końcowych i dat wykonania. Jest także niezbędnym elementem podczas szacowania konsekwencji niezarządzanej odpowiednio zmiany.  

Proces zarządzania zmianą może ułatwić realizację planu zarządzania zasobami lub innych celów zarządzania pracą. Poniżej przedstawiamy dodatkowe korzyści z wdrożenia procesu kontroli zmian. 

Zwiększona produktywność  

Proces kontroli zmian umożliwia uniknięcie nieporozumień związanych z produktami końcowymi projektu i umożliwia skoncentrowanie się na działaniu, a nie gromadzeniu informacji. Zwiększa to produktywność i wydajność, zwłaszcza z dodatkową pomocą oprogramowania do zwiększania produktywności.

Bez tego procesu produktywność może spaść z powodu czasu poświęcanego na organizację pracy. W związku z ograniczoną mocą przerobową dla najważniejszej pracy w każdym tygodniu nie jest dotrzymywana ponad jedna czwarta (26%) terminów.

Efektywna komunikacja

Poprawne dokumentowanie zmian może ułatwić uniknięcie problemów z komunikacją. Czytelne określenie celów umożliwia rozwój komunikacji w zespole. Pamiętaj, że proces kontroli zmian nie rozwiąże wszystkich problemów komunikacyjnych. Może być także pomocne zastosowanie oprogramowania do zarządzania pracą, które umożliwi przechowywanie całej komunikacji dotyczącej projektów w jednym miejscu.  

Proces kontroli zmian można także udostępnić członkom kluczowego personelu kierowniczego, aby w prosty sposób zapewnić im kontekst wniosków o zmiany.  

Lepsza praca zespołowa i komunikacja

Efektywna komunikacja nie tylko jest korzyścią samą w sobie, ale również może ulepszyć współpracę. Czytelne komunikowanie zmian projektu ułatwia współpracę.

Gdy na przykład zmiany są od razu przedstawiane w czytelny sposób, interesariusze mają więcej czasu, aby skupić się na kreatywności i pracy zespołowej. Bez wydajnej komunikacji interesariusze muszą poświęcić czas na samodzielne zebranie potrzebnych informacji, a nie na kreatywną współpracę z członkami zespołu. 

Chcesz jeszcze bardziej rozwinąć współpracę? Połącz proces kontroli zmian z oprogramowaniem do zarządzania zadaniami, aby pokierować zespół w stronę sukcesu. 

Pięć kroków procesu kontroli zmian

Podobnie jak w pięciu etapach zarządzania projektami, także tworzenie procesu kontroli zmian obejmuje pięć kluczowych kroków. Mimo że niektóre procesy różnią się nieznacznie, wszystkie obejmują pięć głównych elementów. Od inicjacji po wdrożenie, każdy z tych podstawowych kroków ułatwia wydajne przetwarzanie wniosków o zmianę i uniknięcie niepotrzebnych zmian. 

Niektórzy wolą sprawdzić procedurę w przepływie procesu kontroli zmian, który może być prostszy w wizualizacji. Bez względu na punkt widzenia, wynikiem będzie ostateczna decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku o zmianę.  

Przedstawimy pięć etapów tworzących wydajny proces kontroli zmian oraz elementy każdego z nich.

1. Inicjacja wniosku o zmianę

W fazie inicjacji procesu kontroli zmian wysyłany jest wniosek o zmianę. Zmiana może być konieczna z wielu różnych przyczyn. Na przykład wytworzenie produktu końcowego projektu trwa dłużej, niż oczekiwano. Należy wtedy wysłać wniosek o zmianę daty realizacji. Propozycja zmiany może zostać wystosowana przez każdą osobę, chociaż najprawdopodobniej zrobi to interesariusz lub lider projektu. 

Członek zespołu, który chce wysłać wniosek, powinien zrobić to za pomocą formularza wniosku o zmianę. Kierownik projektu powinien przechowywać dziennik zmian w miejscu łatwo dostępnym dla innych członków. 

Gdy wniosek o zmianę zostanie przekazany, wprowadź w dzienniku zmian nazwę, krótki opis i wszystkie inne potrzebne informacje, takie jak imię i nazwisko osoby składającej wniosek lub datę. Dziennik przechowuje wszystkie zmiany w projekcie, co jest przydatne w zarządzaniu wieloma projektami rozłożonymi w czasie wielu miesięcy. 

Oto przykłady różnych pól, które możesz dodać w formularzu wniosku o zmianę.

• Nazwa projektu

• Data

• Opis wniosku

• Osoba wysyłająca

• Właściciel zmiany

• Priorytet

• Wpływ zmiany

• Termin

• Komentarze

Dodawane pola zależą od wymaganej szczegółowości dziennika zmian oraz rodzaju zmian.

2. Ocena wniosku o zmianę

Po wypełnieniu, przesłaniu i zatwierdzeniu wstępnego wniosku należy go ocenić. Różni się to od samego przekazania wniosku, ponieważ na tym etapie oceniania jest faktyczna zmiana. 

Faza oceny nie jest koniecznie momentem podjęcia decyzji, ale raczej sprawdzenia podstawowych informacji wniosku. Informacje zostaną prawdopodobnie ocenione przez lidera projektu lub działu, który sprawdzi je pod kątem potrzebnych zasobów, wpływu wniosku oraz określi osobę, do której należy przekazać wniosek. 

Jeśli wniosek o zmianę przejdzie pomyślnie wstępną ocenę, zostanie przekazany dalej i rozpocznie się faza analizy, w której zostanie podjęta ostateczna decyzja. 

3. Analiza wniosku o zmianę

Etap analizy wpływu zmiany jest momentem podjęcia ostatecznej decyzji i przyjęcia lub odrzucenia wniosku przez wyznaczonego lidera projektu. Mimo tego, że możesz skomentować tę decyzję, warto jest także uzyskać oficjalne zatwierdzenie lidera. W niektórych przypadkach może być nawet wyznaczona rada kontroli zmian decydująca o zatwierdzaniu zmian. 

Po oficjalnym zatwierdzeniu wniosku o zmianę trzeba zakomunikować go zespołowi i wykonać kolejne kroki tego pięcioetapowego procesu. Należy zapisać go w dzienniku zmian i przekazać za pomocą innych, używanych środków komunikacji, aby upewnić się, że wszyscy interesariusze projektu mają wiedzę o zmianach w projekcie. 

W dzienniku zmian należy także zapisywać odrzucone wnioski. Chociaż informowanie zespołu o odrzuconych wnioskach nie jest konieczne, może ułatwić uniknięcie nieporozumień. 

4. Wdrożenie wniosku o zmianę

Jeśli wniosek o zmianę zostanie zatwierdzony, proces przejdzie na etap wdrożenia. Jest to moment, w którym interesariusze projektu rozpoczną pracę nad wprowadzeniem zmiany.  

Wdrożenie zmiany będzie różnić się w zależności od aktualnego etapu projektu, ale zazwyczaj obejmuje aktualizację osi czasu projektu i terminu dostarczenia produktów końcowych oraz poinformowanie zespołu projektowego o zmianach. Następnie praca może być kontynuowana. Warto również oszacować zakres projektu, aby upewnić się, że zmiany osi czasu nie wpłyną znacznie na wyznaczone cele. 

Informacje wniosku o zmianę najlepiej jest udostępniać w dzielonej przestrzeni roboczej oraz dzienniku zmian, aby zapobiec zmniejszeniu produktywności związanej z koniecznością szukania nowych informacji. Aby w pełni wywiązać się ze swoich obowiązków, możesz nawet wysłać zmienione uzasadnienie biznesowe.

5. Zamknięcie wniosku o zmianę

Po opisaniu, rozpowszechnieniu i wdrożeniu wniosku o zmianę można go zamknąć. Niektóre zespoły nie mają oficjalnego planu zamknięcia wniosku, ale jest on przydatny, aby wszyscy członkowie zespołu mogli w przyszłości w jednym miejscu sprawdzić zachowane informacje. 

Na etapie zamknięcia należy zapisać całą dokumentację, dziennik zmian i komunikację we współdzielonym miejscu, do którego będzie można uzyskać dostęp w przyszłości. Należy także zachować wstępny formularz wniosku o zmianę oraz zmienione po drodze plany projektu. 

Po zapisaniu wszystkich dokumentów w odpowiednim miejscu możesz zamknąć otwarte zadania i skupić się na realizacji projektu. Niektórzy liderzy projektów organizują także dodatkowe spotkanie przed oficjalnym zamknięciem projektu. 

Przykładowy proces kontroli zmian

Teraz, gdy znasz już pięć etapów procesu kontroli zmian, nadeszła pora, aby wprowadzić je w życie. Przygotowaliśmy przykład, który ułatwi Ci rozpoczęcie tego zadania.   

Przed stworzeniem własnego planu warto ocenić przydatność aktualnych procesów i narzędzi dla Twojego zespołu. Możesz nawet utworzyć uzasadnienie biznesowe lub plan projektu do przedstawienia interesariuszom firmy. 

Wpisy dodawane w dzienniku zmian mogą różnić się w zależności od typów często napotykanych zmian oraz skomplikowania projektów. Podczas gdy bardziej skomplikowane, trwające kilka miesięcy projekty zazwyczaj mają wiele wniosków o zmianę, mniejsze, jednorazowe projekty mogą nie potrzebować bardzo szczegółowego dziennika zmian. 

Poniżej przedstawiamy przykładowy dziennik zmian, który ułatwi Ci określenie ważnych informacji i stworzenie własnego. Ten przykład kontroli zmian obejmuje poniższe elementy:

• Nazwa projektu

• Nazwa zadania

• Osoba odpowiedzialna

• Data wykonania

• Status priorytetu

• Status postępu

• Typ zmiany

Ten prosty format jest dobrym punktem wyjściowym dla dziennika zmian, w którym możesz zawrzeć dodatkowe pola zależnie od złożoności Twojego projektu. 

Aby utworzyć swój dziennik zmian, możesz utworzyć szablon niestandardowy lub przejrzeć naszą galerię szablonów projektów. 

Kiedy korzystać z procesu kontroli zmian

Warto wiedzieć, kiedy skorzystać z planu zarządzania zmianami, aby przygotować się na taką ewentualność. Zależnie od realizowanych przedsięwzięć i używanych narzędzi możesz napotkać wiele różnych rodzajów zmian.

Typowe zmiany obejmują wnioski o przedłużenie terminów, reorganizację informacji lub zmianę produktów końcowych. Poniżej przedstawiamy inne przypadki, w których warto zastosować proces kontroli zmian. 

• Przekroczony zakres: możesz rozważyć skorzystanie z tego procesu, gdy przekraczany jest zakres projektu, co jest określane jako pełzanie zakresu. 

• Niespójności projektu: jeśli zauważysz niespójności podczas projektu, poproszenie o zmianę może umożliwić uniknięcie konieczności późniejszego przerabiania jego produktów końcowych. 

• Napięte cele: czasem OKR-y mogą być poza zasięgiem, więc warto oznaczyć te problemy przed ukończeniem projektu.

• Nowe narzędzia: po wprowadzeniu nowych procesów lub narzędzi, zmiana może być konieczna dla rozwiązania nowych problemów na przestrzeni kilku pierwszych projektów. 

Wprowadź swoją metodę zmian

Zmiany są nieuniknione, ale na szczęście nie muszą zagrozić Twojemu następnemu projektowi. Dzięki wdrożeniu procesu kontroli zmian możesz zapewnić terminową realizację projektu oraz czytelność i efektywność komunikacji. Zwiększy to produktywność i zmniejszy niejasności wokół produktów końcowych projektu. 

Dysponowanie odpowiednimi procesami umożliwiającymi rozwiązanie sytuacji zwiększa pewność. Z gotowym planem zarządzania zmianą możesz ograniczyć negatywny wpływ zmieniającej się strategii i skupić się na poprawie wyników.

Potrzebujesz dodatkowych zasobów, aby lepiej zarządzać następnym projektem? Przeczytaj więcej na temat tworzenia zakresu projektu.