Zarządzanie wymaganiami: przewodnik krok po kroku

Jest piątek wieczór i masz zamiar zamówić pizzę. W jednej ręce trzymasz telefon, a w drugiej listę życzeń od znajomych. Najpierw jednak musisz uporządkować preferencje wszystkich osób i zdecydować, jaki rodzaj pizzy zamówić. Pepperoni? Ser? Wegetariańska?

Zamawianie pizzy zaczyna przypominać zarządzanie wymaganiami związanymi z wprowadzeniem produktu na rynek. Podobnie jak w powyższej sytuacji, zarządzanie wymaganiami polega na słuchaniu interesariuszy i zrozumieniu, jak najlepiej zaspokoić ich potrzeby. 

Czym jest zarządzanie wymaganiami?

Zarządzanie wymaganiami to sposób na zapewnienie, że produkty końcowe projektu spełniają potrzeby klientów i wewnętrznych interesariuszy. W tym przypadku wymaganie to coś, czego interesariusze potrzebują lub oczekują od Twojego produktu. Interesariusze mogą być wewnętrzni (np. partnerzy międzyfunkcyjni) lub zewnętrzni (np. klienci). 

Zarządzanie wymaganiami jest najczęściej stosowane przez zespoły programistyczne pracujące nad oprogramowaniem i funkcjami, ale może być również stosowane w szerszym zakresie do zarządzania projektami. Wymaganiem może być na przykład funkcja, która umożliwia klientom korzystanie z produktu lub aspekt produktu, który pomoże partnerom międzyfunkcyjnym osiągnąć ich cele biznesowe. 

Zanim rozpoczniesz pracę nad produktem, musisz uzgodnić dokładne wymagania, aby mieć pewność, że dostarczysz interesariuszom to, czego potrzebują. Zarządzanie wymaganiami pomaga dokumentować i priorytetyzować wymagania, śledzić zmiany i koordynować działania z interesariuszami w całym cyklu życia projektu. Pomaga również zarządzać zmieniającymi się wymaganiami i zapewnić, że projekt pozostanie w zakresie. 

Czym jest wymaganie? 

Wymóg to element, który należy wdrożyć, aby funkcja lub produkt mogły zostać ukończone. Innymi słowy, jest to coś, co produkt musi mieć lub robić, aby zaspokoić potrzeby interesariuszy. Produkty oprogramowania mogą mieć setki wymagań. Jednak niezależnie od tego, ile wymagań ma Twój produkt, wszystkie z nich powinny być: 

• Niezbędne: wymaganie jest potrzebne do osiągnięcia celów biznesowych lub produktowych. 

• Konkretne: wymaganie jest szczegółowe i ma jasny cel. 

• Zrozumiałe: wymaganie jest jasno napisane i łatwe do zrozumienia. 

• Dokładne: wymaganie zawiera wystarczająco dokładne informacje na temat wyzwania lub potrzeby, które ma zaspokoić. Oznacza to, że zamiast po prostu opisywać, co należy zrobić, należy również wyjaśnić, dlaczego dane wymaganie jest ważne. 

• Wykonalne: należy przeanalizować wymaganie, aby upewnić się, że można je wdrożyć przy użyciu bieżącego stosu technologicznego i infrastruktury kodu.

• Testowalny: powinieneś być w stanie przetestować wymaganie poprzez testy użytkownika, testy A/B lub inną metodę. 

Oto przykład. Wyobraź sobie, że tworzysz aplikację, a jednym z wymagań jest to, że cała aplikacja musi zostać przetłumaczona na angielski, chiński, japoński i francuski, ponieważ te języki odpowiadają Twoim głównym rynkom biznesowym.

• Ten wymóg jest niezbędny, aby móc uruchomić aplikację na głównych rynkach Twojej firmy i osiągnąć cele biznesowe. 

• Jest ono konkretne, ponieważ określasz, których języków potrzebujesz i że cała aplikacja musi zostać przetłumaczona. 

• Jest zrozumiałe, ponieważ nie zawiera szczegółów technicznych, a jest napisane w sposób zrozumiały dla członków zespołu i interesariuszy międzyfunkcyjnych. 

• Jest precyzyjne, ponieważ jasno określono, dlaczego wymóg jest ważny, a mianowicie dlatego, że angielski, chiński, japoński i francuski są językami głównych rynków, na których działa Twoja firma. 

• Jest to wykonalne, ponieważ zbudowano już prototypy i przypadki testowe w innych językach, więc wiadomo, że lokalizacja jest możliwa i będzie działać zgodnie z oczekiwaniami. 

• Jest testowalne, ponieważ masz system do testowania i potwierdzania dokładności każdej przetłumaczonej wersji. 

Dlaczego zarządzanie wymaganiami jest ważne? 

Aby stworzyć świetny produkt, musisz zarządzać wymaganiami. Oto dlaczego: 

• Wdrażaj właściwe funkcje. Proces zarządzania wymaganiami pomaga zrozumieć, jak użytkownicy wchodzą w interakcje z produktem, a tym samym określić, czego potrzebują. Pomaga to przede wszystkim dostosować produkty końcowe do podstawowych potrzeb klientów. 

• Dostosowanie do celów biznesowych. Dokumentując i ustalając priorytety wymagań, upewnij się, że każde z nich jest zgodne z nadrzędnymi celami biznesowymi. Na przykład wymóg przetłumaczenia aplikacji na 12 języków wspierałby cel biznesowy polegający na ekspansji na rynki międzynarodowe. Jeśli wymaganie nie wspiera celów biznesowych, prawdopodobnie oznacza to, że powinieneś inwestować zasoby gdzie indziej lub mieć naprawdę dobry powód, dla którego wymaganie jest ważne. 

• Zapobiegaj pełzaniu zakresu. Zdefiniowane wymagania stanowią zakres projektu — wyznaczają granice i określają dokładnie cele oraz produkty końcowe, nad którymi będziesz pracować. Zdefiniowanie wymagań z wyprzedzeniem pomaga zidentyfikować potencjalne przeszkody i odepchnąć interesariuszy próbujących dodać dodatkowe wymagania.

• Unikaj przeszkód. Tworzenie produktu jest złożone – obejmuje tworzenie oprogramowania, projektowanie i testowanie – nie wspominając o złożonych stosach kodu i systemach inżynieryjnych. Zarządzanie wymaganiami pomaga zaplanować sposób tworzenia produktu w ramach ograniczeń stosu kodu i śledzić, co należy osiągnąć na każdym etapie procesu tworzenia produktu.

Kto jest odpowiedzialny za zarządzanie wymaganiami? 

To, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie wymaganiami, zależy od konkretnego projektu lub zespołu. Właściciele produktów lub menedżerowie produktów zazwyczaj zarządzają wymaganiami dla zespołów programistycznych. Te dwie role są podobne, z wyjątkiem tego, że właściciele produktów są standardową rolą w zespołach Scrum, podczas gdy menedżerowie produktów są rolą bardziej uniwersalną, niezależnie od tego, czy zespół korzysta z metodologii Agile. Jeśli pracujesz nad bardziej ogólnym projektem, a nie nad tworzeniem produktu, za zarządzanie wymaganiami odpowiada kierownik projektu. 

Zarządzanie wymaganiami wymaga międzyfunkcyjnej współpracy między zespołem a interesariuszami projektu. Musisz zbierać informacje zwrotne od interesariuszy, współpracować z nimi, aby zrozumieć każde wymaganie, i pomóc zespołowi zaplanować, jak zaspokoić każdą potrzebę. Oznacza to, że osoba zarządzająca wymaganiami w projekcie powinna mieć rozwinięte umiejętności współpracy i komunikacji międzyfunkcyjnej, ponieważ będzie znajdować się w centrum wszystkich działań.

Jakie są rodzaje wymagań? 

Istnieją trzy główne rodzaje wymagań: wymagania biznesowe, wymagania użytkowników i wymagania systemowe. Ważne jest, aby zdefiniować różne rodzaje wymagań przed rozpoczęciem pracy, ponieważ często decyduje to o tym, z jakimi interesariuszami należy współpracować. 

Oto przegląd różnych rodzajów wymagań: 

Wymagania biznesowe

Wymagania biznesowe to nadrzędne cele biznesowe lub wskaźniki, które ma spełniać produkt. Niekoniecznie są to funkcje, które musi spełniać produkt, ale raczej zadania, które musi wykonać Twoja firma, aby zadowolić zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych interesariuszy. 

Załóżmy, że pracujesz w firmie zajmującej się sprzedażą detaliczną online, a Twój zespół sprzedaży używa systemu zarządzania treścią do tworzenia i aktualizowania stron produktów w Twojej witrynie. Aby poradzić sobie z rosnącą liczbą produktów, zespół produktowy pracuje nad ulepszeniem funkcji wyszukiwania w systemie CMS.

Projekt zespołu produktowego spełnia następujące wymagania biznesowe: zwiększenie liczby produktów o 50% w pierwszym kwartale. Aby zebrać takie wymagania w jednym, uporządkowanym formacie, spróbuj użyć szablonu dokumentu wymagań biznesowych.

Wymagania użytkownika

Wymagania użytkowników określają, czego użytkownicy potrzebują od Twojego produktu i jak będą z nim współdziałać. Opisują one problem lub działanie, które klient chce wykonać, a także sposób, w jaki produkt powinien rozwiązać ten problem lub pomóc klientowi w osiągnięciu pożądanego działania.  

Zespoły Agile zazwyczaj formatują wymagania użytkowników jako historie użytkowników, które są nieformalnymi wyjaśnieniami funkcji oprogramowania napisanymi z perspektywy użytkownika końcowego. Historie użytkowników mają następujący format: „Jako [użytkownik] chcę [potrzeba], aby [cel do osiągnięcia]”. 

Wróćmy do przykładu CMS, który przedstawiliśmy powyżej. Oto przykładowa historia użytkownika napisana z perspektywy użytkownika końcowego – w tym przypadku przedstawiciela handlowego, który korzysta z systemu CMS do wykonywania swoich obowiązków służbowych. 

„Jako pracownik działu sprzedaży chcę mieć możliwość łatwego wyszukiwania i znajdowania konkretnych ofert produktów w naszym systemie CMS, aby móc aktualizować i zarządzać naszym rosnącym asortymentem online”. 

Wymagania systemowe

Wymagania systemowe określają, co produkt będzie robił. Pomyśl o tym w ten sposób – podczas gdy wymagania użytkownika określają „dlaczego” i „co” funkcji produktu z perspektywy użytkownika, wymagania systemowe określają „jak” budować tę funkcję z perspektywy zespołu inżynierów. 

Wymagania systemowe są często dzielone na wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne. Wymagania funkcjonalne określają, co produkt będzie robił, podczas gdy wymagania niefunkcjonalne określają, jak dobrze produkt spełnia swoje funkcje. Oznacza to, że wymagania niefunkcjonalne zazwyczaj dotyczą bezpieczeństwa, wydajności i niezawodności. 

Oto przykład, w jaki sposób zespół inżynierów może rozbić powyższe wymagania użytkownika dotyczące systemu CMS na wymagania systemowe: 

Wymagania funkcjonalne

• Każda oferta produktu zawiera następujące informacje: typ produktu, data utworzenia, autor, adres URL i status publikacji.

• Nowe produkty nie mogą być tworzone, chyba że autorzy wybiorą typ produktu z menu rozwijanego. 

• Pasek wyszukiwania zawiera opcję zastosowania następujących dodatkowych filtrów: typ produktu, data utworzenia, autor, adres URL i status publikacji. 

• Można wybrać wiele filtrów jednocześnie. 

Wymagania niefunkcjonalne

• Wyniki wyszukiwania są zwracane w mniej niż pięć sekund. 

• Wyniki wyszukiwania są w 100% dokładne. 

7 kroków procesu zarządzania wymaganiami

Zarządzanie wymaganiami nie musi być przytłaczające. Jeśli utworzysz ustandaryzowany proces dla swojego zespołu, możesz za każdym razem wykonywać te same kroki, zamiast zastanawiać się, których interesariuszy należy zaangażować i w jakim momencie. 

Aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy, uprościliśmy ten proces do siedmiu kroków. Gdy już wypróbujesz różne rozwiązania i zobaczysz, co sprawdza się w Twoim zespole, możesz odpowiednio dostosować proces zarządzania wymaganiami. 

Krok 1: opracuj plan zarządzania wymaganiami

Rozpocznij swój projekt od utworzenia planu zarządzania wymaganiami (RMP). Ten plan jest mapą drogową do obsługi wymagań w całym cyklu życia projektu. W planie zarządzania wymaganiami określ:

• Kto będzie zaangażowany w zbieranie wymagań?

• W jaki sposób będziesz zbierać i dokumentować wymagania?

• Jaki jest proces śledzenia zmian wymagań?

• W jaki sposób zapewnisz sukces projektu, dostosowując go do celów?

Dobry plan zarządzania wymaganiami pomaga zespołowi projektowemu zachować dobrą organizację i współpracę w całym cyklu życia projektu.

Krok 2: Pozyskiwanie i definiowanie wymagań

Pozyskiwanie wymagań polega na ich gromadzeniu i definiowaniu. Jest to niezbędny krok, podczas którego kontaktujesz się z interesariuszami i klientami, aby zrozumieć ich potrzeby.

Pozyskiwanie wymagań

• Współpracuj z interesariuszami: spotykaj się z nimi osobiście lub komunikuj się z nimi asynchronicznie. Przedstaw produkt, funkcję lub inicjatywę, którą tworzysz, i zapytaj, czego potrzebują, aby pomóc klientom lub osiągnąć swoje cele biznesowe.

• Zbierz wymagania użytkowników końcowych: jeśli to możliwe, przeprowadź testy z udziałem użytkowników. W razie potrzeby skonsultuj się z zespołem programistów, aby uzyskać statystyki.

• Zarządzaj oczekiwaniami: wyjaśnij, że nie wszystkie wymagania zostaną wdrożone. Wyjaśnij, że jest to etap zbierania informacji.

Definiowanie wymagań

Zdefiniowanie wymagań pomaga nakreślić wszystkie elementy, które zespół programistyczny musi zrealizować, aby ukończyć inicjatywę lub produkt. 

• Sformułuj jasne, konkretne wymagania na podstawie zebranych informacji.

• Utwórz przypadki użycia, aby pokazać, w jaki sposób użytkownicy będą wchodzić w interakcje z produktem końcowym.

• Upewnij się, że każde wymaganie opisuje jedną konkretną potrzebę lub funkcję.

Możesz również utworzyć historie użytkowników dla każdego wymagania, aby określić, czego potrzebują użytkownicy i jak będą wchodzić w interakcje z Twoim produktem lub funkcją.

Następnie możesz podzielić te wymagania użytkowników na bardziej szczegółowe wymagania systemowe. W miarę postępów może być konieczne zebranie dodatkowych informacji od interesariuszy, aby upewnić się, że masz wystarczający kontekst do ukończone każdego wymagania.

Pamiętaj, że na tym etapie przepływu pracy zarządzania wymaganiami zbierasz potencjalne potrzeby i wymagania. Twój zespół ustali priorytety i wybierze te najważniejsze, które będą realizowane na późniejszym etapie procesu zarządzania wymaganiami.

Krok 3: analiza i walidacja wymagań

Teraz nadszedł czas, aby przejrzeć wszystkie te informacje zwrotne i zdecydować, które wymagania są zgodne z Twoimi celami produktowymi i biznesowymi. Ostatecznie każdy wymóg powinien przyczyniać się do osiągnięcia nadrzędnego celu biznesowego, takiego jak zwiększenie przychodów, wejście na nowe rynki lub poprawa satysfakcji klientów. 

Walidacja wymagań obejmuje:

• Sprawdzenie, czy wszystkie wymagania techniczne są niezbędne, wykonalne i nie są ze sobą sprzeczne.

• Potwierdzenie, że wymagania techniczne są zgodne z celami projektu.

Następnie należy zweryfikować wymagania z interesariuszami. Oznacza to sprawdzenie, czy wymagania rzeczywiście odzwierciedlają potrzeby interesariuszy.

Krok 4: Ustal punkt odniesienia dla wymagań

Po zatwierdzeniu wymagań ustal punkt odniesienia. Dokumentacja na tym etapie zawiera migawkę wszystkich zatwierdzonych wymagań i oferuje:

• Punkt wyjścia dla rozwiązania do zarządzania wymaganiami

• Punkt odniesienia do podejmowania decyzji w przyszłości i mierzenia zmian.

Nie ma jednego ustalonego sposobu dokumentowania i śledzenia wymagań. Twój zespół produktowy mógł wcześniej korzystać ze specyfikacji wymagań oprogramowania (SRS), dokumentu wymagań produktu (PRD) lub macierzy śledzenia wymagań (RTM). 

Aby jednak zapewnić zespołowi wgląd w czasie rzeczywistym we wszystkie wymagania projektu, spróbuj użyć narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Asana. Oznacza to koniec z nieaktualnymi arkuszami kalkulacyjnymi do audytu wymagań. Zamiast tego zarówno Twój zespół, jak i interesariusze mogą zobaczyć najbardziej aktualne opisy każdego wymagania. Możesz również śledzić status każdego wymagania podczas pracy nad projektem, a nawet skonfigurować automatyzacje, aby powiadamiać interesariuszy o postępach.  

Asana umożliwia również integrację z bardziej wyspecjalizowanymi aplikacjami i narzędziami do zarządzania wymaganiami, takimi jak Jira i GitHub. Jest to szczególnie przydatne, jeśli współpracujesz z interesariuszami, którzy nie mają uprawnień dostępu do narzędzi programistycznych. 

Krok 5: priorytetyzacja i mapowanie zależności

Teraz, gdy masz już spisane wymagania, wspólnie z zespołem ustal priorytety i zaplanuj, w jaki sposób je zrealizujesz. Priorytetyzacja pozwala najpierw zająć się najważniejszymi zadaniami, zwłaszcza jeśli blokują one inne zadania na dalszym etapie.

W tym kroku określ, w jaki sposób wymagania odnoszą się do siebie. Proces ten, często nazywany identyfikowalnością, obejmuje:

• Połączenie powiązanych wymagań

• Łączenie wymagań z innymi elementami projektu, takimi jak dokumenty projektowe i przypadki testowe

Jeśli Twój zespół korzysta z metodyki Agile, dodaj wymagania do backlogu produktu, a następnie zorganizuj sesję planowania sprintu, aby zdecydować, które zadania uwzględnić w następnym sprincie. Jeśli nie pracujesz w sprintach, nie ma problemu – możesz utworzyć oś czasu projektu, aby określić, kiedy każde wymaganie powinno zostać ukończone i czy istnieją jakieś zależności. 

Krok 6: zarządzanie zmianami, kontrola wersji i analiza wpływu

Zarządzanie wymaganiami nie polega tylko na ich planowaniu przed rozpoczęciem projektu, ale również na radzeniu sobie ze zmieniającymi się wymaganiami w trakcie jego realizacji. Oznacza to, że należy zaplanować, w jaki sposób uwzględnić dodatkowe zadania, które będą miały wpływ na zakres projektu. 

W miarę postępów projektu wymagania mogą się zmieniać. Zarządzaj tymi zmianami, wykonując następujące czynności:

1. Opracuj proces przesyłania i przeglądania próśb o zmianę.

2. Przeanalizuj, w jaki sposób każda proponowana zmiana może wpłynąć na inne wymagania i elementy projektu.

3. Aktualizowanie punktu odniesienia, jeśli zmiany zostaną zatwierdzone

Użyj mapy zależności, aby przeprowadzić analizę wpływu. Pomoże Ci to zrozumieć pełny wpływ zmian przed podjęciem decyzji o ich wdrożeniu.

Inną opcją jest utworzenie procesu kontroli zmian. Dzięki temu interesariusze będą mogli zgłaszać nowe wymagania, które będą miały wpływ na zakres projektu, a ponadto określisz, kto powinien zatwierdzać lub odrzucać te wnioski.

Dobrze zdefiniowany proces zarządzania zmianami pomaga zrozumieć, jak skutecznie zarządzać wymaganiami, jednocześnie śledząc zmiany. 

Krok 7: weryfikacja i walidacja systemu

Na ostatnim etapie sprawdź, czy gotowy produkt spełnia wszystkie wymagania techniczne:

• Weryfikacja: przetestuj każdą funkcję, aby upewnić się, że działa zgodnie z wymaganiami.

• Walidacja: skonsultuj się z interesariuszami, aby sprawdzić, czy produkt spełnia ich potrzeby i oczekiwania.

Ten krok pomaga wykryć wszelkie problemy przed sfinalizowaniem produktu, co zmniejsza potrzebę ponownego wykonywania kosztownych prac.

W trakcie tego procesu warto rozważyć użycie oprogramowania do zarządzania wymaganiami, takiego jak Asana. Może ono służyć jako jedno źródło wiedzy, pomagając zarządzać wymaganiami, śledzić zmiany oraz generować raporty i pulpity nawigacyjne w celu lepszego nadzoru nad projektem.

Narzędzia do usprawnienia zarządzania wymaganiami

Zarządzanie wymaganiami obejmuje wiele zmiennych elementów, ale nie musi wymykać się spod kontroli. Dzięki odpowiednim narzędziom możesz skonfigurować powtarzalny proces, który dokładnie określa, z kim rozmawiać, kiedy to zrobić oraz jak dokumentować i organizować wymagania w całym cyklu życia projektu. 

Jeśli śledzisz wymagania w Asanie, możesz utworzyć standardowy szablon, który pomoże Ci zarządzać wymaganiami dla każdego projektu. Oznacza to, że zamiast rozpoczynać proces od zera za każdym razem, możesz ponownie wykorzystać wstępnie zdefiniowany przepływ pracy, mając pewność, że nie zapomnisz o żadnych kluczowych elementach. 

Często zadawane pytania: zarządzanie wymaganiami

Czym jest zarządzanie wymaganiami? Zarządzanie wymaganiami to proces definiowania, śledzenia i kontrolowania wymagań projektu w całym cyklu jego rozwoju. Dzięki temu wszyscy interesariusze rozumieją i zgadzają się z potrzebami projektu.

Czym jest plan zarządzania wymaganiami? Plan zarządzania wymaganiami określa sposób gromadzenia, śledzenia i zarządzania wymaganiami podczas projektu. Służy jako przewodnik do obsługi zmian, dokumentacji i komunikacji.

Jakie są kluczowe funkcje procesu zarządzania wymaganiami? Kluczowe funkcje procesu zarządzania wymaganiami obejmują gromadzenie wymagań, ich analizę i zatwierdzanie, śledzenie zmian oraz zapewnienie, że produkt końcowy spełnia uzgodnione wymagania.

Jak wygląda dobre wymaganie? Dobre wymaganie jest jasne, konkretne i mierzalne. Powinno być łatwo zrozumiałe, testowalne i zgodne z ogólnymi celami projektu.