Szablon dokumentu określającego wymagania biznesowe: 7 kluczowych elementów wraz z przykładami

Każdy projekt składa się z wielu ruchomych części. Jeśli chcesz, aby zakończył się sukcesem, wszystkie te części muszą połączyć się we właściwym czasie i miejscu. Pomyśl o układaniu puzzli. Sekretem ich rozwiązania jest spojrzenie na obrazek na pudełku, podczas gdy układasz puzzle. 

Dokument określający wymagania biznesowe (BRD) jest jak obrazek na pudełku z puzzlami. Określa wszystko, co wiąże się z projektem, i pomaga interesariuszom uzyskać przejrzystość co do wymagań dotyczących pomyślnej realizacji projektu. W tym artykule omawiamy kluczowe elementy szablonu dokumentu wymagań biznesowych. Dowiesz się również, jakie korzyści płyną z udostępniania dokumentu BRD za pośrednictwem oprogramowania online. 

Czym jest dokument wymagań biznesowych (BRD)?

Dokument wymagań biznesowych to raport zawierający szczegółowe informacje o wszystkim, co jest potrzebne do pomyślnej realizacji nowego projektu. Dokument ten określa cele projektu, oczekiwania na każdym etapie cyklu życia projektu oraz wymagania, które należy spełnić, aby zrealizować projekt. 

Siedem elementów dokumentu wymagań biznesowych to:

1. Podsumowanie

2. Cele projektu

3. Zakres projektu

4. Wymagania biznesowe

5. Kluczowi interesariusze

6. Ograniczenia projektu 

7. Analiza kosztów i korzyści

Dzięki tym sekcjom każdy, kto przeczyta dokument z wymaganiami biznesowymi, powinien jasno zrozumieć, na czym polega projekt, co chcesz osiągnąć i jak zamierzasz to zrobić. 

Co powinien zawierać dokument wymagań biznesowych?

Szablon dokumentu określającego wymagania biznesowe powinien zawierać szczegółowe informacje na temat projektu, ale powinien być również zwięzły. Celem dokumentu wymagań biznesowych jest przekazanie czytelnikom jak największej ilości informacji przy użyciu jak najmniejszej liczby słów. 

Dokument wymagań biznesowych może być czytany przez wiele osób, w tym interesariuszy zaangażowanych w projekt, kierownictwo, od którego uzyskuje się zatwierdzenie, oraz klientów, na których wpływ mają wyniki końcowe. Dowiedz się więcej o każdym elemencie, który należy uwzględnić w szablonie.

1. Podsumowanie

Podsumowanie to ogólne streszczenie przedstawiające projekt i jego cel. Osoby, które nie mają czasu na przeczytanie całego dokumentu, powinny zrozumieć, co zamierzasz osiągnąć, czytając podsumowanie. 

Mimo że podsumowanie jest pierwszą częścią dokumentu BRD, należy je napisać dopiero po przygotowaniu pozostałych sekcji. W ten sposób możesz przejrzeć wszystko i upewnić się, że stworzyłeś kompleksowe streszczenie. 

2. Cele projektu

Cele projektu to cele biznesowe, które chcesz osiągnąć, realizując projekt. Ważne jest, aby określić cele projektu przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy, aby można było ich użyć do mierzenia postępów.

Wymień cele swojego projektu jako inteligentne cele, aby upewnić się, że są one:

• Skonkretyzowane

• Mierzalny (Measurable)

• Osiągalne

• Istotne

• czasowe

Mierzenie celów projektu może pomóc w określeniu, czy konieczne jest dostosowanie przepływu pracy, aby lepiej realizować cele. Na przykład, jeśli jednym z Twoich celów było zwiększenie bazy klientów o 10% do końca kwartału, możesz spojrzeć na swoje liczby po zakończeniu kwartału i wyraźnie zobaczyć, czy osiągnąłeś swój cel, czy nie. Następnie możesz przyjrzeć się działaniom, które podjąłeś po drodze i ustalić powody, dla których mogłeś nie osiągnąć celu.

3. Zakres projektu

Zakres projektu określa jego granice w dokumencie wymagań biznesowych. Określając zakres projektu, zapewnisz wszystkim jasność i zapobiegniesz pełzaniu zakresu, czyli sytuacji, w której projekt wykracza poza wyznaczone granice i staje się trudny do kontrolowania. 

Szczegóły, które należy uwzględnić w zakresie projektu, obejmują:

• oś czasu,

• Budżet

• Produkty końcowe projektu

• Wymagania projektów

• Zespół projektowy

Możesz również utworzyć listę wykluczeń projektu, czyli elementów, które chcesz wykluczyć z projektu, takich jak procesy biznesowe lub ryzykowne strategie, których inni powinni unikać podczas pracy nad projektem. 

4. Wymagania biznesowe

Wymagania biznesowe stanowią sedno szablonu BRD. W tej sekcji wymienisz działania wymagane do realizacji projektu. W zależności od złożoności projektu lista ta może zawierać tylko kilka elementów lub może być obszerna. 

Oprócz wymienienia wymagań i ich opisu, uszereguj je według priorytetu i przypisz każdemu elementowi poziom ważności w zależności od tego, jak bardzo są one krytyczne. Dzięki temu inne osoby będą wiedzieć, które wymagania należy spełnić w pierwszej kolejności. 

Jeśli jednym z wymagań jest stworzenie kodu witryny sieci web, możesz przypisać temu zadaniu najwyższy priorytet. Możesz również oznaczyć to zadanie jako bardzo ważne, ponieważ bez stworzenia kodu witryny sieci web nie będziesz mieć podstaw do spełnienia innych wymagań biznesowych. 

5. Kluczowi interesariusze

Interesariusze projektu to wszystkie osoby zaangażowane w Twój projekt. Są to prawdopodobnie osoby, które przeczytają Twój szablon BRD, aby zrozumieć, czego dotyczy projekt. Kluczowymi interesariuszami mogą być:

• Członkowie zespołów pracujących nad projektem

• Kierownicy projektów

• Kierownictwo zatwierdzające projekty

• Klienci, na których wpływ ma ukończony projekt

W tej sekcji wymień imiona i nazwiska oraz role poszczególnych interesariuszy i opisz ich obowiązki w odniesieniu do projektu. Ta sekcja zapewni wszystkim przejrzystość co do tego, kto jeszcze jest zaangażowany i jak może to usprawnić komunikację w zespole. W przypadku formalnej współpracy szablon umowy partnerskiej może pomóc w udokumentowaniu ról, obowiązków i oczekiwań, aby wszyscy interesariusze mieli te same informacje na temat projektu.

Po zidentyfikowaniu interesariuszy równie ważne jest zbudowanie silnych relacji zawodowych. Szablon procesu wdrażania klienta może pomóc Ci ustandaryzować kroki początkowe, wyjaśnić obowiązki i wzmocnić zaufanie na wczesnym etapie.

6. Ograniczenia projektu

Prawdopodobnie przedstawiono już przegląd ograniczeń projektu w ramach jego zakresu, ale w tym miejscu należy je wyjaśnić bardziej szczegółowo. Osoba czytająca tę sekcję powinna zobaczyć kształt projektu i jego ograniczenia.

Ograniczenia projektu mogą obejmować:

• Zagrożenia dla projektu

• Dostępność zespołów

• zasoby,

• Zależności między projektami

• Terminy

• Budżet projektu

Ograniczenia projektu pomagają interesariuszom zwizualizować złożoność projektu i to, jak łatwo będzie osiągnąć jego cele. Każda osoba zaangażowana w projekt powinna najpierw zapoznać się z jego ograniczeniami.

7. Analiza kosztów i korzyści

Zakończenie dokumentu określającego wymagania biznesowe analizą kosztów i korzyści jest posunięciem strategicznym. Jeśli używasz dokumentu BRD, aby uzyskać zatwierdzenie projektu, ta sekcja może być czynnikiem decydującym. Klienci i kierownictwo dbają o cel projektu, ale jeśli nie możesz udowodnić, że przyniesie on zysk, wszystko jest stracone. 

Aby utworzyć analizę kosztów i korzyści:

• Opisz wszystkie koszty związane z projektem.

• Wyjaśnij związane z tym korzyści.

• Wpisz całkowity przewidywany koszt projektu.

• Oszacuj oczekiwany zwrot z inwestycji, odejmując szacowane koszty od szacowanego dochodu.

Szablon dokumentu określającego wymagania biznesowe (z przykładem)

Oto przykładowy szablon dokumentu określającego wymagania biznesowe. Ten przykład dotyczy inicjatywy firmy technologicznej, która chce założyć blog marketingowy. W dokumencie kierownik projektu wyjaśnia, czym jest projekt i jaki jest jego cel. Przedstawia również cele projektu i jego zakres, aby uniknąć ryzyka pełzania zakresu. 

W dalszej części dokumentu kierownik projektu wymienia wymagania biznesowe, czyli działania niezbędne do ukończenia projektu. Inne wymienione elementy to interesariusze zaangażowani w projekt, ograniczenia projektu oraz analiza kosztów i korzyści.

Jeśli chcesz użyć szablonu dokumentu wymagań biznesowych dla własnych projektów, skorzystaj z naszego darmowego szablonu poniżej.

Czym różnią się wymagania biznesowe od wymagań funkcjonalnych?

Wymagania funkcjonalne często pojawiają się w kontekście wymagań biznesowych, ale ważne jest, aby wiedzieć, czym się różnią. Dokument wymagań biznesowych omawia wymagania projektu. Dokument ten zawiera ogólny przegląd i oferuje interesariuszom kompleksowy obraz projektu jako całości. 

Dokument wymagań funkcjonalnych (FRD) zawiera szczegółowy opis sposobu wykonywania określonych zadań w ramach projektu. Pomyśl o tych dokumentach jak o grze planszowej; BRD to pudełko, które wyjaśnia zasady gry i przekonuje Cię do jej zakupu. Natomiast dokument wymagań funkcjonalnych to instrukcja, która uczy, jak grać w tę grę. 

Oprócz wymagań funkcjonalnych istnieją również:

• Wymagania użytkownika: są bardziej szczegółowe niż BRD i wyjaśniają, co użytkownik może zrobić z gotowymi produktami końcowymi.

• Wymagania dotyczące produktu: są bardziej szczegółowe niż wymagania biznesowe i użytkowników. Wymagania dotyczące produktu wyjaśniają cel i funkcje gotowego projektu. Ten dokument służy zespołom jako przewodnik podczas tworzenia i wprowadzania produktu na rynek.

• Wymagania niefunkcjonalne: są to najbardziej szczegółowe wymagania, równie szczegółowe jak wymagania funkcjonalne. Wyjaśniają, jak projekt powinien działać i jakie wrażenia użytkownika powinien wywoływać gotowy projekt.

Udostępnianie wymagań za pomocą narzędzi do zarządzania projektami

Niezależnie od tego, czy tworzysz dokument wymagań biznesowych, czy coś bardziej szczegółowego, najlepszym sposobem na udostępnianie informacji interesariuszom jest jedno usprawnione narzędzie. 

Dzięki narzędziom do zarządzania projektami możesz ustalać priorytety celów biznesowych i mieć pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze. Użyj Asany, aby usprawnić komunikację w zespole i ułatwić osiąganie kamieni milowych w projektach.