Proces wdrażania klienta

Kiedy pozyskujesz nowego klienta, masz tylko jedną szansę, aby zrobić dobre pierwsze wrażenie. Jeśli jednak proces wdrażania jest niejasny lub niespójny, to pierwsze wrażenie może szybko przepaść. Być może wysłanie dokumentów na start było dla Ciebie wyzwaniem. A może zapomniano przedstawić odpowiednich członków zespołu. A może Twój klient zakończył rozmowę, wciąż zastanawiając się, co będzie dalej.

Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, liderem agencji, czy menedżerem operacyjnym w rozwijającej się firmie, wdrożenie powinno być pewnym, powtarzalnym procesem, a nie ćwiczeniem na wypadek pożaru. Dlatego stworzyliśmy ten szablon procesu wdrażania klientów w Asanie.

Ten darmowy szablon pomoże Ci zorganizować każdy etap wdrażania klienta, od przygotowania wewnętrznego po e-maile powitalne, dokumenty prawne, szkolenia i dalsze punkty kontaktowe. Dzięki temu nie musisz za każdym razem rozpoczynać wszystkiego od nowa, możesz budować zaufanie, oszczędzać czas i zapewniać klientom spójne doświadczenia, które będą skalować się wraz z rozwojem Twojego zespołu.

Kto może skorzystać na szablonach procesu wdrażania klientów?

Widzieliśmy, jak zespoły zmagają się z nieuporządkowanymi przekazywaniami zadań, zapomnianymi krokami i silosami komunikacyjnymi podczas wdrażania klientów. Nawet drobne przeszkody, takie jak brak poświadczeń dostępu lub niejasne obowiązki, mogą podważyć zaufanie i wpłynąć na doświadczenia klienta.

Ten szablon wdrażania klientów sprawdza się wyjątkowo dobrze w przypadku:

• Freelancerów i konsultantów, którzy chcą usprawnić proces wdrażania klientów i stworzyć bardziej dopracowany, profesjonalny wizerunek.

• Menedżerów ds. sukcesu klienta i opiekunów klienta, którzy potrzebują spójnej listy kontrolnej wdrażania klientów, aby upewnić się, że każde pole jest zaznaczone dla nowych klientów.

• Agencje i dostawcy usług zarządzający wieloma przepływami wdrożeniowymi, kontami w mediach społecznościowych i produktami końcowymi projektów dla różnych klientów.

• Liderów operacyjnych odpowiedzialnych za tworzenie skalowalnych, powtarzalnych procesów wdrażania, które zmniejszają rotację i poprawiają Utrzymanie klienta.

• zespołów marketingowych i sprzedażowych, które chcą usprawnić przekazywanie zadań i wdrażanie po sfinalizowaniu transakcji, korzystając ze wspólnych narzędzi CRM i narzędzi do zarządzania projektami.

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się mieć problemy z przeprowadzeniem spotkania inaugurującego projekt lub znalezieniem odpowiednich szablonów wiadomości e-mail do wysyłania podczas wdrażania, ten szablon diagramu przepływu pracy dla procesu wdrażania klientów jest właśnie dla Ciebie. Jest on nieoceniony podczas wdrażania nowych klientów i użytkowników w sposób, który buduje trwałe relacje z klientami.

Dlaczego warto korzystać z szablonu Asana do wdrażania klientów?

Współpracowaliśmy z zespołem sprzedaży B2B średniej wielkości, który miał problem z niespójnymi przekazywaniem zadań po pozyskaniu nowych klientów. Po wdrożeniu tego szablonu zespół ustandaryzował kluczowe kroki, od spotkania inauguracyjnego po aktualizacje CRM, i skrócił czas wdrożenia o 40%. Wzrósł również wskaźnik **Utrzymania klienta**.

Użyj tego szablonu wdrażania nowych klientów, aby:

• Ustandaryzować listę kontrolną dotyczącą wdrażania nowych klientów, aby nic nie umknęło Twojej uwadze.

• Zapewnić każdemu członkowi zespołu przejrzystość w zakresie obowiązków, terminów i kolejnych kroków.

• Tworzyć powtarzalne przepływy pracy, które można skalować w zależności od klienta i konta.

• Zapewnić spójne, wysokiej jakości doświadczenia wdrożeniowe, które odzwierciedlają Twoją markę i sprzyjają długoterminowemu sukcesowi klienta.

• Budować silne relacje z klientami od samego początku dzięki proaktywnej komunikacji, jasnym instrukcjom i przejrzystym cenom.

• Wspierać zespoły obsługi klienta, zapewniając im strukturę, której potrzebują, aby przeprowadzić klientów przez bezproblemowy proces wdrożenia.

Jak korzystać z szablonu procesu wdrażania klientów

Chcesz stworzyć lepszą ścieżkę klienta? Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci skutecznie korzystać z tego szablonu wdrożenia klienta. Aby uzyskać dostęp do jeszcze bardziej pomocnych narzędzi do zarządzania projektami, odwiedź nasze centrum szablonów.

1. Skonfiguruj wewnętrzne spotkanie inaugurujące projekt i przypisz role

Zanim klient zobaczy wiadomość powitalną, skoordynuj działania swojego zespołu. Dodaj zadania dla liderów zespołu, aby przejrzeć cele klienta, przypisać role (np. właściciela projektu lub główny punkt kontaktowy) i sprawdzić dostępność zasobów.

W przypadku agencji marketingowej może to oznaczać przypisanie głównego projektanta, stratega i opiekuna klienta do obszaru roboczego klienta.

2. Dostosuj i wyślij klientowi pakiet powitalny

Utwórz sekcję dla materiałów przeznaczonych dla klientów. Dołącz edytowalne szablony e-maili powitalnych, kwestionariuszy dotyczących marki lub dokumentu z przeglądem projektu. Przypisz zadania dotyczące personalizacji i wysyłania tych zasobów.

Przykładowa wiadomość e-mail rozpoczynająca współpracę może zawierać wprowadzenie do zespołu, link do formularza zgłoszeniowego klienta oraz podgląd osi czasu.

3. Zarządzaj umowami, rozliczeniami i uprawnieniami

Śledź dokumenty prawne, faktury, status płatności i dostęp do konta w jednym miejscu. Użyj pól niestandardowych, aby oznaczyć status i powiadomić zespół finansowy lub prawny, gdy konieczne są dalsze działania. Dodaj zadania, takie jak „Wyślij umowę DocuSign”, „Zweryfikuj opłacenie pierwszej faktury” i „Potwierdź przyznanie dostępu do narzędzia”.

4. Zbieraj cele i wskaźniki sukcesu

Użyj formularza w Asanie, aby zebrać informacje o celach klienta, wskaźnikach docelowych i preferencjach. Przyporządkuj te informacje do kamieni milowych projektu, aby Twój zespół wiedział, jak wygląda sukces w przypadku każdego klienta. Zespół wdrożeniowy SaaS może zapisać docelową datę uruchomienia klienta, najważniejsze kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) oraz wszelkie dodatkowe funkcje potrzebne do osiągnięcia celów (np. automatyzacja lub narzędzia sztucznej inteligencji).

5. Zaplanuj etapy wdrożenia lub świadczenia usług

Podziel proces wdrożenia na etapy. Utwórz widok osi czasu lub użyj kolumn, aby przedstawić planowanie, konfigurację, szkolenie i uruchomienie. Dodaj zadania i właścicieli dla każdego etapu. W przypadku agencji marketingu cyfrowego może to obejmować: „Audyt SEO”, „Konfiguracja Google Ads”, „Prezentacja strategii społecznościowej”.

6. Zaplanuj szkolenia, spotkania kontrolne i wsparcie

Dodaj zadania cykliczne, aby pozostać w kontakcie podczas wdrażania i po nim. Uwzględnij sesje szkoleniowe, spotkania kontrolne i ankiety z informacjami zwrotnymi. Przypisz właścicieli i daty, aby nic nie zostało pominięte.

Na przykład ustaw zadanie cykliczne, aby co dwa tygodnie sprawdzać, jak przebiega wdrażanie i czy klient ma jakieś pytania.

Funkcje Asana do wdrażania klientów

Wbudowane funkcje Asany sprawiają, że ten szablon przepływu procesu wdrażania klientów można łatwo dostosować, śledzić i skalować. Asana to platforma do zarządzania pracą, która oferuje wiele funkcji. Oto kilka naszych ulubionych, które pomogą Ci usprawnić wdrażanie klientów.

Formularze: ustandaryzuj przyjmowanie klientów za pomocą osadzonych formularzy, które wysyłają dane bezpośrednio do Asany.

Pola niestandardowe: śledź ważne informacje, takie jak faza wdrożenia, status umowy lub główny kontakt, aby kluczowe szczegóły były zawsze widoczne.

Widok osi czasu: zwizualizuj cały proces wdrażania za pomocą wykresu Gantta, który pokazuje każdy etap i zależności.

Zależności między zadaniami: upewnij się, że żadne zadanie nie rozpocznie się przed czasem, jasno określając, kiedy jedno zadanie jest zależne od drugiego.

Reguły automatyzacji: ogranicz pracę administracyjną, automatyzując powtarzające się kroki, takie jak przypisywanie zadań lub aktualizowanie statusów.

Polecane integracje wdrażania

Połącz Asanę ze swoimi ulubionymi narzędziami, aby uprościć komunikację, zautomatyzować aktualizacje i usprawnić proces wdrażania klientów. Chcesz odkryć więcej integracji z aplikacjami w Asanie? Zapoznaj się z naszym katalogiem integracji.

Slack: otrzymuj natychmiastowe aktualizacje dotyczące zadań lub udostępniaj zespołowi postępy w wdrażaniu w czasie rzeczywistym.

Gmail: przekształcaj e-maile od klientów w wykonalne zadania wdrożeniowe za pomocą jednego kliknięcia.

Dysk Google: dołączaj udostępnione pliki, takie jak prezentacje powitalne lub listy kontrolne dotyczące wdrażania, do zadań w Asanie.

HubSpot: połącz swój system CRM bezpośrednio z Asaną, aby zsynchronizować dane kontaktowe i zautomatyzować tworzenie zadań wdrożeniowych.

Pipedrive: uruchamiaj przepływy pracy wdrożeniowe w Asanie natychmiast po zamknięciu transakcji w Pipedrive. Zapewnij płynne przejście od sprzedaży do obsługi.

Salesforce: automatycznie generuj zadania wdrożeniowe po zamknięciu transakcji. Zsynchronizuj działania zespołów sprzedaży i sukcesu klienta.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów procesów wdrażania nowych klientów