Silosy organizacyjne: 4 typowe problemy i jak im zapobiegać

Przedsiębiorstwa są często zorganizowane według konkretnych funkcji zespołu. Jest to tak zwana struktura organizacyjna i niekoniecznie jest to coś złego. Bez odpowiednich narzędzi i integracji segmentacja przedsiębiorstwa według funkcji może prowadzić do powstawania silosów organizacyjnych. Silne silosy organizacyjne mogą powodować problemy z komunikacją, ale nie są one z natury złą częścią biznesu. 

Czym jest silos organizacyjny?

Silos organizacyjny to zespół, dział lub grupa osób, które są odseparowane od przepływu informacji z innych części Twojego biznesu. Może się to zdarzyć zarówno celowo, jak i nieumyślnie. W organizacji tworzą się silosy, ponieważ różne zespoły tworzą unikalne procesy i używają własnych narzędzi do ukończenia swojej pracy. Oznacza to, że przepływ pracy zespołu inżynierów będzie wyglądał inaczej niż przepływ pracy zespołu marketingowego. Nieumyślnie zespoły te zostają od siebie odizolowane.

Silosy mogą również dotyczyć konkretnych osób. Kiedy pojedynczy członek organizacji posiada istotne informacje o zespole lub organizacji, może to przyczynić się do powstania mentalności silosowej. Mentalność silosowa to sposób myślenia, w którym osoby lub zespoły nie dzielą się ze sobą wiedzą, co może powodować problemy z komunikacją i utrudniać współpracę. W większości przypadków jednostki nie stają się silosami celowo. Często dzieje się tak, gdy małe zespoły zaczynają się rozwijać – najbardziej doświadczony członek zespołu może stać się silosem informacji, jeśli zespół nie ustandaryzuje i nie udokumentuje procesów.

Istnieje kilka sposobów, w jakie mogą tworzyć się silosy organizacyjne, z których niektóre są celowe, a inne nie. Oto kilka przykładów typowych silosów organizacyjnych:

• Silos działowy: ma miejsce, gdy jeden dział jest odseparowany od innych. Ponieważ przedsiębiorstwa są zwykle zorganizowane według stanowisk, jest to najczęściej spotykany silos organizacyjny. 

• Silos poziomowy: ten rodzaj silosu występuje, gdy osoby lub zespoły ukrywają strategię, cele lub inne ważne informacje przed członkami zespołu na wyższym lub niższym szczeblu.

• Silos lokalizacji: silosy te powstają, gdy zespoły są podzielone na różne lokalizacje biurowe. Osoby, które pracują razem w tym samym biurze, mogą udostępniać informacje osobiście lub ad hoc i zapominać osoby pracujące w innych lokalizacjach. 

• Silos związany z grafikiem: w zespołach, które pracują na różne zmiany lub w różnych godzinach, mogą istnieć silosy informacyjne w zależności od tego, na której zmianie pracuje członek zespołu. Nowe informacje mogą być przekazywane osobom pracującym na zmianie dziennej, ale nie członkom pracującym na zmianie nocnej.

Czy silosy mogą być korzystne dla biznesu?

Silosy nie są z natury szkodliwe dla biznesu – ważne jest, aby zapewnić strukturę organizacyjną dla różnych działów. Dobre silosy mogą przyczynić się do stworzenia pozytywnej kultury firmy, skutecznej komunikacji i bardziej wydajnych praktyk pracy. 

Jednak silosy mogą być negatywnie wzmacniane przez wojny o terytorium, niejasną wizję i brak komunikacji. Może to prowadzić do ograniczenia interakcji z niezbędnymi zespołami, powielania pracy i oporu przed zmianami. W takim przypadku ważne jest, aby rozbić silosy i stworzyć pomost między dwoma zespołami.

Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami

Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.

Pobierz pełny raport

Co powoduje powstawanie silosów organizacyjnych?

Formularze organizacyjne mogą tworzyć się na różne sposoby. Poniżej przedstawiamy kilka sposobów, w jakie mogą się one tworzyć, oraz rozwiązania, które pozwolą Ci przełamać silosy, aby zachęcić do większej współpracy w miejscu pracy.

Mentalność silosowa w przywództwie

Kiedy liderzy zespołów mają mentalność silosową, postawa ta może przenikać do ich bezpośrednich podwładnych. Dawanie przykładu jest zaraźliwe, a jeśli lider ma negatywne zdanie o danym zespole, może to szybko wpłynąć na pozostałych bezpośrednich podwładnych. Przyczynia się to do niepotrzebnej rywalizacji, nieporozumień i tworzenia bardziej wrogiego środowiska pracy.

Jak to naprawić: współpracując z zespołami przywódczymi, pamiętaj o ustaleniu jasnych celów dla całej firmy. Dzięki temu liderzy będą mieli jasny obraz tego, jaki jest cel końcowy i w jaki sposób cele ich zespołu przyczyniają się do realizacji jednej części szerszej wizji. Dzięki temu łatwiej jest zrozumieć, w jaki sposób każdy zespół jest odpowiedzialny za niewielką część większego obrazu i dlaczego muszą ze sobą współpracować. Nacisk kładzie się na osiągnięcie większego celu, a nie na rywalizację między sobą.

Brak ustalonych procesów współpracy międzyfunkcyjnej

Bez scentralizowanych narzędzi każdy zespół będzie korzystał z własnych narzędzi i procesów, aby ukończyć swoją pracę. Jest to dobre rozwiązanie w przypadku pracy wewnętrznej w ramach konkretnego działu, ale może powodować problemy podczas pracy międzyfunkcyjnej. Zespoły zewnętrzne niekoniecznie mają ten sam proces, więc może to spowodować powstanie silosu informacyjnego.

Bez centralnego systemu dokumentacji zespoły międzyfunkcyjne nie mają możliwości dzielenia się informacjami ani komunikowania się z innymi. Zespoły tracą informacje na różnych platformach komunikacyjnych i dochodzi do nieporozumień. Może to prowadzić do niedotrzymania terminów, utraty dokumentacji i powielania pracy.

Jak to naprawić: utwórz centralny system dokumentacji za pośrednictwem platformy do zarządzania pracą. Jeśli Twój zespół nie ma obecnie ustalonych procesów komunikacji, pamiętaj o wdrożeniu najlepszych praktyk zarządzania zmianami, aby upewnić się, że wszyscy w Twojej organizacji wiedzą, jak korzystać z platformy. Po wdrożeniu platformy do zarządzania pracą pamiętaj o przeprowadzeniu szkolenia z jej obsługi podczas wdrażania nowych pracowników. W ten sposób określisz, gdzie odbywa się komunikacja i jak współpracują zespoły.

Wyłącznie zewnętrzne zachęty

Stosowanie zachęt jest powszechnym sposobem na motywowanie członków zespołu do osiągnięcia wspólnego celu. Jeśli jednak praca, do której wykonania zachęca dana zachęta, nie jest zgodna z celami firmy, członkowie zespołu mogą wykonywać ją wyłącznie z myślą o nagrodzie. 

Wyobraź sobie na przykład, że lider ustanawia zachętę dla zespołu marketingowego. Lider zespołu informuje członków zespołu, że otrzymają niewielką premię za każdą rejestrację na określony webinar. Chociaż wydaje się to dobrym sposobem na zachęcenie do rejestracji, członkowie zespołu mogą obejść system, zachęcając do rejestracji na webinar jak największą liczbę osób, niezależnie od ich kwalifikacji. Ta forma motywacji zewnętrznej niekoniecznie jest zła, ale nie powinna być jedyną motywacją zespołu. 

Jak to naprawić: jeśli wdrażasz formę motywacji zewnętrznej, taką jak zachęta, upewnij się, że jest ona wystarczająco konkretna, aby łączyła się z nadrzędnymi celami firmy. Ważne jest również, aby wspierać indywidualną motywację wewnętrzną zespołu – jeśli widzisz, że członkowie zespołu wykazują zainteresowanie konkretnym projektem lub pracą, wspieraj ich ciekawość i zainteresowanie.

Cele w silosach

Zespół, który nie ma wspólnego celu, jest jak łódź na otwartym morzu bez żadnego sprzętu do lokalizacji. Bez wspólnego celu poszczególne działy opracowują indywidualne strategie bez współpracy z innymi zespołami. Ten brak szerszej perspektywy powoduje powielanie pracy, nieefektywne procesy i dezorganizację środowiska pracy.

Jak to naprawić: ustal cele zespołu i jasno wskaż, w jaki sposób przekładają się one na większe cele firmy. Najlepszym sposobem na to jest korzystanie z narzędzi do współpracy, które łączą pracę wykonywaną przez zespół z celami firmy. 

Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami

Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.

Pobierz pełny raport

5 wskazówek, jak zorganizować firmę, aby zapobiec powstawaniu silosów

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zorganizować firmę w sposób, który zapobiega szkodliwym silosom i zachęca do komunikacji między zespołami. 

1. Zwiększ przejrzystość komunikacji

Jednym z najłatwiejszych sposobów na przełamanie silosów organizacyjnych jest po prostu zbudowanie mostu, którym będzie przejrzysta komunikacja. Kiedy zaczyna się to od zespołu przywódczego, cała organizacja ma dobry przykład tego, jak powinien przebiegać przepływ informacji, jak działa współpraca zespołowa i jak kultura organizacyjna przyczynia się do osiągania celów. Kiedy zespół przywódczy daje dobry przykład, jego bezpośredni podwładni naśladują jego zachowanie. Im więcej osób skutecznie komunikuje się w Twojej organizacji, tym lepiej.

2. Zachęcaj do regularnej współpracy międzyfunkcyjnej

Jeśli chcesz, aby Twój zespół czuł się komfortowo, współpracując z innymi zespołami, upewnij się, że ma ku temu możliwość. Utwórz międzyfunkcyjne zespoły specjalne dla konkretnych projektów lub regularnie łącz się z partnerami międzyfunkcyjnymi, aby zapewnić silne więzi. Opracuj najlepsze praktyki w zakresie komunikacji z innymi działami i stwórz podstawy do długotrwałego partnerstwa. 

3. Stwórz jeden spójny system dokumentacji

Jednym z najłatwiejszych sposobów na zapewnienie, że różne zespoły będą udostępniać informacje, jest ustanowienie jednego centralnego systemu dokumentacji. Kiedy każdy ma dostęp do różnych zadań realizowanych przez zespoły międzyfunkcyjne, znacznie trudniej jest o powstanie silosów. Taki rodzaj przejrzystości pomaga zespołom międzyfunkcyjnym lepiej planować współpracę.

4. Połącz pracę z mierzalnymi celami

Nie chodzi tylko o wyznaczanie celów, ale o wyznaczanie celów, które zespół może faktycznie osiągnąć. Upewnij się, że używasz mierzalnych technik wyznaczania celów, takich jak cele SMART lub OKR-y, aby liderzy zespołów międzyfunkcyjnych mogli tworzyć strategie, które wzajemnie się uzupełniają i zapobiegać powielaniu pracy. Po wyznaczeniu celów połącz pracę wykonywaną przez zespół z tymi mierzalnymi wynikami. Bezpośrednio łącząc pracę zespołu z mierzalnymi celami, pomożesz mu zrozumieć, jakie ma znaczenie. 

5. Wprowadź system kontroli i równowagi

Żaden zespół nie powinien mieć wyłącznej kontroli nad podejmowaniem decyzji. Wprowadź mechanizmy kontroli i równowagi dla zespołów, które często ze sobą współpracują, aby nikt nie miał monopolu na podejmowanie decyzji. Chociaż nie zdarza się to często, może się zdarzyć, że jeden zespół będzie dominował nad innym, jeśli ma więcej zasobów lub większy udział w danej sprawie. Jednym ze sposobów na zapewnienie wszystkim głosu, niezależnie od tego, do jakiego zespołu należą, jest stosowanie technik podejmowania decyzji w grupie.

Zintegruj zespoły, aby zwiększyć produktywność

Zwiększ współpracę międzyfunkcyjną i zoptymalizuj strukturę organizacyjną, aby pomóc zespołom w koordynacji działań. Dzięki temu zespoły będą mogły skupić się na pracy merytorycznej, a nie na powielaniu zadań i zarządzaniu relacjami międzyfunkcyjnymi. 

Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami

Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.

Pobierz pełny raport