6 strategii szybkiego podejmowania decyzji w grupie

Podejmowanie decyzji w grupie osób może być nie lada wyzwaniem. Sprawy komplikują się jeszcze bardziej, gdy podejmujesz kluczowe decyzje biznesowe i musisz wziąć pod uwagę finanse, potrzeby inwestorów oraz cele różnych zespołów międzyfunkcyjnych. Określone wcześniej ramy decyzyjne pomagają ograniczyć wpływ zewnętrznych czynników rozpraszających oraz wskazują konkretne kroki, które należy wykonać, aby jako grupa podjąć najbardziej logiczną decyzję. Korzystanie z odpowiednich ram decydowania w grupie może pomóc zespołom międzyfunkcyjnym podjąć właściwe decyzje i zrobić to w szybki sposób.

Czym jest technika podejmowania decyzji w grupie?

Technika podejmowania decyzji w grupie określa ramy, które mają za zadanie pomóc grupie obejmującej różne osoby decyzyjne. Takie ramy mogą okazać się szczególnie pomocne w pracy z osobami decyzyjnymi z różnych zespołów i działów, ponieważ umożliwiają osobom decyzyjnym spojrzenie z perspektywy różnych zespołów międzyfunkcyjnych. Najlepsze techniki podejmowania decyzji w grupie uwzględniają opinie wszystkich jej członków. Technika podejmowania decyzji w grupie, która będzie odpowiednio dobrana do projektu, może zaoszczędzić czas, zwiększyć wydajność zespołu i zachęcić jego członków do współpracy. 

5 wskazówek, jak podejmować dobre decyzje w grupie

Podejmowanie dobrych decyzji w grupie ma duże znaczenie, szczególnie w pracy z zespołami międzyfunkcyjnymi. Aby upewnić się, że uwzględnione zostały opinie wszystkich osób, skorzystaj z następujących wskazówek: 

1. Wyjaśnij cel i znaczenie decyzji. Podjęcie decyzji w grupie może być trudne, jeśli praca odbywa się międzyfunkcyjnie. Wynika to z faktu, że każdy zespół ma swoje własne potrzeby i własny cel związany z ostateczną decyzją. Należy również wziąć pod uwagę znaczenie decyzji. Decyzje typu pierwszego to decyzje, które są niezwykle trudne do odwrócenia. Decyzje typu drugiego są odwracalne i łatwe do naprawienia w przypadku, gdyby ich rezultat nie do końca spełniał oczekiwania zespołu. Należy się upewnić, że stopień trwałości podejmowanej decyzji jest jasny dla wszystkich członków zespołu. 

2. Spraw, aby grupa podejmująca decyzję była niewielka, ale zróżnicowana. Twoja decyzja może mieć wpływ na wiele osób, ale utrzymanie małej grupy decyzyjnej może pomóc w zachowaniu zwinności. Ważne jest zróżnicowanie tej grupy, ponieważ skłania to osoby o różnych poglądach do prowadzenia dyskusji. Zastanawiając się, kogo wybrać, spróbuj włączyć członków zespołów, na które decyzja będzie miała największy wpływ. Upewnij się, że liderzy zbierają informacje od członków zespołów, którymi zarządzają, aby decyzja nie była podejmowana w silosie wykonawczym.

3. Użyj macierzy RACI. Zanim jeszcze podejmiesz decyzję, skorzystaj z macierzy RACI, aby zapewnić zrozumienie ról i obowiązków wśród członków grupy podejmującej decyzję w tym konkretnym procesie.

4. Stwórz bezpieczną przestrzeń do dyskusji. Podejmowanie decyzji wymaga wielu burz mózgów, dyskusji i wymiany pomysłów. Zapewnienie bezpiecznej przestrzeni stanowi ważny element w procesie tworzenia psychologicznie bezpiecznego miejsca pracy. Im bardziej zespół jest skłonny do dzielenia się pomysłami, tym bardziej prawdopodobne jest, że podjęte przez niego decyzje będą bardzo dobre dla Twojej firmy. 

5. Jasno zakomunikuj ostateczną decyzję. Po podjęciu decyzji należy ją skutecznie zakomunikować osobom, których ona dotyczy. Jest to dobra okazja do opracowania planu komunikacji, aby zapewnić wszystkim dostęp do potrzebnych informacji.

6 różnych technik podejmowania decyzji w grupie

Podejmowanie decyzji w grupie osób to wymagające zadanie, o ile nie jest ono ujęte w żadne ramy. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy liderzy biznesowi muszą podejmować decyzje w obszarach działania różnych działów, z których każdy musi brać pod uwagę własne cele. Oto sześć różnych procesów decyzyjnych, które możesz wykorzystać, aby pomóc grupom w podjęciu właściwej dla nich decyzji.

1. Tradycyjna burza mózgów

Prosta burza mózgów jest jednym z najłatwiejszych sposobów na generowanie pomysłów w grupie osób. W trakcie burzy mózgów wszyscy mogą przedstawić własne propozycje decyzji końcowej, które na początkowym etapie nie są odrzucane. Chociaż ten rodzaj strategii podejmowania decyzji świetnie sprawdza się przy generowaniu potencjalnych pomysłów, to rzadko jest on używany do podejmowania decyzji ostatecznych. 

Przydatna do: generowania nowych pomysłów, zbierania informacji od całej grupy.

2. Analiza drzewa decyzyjnego

Analiza drzewa decyzyjnego to rodzaj wykresu, który wskazuje, w jaki sposób jedna decyzja może prowadzić do wielu różnych rezultatów. Można porównać tę strategię do efektu motyla. Zespół przygląda się wielu różnym potencjalnym skutkom podjęcia określonej decyzji. Ta technika dobrze się sprawdza, gdy chcemy znaleźć rozwiązanie długotrwałego problemu. Szczególnie dobrze sprawdza się w zespołach międzyfunkcyjnych, gdyż każdy może sobie wyobrazić, w jaki sposób decyzja wpłynie na poszczególne części biznesu.  Drzewo decyzyjne może pomóc zespołowi zidentyfikować zagrożenia i problemy, które mogłyby powstać wskutek podjęcia innej decyzji, a co za tym idzie, w dłuższej perspektywie może przyczynić się do oszczędności czasu i pieniędzy. 

Przydatna do: określenia, w jaki sposób jedna decyzja może wpłynąć na różne zespoły lub działy.

3. Metoda delficka

Jej nazwa pochodzi od wyroczni z Delf. Zgodnie z tymi ramami postępowania jedna osoba w grupie zostaje uznana za głównego decydenta. Zespół zbiera pomysły w trakcie burzy mózgów, a następnie przedstawia je liderowi grupy, którego zadaniem jest wyeliminowanie niektórych z nich. Nad zawężonym przez lidera wyborem możliwych rozwiązań ponownie dyskutuje zespół i dokonuje dalszej eliminacji pomysłów. Proces ten powtarza się do momentu podjęcia ostatecznej decyzji. Ta technika dobrze się sprawdza w przypadku zespołów z przypisanym kierownikiem projektu, takich jak zespoły Agile lub Scrum.

Przydatna do: zawężenia dużej liczby propozycji do jednej przez zespoły z przypisanym kierownikiem projektu.

4. Metoda dialektyczna

Metoda dialektyczna sprawdzi się w przypadku, gdy zespół musi wybrać jedną spośród dwóch opcji. Zespół dzieli się na dwie części, z których jedna przedstawia argumenty za podjęciem każdej z tych decyzji, a druga – argumenty przeciwko. Ta strategia jest pomocna, gdy zespół nie jest w stanie wybrać pomiędzy dwiema opcjami. Daje to możliwość dokładnego omówienia silnych i słabych stron każdej decyzji.

Przydatna do: wyboru ostatecznej decyzji spośród dwóch możliwości.

5. Technika grupy nominalnej

Jeżeli próbujesz podjąć w grupie ostateczną decyzję w delikatnej sprawie albo chcesz zapewnić zespołowi większą anonimowość, wtedy dobrym wyborem jest technika grupy nominalnej. Każdy członek grupy przekazuje swoją opinię w formie pisemnej lub cyfrowej, tłumacząc swój tok myślenia i uzasadniając swoją propozycję. Po wysłuchaniu argumentów i przedyskutowaniu wszystkich zgłoszonych propozycji zespół ocenia je od najlepszej do najgorszej. Propozycja najlepsza staje się decyzją ostateczną.

Przydatna do: zapewnienia większej anonimowości członkom grupy.

6. Podejmowanie decyzji w drodze konsensusu

Proces ten rozpoczyna się od tradycyjnej burzy mózgów. Następnie zgłoszone pomysły grupowane są według podobieństwa. W ten sposób, zamiast rozpatrywać je indywidualnie, członkowie zespołu mogą uporządkować potencjalne rozwiązania według kategorii. Na przykład, jeśli Twój zespół rozważa wdrożenie oprogramowania do zarządzania pracą, możesz podzielić możliwe rozwiązania według przykładów jego zastosowania w różnych zespołach. Wskaże to różne możliwe opcje w podziale według potrzeb i przykładów zastosowania. Na tym etapie można wyeliminować opcje, które nie pasują do wymaganych kategorii. Podejmowanie decyzji w drodze konsensusu najlepiej sprawdza się w przypadku złożonych problemów na poziomie przedsiębiorstwa, ponieważ uwzględnia potrzeby związane z konkretnym problemem. 

Przydatna do: rozwiązywania złożonych problemów lub podejmowania decyzji na poziomie przedsiębiorstwa.