4 kroki do stworzenia skutecznego procesu wdrażania nowych pracowników

Poświęcono czas i zasoby na zatrudnienie najlepszego kandydata – teraz nadszedł czas, aby pomóc mu odnieść sukces dzięki ustrukturyzowanemu procesowi wdrażania pracowników. 

Wdrażanie pracowników to coś więcej niż tylko okres szkolenia na nowym stanowisku. Prawidłowo przeprowadzony proces skraca okres wdrażania i umożliwia nowym pracownikom uczenie się i rozwój, dzięki czemu mogą szybciej zacząć przynosić wymierne korzyści.

Oto, jak to działa. 

Czym jest proces wdrażania pracowników?

Proces wdrażania pracowników to ustrukturyzowane podejście do przyjmowania nowych pracowników do zespołu i wprowadzania ich w temat. Podczas wdrażania pracownicy poznają Twoją organizację i jej kulturę, poznają członków zespołu, spotykają się z partnerami międzyfunkcyjnymi oraz poznają narzędzia i informacje potrzebne na swoim stanowisku. 

Ustrukturyzowany proces wdrażania określa kroki wymagane dla każdego nowego pracownika, dzięki czemu możesz zapewnić wszystkim nowym pracownikom odpowiednie informacje we właściwym czasie. Zapewnia on ustandaryzowane doświadczenie dla nowych pracowników, repozytorium informacji potrzebnych do ich wdrożenia oraz oś czasu dla wprowadzeń i szkoleń, dzięki czemu nowi pracownicy wiedzą, czego się spodziewać w pierwszych tygodniach i miesiącach.

Darmowy szablon do wdrażania nowych pracowników

Zobacz, w jaki sposób przebiega proces wdrażania nowych pracowników w Asanie.

Zobacz szablon

Jak skuteczne wdrożenie może przynieść korzyści Twojemu zespołowi

Skuteczny program wdrożeniowy pomaga nowym członkom zespołu poczuć się mile widzianymi i zachęconymi do nauki. Zwiększa również produktywność i satysfakcję z pracy, zachęcając utalentowanych pracowników do pozostania w firmie na dłużej. Badania przeprowadzone przez Brandon Hall Group pokazują, że wdrożenie pracowników może zwiększyć wskaźnik retencji o 82%. Jednak tylko 12% pracowników zdecydowanie zgadza się ze stwierdzeniem, że ich organizacja świetnie radzi sobie z wdrażaniem nowych pracowników. 

Oto, jak stworzenie efektywnego procesu wdrażania może pomóc wypełnić tę lukę. 

Zwiększa zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności

Aby nowi pracownicy mogli odnieść sukces, muszą wiedzieć, do czego dążą i dlaczego ich praca ma znaczenie. Podczas wdrażania liderzy mają możliwość wyjaśnienia tych kwestii, wyznaczając konkretne cele, umożliwiając przekazywanie informacji zwrotnych i otwartą komunikację. 

Oto, jak liderzy mogą pomóc nowym pracownikom odnieść sukces: 

• Wykorzystaj cele, aby jasno określić oczekiwania. Wyznacz cele, aby dać członkom zespołu jasną definicję sukcesu i wskaźniki do mierzenia postępów. Możesz na przykład wyznaczyć cele, które nowy pracownik powinien osiągnąć w ciągu pierwszych 30, 60 i 90 dni. Na początek mogą to być mniejsze cele krótkoterminowe, takie jak szkolenia, które powinny zostać ukończone w ciągu pierwszych kilku tygodni. Później możesz skontaktować się z nowym pracownikiem, aby ustalić mierzalne cele długoterminowe na pierwszy rok pracy. Upewnij się, że każdy wyznaczony cel jest skonkretyzowany, mierzalny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie. 

• Buduj zaufanie dzięki informacjom zwrotnym. Skuteczne informacje zwrotne są niezbędne w komunikacji w miejscu pracy i zaangażowaniu pracowników, ponieważ pomagają ludziom się rozwijać i doskonalić. Zachęcanie nowych pracowników do dzielenia się opinią motywuje ich do proszenia o to, czego potrzebują, i pokazuje, że cenisz ich wkład. Z drugiej strony udzielanie informacji zwrotnych pomaga nowym współpracownikom uczyć się i czuć się bezpiecznie w swojej roli, ponieważ mogą mieć pewność, że powiesz im, jeśli zrobią coś źle.  

• Przydziel nowemu pracownikowi mentora lub osobę wspierającą wdrożenie. Mentor spotyka się regularnie z nowym pracownikiem i zazwyczaj jest jego współpracownikiem w zespole. Innymi słowy, mentor to ktoś, z kim nowy pracownik może porozmawiać poza swoim przełożonym, więc ma przestrzeń do omawiania problemów w środowisku o niskiej presji. Przydzielenie mentora podczas wdrażania może również zachęcić pracownika do pozostania w zespole na dłużej. Według studium przypadku przeprowadzonego w firmie Randstad pracownicy, którzy uczestniczyli w programach mentorskich, byli o 49% mniej skłonni do odejścia z firmy, a dodatkowo pozwolili firmie zaoszczędzić 3000 USD na każdym uczestniku rocznie. 

• Określ szczegółowo, w jaki sposób komunikuje się Twój zespół. Jest to szczególnie ważne w przypadku zespołów wirtualnych i pracowników zdalnych, ponieważ nowym pracownikom trudniej jest zadawać pytania, gdy nie są fizycznie w biurze. Utwórz i udostępnij plan komunikacji, który określa, z kim należy rozmawiać w konkretnych sprawach, jakich narzędzi komunikacji używać, jak często członkowie zespołu powinni przekazywać aktualizacje statusu i szczegóły projektu oraz co wymaga spotkania osobistego (lub wirtualnego), a nie komunikacji asynchronicznej. Pomocne jest również określenie oczekiwań dotyczących aplikacji do komunikacji, takich jak Slack. Możesz na przykład podkreślić, że członkowie zespołu nie muszą natychmiast odpowiadać na wiadomości. 

Daje to nowym pracownikom czas na naukę

Rozpoczynając nową pracę, trzeba przyswoić wiele informacji. Nowi pracownicy muszą nauczyć się nowych umiejętności, poznać procesy firmy, zrozumieć swoje obowiązki i dowiedzieć się, jak współpracować z partnerami międzyfunkcyjnymi. Ustrukturyzowany proces wdrażania daje czas na przyswojenie wszystkich nowych informacji, dzięki czemu pracownicy są przygotowani na sukces, gdy praca nabierze tempa.

Oto, w jaki sposób możesz nadać priorytet nauce podczas wdrażania: 

• Spraw, aby proces wdrażania trwał co najmniej trzy miesiące. Menedżerowie oraz pracownicy działu HR zazwyczaj spędzają na wdrażaniu nowych pracowników mniej niż miesiąc. Ale to pozostawia niewiele czasu na to, aby nowi pracownicy nabrali pewności siebie w swoich rolach. W idealnej sytuacji wdrożenie powinno trwać od trzech do sześciu miesięcy, aby umożliwić nowym pracownikom stopniowe zwiększanie tempa pracy. Badania sugerują, że organizacje z silnymi procesami wdrażania zwiększają produktywność o 70%, a retencję pracowników o 82%, więc warto nadal szukać i zapewniać możliwości uczenia się po pierwszych trzech miesiącach zatrudnienia. Pomoże to nowym pracownikom lepiej zrozumieć firmę i zespół.

• Daj nowym pracownikom czas na samodzielne działanie. Zamiast organizować sesje szkoleniowe jedna po drugiej, daj nowym członkom zespołu czas na przeczytanie informacji i samodzielne ich przeanalizowanie. Jest to szczególnie ważne w pierwszych tygodniach, kiedy pracownicy nie są jeszcze zaznajomieni z procesami firmy. Oszacuj, ile czasu zajmie nowemu pracownikowi przeczytanie wszystkich materiałów, które mu przekażesz, a następnie dodaj dodatkowy bufor czasowy, aby mógł robić przerwy i przyswajać informacje.

• Zadbaj o łatwy dostęp do informacji. Ponieważ nowi pracownicy mają dodatkowy czas podczas wdrażania na zapoznanie się z materiałami projektowymi i dokumentacją, informacje powinny być dla nich łatwe do znalezienia. Udostępnianie poszczególnych plików do przeczytania przez członka zespołu jest czasochłonne, a przygotowanie wyczerpującej listy zasobów jest prawie niemożliwe. W takiej sytuacji może pomóc program do zarządzania pracą, taki jak Asana. Gdy udostępnisz projekt w Asanie, członkowie zespołu będą mogli zobaczyć wszystkie istotne zadania, dokumentację i współpracowników, a także zapoznać się z innymi powiązanymi projektami, które mogą ich zainteresować.

Budowanie pozytywnej kultury

Kultura organizacyjna składa się ze wszystkich norm, najlepszych praktyk, ideałów i wspólnych wartości w Twojej firmie. Inwestowanie w świetną kulturę przynosi korzyści wszystkim – nie tylko pomaga członkom zespołu poczuć się wspieranym, ale także zachęca ich do rozwoju i wykonywania jak najlepszej pracy.

Świetna kultura zaczyna się od dobrego pierwszego wrażenia. Oto, jak wykorzystać plan wdrożenia nowych pracowników do stworzenia pozytywnego środowiska pracy: 

• Przekaż podstawowe wartości swojej firmy. Wartości opisują, jak nowi członkowie zespołu mogą oczekiwać, że będą traktowani i zapewniają wytyczne dla pracowników, aby współpracowali ze sobą z wzajemnym szacunkiem. Na przykład niektóre z wartości Asana obejmują bycie autentycznym, przyjmowanie i przekazywanie odpowiedzialności oraz praktykowanie uważności.  

• Ustal standardy w zakresie różnorodności, inkluzywności i przynależności.  Każdy członek zespołu powinien mieć poczucie przynależności. Możesz na przykład uwzględnić sesję szkoleniową na temat różnorodności, inkluzywności i przynależności w procesie wdrażania wszystkich nowych pracowników, aby mogli oni zapoznać się ze standardami firmy i grupami zasobów pracowniczych. Ponadto poinformuj nowych pracowników o wszelkich specjalnych wydarzeniach, podczas których członkowie zespołu mogą otwarcie omawiać swoje doświadczenia związane z tożsamością i wyzwaniami w miejscu pracy.  

Cztery kroki do stworzenia skutecznego procesu wdrażania nowych pracowników

Stworzenie świetnego programu wdrożeniowego może na początku wydawać się zniechęcające. Na szczęście nie musisz zaczynać wszystkiego od początku. Niezależnie od tego, czy opierasz się na istniejących procesach firmy, czy korzystasz z szablonu wdrażania nowych pracowników, aby przyspieszyć ten proces, zapoznaj się z tymi czterema krokami, aby skutecznie wdrożyć członków zespołu. Oto, co należy zrobić: 

1. Określ, co muszą wiedzieć nowi pracownicy

Wdrażanie to przede wszystkim nauka. Oznacza to, że ważne jest, aby określić, co nowi pracownicy muszą wiedzieć, aby móc wykonywać swoje obowiązki. Dzięki temu upewnisz się, że otrzymają oni potrzebne informacje i szkolenia. Nie ograniczaj się tylko do umiejętności twardych. Możesz również uwzględnić takie szczegóły jak kultura i wartości firmy, struktura zespołu oraz sposób przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych przez pracowników. 

Spróbuj podzielić kluczowe informacje na dwie kategorie: szczegóły, które powinni znać wszyscy nowi pracownicy, oraz informacje specyficzne dla roli lub opisu stanowiska nowego pracownika. Na przykład wszyscy nowi pracownicy powinni poznać kulturę Twojej firmy, ale tylko inżynierowie muszą poznać stos programistyczny Twojej firmy. 

Nie wiesz, od czego zacząć? Oto kilka przykładów, które pomogą Ci rozpocząć. 

Dla wszystkich nowych pracowników

• Kultura i wartości firmy, na przykład jak nowi pracownicy mogą oczekiwać, że będą traktowani i co robi Twoja organizacja, aby stworzyć dobre doświadczenie pracownika, w którym każdy czuje się mile widziany. 

• Zasady i procesy firmy, takie jak sposób przeprowadzania corocznych cykli przeglądu i sposób, w jaki pracownicy powinni wnioskować o urlop. Jeśli masz podręcznik pracownika, to świetny sposób na udostępnienie tych informacji.

• Procesy zespołowe, na przykład sposób komunikacji w zespole i cel różnych spotkań. 

• Struktura zespołu i obowiązki, aby nowi pracownicy wiedzieli, do kogo się zwrócić w przypadku konkretnych problemów lub pytań. 

Dla konkretnych ról

• Umiejętności zawodowe. Na przykład projektant może potrzebować zrozumieć wygląd i styl strony internetowej Twojej firmy. 

• Narzędzia. Na przykład opiekun klienta może potrzebować wiedzy, jak zarządzać leadami w narzędziu CRM. 

• Procesy specyficzne dla roli. Na przykład menedżer IT powinien nauczyć się, jak złożyć zamówienie na komputery zastępcze.  

• Indywidualne obowiązki i oczekiwania. Na przykład obowiązki i oczekiwania wobec lidera zespołu różnią się od obowiązków i oczekiwań wobec początkującego pracownika. 

2. Przedstaw wymagania logistyczne

Następnie określ zadania logistyczne, które należy wykonać przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika lub w jego dniu. Zwykle jest to połączenie zadań dla Ciebie, nowego pracownika, działu kadr i IT. Mogą one obejmować: 

• Konfiguracja techniczna. Na przykład zamówienie i skonfigurowanie komputera dla nowego pracownika. 

• Dostęp do biura, np. utworzenie identyfikatora dostępu dla nowego pracownika. 

• Przygotowanie fizycznego obszaru roboczego. Może to oznaczać wydzielenie biura, miejsca na biurko lub zapewnienie świadczenia, dzięki któremu nowi pracownicy będą mogli kupić sprzęt do biura domowego. 

• Zadania HR, takie jak konfiguracja świadczeń i przelewów bezpośrednich. 

• Dostęp do narzędzi. Na przykład może być konieczne utworzenie kont, aby nowy pracownik mógł uzyskać dostęp do narzędzi online i oprogramowania zespołu. 

• Wymagane szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i prywatności. 

Pamiętaj, że Twoja firma może już mieć wdrożone procesy dla niektórych lub wszystkich tych wymagań. Na początek skonsultuj się z działami IT i HR, aby sprawdzić, co jest automatycznie załatwiane w przypadku nowych pracowników, a co musisz zrobić samodzielnie. 

3. Określ, z kim powinni się spotkać nowi pracownicy

Częścią procesu wdrażania nowych pracowników jest spotkanie ze współpracownikami i partnerami międzyfunkcyjnymi, z którymi będą regularnie pracować. Jako menedżer możesz pomóc swojemu nowemu pracownikowi nawiązać odpowiednie kontakty podczas wdrażania, aby wiedział, z kim powinien pracować nad poszczególnymi projektami. Sporządź listę wszystkich osób, które nowy pracownik powinien poznać w ciągu pierwszych tygodni pracy. Później możesz wykorzystać te informacje, aby zaplanować spotkania wprowadzające.

Jeśli zdecydowałeś się wyznaczyć mentora dla nowego pracownika, teraz jest czas, aby określić, kim będzie ta osoba. Mentor powinien być jedną z pierwszych osób, z którymi nowy pracownik będzie się regularnie spotykał. Mentor może również zasugerować osoby, które warto poznać w ciągu pierwszych kilku tygodni.

A co najważniejsze, upewnij się, że nowy pracownik ma czas na spotkanie z innymi członkami zespołu. Może to obejmować wydarzenia grupowe, takie jak lunch z zespołem pierwszego dnia, a także spotkania 1:1 z każdym nowym członkiem zespołu. 

4. Stwórz oś czasu wdrażania

Teraz nadszedł czas, aby połączyć wszystkie elementy i stworzyć oś czasu wdrażania. Oś czasu wdrażania określa, kiedy powinien nastąpić każdy etap procesu wdrażania nowego pracownika, dzięki czemu nowy pracownik ma jasny przepływ pracy, który musi realizować od pierwszego dnia. Twój harmonogram powinien zawierać odpowiedzi na następujące pytania: 

• Kiedy rozpocznie się proces wdrażania? Możesz rozpocząć logistyczne aspekty wdrożenia przed pierwszym dniem pracy pracownika, np. uzyskać jego dane do przelewu i informacje podatkowe, skonfigurować jego sprzęt i wysłać osobistą wiadomość powitalną od zespołu. 

• Jak długo potrwa proces wdrożenia? Ponieważ wszystkie informacje i umiejętności, które musi znać nowy pracownik, zostały już określone, powinieneś mieć ogólne pojęcie o tym, ile czasu zajmie mu wdrożenie się w pracę. Pamiętaj, aby uwzględnić w harmonogramie odpowiednią ilość czasu, aby pracownik mógł robić przerwy i przyswoić wszystkie nowe informacje. Ważne jest również, aby poinformować nowych pracowników o długości procesu wdrożenia, aby wiedzieli, ile czasu powinni poświęcić na każde zadanie. Pamiętaj, że nie jest to ustalone raz na zawsze. Zawsze możesz dostosować tempo wdrażania w zależności od tego, jak szybko nowy pracownik się uczy. 

• Kiedy należy zaplanować sesje szkoleniowe, aby przekazać kluczowe informacje? Na przykład możesz zaplanować sesje ogólne dotyczące procesów firmowych na pierwszy tydzień, a szkolenie umiejętności na drugi i trzeci tydzień. 

• Kiedy nowy pracownik musi nauczyć się i zacząć używać określonych umiejętności? Postaraj się zaplanować sesje szkoleniowe w czasie zbliżonym do tego, kiedy nowy pracownik będzie mógł wykorzystać te umiejętności w praktyce. W ten sposób będzie miał możliwość utrwalenia wiedzy i zadawania pytań, które nie zostały omówione podczas szkolenia. 

• Z kim i kiedy powinien się spotkać nowy pracownik? Na przykład może kontaktować się ze swoim mentorem codziennie w pierwszym tygodniu, a w drugim lub trzecim tygodniu spotkać się z interesariuszami międzyfunkcyjnymi. 

• Jakie cele powinien osiągnąć nowy pracownik pierwszego dnia, tygodnia, miesiąca itd.? Powinny to być jasne oczekiwania dotyczące tego, co nowy pracownik powinien osiągnąć i w jakim terminie. Na przykład nowy rekruter w Twoim zespole może mieć za cel śledzenie procesu rekrutacji u jednego ze swoich współpracowników w pierwszym miesiącu. Pamiętaj, że cele są punktem wyjścia – możesz je dostosować w miarę potrzeb podczas współpracy z nowym pracownikiem. 

• Kiedy spotkasz się z nowym pracownikiem, aby przekazać i otrzymać informacje zwrotne? Może to obejmować nieformalne rozmowy sprawdzające, jak się sprawy mają i co można poprawić, a także bardziej ustrukturyzowane sesje informacji zwrotnych pod koniec pierwszego miesiąca lub 100 dni pracy nowego pracownika. 

Przykładowa lista kontrolna dla nowego pracownika

Lista kontrolna wdrożenia to przydatne narzędzie, które zapewni, że proces wdrożenia obejmuje wszystkie kroki niezbędne do tego, aby nowi pracownicy mogli odnieść sukces. Może to być wersja osi czasu wdrożenia, z poszczególnymi zadaniami pogrupowanymi w sekcje dla pierwszego dnia, tygodnia, miesiąca itd. 

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania pracą, takiego jak Asana, może sprawić, że lista kontrolna wdrożenia będzie bardziej praktyczna. Możesz na przykład utworzyć zadania z linkami do odpowiednich informacji i konkretnymi datami wykonania, a następnie przypisać je do siebie, zespołu IT i HR lub nowego pracownika. Możesz również skorzystać z automatyzacji, aby usprawnić proces wdrażania, natychmiast przypisując odpowiednie zadania do interesariuszy we właściwym czasie. Dzięki temu lista kontrolna nie jest tylko statycznym dokumentem, ale żywym zasobem, który Ty i Twój nowy pracownik możecie wspólnie opracować i ukończyć.  

Wdrażaj nowych pracowników szybciej

Dzięki tym krokom możesz z łatwością wdrożyć nowych członków zespołu. Poświęcenie czasu na stworzenie skutecznego procesu wdrożenia nie tylko pomaga pracownikom odnieść sukces w nowej roli, ale także pomaga im od razu rozpocząć pracę, korzystając ze wszystkich umiejętności, informacji i kontaktów, których potrzebują, aby móc działać. 

Darmowy szablon do wdrażania nowych pracowników

Zobacz, w jaki sposób przebiega proces wdrażania nowych pracowników w Asanie.

Zobacz szablon