Jak stworzyć najlepszy w swojej klasie proces rekrutacji

Rzym nie został zbudowany w jeden dzień, podobnie jak Twój zespół. Zatrudnianie świetnych ludzi wymaga czasu, ale warto, ponieważ członkowie zespołu są siłą napędową wszystkiego, co osiągasz. Aby osiągnąć wielkie cele, potrzebujesz solidnego zespołu. Aby zbudować zespół, potrzebujesz dobrze zaplanowanego procesu rekrutacji. 

Czym jest proces rekrutacji?

Proces rekrutacji to ustrukturyzowane podejście do znajdowania, oceny i zatrudniania nowych członków zespołu. Jest to ustandaryzowany zestaw kroków, które należy wykonać za każdym razem, gdy chcesz zatrudnić nowego pracownika – niezależnie od tego, czy zastępujesz osobę na wolnym stanowisku, czy dodajesz nowe stanowisko do zespołu. I choć zatrudnianie często może wydawać się pilne (zwłaszcza gdy brakuje pracowników lub musisz uzupełnić stanowisko), warto skonfigurować proces zatrudniania przed rozpoczęciem pracy. Poświęcenie nieco więcej czasu na początku pozwoli Ci zaoszczędzić jeszcze więcej czasu i wysiłku w przyszłości.

Proces zatrudniania jest zazwyczaj międzyfunkcyjny. Wymaga współpracy z interesariuszami, takimi jak rekruterzy i zespół HR, a także współpracownikami, którzy pomogą przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne z potencjalnymi kandydatami. Proces rekrutacji można również dostosowywać w zależności od tego, kogo zatrudniasz i jakie masz zasoby. Na przykład zatrudnienie inżyniera oprogramowania wymaga innych kroków niż zatrudnienie terapeuty klinicznego. Obowiązki związane z zatrudnianiem mogą być inne w mniejszych firmach, które nie mają zespołu HR.

Jeśli jednak nie wiesz, od czego zacząć, lub jeśli nie lubisz spierać się z interesariuszami, nie martw się. Ustandaryzowany proces rekrutacji ułatwia współpracę. Gdy już ustalisz, co jest dla Ciebie odpowiednie i udokumentujesz każdy krok, będziesz mieć mapę drogową, którą możesz się kierować. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedzieć, co robić i z kim rozmawiać za każdym razem, gdy będziesz chciał zatrudnić kogoś nowego. 

Proces zatrudniania a proces wdrażania

Proces rekrutacji i wdrażania są równie ważne, gdy dodajesz nowych członków do swojego zespołu. Są to jednak dwa odrębne etapy, które muszą zostać ukończone. 

Zanim rozpoczniesz wdrażanie nowych członków zespołu, musisz ich zatrudnić. Oznacza to, że proces rekrutacji obejmuje określenie wymagań dotyczących stanowiska, pozyskanie wykwalifikowanych kandydatów, przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych i przedstawienie ostatecznej oferty. Oprócz tych większych kroków, proces rekrutacji obejmuje również szczegóły, takie jak to, kto komunikuje się z kandydatami i jak należy oceniać każdego kandydata. Mówiąc najprościej, zatrudnianie obejmuje wszystko, aż do momentu, w którym kandydat zaakceptuje Twoją ofertę. 

Wdrożenie rozpoczyna się po podpisaniu przez kandydata listu ofertowego. Wtedy zaczynasz go witać i wprowadzać w temat. Co ciekawe, niektóre kluczowe kroki wdrożeniowe często mają miejsce przed pierwszym dniem pracy, na przykład zapewnienie członkowi zespołu laptopa i identyfikatora dostępu do biura lub wysłanie mu e-maila pierwszego dnia, aby wiedział, czego się spodziewać. Po oficjalnym rozpoczęciu pracy przez pracownika wdrażanie jest kontynuowane, ponieważ pracownicy poznają kulturę organizacyjną, poznają członków zespołu oraz poznają narzędzia i procesy, których potrzebują do pełnienia swojej roli. 

Dlaczego proces rekrutacji jest ważny? 

Uporządkowany proces rekrutacji nie tylko ułatwia życie Tobie, ale także interesariuszom i potencjalnym kandydatom. Oto jak to zrobić: 

Zapewnij kandydatom pozytywne doświadczenia

Doświadczenie kandydata jest kluczowym elementem kultury organizacyjnej. Według badań 78% kandydatów twierdzi, że ich doświadczenia z rozmów kwalifikacyjnych i rekrutacji wskazują, jak firma ceni swoich pracowników. Oznacza to, że podczas procesu rekrutacji należy zaprezentować się z jak najlepszej strony, ponieważ to właśnie wtedy potencjalni pracownicy formularze swoje pierwsze wrażenia.  

Proces rekrutacji zapewnia każdemu kandydatowi spójne doświadczenie i pomaga przekazać właściwe informacje we właściwym czasie. Gdy masz z góry określony proces rekrutacji, możesz powiedzieć kandydatom, jak wyglądają kolejne kroki i jak długo może trwać każdy z nich, aby nie zastanawiali się, na jakim etapie są ani co robić w czasie przestoju. Możesz również uwzględnić w procesie rekrutacji niezbędną komunikację, aby mieć pewność, że nie pominiesz żadnego kroku, na przykład wysyłając kandydatom informacje potrzebne do przygotowania się do rozmowy kwalifikacyjnej lub wysyłając e-maile z informacją, że zatrudniono innego kandydata.

Unikaj nieświadomych uprzedzeń

Nieświadome uprzedzenia to wyuczone założenia, przekonania lub nastawienia, z których nie zdajemy sobie w pełni sprawy. Są one również normalną częścią ludzkiej natury – nasze mózgi codziennie przetwarzają ogromne ilości informacji, więc czasami wybieramy skróty. Na przykład zakładamy, że szron na przedniej szybie oznacza, że na zewnątrz jest zimno, godzina szczytu oznacza duży ruch, a mleko, które właśnie kupiliśmy, jest bezpieczne do picia.

Powyższe przykłady są dość nieszkodliwe, ale nasze uprzedzenia mogą również wkraść się do procesu rekrutacji i wpłynąć na to, kogo wybierzemy na konkretne stanowisko. Na przykład badanie przeprowadzone przez Uniwersytet Princeton wykazało, że kiedy orkiestry symfoniczne zaczęły przeprowadzać przesłuchania „na ślepo”, muzyczki od razu miały o 50% większą szansę na przejście do następnej rundy przesłuchań. Oznacza to, że kiedy sędziowie mogli zobaczyć płeć kandydatów, byli nieświadomie stronniczy wobec muzyków płci męskiej.

Na szczęście wiedza o nieświadomych uprzedzeniach może pomóc Ci rozpoznać, kiedy do nich dochodzi, i wprowadzić aktywne środki zaradcze. Ustrukturyzowany proces rekrutacji pomaga uniknąć nieświadomych uprzedzeń, ponieważ wymaga wykonania tych samych kroków w przypadku każdego kandydata. Pozwala zbierać ten sam rodzaj informacji dla każdego kandydata i podejmować decyzje w oparciu o dane, a nie o niejasne pojęcie „dopasowania kulturowego”. Możesz na przykład uwzględnić standardowy zestaw pytań kwalifikacyjnych w swoim procesie rekrutacji, aby upewnić się, że kandydaci są oceniani jednakowo w tych samych obszarach. 

Zatrudniaj odpowiednich kandydatów

Rekrutacja przypomina szybkie randki. Zarówno Ty, jak i kandydat próbujecie zdecydować, czy chcecie nawiązać długotrwałą współpracę – Ty próbujesz zdecydować, czy kandydat pasuje do Twojego zespołu, a on próbuje ustalić, czy chce pracować w Twojej firmie. Łatwo jest przyspieszyć ten proces i pominąć kluczowe informacje, które pomogłyby obu stronom podjąć najlepszą decyzję. A kiedy tak się stanie, możesz mieć problemy z utrzymaniem pracowników, jeśli nowi pracownicy nie są odpowiednio wykwalifikowani do pełnienia swojej roli. 

Jednak postępując zgodnie z wcześniej zdefiniowanym procesem rekrutacji, możesz upewnić się, że zarówno Ty, jak i Twoi kandydaci macie wszystkie potrzebne informacje przed podjęciem decyzji. Proces rekrutacji pomaga wdrożyć kluczowe etapy, takie jak wstępna rozmowa kwalifikacyjna, praktyczny test do wykonania w domu i ustrukturyzowane rozmowy kwalifikacyjne z dużą ilością czasu na pytania. Dzięki temu zyskujesz solidny zestaw informacji, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu ostatecznej decyzji. Co równie ważne, daje kandydatom jasny obraz codziennych obowiązków na danym stanowisku i tego, jak wyglądałaby praca w Twojej firmie. 

Współpracuj efektywnie z interesariuszami

Rekrutacja zazwyczaj wiąże się ze współpracą z wieloma interesariuszami, w tym z rekruterami, działem zasobów ludzkich i innymi współpracownikami wchodzącymi w skład komisji rekrutacyjnej. Koordynacja wszystkich jej elementów może być trudna, ponieważ informacje muszą być udostępniane różnym interesariuszom na różnych etapach procesu. Na przykład zespół rekrutacyjny może zajmować się publikowaniem ogłoszeń o pracę i przeglądaniem CV, kierownik ds. rekrutacji może być odpowiedzialny za planowanie rozmów kwalifikacyjnych na miejscu, a członkowie panelu rekrutacyjnego mogą być odpowiedzialni za zbieranie i udostępnianie informacji zwrotnych na temat każdego kandydata.

Ustrukturyzowany proces rekrutacji zapewnia Tobie i Twojemu zespołowi jasny plan działania. Wskazuje, które osoby muszą być na bieżąco informowane na każdym etapie, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i jak długo potrwa każdy etap procesu rekrutacji. Aby jeszcze bardziej ułatwić sobie pracę, możesz użyć narzędzia do zarządzania projektami, aby zaplanować i przeprowadzić proces rekrutacji. Na przykład Asana umożliwia tworzenie szablonów wielokrotnego użytku, które określają każde zadanie w ramach procesu, w tym osobę odpowiedzialną, datę wykonania i wszelkie zależności.

11 kroków do stworzenia najlepszego w swojej klasie procesu rekrutacji

Zatrudnianie może wydawać się zniechęcające, zwłaszcza biorąc pod uwagę złożoność ogłoszeń o pracę, rozmów kwalifikacyjnych, weryfikacji danych i innych czynności. Ale podobnie jak wiele innych rzeczy, możesz uprościć proces zatrudniania, dzieląc go na serię niewielkich kroków. Na początek przedstawiamy 11 kroków procesu rekrutacji, które są wspólne dla większości firm. Po kilkukrotnym przejściu przez te kroki możesz dostosować je do swoich konkretnych potrzeb i zasobów. 

1. Wyznacz cel rekrutacji

Przed rozpoczęciem procesu rekrutacji należy wyznaczyć jasne cele, które określają, kogo szukasz. Wyznaczenie celów daje Ci punkt odniesienia podczas rekrutacji i oceny kandydatów. Pomaga to napisać opis stanowiska, który odpowiada potrzebom, które chcesz zaspokoić, ocenić kandydatów pod kątem celów i zarządzać harmonogramem procesu rekrutacji. Wyznaczając cel, upewnij się, że jest on zgodny z metodą SMART: skonkretyzowany, mierzalny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie.

Aby sformułować cel rekrutacji, zadaj sobie następujące pytania: 

• Kim jest Twój idealny kandydat? 

• Jakie konkretne umiejętności posiada? 

• Jakie ma doświadczenie?

• Jakie potrzeby lub braki w zatrudnieniu starasz się wypełnić, zatrudniając kogoś na to stanowisko? Na przykład, czy chcesz obsadzić wolne stanowisko, zwiększyć wydajność zespołu, czy dodać nowy obszar odpowiedzialności? 

• Kiedy musisz obsadzić to stanowisko? Jak długo powinien trwać proces rekrutacji? 

2. Określ interesariuszy

Następnie należy zidentyfikować interesariuszy, z którymi będziesz współpracować podczas procesu rekrutacji. Może się to różnić w zależności od firmy, ale najczęściej są to następujące osoby: 

• Menedżer ds. rekrutacji: osoba, która będzie zarządzać nowym pracownikiem. Menedżer ds. rekrutacji często kieruje procesem rekrutacji i ma ostatnie słowo w sprawie wyboru kandydata.

• Dział kadr i zespół rekrutacyjny: w zależności od wielkości firmy rekruterzy mogą być odpowiedzialni za publikowanie ogłoszeń o pracę, kontakt z kandydatami, wstępne rozeznanie, planowanie rozmów kwalifikacyjnych i negocjowanie ofert. W większych firmach rekruter może być główną osobą kontaktową dla kandydata podczas całego procesu rekrutacji. W mniejszych firmach za niektóre lub wszystkie te zadania może odpowiadać menedżer ds. rekrutacji. Jeśli Twoja firma nie ma wewnętrznego zespołu rekrutacyjnego, możesz nawet zlecić niektóre etapy agencji rekrutacyjnej. 

• Panel rekrutacyjny: osoby, które przeprowadzą rozmowę kwalifikacyjną z każdym kandydatem. Mogą to być potencjalni członkowie zespołu, partnerzy międzyfunkcyjni lub osoby posiadające specjalistyczną wiedzę. Na przykład, jeśli zatrudniasz kogoś, kto musi mieć wiedzę projektową, możesz uwzględnić projektanta produktu w swoim panelu rekrutacyjnym. Pamiętaj tylko, aby udzielić każdemu członkowi panelu wskazówek dotyczących rodzaju pytań, które powinien zadać – na przykład określ, że projektant produktu powinien zapytać konkretnie o doświadczenie projektowe kandydata. 

Po zidentyfikowaniu interesariuszy pomocne może być utworzenie Macierz RACI, aby określić, kto jest odpowiedzialny, kto musi zatwierdzić, kogo należy skonsultować i kogo należypoinformować na każdym etapie procesu rekrutacji. 

3. Stwórz opis stanowiska pracy

Dobry opis stanowiska jest kluczowy, jeśli chcesz przyciągnąć wysokiej jakości kandydatów. Ostatecznym celem opisu stanowiska jest pomoc potencjalnym kandydatom w zrozumieniu, czym faktycznie zajmuje się osoba na tym stanowisku na co dzień, aby mogli zdecydować, czy chcą się zgłosić. Oznacza to, że ważne jest, aby opis dokładnie odzwierciedlał obowiązki i zakres odpowiedzialności na danym stanowisku. 

Opisy stanowisk mogą się różnić, ale powinny zawierać kilka kluczowych elementów: 

• Stanowisko

• Cel stanowiska

• Zakres obowiązków

• Wymagane kwalifikacje (np. wykształcenie, doświadczenie lub umiejętności)

• Preferowane kwalifikacje

• Warunki pracy (czy praca będzie zdalna, czy stacjonarna, oraz w jakich godzinach kandydat będzie pracował)

• Przedział wynagrodzeń i lista świadczeń

W opisie stanowiska możesz również przedstawić kluczowe aspekty kultury organizacyjnej swojej firmy. Na przykład w Asanie na końcu każdego opisu stanowiska umieszczamy akapit, aby podkreślić, jak cenimy inkluzywność i witamy kandydatów z różnych środowisk. 

4. Reklamuj i rekrutuj na stanowisko

Teraz nadszedł czas, aby wykorzystać opis stanowiska. Znalezienie świetnych kandydatów może być trudne, więc firmy często łączą reklamę z aktywnym rekrutowaniem. Jeśli Twoja firma ma zespół rekrutacyjny, zazwyczaj zajmuje się on obiema rzeczami. 

• Aby zareklamować stanowisko, najpierw zdecyduj, czy chcesz rekrutować wewnętrznie, zewnętrznie, czy też w obu tych trybach. Możesz na przykład najpierw zareklamować stanowisko wewnętrznie, a następnie otworzyć je dla kandydatów zewnętrznych. Tablice ogłoszeń i strony z ogłoszeniami, takie jak LinkedIn, to świetne miejsce na rozpoczęcie reklamy zewnętrznej, podobnie jak targi pracy i strona internetowa Twojej firmy. Możesz również poprosić swoich bieżących pracowników o pomoc w reklamowaniu stanowiska, oferując premie za polecenie. 

• Aby zatrudnić kogoś na to stanowisko, musisz aktywnie kontaktować się z kwalifikującymi się kandydatami za pośrednictwem LinkedIn, poczty elektronicznej, mediów społecznościowych lub targów pracy. Proces rekrutacji pomaga generować aplikacje od potencjalnych kandydatów, którzy nie szukają aktywnie pracy, ale mogą być dobrym wyborem.

5. Przejrzyj aplikacje

Na tym etapie powinna być już dostępna spora liczba CV i listów motywacyjnych do przejrzenia. Poświęć trochę czasu na przejrzenie każdej aplikacji i zdecyduj, którzy kandydaci spełniają wymagania wymienione w opisie stanowiska. Na tym etapie skup się na umiejętnościach twardych i konkretnym doświadczeniu, ponieważ trudno jest ocenić umiejętności miękkie na podstawie CV. Możesz również opracować wytyczne, które pomogą Ci zwalczać nieświadome uprzedzenia podczas przeglądania zgłoszeń. Możesz na przykład ukryć imię i nazwisko kandydata, aby ograniczyć uprzedzenia związane z płcią lub rasą, lub skupić się na odpowiednim doświadczeniu zamiast na latach pracy, aby zapobiec dyskryminacji ze względu na wiek. 

W niektórych firmach, w których liczba aplikacji jest duża, rekruterzy z zespołu HR przygotują dla Ciebie wstępnie sprawdzone CV. Twoja firma może również korzystać z systemu śledzenia kandydatów, takiego jak Greenhouse, Workday lub ADP, aby przechowywać i organizować aplikacje o pracę oraz dane kontaktowe. 

6. Przeprowadź wstępną rozmowę telefoniczną

Rozmowa kwalifikacyjna to pierwszy kontakt z kandydatem, który zazwyczaj odbywa się przez telefon. Rozmowa telefoniczna ma dwa cele. Po pierwsze, chcesz ustalić, czy kandydat posiada wymagane kwalifikacje i czy jest zgodny z kulturą organizacyjną oraz wartościami firmy. Po drugie, chcesz dać kandydatowi czas na zadawanie pytań. Pamiętaj, że kandydat również podejmuje decyzję, czy chce pracować w Twoim zespole. 

Jeśli współpracujesz z zespołem rekrutacyjnym, może on najpierw przeprowadzić wstępną rozmowę telefoniczną, aby zweryfikować kwalifikacje kandydata i upewnić się, że jest on naprawdę zainteresowany stanowiskiem, zanim przekaże Ci sprawę do bardziej szczegółowej rozmowy. 

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, oto kilka przykładowych pytań do rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon: 

• Opowiedz mi o sobie. Kim jesteś? Co Cię motywuje? Co jadłeś/jadłaś na śniadanie? 

• Dlaczego interesuje Cię to stanowisko? 

• Opowiedz mi o każdym punkcie swojego CV. Opowiedz mi o osiągnięciach, z których jesteś najbardziej dumny(-a) na każdym ze swoich stanowisk. 

• Jak wyglądałby dla Ciebie idealny zespół?

• Jaki rodzaj współpracy preferujesz? 

• Czego potrzebujesz od swojego przełożonego i zespołu, aby czuć się skutecznym? 

• Czy masz jakieś pytania do mnie? 

7. Oceń umiejętności

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej trudno jest zademonstrować umiejętności twarde. Dlatego ocena umiejętności jest ważna w przypadku stanowisk, które koncentrują się na umiejętnościach twardych, takich jak pisanie, analiza danych lub programowanie. W przypadku stanowisk, które zamiast tego kładą nacisk na umiejętności miękkie (takie jak obsługa klienta), ten krok może nie być potrzebny. 

Ocena umiejętności może przybrać formę zadania do wykonania w domu, testu online na czas, a nawet testu przeprowadzonego osobiście. Możesz na przykład poprosić kandydata na copywritera o napisanie tekstu w domu lub kandydata na programistę o wykonanie ćwiczenia online z kodowaniem w wyznaczonym czasie. W przypadku stanowisk kierowniczych lub ról, które wymagają współpracy międzyfunkcyjnej, ocena często polega na prezentacji. W takim przypadku możesz poprosić kandydata o przedstawienie projektu, nad którym pracował, pozostawiając na koniec czas na pytania ze strony zainteresowanych osób. 

Niezależnie od wybranego formatu, ocena umiejętności to najlepszy sposób na sprawdzenie doświadczenia i umiejętności kandydata w praktyce. 

8. Przeprowadzaj rozmowy kwalifikacyjne na miejscu

Rozmowy kwalifikacyjne na miejscu wiążą się z wieloma zmiennymi elementami. Jeśli jednak najpierw dopracujesz kilka kluczowych szczegółów, możesz uporządkować każdy element i sprawić, że proces rozmowy kwalifikacyjnej będzie przebiegał jak najsprawniej dla wszystkich.

Oto kilka kluczowych pytań, które należy sobie zadać podczas planowania rozmów kwalifikacyjnych na miejscu: 

Jaki format będą miały rozmowy kwalifikacyjne?

Rozmowy kwalifikacyjne na miejscu często mają formę spotkań 1:1 z każdym członkiem komisji rekrutacyjnej. Możesz również zaplanować rozmowy grupowe z członkami komisji, którzy mają podobną wiedzę specjalistyczną. Możesz nawet przeprowadzić większe rozmowy kwalifikacyjne z całym zespołem, ale ponieważ ten format może być onieśmielający, najlepiej jest go używać, gdy próbujesz zatrudnić na stanowiska kierownicze. 

Musisz również zdecydować, czy rozmowy kwalifikacyjne będą odbywać się wirtualnie, czy osobiście. Jeśli zdecydujesz się na format wirtualny, wybierz platformę do wideokonferencji, która jest łatwo dostępna dla osób spoza Twojej firmy. 

Jak długo powinny trwać rozmowy kwalifikacyjne?

Zależy to od tego, czy rozmowy kwalifikacyjne są wirtualne, czy osobiste. Badania pokazują, że zmęczenie wideo pojawia się po 30 minutach w przypadku spotkań wirtualnych, co oznacza, że znacznie trudniej jest się skoncentrować po tym czasie. Z drugiej strony, gdy rozmawiamy twarzą w twarz, zwykle możemy utrzymać koncentrację przez 45–60 minut. 

Kiedy należy zaplanować rozmowy kwalifikacyjne?

Zazwyczaj wygodniej jest zaplanować rozmowy kwalifikacyjne z kandydatem w blokach następujących bezpośrednio po sobie. Oznacza to, że kandydat musi odwiedzić Twoje biuro tylko raz, jeśli rozmowy kwalifikacyjne odbywają się osobiście. Z drugiej strony, w przypadku rozmów wirtualnych, warto rozłożyć je na dwa dni, aby uniknąć zmęczenia. Możesz na przykład zaplanować dwa 90-minutowe bloki rozmów kwalifikacyjnych w tym samym tygodniu. Jeśli zaplanujesz rozmowy kwalifikacyjne jedna po drugiej, pamiętaj o pięciominutowych przerwach między nimi, aby kandydat mógł wstać, rozprostować się lub skorzystać z toalety. 

Jak powinni przygotować się rekruterzy?

Dobre przygotowanie pokazuje, że cenisz czas kandydata i pomaga uzyskać lepsze informacje zwrotne. Oto, jak pomóc komisji rekrutacyjnej przygotować się na sukces:

• Po pierwsze, upewnij się, że każdy rozmówca wie, jakie kompetencje ma oceniać. Na przykład projektant przeprowadzający rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem na stanowisko projektanta powinien zadawać więcej pytań technicznych, podczas gdy interesariusz międzyfunkcyjny powinien zapytać o współpracę i o to, jak kandydat współpracuje z członkami zespołu spoza zespołu projektowego. 

• Rozważ ujednolicenie procesu oceny za pomocą szablonu przewodnika po rozmowie kwalifikacyjnej lub szablonu karty wyników rozmowy kwalifikacyjnej. Obie opcje pomogą panelistom zebrać informacje zwrotne w spójny sposób, bez nakładania się na siebie lub stronniczości.

• Poproś każdego rekrutera, aby wcześniej przygotował pytania. Dzięki temu będą lepiej przygotowani, a jednocześnie zmniejszy się wpływ uprzedzeń. 

• Jeśli w Twojej komisji jest ktoś, kto wcześniej nie brał udziału w rozmowach kwalifikacyjnych, sprawdź, czy dział HR oferuje szkolenia dla osób przeprowadzających rozmowy kwalifikacyjne po raz pierwszy.

Jak przygotować kandydata na rozmowy kwalifikacyjne? 

Równie ważne jest, aby kandydat poczuł się przygotowany na rozmowy kwalifikacyjne na miejscu. Przed spotkaniem na miejscu poinformuj go o następujących kwestiach: 

• Datę i godzinę każdej rozmowy kwalifikacyjnej, w tym o tym, kiedy powinien przybyć, jeśli ma odwiedzić Twoje biuro osobiście. 

• Jak dostać się do biura – na przykład, czy spotkasz się z kandydatem w holu, czy powinien zameldować się w recepcji? W przypadku rozmów wirtualnych podaj instrukcje dotyczące dostępu do linków do wideokonferencji. 

• Z kim będzie się spotykać, w tym imię i nazwisko oraz stanowisko każdej osoby przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną. Pomocne jest również przedstawienie obszaru specjalizacji każdej osoby, aby kandydat mógł wcześniej przygotować pytania. 

• Wszelkie istotne informacje dodatkowe – na przykład, jeśli w Twoim biurze panuje swobodna atmosfera, możesz poinformować kandydata, że nie musi zakładać stroju business casual. 

W przypadku rozmów kwalifikacyjnych online pomocne może być zaplanowanie krótkiego 10-minutowego spotkania z rekruterem lub pracownikiem działu IT przed rozpoczęciem rozmów kwalifikacyjnych na miejscu. W tym czasie kandydat może rozwiązać wszelkie problemy techniczne, które mogą się pojawić. 

9. Podejmij decyzję

Po rozmowach kwalifikacyjnych z najlepszymi kandydatami nadszedł czas na podjęcie decyzji. Wiąże się to z przeanalizowaniem wszystkich informacji zwrotnych od komisji rekrutacyjnej, albo w trybie asynchronicznym, albo podczas spotkania. Ostatecznie to menedżer ds. rekrutacji decyduje, kogo wybrać, ale powinien wziąć pod uwagę wkład każdego członka komisji. 

Jeśli masz do wyboru dwóch lub trzech równie wykwalifikowanych kandydatów, spróbuj utworzyć macierz decyzyjną, aby uporządkować porównanie i dokonać wyboru opartego na dowodach. 

10. Ukończ sprawdzanie przeszłości i referencji

W końcu udało Ci się wybrać kandydata! Ale zanim złożysz oficjalną ofertę, ważne jest, aby sprawdzić przeszłość kandydata i jego referencje. Oto, co to oznacza: 

• Weryfikacja danych zwykle obejmuje współpracę z agencją weryfikującą dane w celu sprawdzenia szczegółów aplikacji o pracę kandydata, takich jak historia zatrudnienia, wykształcenie i przeszłość kryminalna. 

• Weryfikacja referencji polega na skontaktowaniu się z osobami, które udzieliły referencji dla kandydata, czyli zazwyczaj jego byłymi współpracownikami lub menedżerami. Zwykle ten krok wykonuje menedżer ds. rekrutacji lub rekruter, a jego celem jest dokładne sprawdzenie, czy kandydat spełnia kryteria rekrutacji, a także sprawdzenie, czy nie ma żadnych sygnałów ostrzegawczych, które mogły umknąć Twojej uwadze. 

11. Złóż ofertę pracy i negocjuj

W końcu nadszedł czas, aby złożyć oficjalną ofertę pracy. Jeśli współpracujesz z rekruterem, zazwyczaj to on składa wstępną ofertę i prowadzi wszelkie negocjacje. Niezależnie od tego, kto jest za to odpowiedzialny, warto pamiętać o kilku kwestiach:

• Po zakończeniu negocjacji wyślij oficjalną ofertę zatrudnienia na piśmie. Ustna oferta i jej przyjęcie nie są tak wiążące jak formalna oferta pisemna. 

• Poinformuj kandydata, ile czasu ma na podjęcie decyzji. 

• Gdy kandydat zaakceptuje ofertę (trzymamy kciuki!), poinformuj innych kandydatów, że stanowisko zostało obsadzone.