Szablon do zarządzania klientami firmy Stride

Kiedy Twoja praca obejmuje kontakty z klientami, zapewnienie im dobrego doświadczenia ma kluczowe znaczenie. Jeśli klienci mają pewność, że Twój zespół zajmie się ich prośbą i zadba o rozwiązanie problemu, z pewnością będą do Ciebie wracać.

W tym właśnie pomoże szablon do zarządzania klientami utworzony przez firmę Stride. Ta firma zapewniająca obsługę z zakresu księgowości, rachunkowości i doradztwa strategicznego korzysta z Asany, aby śledzić relacje z klientami i zarządzać nimi, dzięki czemu można szybko sprawdzić status każdego klienta. Użyj ich szablonu, aby zapewnić klientom jeszcze lepszą obsługę i upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze.

Dlaczego warto korzystać z szablonu do zarządzania klientami utworzonego przez firmę Stride?

Szablon do zarządzania klientami to ramowy dokument do wielokrotnego wykorzystania, który pomaga śledzić, utrzymywać i poprawiać relacje z klientami. Obejmuje on wszystkie kluczowe elementy potrzebne do sprawnego zarządzania klientami, włącznie ze wskazówkami dotyczącymi planowania spotkań, zapisywania dalszych działań i określania tematów do omówienia. Szablon udostępniony przez firmę Stride pozwala udokumentować, co zostało uzgodnione z każdym klientem oraz na jakim etapie się oni znajdują, dzięki czemu można proaktywnie odpowiadać na ich potrzeby.

Śledzenie dalszych działań

Wykonywanie dalszych działań jest niezbędne, aby zyskać zaufanie klientów. Szablon do zarządzania klientami udostępniony przez firmę Stride to struktura, dzięki której można udokumentować kluczowe czynności do wykonania i wykonywać dla nich dalsze działania, aby realizować zadania na czas. Ustawiaj daty wykonania, dodawaj dane kontekstowe i przypisuj zadania członkom swojego zespołu, aby usprawnić proces zarządzania klientami.

Prowadzenie systemu dokumentacji

Współpraca z wieloma klientami może sprawić, że ciężko jest zapewnić każdemu z nich osobistą obsługę. Szablon do zarządzania klientami utworzony przez Stride rozwiązuje ten problem, ponieważ szczegółowo pokazuje on dane każdego klienta, włącznie z notatkami na temat tego, co zostało uzgodnione w przeszłości, bieżącymi zadaniami i wszystkimi planowanymi na przyszłość działaniami.

Standaryzacja procesów zespołowych

W większych zespołach każdy zazwyczaj ma własny sposób realizacji zadań. Szablon do zarządzania klientami od Stride pozwala ustandaryzować proces obsługi klienta, umożliwiając tym samym zachowanie jej wysokiej jakości na dużą skalę. Udokumentuj wszystkie działania wymagane podczas wdrażania nowych klientów, kluczowe pytania, jakie należy im zadać oraz sposób udostępniania rezultatów ukończonych projektów.

Dzięki Asanie w każdej chwili wiemy, na jakim etapie znajduje się praca z każdym klientem, dzięki czemu możemy na bieżąco rozwiązywać problemy. Doprowadziło to do zwiększonych przychodów z odnowienia umów z klientami.”

W jaki sposób korzystać z szablonu do zarządzania klientami udostępnionego przez Stride?

Każda firma ma unikalny proces zarządzania klientami. Oto kilka sprawdzonych wskazówek, które warto wykorzystać podczas dostosowywania szablonu firmy Stride do potrzeb Twojego zespołu.

• Określ najważniejsze informacje, które powinien monitorować Twój zespół. Jakie dane pomagają zespołowi poznać status czynności do wykonania? Być może należy monitorować tematy rozmów, klasyfikując je przykładowo jako budżet, raportowanie czy nowa inicjatywa. Asana umożliwia tworzenie oznaczonych kolorami niestandardowych tagów dla każdej kategorii informacji, które chcesz śledzić, dzięki czemu szybko zyskasz ogólny przegląd relacji z danym klientem. 

• Określ kluczowe elementy relacji ze swoimi klientami. Weź pod uwagę wszystkie kategorie informacji, jakie należy obserwować podczas współpracy z klientem. Mogą one obejmować na przykład agendę spotkania, pytania klienta, zadania do wykonania, tematy do omówienia w przyszłości i cele. W Asanie możliwe jest utworzenie szablonu z sekcjami, które odpowiadają tym kategoriom, co znacznie ułatwia organizację pracy. 

• Utwórz listę standardowych czynności, które należy wykonać dla każdego nowego klienta. Jakie kroki powinien podjąć każdy pracownik podczas wdrażania nowych klientów? Dodaj je do swojego szablonu, zapewniając zespołowi przejrzystą mapę drogową. Mogą to być, przykładowo, standardowe zadania do wykonania podczas pierwszego spotkania z nowym klientem, formularz przyjmowania zgłoszeń lub utworzenie wstępnego raportu.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Od automatyzacji czynności ad hoc aż po całe przepływy pracy, reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Pulpity nawigacyjne. Są to zakładki na poziomie projektu, zawierające wykresy i wizualizacje, które pozwalają wyjść poza codzienne zadania i uzyskać szybki wgląd w postępy. Możesz dostosowywać te wykresy, aby z łatwością identyfikować potencjalne blokady, a w efekcie popychać pracę zespołu do przodu. Używaj zakładki „Pulpit nawigacyjny” jako punktu odniesienia, aby szybko sprawdzić postęp pracy nad projektem. 

Polecane aplikacje

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w wykonalne działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu mogą łatwo tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze przesłuchanie.

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

• Outlook. Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz przekształcić je w zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby przechowywać je wraz z pozostałymi zadaniami. 

• Hubspot. Automatycznie twórz zadania w Asanie za pomocą HubSpot Workflows. Używając HubSpot Workflows możesz wykorzystać wszystkie dane klientów w HubSpot CRM w celu tworzenia zautomatyzowanych procesów. Integracja ta umożliwia płynne przekazywanie zadań pomiędzy zespołami, na przykład w przypadku zamknięcia transakcji lub zgłoszeń w HubSpot.

Często zadawane pytania