5 kroków do automatyzacji powtarzających się zadań

Twój zespół znajduje się w nieustannym, powtarzalnym cyklu: ręczne aktualizowanie statusów projektów, sortowanie zleceń roboczych i radzenie sobie z niekończącymi się wątkami e-mail – zadania, które wymagają uwagi, ale niewiele wnoszą do strategicznych celów Twojej organizacji. Ten scenariusz jest zbyt powszechny w dzisiejszych przedsiębiorstwach, w których zadania ręczne pochłaniają cenne zasoby i spychają na dalszy plan podstawowe cele. 

W tym właśnie pomaga automatyzacja. Automatyzując powtarzające się zadania, możesz zwiększyć produktywność i przekierować uwagę na strategiczne działania o dużym znaczeniu. W tym przewodniku pokażemy Ci, jak zidentyfikować i przekształcić powtarzalne zadania w zautomatyzowane procesy, aby Twój zespół mógł skupić się na pracy, która ma znaczenie.

5 kroków do identyfikacji i automatyzacji powtarzających się zadań

Podzieliliśmy proces automatyzacji zadań na pięć kompleksowych kroków, aby ułatwić Ci rozpoczęcie tej podróży w Twojejacji. 

Krok 1: określ zadania

Zacznij od skupienia się na czynnościach, które są czasochłonne, wykonywane ręcznie lub podatne na błędy. Zazwyczaj są to zadania, które nie wymagają podejmowania wielu decyzji, ale są wykonywane na tyle często, że pochłaniają dużo czasu. Mogą to być na przykład harmonogramowanie wstecz, monitorowanie statusu pracy lub wysyłanie aktualizacji dotyczących projektu. Te łatwe zadania są głównymi kandydatami do automatyzacji, ponieważ ich automatyzacja może natychmiast przynieść korzyści w zakresie dokładności i wydajności. 

Aby je zidentyfikować, przejdź do źródła — swojego zespołu. Użyj strategii, takich jak ankiety, nieformalne rozmowy i bezpośrednia obserwacja, aby zrozumieć codzienne wyzwania związane z przepływem pracy i zidentyfikować wzorce. Jakie zadania powtarzają się z przewidywalną częstotliwością? Które procesy powodują wąskie gardła lub zabierają czas? Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci zorientować się, od czego zacząć, a zaangażowanie zespołu sprawi, że będzie on bardziej skłonny zaakceptować nadchodzące zmiany.

Oceń również potencjał automatyzacji w kluczowych obszarach, takich jak:

• Delegowanie i priorytetyzacja zadań: automatyzacja może ograniczyć czasochłonne zadania, takie jak przypisywanie pracy odpowiednim członkom zespołu, standaryzacja zleceń roboczych i przenoszenie zadań z jednego etapu do drugiego. 

• Planowanie i realizacja projektów: automatyzacja usprawnia planowanie, tworząc niezawodne, skalowalne przepływy pracy dla różnych procesów, dzięki czemu można od razu przejść do pracy. 

• Współpraca i komunikacja w zespole: funkcje takie jak automatyczne aktualizacje statusu i funkcje sztucznej inteligencji, które generują podsumowania konwersacji, zadań i komentarzy, zapewniają przejrzystą komunikację i sprawiają, że wszyscy są na bieżąco. 

• Monitorowanie wydajności: dzięki gotowym pulpitom nawigacyjnym z raportami możesz dodawać wykresy i śledzić postępy jednym kliknięciem, a także wprowadzać zmiany w całej organizacji.

Krok 2: oceń potencjał automatyzacji

Automatyzacja powtarzalnych zadań nie polega tylko na identyfikacji rutynowej pracy. Chodzi o strategiczny wybór zadań, w przypadku których automatyzacja przyniesie największe korzyści. Decydując, które zadania zautomatyzować, weź pod uwagę takie kryteria jak częstotliwość i regularność zadania, jego złożoność oraz ilość czasu i zasobów, które możesz zaoszczędzić.

Automatyzacja zadań polega na znalezieniu równowagi – idealnego punktu, w którym automatyzacja maksymalizuje wydajność bez poświęcania potrzeby analizy statystyk i podejmowania decyzji przez ludzi. Prawidłowo wykonana automatyzacja nie tylko pomaga pracować szybciej, ale także usprawnia procesy w różnych obszarach i tworzy spójne, wydajne przepływy pracy.

Krok 3: poznaj rozwiązania do automatyzacji

Automatyzując powtarzające się zadania, platformy do zarządzania pracą pozwalają zespołom skupić się na bardziej strategicznych i ważnych zadaniach. Szukając odpowiedniej platformy, nadaj priorytet kompatybilności z istniejącym stosem technologicznym, a także skalowalności i łatwości obsługi. Podstawowe funkcje automatyzacji, na które warto zwrócić uwagę, to:

• Możliwość tworzenia niestandardowych, usprawnionych przepływów pracy dostosowanych do konkretnych procesów w Twojej firmie. 

• Formularze, które standaryzują zlecenia, automatycznie przypisują i planują zadania oraz ułatwiają rozpoczęcie pracy. 

• Prosta standaryzacja, która umożliwia edycję i aktualizację procesów w całej organizacji za pomocą kilku kliknięć, na przykład pakietów przepływów pracy. 

• Reguły, które automatyzują powtarzalne zadania, takie jak przypisywanie pracy, wysyłanie przypomnień o terminach i aktualizowanie statusów zadań. 

• Integracje z aplikacjami, które usprawniają przepływ pracy, łącząc wszystkie niezbędne narzędzia Twoich zespołów w jednym miejscu.

• Możliwość dodawania niestandardowych etykiet do zadań, aby móc automatycznie sortować, filtrować i raportować pracę na podstawie określonych wskaźników. 

• Funkcje automatyzacji oparte na sztucznej inteligencji, które usprawniają pracę i podejmowanie decyzji, np. dostarczanie praktycznych aktualizacji na podstawie danych dotyczących pracy w czasie rzeczywistym oraz optymalizacja przepływów pracy w całej organizacji. 

• Szablony, które pomagają ustandaryzować i rozpocząć pracę nad typowymi projektami i rodzajami zadań. 

Krok 4: Wdrożenie automatyzacji

Po wybraniu platformy do zarządzania pracą wdrożenie automatyzacji wymaga współpracy z działem IT w celu uzyskania niezbędnych zatwierdzeń i wsparcia, a także wdrożenia zespołu na platformę i przeszkolenia go w zakresie nowych procesów.

Rozpoczęcie od małego projektu pilotażowego, takiego jak automatyzacja harmonogramowania wstecz typowego zadania lub przedsięwzięcia, może pomóc w przetestowaniu i udoskonaleniu procesu automatyzacji przed jego wdrożeniem w całej organizacji. 

Krok 5: Zmierz wpływ 

Istnieje kilka kluczowych wskaźników, które możesz śledzić, aby zmierzyć skuteczność automatyzacji, w tym:

• Wzrost liczby zadań o dużym znaczeniu: skorzystaj z pulpitów nawigacyjnych do raportowania, aby ocenić, w jaki sposób zespół skupił się na bardziej strategicznych, wartościowych działaniach w wyniku automatyzacji pracy. 

• Oszczędność czasu: narzędzia do mierzenia czasu i analiza danych mogą pomóc w pomiarze czasu poświęcanego na zadania i przedsięwzięcia przed i po automatyzacji.

• Oszczędności: użyj narzędzi do śledzenia finansów lub raportów z analizy budżetu, aby ocenić redukcję kosztów operacyjnych związanych z automatyzacją procesów. Nie zapomnij wziąć pod uwagę również pośrednich oszczędności, takich jak te związane z zaoszczędzonym czasem, zwiększoną produktywnością i redukcją błędów.

• Zadowolenie pracowników: ankiety przeprowadzane w całej organizacji i w poszczególnych zespołach pomogą Ci zrozumieć wpływ automatyzacji na morale zespołu i satysfakcję z pracy.

• Zmniejszenie liczby błędów: możesz użyć ręcznych dzienników błędów lub samooceny pracowników, aby porównać częstotliwość błędów przed i po wdrożeniu zautomatyzowanych procesów. 

• Zwiększona produktywność: monitoruj zmiany w ogólnej wydajności i efektywności, aby ocenić wzrost produktywności. 

• Mniej pracy manualnej: oceń spadek liczby powtarzalnych, wykonywanych ręcznie zadań w zespołach i działach. 

• Zwiększona wydajność produkcji: narzędzia do raportowania i analizy mogą pomóc w monitorowaniu wzrostu wydajności lub liczby produktów końcowych, aby lepiej zrozumieć wpływ na produkcję. 

• Wskaźnik wdrożenia platformy: skorzystaj z analityki platformy, aby śledzić, jak szeroko i skutecznie nowe narzędzia do automatyzacji są wykorzystywane w całej organizacji. 

• Mniej spotkań i krótszy czas ich trwania: przeprowadź ankiety w całym zespole i dziale lub przeanalizuj dane z Kalendarza, aby ustalić, czy od czasu automatyzacji procesów nastąpiło zauważalne zmniejszenie liczby lub czasu trwania spotkań. 

Pamiętaj, że dane te służą nie tylko do oceny, ale także do ciągłego doskonalenia. Wykorzystaj wskaźniki i informacje zwrotne, aby dostosować i udoskonalić swoje strategie automatyzacji. Ostatecznie automatyzacja powinna uwolnić Twój zespół, aby mógł skupić się na ważnej, strategicznej pracy, która napędza wyniki biznesowe. 

Pracuj mądrzej dzięki automatyzacji

Automatyzacja powtarzających się zadań może zmienić sposób działania przedsiębiorstw. Wykonując te pięć kroków, możesz przekształcić pracę ręczną w zautomatyzowane procesy, zmniejszając liczbę błędów, zwiększając produktywność i umożliwiając zespołowi skupienie się na pracy o dużym znaczeniu. Chcesz zacząć? Zobacz, jak Asana może pomóc Ci rozpocząć proces automatyzacji. 

Masz więcej pytań dotyczących automatyzacji zadań? Sprawdź często zadawane pytania.

Czym jest automatyzacja zadań?

Automatyzacja zadań to proces polegający na wykorzystaniu technologii do automatyzacji powtarzalnych, rutynowych i często wykonywanych ręcznie zadań. Zazwyczaj polega ona na korzystaniu z technologii, takich jak platforma do zarządzania pracą, w celu automatyzacji przepływów pracy i standaryzacji procesów, takich jak wprowadzanie danych, planowanie, tworzenie harmonogramów i inne, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. 

Jakie rodzaje powtarzających się zadań można zautomatyzować?

Automatyzacja pracy i zadań może być wykorzystywana do automatyzacji różnych zadań manualnych, od rutynowych, codziennych zadań po bardziej złożone inicjatywy, w tym:

• Zarządzanie wprowadzaniem danych

• Planowanie i zarządzanie kalendarzem

• usprawnianie odpowiedzi na e-maile i komunikacja,

• Automatyzacja generowania raportów

• Tworzenie i skalowanie niestandardowych przepływów pracy  

• Koordynowanie przydzielania zadań 

• Standaryzacja przyjmowania zleceń 

Jakie są korzyści z automatyzacji powtarzających się zadań? 

Automatyzacja powtarzalnych zadań ogranicza pracę o niskiej wartości i pozwala zespołowi skupić się na inicjatywach o dużym znaczeniu, co prowadzi do oszczędności kosztów, a także innych korzyści, takich jak:

• Większa wydajność

• Większa produktywność

• Mniej błędów

• oszczędność czasu,

• większe zadowolenie pracowników.

Czym różni się automatyzacja zadań od tradycyjnego zarządzania zadaniami? 

Tradycyjne zarządzanie zadaniami obejmuje ręczne śledzenie i wykonywanie zadań. Natomiast automatyzacja zadań wykorzystuje technologię do automatycznego zarządzania i ukończonych zadań bez interwencji ręcznej. 

Czy automatyzacja zadań jest skalowalna dla dużych przedsiębiorstw? 

Oczywiście – automatyzacja zadań jest wysoce skalowalna dla dużych przedsiębiorstw i rozwijających się organizacji. Poszukaj platformy do zarządzania pracą, która oferuje skalowalne rozwiązania z możliwością dostosowywania, takie jak możliwość dodania dużej liczby miejsc i automatyzacji bardziej złożonych przepływów pracy. 

Dla jakich branż odpowiednia jest automatyzacja zadań? 

Wiele różnych branż może korzystać z automatyzacji zadań, w tym:

• IT: zgłoszenia serwisowe, organizacja danych, kopie zapasowe danych. 

• Marketing: zarządzanie kampaniami, utworzenie treści, publikowanie w mediach społecznościowych, śledzenie procesów sprzedaży. 

• Operacje: zarządzanie zasobami, standaryzacja procesów, wyznaczanie celów. 

• Sprzedaż: pozyskiwanie klientów, śledzenie i pielęgnowanie leadów, planowanie. 

• Opieka zdrowotna: wprowadzanie danych pacjentów i zarządzanie nimi, planowanie wizyt, tworzenie wykresów.  

• Handel detaliczny: śledzenie zapasów, obsługa klienta, przetwarzanie faktur. 

• Finanse: przetwarzanie transakcji, generowanie zamówień zakupu, raportowanie. 

• Zasoby ludzkie: publikowanie ofert pracy, wdrażanie pracowników, administrowanie świadczeniami, zarządzanie wnioskami o urlop.