Szablon spotkania inaugurującego

Gdy zaczynasz projekt, chcesz mieć pewność, że wszyscy mają te same informacje. Spotkanie inaugurujące projekt ułatwia porównanie najważniejszych informacji oraz uzyskanie odpowiedniego udziału całego zespołu przed rozpoczęciem pracy. Jest to niezbędna część cyklu życia projektu, ale przeprowadzenie udanego spotkania inaugurującego może być skomplikowane. Należy wziąć pod uwagę dużo zmiennych, takich jak utworzenie agendy, udostępnienie notatek ze spotkania i skoordynowanie prelegentów.

Spotkania inaugurujące nie muszą jednak być stresujące. Dzięki szablonowi spotkania inaugurującego możesz wykonać określony wcześniej zestaw czynności, aby łatwo skoordynować swoje spotkanie.  

Czym jest szablon spotkania inaugurującego projekt?

Szablon spotkania inaugurującego projekt to przewodnik do wielokrotnego użytku przedstawiający wszystkie kroki potrzebne do przeprowadzenia udanego spotkania inaugurującego projekt. Gdy masz szablon, nie musisz obawiać się pominięcia kroków ani ważnych informacji. Zamiast tego możesz zwyczajnie skopiować szablon i użyć go jako schematu dla każdego nowego spotkania inaugurującego. 

Jako lider zespołu możesz także za pomocą szablonu spotkania inaugurującego projekt stworzyć standard procesu inauguracji projektu dla całego zespołu. Dzięki temu ułatwisz wszystkim postępowanie zgodnie z tym samym procesem i zapewnisz, że interesariusze będą zawsze dysponowali informacjami, których potrzebują przy każdej nowej inauguracji.  

Korzyści z cyfrowego szablonu spotkania inaugurującego projekt

Zorganizowanie spotkania inaugurującego projekt obejmuje wiele zmiennych elementów. Cyfrowy szablon ułatwia śledzenie wszystkich tych elementów w czasie rzeczywistym podczas koordynowania działań interesariuszy i przygotowywania wszystkiego dla tego ważnego dnia. Możesz zaplanować spotkanie, udostępnić agendę, przypisać działania do wykonania oraz sporządzić notatki ze spotkania – wszystko to w jednym miejscu. Dzięki temu nie musisz wykonywać dodatkowej pracy, a Twoi interesariusze będą mieli dostęp do centralnego źródła wszystkich potrzebnych informacji. 

Dzięki cyfrowemu szablonowi spotkania inaugurującego projekt możesz:

• Ustandaryzować proces inauguracji projektu dla całego zespołu.

• Planować, przeprowadzać i wracać do spotkania inaugurującego projekt w jednej, centralnej lokacji.

• Udostępniać role spotkania i elementy agendy bez wykonywania dodatkowej pracy.

• Przypisać właścicieli do każdego tematu dyskusji, aby czytelnie wyznaczyć osoby odpowiedzialne za dane obszary oraz poinformować uczestników, co powinni przygotować.

• Łatwo aktualizować elementy agendy spotkania po zmianie priorytetów. 

• Dodać informacje kontekstowe, dokumenty, prezentacje, obrazy lub klipy wideo do każdego zadania.

• Przypisać prelegentom czytelne zadania z datami wykonania, aby przybyli przygotowani na spotkanie.

Jak utworzyć cyfrowy szablon spotkania inaugurującego projekt?

Twój cyfrowy szablon powinien zawierać wszystkie szczegóły i kroki wymagane do przeprowadzenia udanego spotkania inaugurującego projekt. Obejmuje to zazwyczaj trzy typy informacji: 

• Elementy agendy: co i jak długo będzie omawiane? 

• Role w ramach spotkania: kto i za co będzie odpowiedzialny podczas spotkania – na przykład prezentacje lub sporządzanie notatek. 

• Zadania administracyjne: co musisz zrobić przed spotkaniem i po nim, aby wszystko przebiegło płynnie. Może to obejmować zadania, takie jak utworzenie i udostępnienie agendy spotkania, przypisanie działań do wykonania oraz udostępnienie prezentacji. 

Aby zacząć, utwórz w szablonie osobną sekcję dla tych trzech grup. Wyobraź sobie idealne spotkanie inaugurujące projekt i pokieruj się tym wyobrażeniem podczas wypełniania każdej sekcji. Jakie standardowe tematy powinno zawierać każde spotkanie inaugurujące? Jakie działania należy wykonać przed, podczas i po spotkaniu, aby zapewnić, że interesariusze będą o wszystkim poinformowani? Jakie role powinni odegrać interesariusze podczas spotkania? Pamiętaj, że możesz zawsze dodawać zadania lub wprowadzać poprawki dotyczące konkretnych cech późniejszych projektów. 

Aby wszystko w przyszłości szło płynnie, możesz ustandaryzować rolę każdego członka na spotkaniu. Na przykład, koordynator projektu może być odpowiedzialny za sporządzanie notatek, a kierownik projektu może być domyślnie prowadzącym spotkanie. Dzięki temu nie będziesz przy każdym nowym projekcie tracić czasu na ponowne przypisywanie ról. 

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków i zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli.

Polecane aplikacje

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi.

Jak korzystać z szablonu spotkania inaugurującego projekt?

Używanie utworzonego szablonu jest proste. Aby z niego skorzystać: 

1. Skopiuj szablon spotkania inaugurującego projekt. 

2. Dodaj lub usuń tematy dyskusji, zadania administracyjne, role w ramach spotkania na podstawie wymagań danego projektu. 

3. Przypisz zadania i wyznacz daty ich wykonania.

4. Współpracuj z interesariuszami bezpośrednio w Twoim cyfrowym szablonie. Udostępniaj elementy agendy, dołączaj odpowiednie dokumenty, przypisuj działania do wykonania po spotkaniu i wykonuj inne czynności. 

Często zadawane pytania