6 ograniczeń projektu i sposoby zarządzania nimi, aby zapewnić sukces projektu

Czy kiedykolwiek byłeś w cyrku i oglądałeś, jak artyści balansują? W jakiś sposób udaje im się utrzymać kilka talerzy w powietrzu tak zgrabnie, że można odnieść wrażenie, że używają magii. Ale balansowanie nie wymaga magii – wystarczy skupienie i umiejętności. Gdyby wykonawca źle trzymał choćby jeden talerz, wszystkie talerze runęłyby na podłogę. 

Zarządzanie projektami to balansowanie na granicy możliwości. W trakcie cyklu życia projektu napotkasz różne ograniczenia, w tym czas, koszty i ryzyko. Częścią Twojej pracy jako skutecznego kierownika projektu jest nauczenie się, jak równoważyć te ograniczenia, aby zwiększyć wydajność projektu. W tym artykule szczegółowo omówimy ograniczenia projektu i wyjaśnimy, jak nimi zarządzać. 

Czym są ograniczenia projektu?

Ograniczenia projektu to ogólne ograniczenia, które należy uwzględnić w cyklu życia projektu. Na przykład ograniczenie kosztów oznacza, że masz określony budżet projektu, a ograniczenie czasowe oznacza, że musisz ukończyć projekt w określonym czasie. 

Większość ograniczeń projektu ma wpływ na pozostałe, dlatego zarządzanie ograniczeniami jest kluczowe dla sukcesu projektu. Jeśli zdecydujesz, że musisz wydłużyć oś czasu projektu, prawdopodobnie będziesz potrzebować również więcej pieniędzy, aby projekt został ukończony. Wraz ze wzrostem czasu i kosztów projektu zwiększy się również jego zakres. 

Istnieje sześć typowych ograniczeń projektu, które należy wziąć pod uwagę podczas przechodzenia przez poszczególne fazy zarządzania projektem. W tym artykule omówimy szczegółowo każde ograniczenie i wyjaśnimy, jak możesz nim zarządzać. Bez względu na rodzaj projektu, nad którym pracujesz, oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc Ci zwizualizować harmonogram projektu i zarządzać wszystkimi ograniczeniami projektu w jednym miejscu. 

Potrójne ograniczenie w zarządzaniu projektami

Potrójne ograniczenie w zarządzaniu projektami, znane również jako trójkąt projektu lub żelazny trójkąt, to zakres, koszt i czas. W każdym projekcie trzeba zrównoważyć te trzy elementy, co może być trudne, ponieważ wszystkie one wpływają na siebie nawzajem. 

Równoważenie zakresu, kosztu i czasu wymaga kompromisów. Musisz zdecydować, co możesz poświęcić, aby utrzymać projekt na właściwym torze i zapewnić jego funkcjonalność. 

Na przykład projekt może pozostać w granicach zakresu tylko wtedy, gdy budżet i czas pozostaną na stałym poziomie. Jeśli chcesz ukończyć projekt w krótszym czasie, jego zakres również musi się zmniejszyć, aby zachować równowagę, chyba że możesz wprowadzić zmiany w budżecie.

Zakres

Zakres projektu odnosi się do wielkości projektu pod względem jakości, szczegółowości i produktów końcowych. Czas i pieniądze są zależnościami zakresu projektu, ponieważ wraz ze wzrostem zakresu projektu, projekt będzie wymagał więcej czasu i pieniędzy, aby go ukończyć.

Musisz zdawać sobie sprawę z pełzania zakresu na każdym etapie projektu i ciężko pracować, aby temu zapobiec. Możesz uniknąć pełzania zakresu, tworząc szczegółowe plany projektów i uzyskując zgodę interesariuszy przed rozpoczęciem produkcji.

Koszt

Ograniczenia kosztowe obejmują budżet projektu jako całości oraz wszystko, co ma wartość finansową wymaganą dla projektu. Do elementów, które mogą stanowić ograniczenie kosztów, należą:

• Koszt projektu

• Wynagrodzenia członków zespołu

• Koszt sprzętu

• Koszt obiektów

• Koszty napraw

• Koszty materiałów

Aby budżety były realistyczne, wiele zespołów korzysta z szablonu porównania kosztów, aby ocenić dostawców, opcje cenowe lub wydatki na zasoby przed sfinalizowaniem szacunków.

Czas

Zarządzanie czasem jest niezbędne do pomyślnej realizacji projektu, a na każdym etapie projektu napotkasz różne ograniczenia czasowe. Próba wydłużenia osi czasu projektu będzie miała konsekwencje, takie jak wydłużenie terminów, konieczność dostosowania kalendarza zespołu lub skrócenie czasu na planowanie.

Elementy czasowe w projekcie, które mogą prowadzić do ograniczeń, mogą obejmować:

• Ogólny harmonogram projektu

• Godziny przepracowane nad projektem

• Kalendarze i cele wewnętrzne

• Czas przeznaczony na planowanie i opracowanie strategii

• Liczbę faz projektu

Zakres, koszt i czas nazywane są żelaznym trójkątem, ponieważ te trzy ograniczenia są trudne do zrównoważenia przy zachowaniu jakości projektu. Na przykład, jeśli zmniejszysz budżet lub zwiększysz zakres, prawdopodobnie będziesz musiał to zrekompensować, rozluźniając ograniczenia czasowe. Możesz to zrobić, wydłużając terminy, dodając godziny lub dostosowując harmonogram projektu za pomocą szablonu harmonogramu wydarzenia, aby kamienie milowe pozostały widoczne, a terminy realizacji realistyczne.

Inne typowe ograniczenia projektu, które należy wziąć pod uwagę

Chociaż zakres, koszt i czas to potrójne ograniczenie w zarządzaniu projektami, istnieją trzy inne ograniczenia, które możesz napotkać w cyklu życia projektu: ryzyko, zasoby i jakość.

Ryzyko

Ryzyko projektu to wszelkie nieoczekiwane zdarzenia, które mogą mieć wpływ na projekt. Chociaż większość zagrożeń związanych z projektem jest negatywna, niektóre mogą być pozytywne. Na przykład nowa technologia może zostać wprowadzona na rynek w trakcie realizacji projektu. Może ona pomóc Ci szybciej ukończyć projekt lub spowodować większą konkurencję na rynku i zmniejszyć wartość produktu. 

Możesz określić ryzyko związane z projektem, korzystając z analizy ryzyka i strategii zarządzania ryzykiem, aby je ograniczyć. Niektóre z zagrożeń, z którymi możesz się spotkać to w szczególności:

• Brakujące zasoby

• Zmiany operacyjne

• Niska wydajność

• Brak przejrzystości

• pełzanie zakresu

• Wysokie koszty

• Presja czasu

Użyj rejestru zagrożeń, aby ocenić prawdopodobieństwo i wagę każdego zagrożenia w projekcie, a następnie najpierw złagodź najbardziej prawdopodobne i poważne zagrożenia.

Zasoby

Zasoby są ściśle powiązane z ograniczeniami kosztowymi projektu, ponieważ wymagania projektowe wiążą się z kosztami. Bez odpowiedniego przydziału zasobów możesz doświadczyć niższej jakości projektu, zwiększonego budżetu i opóźnień w harmonogramie. 

Niektóre zasoby, które należy wziąć pod uwagę, to:

• Osoby

• Sprzęt lub materiały

• obiekty,

• oprogramowanie.

Skorzystaj z planu zarządzania zasobami, aby upewnić się, że masz zasoby potrzebne do każdego elementu projektu, aby to ograniczenie nie wpłynęło negatywnie na inne obszary projektu.

Jakość

Jakość projektu jest miarą tego, jak dobrze produkty końcowe projektu spełniają początkowe oczekiwania. Każde ograniczenie projektu wpływa na jego jakość, ponieważ jakość projektu jest ostatecznym rezultatem projektu. Jednak jakość projektu jest również jego własnym ograniczeniem, ponieważ istnieją aspekty projektu, które mogą skutkować słabą jakością, a które niekoniecznie są związane z kosztami, czasem, zasobami, ryzykiem lub zakresem. Należą do nich:

• Brak komunikacji

• Słabe umiejętności projektowania lub tworzenia

• Zbyt wiele zmian w projekcie

Jeśli chcesz osiągnąć wysoką wydajność projektu, musisz zarządzać jego jakością jako odrębnym elementem, jednocześnie równoważąc pozostałe pięć ograniczeń projektu. Jeśli nie uda Ci się zarządzać ograniczeniami, rezultatem może być niska jakość projektu i niskie zadowolenie klienta.

Jak zarządzać ograniczeniami projektu

Istnieją strategie, których możesz użyć do zarządzania i równoważenia ograniczeń projektowych w miarę ich pojawiania się. Korzystanie z metodologii zarządzania projektami, takich jak fazy zarządzania projektami z Przewodnika PMBOK i praktyki Agile, które zachęcają do elastyczności i współpracy, to kilka sposobów kontrolowania ograniczeń projektu.

Możesz również skorzystać z poniższych wskazówek, aby wzmoczyć swój plan zarządzania projektem: 

1. Zrozum ograniczenia: nie możesz zarządzać ograniczeniami projektu, jeśli nie wiesz, na czym one polegają. Gdy poznasz ograniczenia projektu, możesz je uwzględnić w planowaniu. Na przykład podczas planowania projektu oceń, z jakimi zagrożeniami możesz się spotkać, a także jakie zasoby będą potrzebne i ile będą kosztować.

2. Planuj i opracowuj strategie: uwzględnienie wszystkich sześciu najczęstszych ograniczeń w planie projektu pozwoli Ci lepiej przewidzieć przyszłe wyzwania. Plan projektu powinien zawierać strategie łagodzenia ograniczeń i równoważenia trzech ograniczeń: zakresu, kosztów i czasu. Możesz również wdrożyć strategie mające na celu rozwiązanie dodatkowych ograniczeń projektu, takich jak zapobieganie występowaniu zagrożeń.

3. Kontroluj jakość projektu: możesz kontrolować jakość projektu, regularnie monitorując plan projektu i procesy. W trakcie realizacji projektu, gdy zespół wykonuje różne zadania, korzystaj z oprogramowania do zarządzania pracą, aby mieć pewność, że wszyscy są na bieżąco. Ustanów proces kontroli zmian, aby w przypadku ich wystąpienia zapobiec pełzaniu zakresu.

4. Zarządzanie ryzykiem: skorzystaj z analizy ryzyka, aby zidentyfikować i ocenić potencjalne zagrożenia w projekcie oraz przygotować się na nie. Dzięki solidnemu planowi zarządzania ryzykiem możesz uniknąć najbardziej szkodliwych zagrożeń w projekcie i przygotować się na nieoczekiwane ryzyko.

5. Skuteczna komunikacja: komunikacja w zespole jest niezbędna do skutecznego zarządzania ograniczeniami projektu. Bez skutecznej komunikacji może się okazać, że podczas gdy Ty starasz się zrównoważyć ograniczenia, inny członek zespołu nieświadomie zakłóca Twoją ciężką pracę. Omawiając każdy aspekt projektu ze swoim zespołem, możesz współpracować z innymi, aby osiągnąć cele projektu. 

6. Elastyczność: aby skutecznie równoważyć ograniczenia projektu, musisz wykazać się elastycznością. Czasami trzeba będzie pójść na kompromis w kwestii elementów projektu, aby zmieścić się w jego zakresie. Jeśli nie będziesz elastyczny, poświęcisz jakość projektu. Zadowolenie klientów lub interesariuszy powinno być Twoim najwyższym priorytetem, co oznacza, że w razie potrzeby należy pójść na kompromis. 

Śledź ograniczenia w czasie rzeczywistym dzięki narzędziom do zarządzania projektami

Śledź ograniczenia projektu na każdym etapie jego cyklu życia, aby zapewnić jakość projektu zgodną z oczekiwaniami interesariuszy. Gdy napotkasz sytuację, w której musisz dostosować jedno ograniczenie projektu, takie jak harmonogram projektu, zastanów się, jak wpłynie to na inne obszary projektu, takie jak koszt i zakres, i w razie potrzeby zrównoważ ograniczenia. 

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w wizualizacji ograniczeń projektu w czasie rzeczywistym. Jeśli potrzebujesz skutecznego sposobu na kontrolowanie elementów projektu i dzielenie się informacjami z innymi, narzędzia dostępne w systemie do zarządzania projektami, takim jak Asana, ułatwiają to zadanie.